Hướng dẫn cách sử dụng máy tính tiền thu ngân siêu thị, cửa hàng

Bạn đang tìm hiểu cách sử dụng máy tính tiền thu ngân hiệu quả cho cửa hàng của mình? Máy tính tiền không chỉ là công cụ hỗ trợ thanh toán, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi tính tiền cho khách hàng. Cùng PosApp khám phá ngay cách sử dụng máy tính tiền dễ dàng và nhanh chóng nhé!

Các thao tác cơ bản và chức năng của máy tính tiền thu ngân

Trước khi bắt đầu, hãy làm quen với một số chế độ và phím chức năng quan trọng:

• Chế độ bán hàng (REG - Register): Đây là chế độ hoạt động chính để thực hiện các giao dịch hàng ngày. Bạn cần chuyển máy về chế độ này để tính tiền cho khách.
• Đăng nhập/Bắt đầu ca: Hầu hết các máy yêu cầu nhân viên đăng nhập bằng mã và mật khẩu được cấp sẵn (ví dụ: Mã nhân viên "1", mật khẩu "1") để bắt đầu ghi nhận doanh thu cho ca làm việc.
• Phím PLU (Price Look-Up): Dùng để gọi một mặt hàng đã được lưu sẵn trong hệ thống thông qua mã của nó.
• Phím VOID hoặc Xóa hàng: Dùng để hủy một mặt hàng vừa nhập sai trên hóa đơn.
• Phím REFUND hoặc Trả hàng: Dùng để thực hiện giao dịch hoàn tiền cho khách.
• Phím CASH / CREDIT: Dùng để kết thúc giao dịch bằng tiền mặt hoặc thẻ.

Cách sử dụng máy tính tiền thu ngân siêu thị và cửa hàng

Máy tính tiền thu ngân là một thiết bị quan trọng giúp các cửa hàng, siêu thị và quán cafe quản lý giao dịch thanh toán chính xác. Cách sử dụng máy tính tiền hiệu quả gồm các bước như sau:

Bước 1: Lựa chọn các chức năng và đăng nhập

Để bắt đầu bán hàng, bạn hãy khởi động phần mềm. Tại màn hình đăng nhập, hãy nhập mã nhân viên và mật khẩu được cấp cho ca làm của bạn (ví dụ: mã "1", mật khẩu "1"). Khi kết thúc ca, chỉ cần chọn tùy chọn "Đăng xuất" hoặc "Tắt máy" để thoát khỏi chương trình.

Bước 2: Các danh mục trong chế độ cài đặt

Phần mềm của chúng tôi có cấu trúc danh mục thông minh, bao gồm các chức năng, dữ liệu và mô hình quản lý chuyên biệt. Mỗi danh mục đều cung cấp các tùy chọn cấu hình linh hoạt, giúp bạn điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp nhất với quy trình vận hành của siêu thị. Đặc biệt, vui lòng xem kỹ tài liệu cách sử dụng máy tính tiền thu ngân để được hướng dẫn chi tiết cách thiết lập các tính năng theo yêu cầu của bạn.

Bước 3: Cài đặt danh mục hàng hoá

Việc thiết lập danh mục sản phẩm cho siêu thị, cửa hàng có thể được thực hiện theo hai phương pháp: thủ công hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng.

• Thực hiện thủ công: Phương pháp này đòi hỏi người dùng phải tự tay nhập toàn bộ thông tin và số liệu của từng sản phẩm. Quy trình này tốn nhiều thời gian và có nguy cơ cao xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.
• Sử dụng phần mềm (Ví dụ: TopCash): Để quy trình trở nên nhanh chóng và chính xác, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với phần mềm TopCash, người dùng chỉ cần truy cập vào mục "File", sau đó đăng nhập bằng tên và mật khẩu đã được cấp. Tại đây, bạn có thể dễ dàng nhập và quản lý dữ liệu hàng hóa một cách hiệu quả theo giao diện hiển thị trên màn hình.

