Máy tính tiền là gì? Tại sao máy tính tiền lại đang hoàn toàn bị thay thế bởi phần mềm bán hàng?

Máy tính tiền đã từng là một thiết bị bán hàng không thể thiếu ở hầu hết các lĩnh vực kinh doanh bán lẻ và dịch vụ. Nhưng trong thời điểm hiện nay, liệu nó có còn là thiết bị tiện lợi và hiệu quả nhất ? Hãy cùng PosApp.vn tìm hiểu về vấn đề này nhé.

1. Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền (Cash register) là thiết bị điện tử dùng trong các thanh toán, tích hợp chức năng in hóa đơn và ngăn kéo đựng tiền. Máy tính tiền bán hàng tự động còn có các tiện ích dành cho việc bán hàng như hỗ trợ việc đóng mở ca, báo cáo kết ca, báo cáo tiền trong quỹ.

Máy tính tiền có thể hoạt động độc lập cũng có thể kết hợp với các thiết bị khác như máy quét mã vạch, máy in nhà bếp, máy vi tính cập nhật và lưu trữ dữ liệu...

2.Các lưu ý khi sử dụng máy tính tiền

-  Tốn thời gian dài đào tạo nhân viên sử dụng máy tính tiền: Cách sử máy tính tiền khá phức tạp chưa kể đến việc thanh toán nhân viên phải nhập mã sản phẩm thủ công. Điều này gây khó khăn và mất thời gian cho nhân viên vì phải ghi nhớ từng mã sản phẩm và làm quen với các thao tác thủ công. Điều này càng gây bắt lợi cho các nhân viên bán thời gian hoặc làm thời vụ trong thời gian ngắn.

- Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập mã đơn hàng: Khi tính tiền cho khách, nhân viên phải ghi nhớ và nhập mã sản phẩm bằng tay, điều này dễ dàng xảy ra sai sót ở nhân viên mới hoặc không tập trung làm việc.

-  Thời gian thanh toán lâu do nhân viên phải nhớ và nhập sản phẩm bằng mã khiến khách hàng phải chờ đợi trong giờ cao điểm.

-  Khấu hao và chi phí bảo trì cao: Máy tính tiền cơ bản là máy móc, việc hư hao và cần được bảo trì là chuyện hiển nhiên. Chi phí này không hề rẻ và chất lượng sử dụng máy cũng giảm theo thời gian. Ngoài ra, dữ liệu bán hàng sẽ bị mất hoàn toàn khi hệ thống hỏng hóc.

- Không theo dõi được lượng hàng tồn kho, công nợ từ nhà cung cấp : Máy tính tiền có thể báo cáo dữ liệu vào lúc kết ca, cuối ngày nhưng sẽ không cho phép chủ kinh doanh kiểm tra dữ liệu bán hàng, lượng hàng tồn kho ngay khi họ muốn.

-  Không theo dõi và quản lý từ xa: quản lý theo dõi cửa hàng từ xa với máy tính tiền, điều này là không thể. Bởi máy tính tiền không được tích hợp các ứng dụng quản lý từ xa và cũng như khả năng kết hợp các phần mềm quản lý bán hàng. Nếu muốn thực hiện chức năng này, bạn sẽ tốn khá nhiều kinh phí mua các loại máy tính tiền cao cấp.

- Không quản lý được chuỗi cửa hàng : Nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh, bạn phải trang bị thêm máy tính tiền cho các chi nhánh mới, chờ đợi các báo cáo tổng kết cuối ngày mới biết được tình hình kinh doanh ở các chi nhánh. Không thể xem các báo cáo theo thời gian thực

- Lưu trữ dữ liệu hạn chế : khả năng lưu trữ hạn chế, nếu muốn lưu trữ dữ liệu lớn, lâu dài cần kết nối với các thiết bị máy tính hoặc chọn các dòng máy tính tiền cao cấp, ngoài ra, khi máy tính tiền bị hỏng hóc, dữ liệu nằm toàn bộ trên máy sẽ bị mất hoàn toàn.

- Hạn chế các hình thức thanh toán: Các loại máy tính tiền hiện nay chỉ có thể thanh toán bằng tiền mặt. Điều này dần trở nên lỗi thời trong thời đại của các loại ví điện tử bùng nổ - hướng đến xã hội không tiền mặt.

