Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chuẩn thông tư 78

1/ Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice) là hình thức hóa đơn sử dụng trên các nền tảng điện tử. Loại hóa đơn này đã và đang được sử dụng tại các quốc gia phát triển từ rất lâu.
Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển từ hóa đơn giấy sang HĐĐT nhằm tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn hơn. Tuy nhiên vẫn còn một số doanh nghiệp chưa nắm rõ các lợi ích mà HĐĐT đem lại nên vẫn e ngại khi ứng dụng.

Theo Điều 3, Thông tư 32 hóa đơn điện tử được định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

2/ Có những loại hóa đơn nào?
Hóa đơn giấy bao gồm những loại nào thì HĐĐT cũng gồm những loại tương tự. Căn cứ theo Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ/CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
• Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT điện tử): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương thức trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT.

3/ Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Khi sử dụng HĐĐT cần đảm bảo một số nguyên tắc xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mối số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Ngoài ra, các loại hóa đơn được phát hành dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nó đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

1/ Đối với cơ quan thuế
- Việc quản lý bằng hóa đơn điện tử giúp Cơ quan thuế quản lý hoạt động bán hàng của các đơn vị kinh doanh chặt chẽ hơn.
- Minh bạch hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực của các đơn vị kinh doanh.

2/ Đối với đơn vị kinh doanh
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ hỗ trợ các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ như trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác dễ dàng suất hóa đơn mua bán hợp pháp cho khách hàng và vẫn đảm bảo tuân thủ luật pháp tại nghị định 123 và thông tư 78.
Ngoài ra với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền giúp đơn vị kinh doanh tiết kiệm chi phí về nhân lực và tiết kiệm thời gian xử lý, kiểm kê, tổng hợp hóa đơn.
Vậy để khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hộ kinh doanh, bán lẻ cần đáp ứng những điều kiện gì?
1/ Đường truyền mạng, kết nối Internet ổn định.
2/ Trang bị trọn bộ thiết bị bán hàng gồm máy POS thu ngân, máy in hóa đơn và phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử (POS) có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế phải có trách nhiệm:
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Lập hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền đúng theo quy định pháp luật.
• Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự do Cơ quan thuế cấp một cách liên tục và duy nhất khi lập hóa đơn điện tử trên máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Chuyển dữ liệu có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy Pos tính tiền ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
• Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.
• Đối với các mô hình kinh doanh như nhà hàng, khách sạn, siêu thị và một số hàng hóa dịch vụ khác có sử dụng hệ thống máy tính tiền và phần mềm quản lý bán hàng thì cần thực hiện kết nối phần mềm với cơ quan thuế để gửi và cập nhật thông tin theo lộ trình triển khai của cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh, kinh doanh cá thể không áp dụng HĐĐT và bị cơ quan chính quyền phát hiện có thể bị xử phạt theo Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Phạt tiền từ 02 - 05 triệu đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

Phạt tiền từ 05 - 08 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

Phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
• Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định. Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi sau:
• Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
• Không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/07/2022. Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng giải pháp và các quy định cụ thể về việc áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền và sẽ được cơ quan thuế triển khai trong thời gian tới.

XEM CHI TIẾT!

- Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (như có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử);
- Có hạ tầng công nghệ thông tin (như máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email);
- Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử - đây là phần mềm có thể lập hóa đơn điện tử đồng thời có thể truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế;
- Trường hợp người nộp thuế lựa chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì ngoài các điều kiện cơ bản nêu trên thì chỉ cần thay đổi phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 của Tổng cục Thuế.

1/ THỜI ĐIỂM NÊN LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU

(Căn cứ tại điểm i, khoản 4, Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
" Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn 4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau: … i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

2/ NỘI DUNG CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU

(Căn cứ tại Điểm c, khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
– Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

3/ CHỮ KÝ SỐ TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU

Theo nội dung tại mục trên ta có thể hiểu rằng, nếu người mua xăng dầu là khách hàng cá nhân không kinh doanh mà chỉ phục vụ mục đích sử dụng trong đời sống thì trên hóa đơn điện tử không cần chữ ký số.

4/ QUY ĐỊNH NỀN VIỆC TRỀN NHẬN DỮ LIỆU HÓA ĐƠN DIỆN TỬ XĂNG DẦU LÊN CƠ QUAN THUẾ

Tại Điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123: Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

Khoản 1 Điều 58: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.

Khoản 4 Điều 6: Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác – Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

5/ QUY ĐỊNH XỬ LÝ SAI SÓT XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU

Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
" => Như vậy, đơn vị xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế và phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo 3 trường hợp:
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh"

Ngày 17/11/2023, Chính phủ ban hành Nghị định 80/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu.
Tại khoản 9, Điều 1 của Nghị định 80/2023/NĐ-CP (Bổ dung, sửa đổi cho khoản 9, khoản 10 Điều 26 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) có nêu:

"Điều 26. Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh xăng dầu đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu
… “10. Thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.”

