Máy tính tiền có in hóa đơn điện tử: Các quy định mới nhất 2025

Bán hàng giờ đây không còn rắc rối khi bạn có máy tính tiền có in hóa đơn điện tử. Thiết bị nhỏ gọn nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc thanh toán tiền nhanh, in hóa đơn ngay sau khi thanh toán và lưu trữ mọi dữ liệu dễ dàng. Dù bạn kinh doanh quán ăn, tiệm trà sữa hay cửa hàng tiện lợi, thiết bị này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. 

Cùng PosApp tìm hiểu các quy định quan trọng khi sử dụng thiết bị này, để bạn có thể triển khai và ứng dụng máy tính tiền vào hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Máy tính tiền có in hóa đơn điện tử là gì?

Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là một hệ thống thiết bị điện tử kết hợp phần mềm quản lý bán hàng, có các chức năng chính như:

• Tính tiền;
• Lưu trữ dữ liệu bán hàng;
• Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Tra cứu và báo cáo giao dịch. 

Thiết bị này không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán nhanh chóng và chính xác mà còn hỗ trợ kết nối với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu điện tử, giúp quá trình phát hành hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và hợp pháp.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn này được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Máy tính tiền có in hóa đơn điện tử được không?

Câu trả lời là Có, máy tính tiền có thể tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử, cho phép xuất hóa đơn trực tiếp ngay khi giao dịch hoàn tất. 

Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 89 của Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc từ ngày 1/7/2022. Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế xem xét. Các hình thức hoá đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (CQT).
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Quy định khi xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đúng quy định và tránh các vi phạm pháp lý, người bán cần nắm rõ một số quy định quan trọng như:

Điều kiện cần thiết để xuất hóa đơn điện tử hợp pháp

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đơn vị sở hữu chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế điện tử, đáp ứng yêu cầu thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.
• Được trang bị hệ thống công nghệ thông tin đầy đủ, bao gồm máy tính, thiết bị điện tử, kết nối internet và email.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tự động chuyển dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế.
• Đơn vị cần có đội ngũ thực thi có trình độ và khả năng phù hợp để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

Nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Không bắt buộc sử dụng chữ ký số.
3. Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về thuế tại Việt Nam. 

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với việc bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn được xác định là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. 

Đối với các dịch vụ có thu tiền trước hoặc ngay khi cung cấp, thời điểm xuất hóa đơn là khi thu tiền, ngoại trừ các khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, và lập dự án đầu tư xây dựng.

Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được giao.

Trách nhiệm người xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Người xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn và thuế. Dưới đây là các nghĩa vụ chính mà người bán cần thực hiện:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử đúng quy định theo đúng các nguyên tắc và nội dung quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Khi lập hóa đơn, người bán phải sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp để đảm bảo tính duy nhất và liên tục của mã hóa đơn.
• Người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
• Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn: khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nội dung có trong hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử sẽ có các nội dung bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn giá;
• Số lượng;
• Giá thanh toán (trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Lợi ích việc sử dụng máy tính tiền có in hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:

Lợi ích đối với cơ quan thuế

• Giảm thiểu thủ tục kê khai và nộp thuế, giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh của các đơn vị;
• Tăng tính minh bạch trong việc nộp thuế, hạn chế tình trạng kê khai thiếu trung thực hoặc không tự giác từ các hộ kinh doanh.

Lợi ích đối với người nộp thuế và các đơn vị kinh doanh

• Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực khi mua hóa đơn chứng từ hợp pháp, đồng thời dễ dàng xử lý các sai sót ngay lập tức trên các giao dịch phát sinh từ thiết bị tính tiền thông qua phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Các khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ được xác định là hợp pháp khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, giúp việc xác định nghĩa vụ thuế trở nên rõ ràng và chính xác;
• Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp tăng cường sự minh bạch và thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, đồng thời nâng cao tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ.

Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Máy tính tiền có in hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ hỗ trợ thanh toán mà còn là một phần không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý và tuân thủ các quy định pháp lý của nhiều doanh nghiệp. Những đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể kể đến trong các ngành nghề như:

• Các doanh nghiệp bán lẻ;
• Trung tâm thương mại;
• Nhà hàng;
• Quán cà phê;
• Khách sạn;
• Siêu thị;
• Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Để xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người nộp thuế cần đăng ký sử dụng mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Trường hợp 1: Nếu người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc nhóm đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, thì cần thực hiện đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

• Trường hợp 2: Nếu người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và muốn thay đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, cần thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký tại tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc qua trang web chính thức tại Hoá đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Việc sử dụng máy tính tiền có in hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tuân thủ đúng các quy định pháp lý về thuế. Các doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng các thiết bị máy tính tiền từ thương hiệu PosApp, chúng tôi chuyên cung cấp các thiết bị máy tính tiền với chức năng in hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các bước đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Hãy liên hệ cho chúng tôi nếu bạn còn thắc mắc bất kỳ thông tin nào nhé!