Làm thế nào để loại bỏ nỗi ám ảnh thất thoát từ nhân viên cho chủ nhà hàng ăn uống?

17/07/2018 08:00 AM | CafeBiz

Thất thoát trong kinh doanh cửa hàng ăn uống là một thực trạng đã tồn tại từ lâu không chỉ phổ biến ở Việt Nam mà ở trên thế giới. Đây là chi phí “chìm” luôn hiện hữu mà chủ cửa hàng thường không nhận ra.

Nguyên nhân chính dẫn đến việc mất mát tại cửa hàng là việc quản lý nhân viên chưa được chặt chẽ. Đây là một vấn đề nghiêm trọng và nhức nhối mà các chủ cửa hàng thường không lưu ý đến trong quá trình chuẩn bị kinh doanh. Chỉ đến khi cửa hàng đã bắt đầu đi vào hoạt động, doanh thu và chi phí thực tế khác xa so với trên sổ sách thì chủ cửa hàng mới bắt đầu chú ý đến chuyện này.

Những số liệu sau đây sẽ thực sự gây sốc cho những người quản lý trong lĩnh vực F&B:

Ở Hoa Kỳ, số lượng hàng hóa mỗi năm của nhân viên ăn cắp từ các cơ sở kinh doanh vào khoảng 50 tỉ USD

75% số nhân viên được hỏi đã từng ít nhất một lần lấy trộm từ nơi làm việc.

33% số các cơ sở kinh doanh bị phá sản có nguyên nhân chủ yếu hoặc một phần đến từ việc ăn cắp của nhân viên

(Nguồn: https://www.statisticbrain.com/employee-theft-statistics/)

Sau đây là một số hình thức “qua mặt” chủ cửa hàng thường thấy ở các cửa hàng ăn uống: Đội giá vốn so với thực tế: Quản lý có thể gian lận bằng cách thông đồng với nhà cung cấp khi nhập hàng để xuất phiếu cao hơn so với thực tế nhằm ăn tiền chênh lệch. Lấy cắp hàng tồn kho: Điều này thường xảy ra phổ biến ở bộ phận bếp, quầy bar khi nhân viên phục vụ lấy hàng tồn kho chưa sử dụng hết trong ngày đem về. Nhiều khi nhân viên chỉ đem về 1 kg cam không sử dụng hết trong ngày hoặc nửa cân thịt bò. Tuy nhiên, đây sẽ là một con số không nhỏ khi cộng dồn vào chi phí hàng tháng.

Tái sử dụng một hóa đơn nhiều lần: Nhân viên thu ngân có thể lợi dụng lỗ hổng ở các hệ thống phần mềm POS để tự ý in một hóa đơn nhiều lần cho nhiều khách khác nhau nhằm bỏ túi riêng. Một cách khác cũng được sử dụng khá nhiều đó là tự ý sửa hóa đơn bằng món có giá trị thấp hơn nhưng phục vụ cho khách món có giá trị cao hơn nhằm thu tiền chênh lệch. Và cuối cùng là tự ý nâng giá sản phẩm: Nhân viên có thể tự ý nâng giá hàng bán sản phẩm cao hơn so với giá quy định nhằm ăn tiền chênh lệch.

Vậy đâu là giải pháp cho tình trạng nhức nhối này?

Anh Nguyễn Kim Nhi, CEO của POSapp.vn cho rằng việc nhân viên lợi dụng các sơ hở trong khâu quản lý để trục lợi và bỏ túi riêng là vấn đề đau đầu nhất trong quá trình quản lý của tất cả các chủ quán cơ sở kinh doanh nhà hàng ăn uống. Chính lý do này khiến anh đã nung nấu quyết định phát triển phần mềm quản lý cửa hàng ăn uống POSapp.vn với các tính năng quản lý giúp hạn chế các thất thoát tại cửa hàng.

Một số các tính năng chống thất thoát bao gồm:

Báo cáo tới chủ cửa hàng theo thời gian thực: Khác với các phần mềm Offline truyền thống, POSapp.vn báo cáo toàn bộ các tác vụ của nhân viên như bán hàng, hủy hóa đơn, chỉnh sửa món trực tiếp đến người quản lý theo thời gian thực tại cửa hàng. Toàn bộ các tác vụ của nhân viên thao tác trên phần mềm được báo cáo lên hệ thống và không thể xóa được. Việc này giúp người chủ nắm được tình hình nội bộ từ xa mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho: Khi thực hiện các thao tác như xuất kho, nhập kho, kiểm kê kho, POSapp.vn sẽ xuất ra phiếu nhập, xuất và kiểm kê trên phần mềm. Điều này giúp cho chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và thống kê được lịch sử nhập xuất của nhân viên tại cửa hàng.

Một tính năng nữa phải kể đến đó là tính năng định lượng và tự động trừ hàng tồn kho khi bán hàng. Khi thực hiện bán hàng và in hóa đơn thanh toán, hệ thống sẽ tự động trừ hàng tồn kho. Nếu hàng tồn kho trên phần mềm khác xa so với lượng hàng tồn thực tế thì rõ ràng có vấn đề trong khâu quản lý kho. Điều này góp phần vào việc loại trừ việc nhân viên tuồn hàng tồn kho trong cửa hàng ra ngoài.

Phân quyền chặt chẽ cho từng nhân viên: Một trong những cách để chống thất thoát tiếp theo là việc phân quyền cho nhân viên trên POSapp.vn. Nhân viên phục vụ không có quyền truy cập vào khóa điện tử của ngăn kéo đựng tiền để mở khóa đồng thời cũng không có quyền thanh toán và in hóa đơn. Nhân viên thu ngân không có quyền in lại các phiếu cũ để đưa cho khách hay chỉnh sửa giá món. Phương pháp phân quyền này giúp hạn chế các lỗ hổng mà nhân viên nhà hàng thường lợi dụng để bỏ túi cho riêng mình.

Chỉ với chi phí 3.000 đồng/ngày, bạn đã có trong tay giải pháp quản lý và bán hàng toàn diện giúp hạn chế thất thoát tại cửa hàng lên đến 50%. Đồng thời POSapp chạy trên hầu hết các nền tảng hiện nay như máy bàn, máy POS, điện thoại di động, máy tính bảng nên bạn có thể yên tâm quản lý và bán hàng trên các thiết bị có sẵn mà không cần phải đầu tư thiết bị phần cứng ban đầu.

Ngoài ra, POSapp.vn còn có rất nhiều các tính năng khác hỗ trợ bán hàng và quản lý khác, bạn có thể tham khảo thêm các thông tin tại trang chủ: www.posapp.vn

Theo CafeBiz