Tại khoản 14, Điều 1 (Sửa đổi, bổ sung điểm đ khoản 2 Điều 40 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) quy định:

“Điều 40. Trách nhiệm của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân
…2. Bộ Tài chính
… đ) Ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định này phù hợp với quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.”

=> Như vậy, theo các quy định mới bổ sung này, các đơn vị/tổ chức/cá nhân kinh doanh xăng dầu sẽ cần thực hiện quy định về hóa đơn điện tử do các cơ quan có thẩm quyền ban hành & Bộ Tài chính sẽ ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử khi bán lẻ xăng dầu.

Khi Cổng thông tin đăng ký hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chính thức được mở, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến các tổ chức, chủ kinh doanh cá thể thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần tiến hành các bước đăng ký theo quy trình sau đây:

Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo phụ lục IA Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và gửi đến cơ quan thuế.
Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cá thể qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong vòng thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT thuộc phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

XEM CHI TIẾT!

Trên thị trường hiện nay lưu hành hai loại hóa đơn điện tử đồng thời bao gồm: HĐĐT (theo Thông tư 23/2011/TT-BTC) và HĐĐT có mã xác thực (theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC). Các doanh nghiệp cần hiểu rõ HĐĐT có mã xác thực là gì để sử dụng chính xác loại HĐĐT.
Mã xác thực trên HĐĐT là mã được cơ quan Thuế cấp kèm theo số hóa đơn xác thực qua hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại HĐĐT này.

Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lặp. 

Máy tính tiền in bill là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp bởi những nguyên nhân sau:

- Máy tính tiền in hóa đơn có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,…
- Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Đối với các khách hàng là khách hàng cá nhân nếu không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được.

Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế: Nếu tổ chức cung cấp được các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu… thì không cần phải có chữ ký điện tử của người mua (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với các đơn hàng mà sản phẩm là các mặt hàng như điện, nước, viễn thông thì không cần thiết phải có chữ ký của người mua và người bán, hóa đơn vẫn có tính pháp lý và được Cơ quan Thuế chấp nhận.

Bên cạnh đó còn có một số trường hợp đặc biệt khác mà người bán có thể xin phép Cơ quan Thuế chấp nhận cho người mua không cần phải có chữ ký số vào hóa đơn.

Trường hợp 1: Bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót

Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
- Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới.
Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.
Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.
Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

XEM CHI TIẾT!

Đối với hóa đơn giấy có thể xảy ra tình trạng hỏng, mất, cháy dẫn đến mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi. Còn đối với HĐĐT, việc lưu trữ được thực hiện ngay trên dữ liệu đồng bộ của thiết bị điện tử giúp cho việc lưu trữ được dễ dàng hơn, tránh hỏng hóc tốt hơn.

Theo quy định của Cơ quan Thuế, hóa đơn sau khi khởi tạo cần được lưu trữ trong thời gian quy định của Luật Kế Toán, thường là trong vòng 10 năm. Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nêu rõ quy trình tiến hành lưu trữ HĐĐT như sau:
• Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
• Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung. gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật có khả năng lưu trữ (Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

Các HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải thỏa mãn các điều kiện sau:
• Nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
• Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung HĐĐT đó.
• HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Cách thức thực hiện:
– Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;
– Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính;
– Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

Bước 3: Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ

Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế.
Trường hợp Thông báo phát hành hoá đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết.

Đối với logo và các thông tin cá nhân khác không bắt buộc trên HĐĐT, các hộ kinh doanh, cá nhân có thể thêm biểu tượng hoặc logo để thể hiện thương hiệu, nhãn hoặc hình ảnh cá nhân của người bán vào nội dung HĐĐT.

Những nội dung này được quy định căn cứ theo Khoản 15 Điều 10 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ như sau:
“Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.”

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định rõ 07 trường hợp dưới đây sẽ phải ngừng sử dụng HĐĐT:

- Đơn vị kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Đơn vị kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
- Đơn vị kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hay hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh nhận được yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi phát hiện DN không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Theo quy định của Luật Quản Lý Thuế, cưỡng chế hóa đơn điện tử là một trong những biện pháp mà nhà nước sử dụng với các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh nợ thuế có khả năng thu hồi.

Căn cứ tại Điều 3, Thông tư 215/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định rõ các trường hợp bắt buộc cưỡng chế nếu nợ thuế. Cụ thể:
• Trích tiền từ tài khoản của đối tượng bị cưỡng chế tại Kho bạc nhà nước, tổ chức tín dụng; yêu cầu phong tỏa tài khoản.
• Khấu trừ một phần tiền lương hoặc thu nhập.
• Thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, tức là hóa đơn sẽ bị cưỡng chế.
• Kê biên tài sản, bán đấu giá tài sản kê biên để thu tiền thuế nợ, tiền phạt, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.
• Thu tiền, tài sản khác của đối tượng bị cưỡng chế do tổ chức, cá nhân khác đang giữ.
• Thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy phép hành nghề.
Nếu trong thời gian bị cưỡng chế mà doanh nghiệp vẫn ngoan cố sử dụng hóa đơn điện tử thì những hóa đơn này đều được quy là bất hợp pháp.

XEM CHI TIẾT!