3. Phần mềm quản lý bán hàng hiện đại

Phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm tính tiền  có thể hiểu đơn giản là ứng dụng giúp cho chủ kinh doanh và nhân viên dễ dàng quản lý và bán hàng nhờ vào công nghệ hiện đại giúp bạn tận dụng mọi thiết bị hiện đại như điện thoại máy tính . Phần mềm có các tính năng :

- Bán hàng dễ dàng trên mọi thiết bị : Tận dụng mọi thiết bị có sẵn như máy tính, điện thoại, máy tính bảng để tính tiền và quản lý bán hàng thay vì mua một máy tính tiền cồng kềm và tốn kém.

- Đơn giản, dễ sử dụng và hạn chế sai sót : Tất cả các thao tác lúc này chỉ là chạm vào màn hình và chọn các sản phẩm cần tính tiền cho khách. Đơn giản - dễ sử dụng chỉ mất 5 phút để làm quen.

- Dễ dàng theo dõi bằng các báo cáo tồn kho, doanh thu bán hàng mọi lúc mọi nơi : Phần mềm quản lý bán bàng cho phép chủ kinh doanh theo dõi các hoạt động kinh doanh, báo cáo doanh thu, tồn kho, chi tiết hoạt động bán hàng của nhân viên bất kỳ lúc nào.

- Không lo về lưu trữ - mất mát dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây, điều này đồng nghĩa với việc bạn hoàn toàn không phải lo lắng về việc mất mát dữ liệu khi thiết bị bán hàng bị hỏng hóc.

- Tiết kiệm chi phí : Hoạt động trực tiếp trên các thiết bị bán hàng có sẵn như điện thoại di động, máy bàn, máy POS, máy tính bảng...

- Quy trình nhanh gọn, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng : Giờ đây khách hàng không còn phải chờ đợi trong giờ cao điểm bởi các thao tác bán hàng trở nên gọn nhẹ và đơn giản, chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy POS cầm tay

- Quản lý nhân viên và hạn chế thất thoát : Đôi khi bạn có thể gặp phải tình trạng dữ liệu trên sổ sách khác so với số tiền thực thu hoặc hàng tồn kho khác so với số thực bán. Điều khó khăn nhất cho chủ cửa hàng lúc này đó chính là xác định lượng tiền bị hao hụt ở đâu - Do sơ suất hay do nhân viên ăn cắp gây thất thoát. Các phần mềm quản lý bán hàng như PosApp.vn có thể giải quyết triệt để vấn đề này thông qua hệ thống báo cáo hoạt động của nhân viên, báo cáo doanh thu, chi tiết hóa đơn tức thời đến người quản lý theo thời gian thực.

4. Nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền ?

Vậy nên hay không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay thế máy tính tiền chuyên dụng? Điều này phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và ý định chuyên nghiệp hóa quy trình bán hàng của bạn.

Đối quy mô kinh doanh nhỏ, chỉ có 1 chi nhánh, việc sử dụng máy tính tiền là giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, xu hướng "Xã hội không sử dụng tiền mặt" với sự bùng nổ của các loại hình thanh toán các ví điện tử như Momo, VNpay, Zalopay dần biến các máy tính tiền cũ kĩ thành lỗi thời. Thay vài đó, ở các cửa hàng nhỏ, bạn có thể sử dụng máy POS bán hàng cầm tay nhỏ gọn với giá dao động chỉ từ 5.490.000 đồng.

Xem chi tiết cấu hình máy POS tính tiền cầm tay A1 POS

Đối với các cửa hàng có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh, việc sử dụng phần mềm bán hàng là giải pháp tối ưu.

Với các tiện ích nêu ở trên, phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý cửa hàng từ xa, quản lý nhiều cửa hàng trên duy nhất 1 chiếc điện thoại cá nhân.

