Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Quản lý tài chính và dòng tiền phức tạp trong ngành F&B đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Hạch toán kế toán nhà hàng là quy trình cốt lõi giúp ghi nhận, phân loại và theo dõi mọi chi phí - từ nguyên vật liệu, nhân công đến vận hành - và doanh thu. Việc này đảm bảo tính toán giá vốn chính xác và lập báo cáo tài chính tuân thủ quy định pháp luật.
Việc nắm vững hướng dẫn hạch toán kế toán nhà hàng và việc áp dụng đúng các nghiệp vụ hạch toán theo Thông tư 200, giúp chủ sở hữu đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu tin cậy.
Kế toán nhà hàng giữ vai trò trung tâm trong việc quản lý tài chính toàn diện của một cơ sở kinh doanh ẩm thực. Trách nhiệm của vị trí này không chỉ dừng lại ở việc ghi sổ sách, mà còn bao gồm việc phân tích và kiểm soát chi phí hoạt động. Cụ thể, công việc của kế toán trong lĩnh vực nhà hàng bao gồm sáu nhóm hoạt động chính, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận và báo cáo một cách minh bạch.
Nhiệm vụ đầu tiên là đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của mọi chứng từ đầu vào và đầu ra. Kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan trực tiếp đến việc nhập và xuất nguyên vật liệu, hàng hóa. Quy trình này liên quan chặt chẽ đến bộ phận kho và bộ phận mua hàng, yêu cầu dữ liệu phải được nhập liệu chính xác vào hệ thống quản lý. Đồng thời, kế toán chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn bán hàng, dựa trên hợp đồng dịch vụ hoặc bảng kê chi tiết theo từng phiếu thanh toán của khách hàng.
Việc theo dõi và ghi nhận một cách chính xác tất cả các giao dịch tài chính phát sinh hàng ngày là bắt buộc. Kế toán phải chủ động đôn đốc các bộ phận liên quan nộp chứng từ đầy đủ, đúng thời hạn. Cuối cùng, việc tổ chức lưu trữ và phân loại các loại hóa đơn, chứng từ một cách khoa học là nền tảng để phục vụ cho việc kiểm toán và quyết toán thuế sau này.
Đây là nghiệp vụ cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Kế toán phải thu thập báo giá từ các nhà cung cấp về thực phẩm, đồ uống, và nguyên vật liệu. Sau đó, phối hợp chặt chẽ với bếp trưởng và quản lý nhà hàng để tính toán giá thành chi tiết cho từng món ăn (food cost) và thực hiện hạch toán giá vốn hàng bán một cách chính xác.
Công việc này đòi hỏi sự theo dõi liên tục. Kế toán phải giám sát sự biến động giá cả từ nhà cung cấp so với thị trường, thực hiện đánh giá định kỳ và chủ động thông báo cho nhà cung cấp để đề xuất các báo giá cạnh tranh hơn. Khi giá vốn hàng bán có sự thay đổi đáng kể, kế toán phải cập nhật ngay lập tức và đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm nếu cần thiết.
Một phần quan trọng của quản lý chi phí là kiểm soát hàng tồn kho. Kế toán phải theo dõi, kiểm soát và duy trì sự cân đối giữa lượng hàng tồn kho thực tế và nhu cầu sử dụng. Điều này bao gồm việc thực hiện đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo số lượng hàng hóa luôn ở mức hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng. Nếu phát hiện các vấn đề bất thường như định mức nguyên vật liệu không chính xác, có dấu hiệu thất thoát hàng tồn kho, hoặc chênh lệch lớn trong số lượng đặt hàng, kế toán phải lập báo cáo kịp thời cho cấp trên để xử lý.
Quản lý hàng tồn kho là một nghiệp vụ độc lập và quan trọng, tách biệt với việc tính giá thành. Kế toán kho có trách nhiệm theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho hàng ngày, sau đó so sánh chi tiết với định mức tồn kho đã được thiết lập cho từng mặt hàng hoặc món ăn. Công việc này yêu yêu cầu sự đối chiếu liên tục giữa sổ sách và thực tế.
Kế toán phải thực hiện kiểm tra định kỳ số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu nhập, xuất, và tồn trên sổ sách kế toán. Kết quả này sau đó được đối chiếu trực tiếp với số lượng thực tế tại kho. Quy trình này thường được thực hiện thông qua việc kiểm kê hàng hóa tồn kho theo quy định của doanh nghiệp (thường là hàng tuần hoặc hàng tháng) và lập báo cáo chi tiết gửi lên cấp trên.