Dưới đây là một số thao tác cách sử dụng máy tính tiền thu ngân:

1. Vào chế độ bán hàng REG, vặn khóa chuyển vào chế độ REG rồi nhập mã nhân viên, mã ca bán rồi chọn Mở ca bán.
2. Thao tác bán hàng:

• Vặn khóa chuyển sang chế độ REG→ nhập mã hàng, ấn chọn mã hàng→ nhấn chọn “ TỔNG CỘNG” rồi chọn “TIỀN MẶT”
• Với số lượng hàng hóa từ 2 trở lên bạn nhấn chọn số lượng → nhấn X/ngày, giờ rồi làm tương tự như các bước bên trên
• Thao tác % trên tổng: ấn chọn “TỔNG CỘNG” → nhập % cần giảm→ ấn chọn “TIỀN MẶT”
• Thao tác giảm % trên một mặt hàng: nhập mã hàng→ chọn “MÃ HÀNG”  rồi chọn số cần giảm sau đó nhấn %
• Thao tác số tiền cụ thể trên tổng: nhấn chọn “TỔNG CỘNG” → nhập số tiền cần giảm rồi ấn vào dấu “-”  → chọn “TIỀN MẶT”
• Thao tác giảm số tiền cụ thể trên một một hàng: nhập mã hàng rồi điền số tiền cần giảm → chọn dấu “-”
• Thao tác hủy hóa đơn chưa thanh toán: nhấn chọn “TỔNG CỘNG” → chọn “HỦY HÓA ĐƠN”
• Thao tác nhận hàng trả lại: nhấn “TRẢ HÀNG” → nhập mã hàng → chọn “TIENMAT”
• Thao tác xem lại hóa đơn: nhấn “XEM LẠI” → nhấn cho đến khi xuất hiện “HẾT”.

Những lưu ý khi sử dụng máy tính tiền thu ngân

Để đảm bảo máy tính tiền hoạt động hiệu quả và bền bỉ, bạn cần chú ý những điểm sau trong quá trình sử dụng:

• Tuyệt đối không chạm vào máy hoặc các thiết bị kết nối khi tay đang ướt để tránh nguy cơ chập điện và gây hư hỏng thiết bị.
• Luôn kiểm tra kỹ lưỡng máy tính tiền trước mỗi ca làm việc để chắc chắn rằng mọi chức năng đều hoạt động bình thường, đảm bảo quá trình thanh toán cho khách hàng diễn ra suôn sẻ.
• Vệ sinh đúng cách: Khi làm sạch máy, hãy dùng khăn mềm và khô lau nhẹ nhàng bên ngoài. Tuyệt đối không sử dụng nước, dung dịch tẩy rửa, hoặc các hóa chất dễ bay hơi vì chúng có thể ăn mòn và làm hỏng linh kiện bên trong.
• Chọn vị trí đặt máy phù hợp: Tránh đặt máy ở những nơi có ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp, khu vực có độ ẩm cao hoặc nhiều bụi bẩn. Môi trường không phù hợp có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ và độ ổn định của máy.
• Kiểm tra nguồn điện tương thích: Trước khi kết nối, hãy kiểm tra thông số nguồn điện trên tem nhãn của máy để đảm bảo nó phù hợp với nguồn điện tại nơi bạn sử dụng, tránh gây chập cháy.
• Liên hệ chuyên gia khi có sự cố: Nếu máy gặp trục trặc hoặc hư hỏng, không nên tự ý tháo dỡ hay sửa chữa. Hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp hoặc các đơn vị sửa chữa chuyên nghiệp và uy tín để được hỗ trợ kịp thời.

Việc nắm rõ cách sử dụng máy tính tiền thu ngân không chỉ giúp bạn thao tác nhanh chóng trong quá trình bán hàng, mà còn tối ưu hóa việc quản lý kho, kiểm soát doanh thu và nâng cao hiệu suất làm việc tại cửa hàng, siêu thị hay nhà hàng. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ chức năng từng thiết bị, cập nhật đầy đủ danh mục hàng hóa và bảo trì máy định kỳ để tránh các lỗi không mong muốn.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, máy tính tiền chính là người bạn đồng hành đáng tin cậy. Đừng quên theo dõi thêm các hướng dẫn chi tiết từ PosApp nhé!