Quy trình bán hàng và phục vụ khách hàng ở lĩnh vực nhà hàng ăn uống trở nên nhanh hơn bao giờ hết. Với các tính năng đặt món, in hóa đơn và đồng thời gửi order đến màn hình bếp/bar từ xa, cho phép rút gọn thời gian phục vụ lên đến 50%, hạn chế sai sót không đáng có, sự phục vụ nhanh chóng sẽ khiến khách hàng hài lòng và quay trở lại với cửa hàng của bạn.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, hệ thống phần cứng mở rộng cho phép kết nối với máy quét mã vạch, máy kiểm kho... giúp việc bán hàng, theo dõi vận đơn nhanh hơn bao giờ hết

Nếu bạn vẫn chưa tìm được cho mình một phần mềm bán hàng tối ưu và phù hợp với loại hình kinh doanh của mình, hãy đăng ký và sử dụng thử 14 ngày phần mềm quản lý bán hàng PosApp ngay để trải nghiệm các tính năng hiện đại nhất.

5. Máy POS bán hàng-Giải pháp bán hàng chuyên nghiệp

Nếu đọc tới đây bạn vẫn muốn mua một chiếc máy tính tiền nhưng lại muốn sử dụng các tiện ích của phần mềm quản lý bán hàng, PosApp xin giới thiệu đến bạn các dòng máy tính tiền cảm ứng (máy POS bán hàng ) tích hợp sẵn phần mềm quản lý bán hàng. Máy POS bán hàng có đầy đủ tính năng của một máy tính tiền nhưng được tích hợp màn hình cảm ứng, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và được cài đặt phần mềm bán hàng. Nhờ vậy, một thiết bị bán hàng tinh gọn sẽ dần thay thế máy tính tiền cồng kềnh cùng các thiết bị ngoại vi đi kèm.

Sử dụng máy tính tiền thu ngân tại 1 cửa hàng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dòng máy POS phù hợp hầu hết các loại hình kinh doanh bán lẻ và dịch vụ.  Tùy vào loại hình và quy mô kinh doanh, bạn có thể chọn cho mình loại máy POS bán hàng phù hợp. PosApp.vn xin tạm chia các dòng máy POS bán hàng thành 3 loại:

Máy POS cầm tay:

Nhỏ gọn, đầy đủ tính năng và có thể sử dụng ở bất kì đâu, phù hợp với các mô hình kinh doanh F&B vừa và nhỏ; những nơi không có nguồn điện ổn định như các kiot bán hàng, các gian hàng hội chợ, chợ phiên cuối tuần, quán cafe - nhà hàng có quy mô nhỏ...

• Xem chi tiết cấu hình

Máy POS 1 màn hình: 

Với cấu hình mạnh mẽ, màn hình cảm ứng đa điểm rộng cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện các thao tác bán hàng và tốc độ in hóa đơn nhanh cho phép phục vụ số lượng lớn khách hàng. Loại máy POS này thích hợp với các mô hình bán lẻ như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa, đại lý kinh doanh, nhà hàng, quán ăn, quán karaoke, quán cafe, bida, trà sữa các loại.

• Xem chi tiết cấu hình

Máy POS 2 màn hình: Như cái tên của nó, đây là loại máy POS 2 màn hình, gồm 1 màn hình chính cho nhân viên và 1 màn hình phụ cho khách hàng. Điểm nổi bật của loại máy POS này là màn hình phụ cho phép khách hàng theo dõi sản phẩm, món ăn, thức uống họ mua có đúng như yêu cầu của họ hay không. Ngoài ra màn hình phụ còn có thể hiển thị các chương trình khuyến mãi, các quảng cáo sản phẩm mới ... Loại máy này đặc biệt phù hợp với mô hình doanh tự phục vụ với quy mô khách hàng lớn như thức ăn nhanh, trà sữa...

• Xem chi tiết cấu hình

Xem thêm : Đánh giá 10 máy POS bán hàng cảm ứng tốt nhất hiện nay

Hi vọng bài viết này giúp bạn có thêm các lựa chọn về giải pháp bán hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp bán hàng, xin vui lòng liên hệ ngay với PosApp.vn để được tư vấn và giải đáp thắc mắc. Ngoài ra, hiện đang có nhiều chương trình khuyến mãi vô cùng hấp dẫn, hãy truy cập ngay Posapp.vn hoặc hotline  0936-035-855 ngay để biết thêm chi tiết.

Xem thêm: Phân tích chi tiết 30 máy in hóa đơn phổ biến nhất hiện nay

10 trang thiết bị không thể thiếu khi mở cửa hàng bán lẻ