Ngoài nguyên vật liệu, kế toán còn phải quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ của nhà hàng. Nhiệm vụ này bao gồm việc theo dõi và kiểm kê định kỳ về số lượng cũng như tình trạng của các tài sản cố định như máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ (CCDC). Thông tin này phải được cập nhật đầy đủ vào phần mềm quản lý tài sản.
Kế toán cần phối hợp với các bộ phận liên quan hoặc quản lý trực tiếp để kiểm tra, đánh giá số lượng và tình trạng của các CCDC, thiết bị, tài sản bị hư hỏng, sau đó lập báo cáo hàng tháng. Về mặt hạch toán, kế toán thực hiện tính và phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định, lập các báo cáo liên quan, đồng thời hạch toán các chi phí phát sinh từ việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản.
Kế toán tiền lương trong nhà hàng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý nhân sự. Dựa trên dữ liệu chấm công, ca làm việc và chính sách lương thưởng, kế toán thực hiện tính toán và chi trả tiền lương cho nhân viên ở từng bộ phận (bếp, phục vụ, quản lý).
Ngoài ra, kế toán có thể đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự khác. Ví dụ, soạn thảo hợp đồng lao động, chuẩn bị báo giá cho khách hàng (nếu có liên quan đến chi phí nhân sự sự kiện), và thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động và hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho toàn bộ nhân viên.
Tổng hợp dữ liệu là nhiệm vụ cuối cùng trong chu kỳ kế toán. Kế toán phải lập các báo cáo về tình hình xuất nhập và tồn kho thực phẩm, nguyên vật liệu. Các báo cáo này thường được yêu cầu vào cuối tuần, cuối tháng hoặc cuối quý để ban quản lý nắm tình hình. Hàng tháng, kế toán lập báo cáo tổng thể về tình hình kinh doanh (lãi/ỗ) và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
Một trách nhiệm pháp lý quan trọng là thực hiện kê khai các loại thuế, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên, và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tùy thuộc vào quy mô đăng ký, việc tuân thủ sổ sách kế toán hộ kinh doanh hay sổ sách theo Thông tư 200 là bắt buộc. Kế toán phải đảm bảo nộp các báo cáo thuế và báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định cho cơ quan thuế.
Ngành nhà hàng có các nghiệp vụ đặc thù, đòi hỏi kế toán phải bóc tách chi phí và doanh thu một cách rõ ràng cho từng mảng hoạt động.
Kế toán trong ngành nhà hàng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng định mức nguyên liệu chi tiết cho từng món ăn, bao gồm cả thành phần chính và phụ. Công việc này là cơ sở để lập phiếu xuất kho (quản lý nguyên liệu tiêu dùng) và phiếu nhập kho (đối với thành phẩm hoặc bán thành phẩm). Mặc dù có những điểm tương đồng, nghiệp vụ này khác biệt đáng kể so với hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn, nhà hàng vốn tập trung nhiều vào chi phí buồng phòng.
Kế toán nhà hàng chịu trách nhiệm hạch toán các khoản chi phí đầu vào như hóa đơn mua nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ (gas, điện, nước). Đồng thời, ghi nhận doanh thu từ việc bán món ăn. Các nghiệp vụ khác bao gồm hạch toán hóa đơn mua sắm và phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ), chi phí quản lý doanh nghiệp, và chi phí tiền lương của nhân viên bếp cũng như nhân viên phục vụ.
Khi một doanh nghiệp vận hành nhiều mảng (ví dụ: nhà hàng và quầy bar, hoặc nhiều chi nhánh), kế toán phải thực hiện các bước phân bổ chung để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng đối tượng:
Khi sử dụng một hệ thống tích hợp, nhà hàng có thể nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, cung cấp thông tin tài chính kịp thời và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Đặc biệt, đối với các mô hình kinh doanh nhỏ, phần mềm kế toán hộ kinh doanh PosApp cung cấp giải pháp chuyên biệt, đơn giản hóa nghiệp vụ theo đúng quy định.
Để đảm bảo tính chính xác và kiểm soát chặt chẽ, kế toán nhà hàng cần tuân thủ một quy trình làm việc rõ ràng, bao gồm sáu bước nghiệp vụ chính.
Quy trình này bắt đầu bằng việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho và mua hàng, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ theo quy định. Kế toán phải đôn đốc các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng thời hạn, sau đó thực hiện hạch toán các nghiệp vụ nhập/xuất kho và tổ chức lưu trữ chứng từ một cách khoa học. Mọi sai phạm trong quá trình xuất nhập kho so với nguyên tắc kế toán phải được phát hiện và báo cáo kịp thời.
Việc giám sát tồn kho được thực hiện bằng cách theo dõi số lượng hàng xuất hàng ngày so với định mức tồn kho của nhà hàng. Kế toán phải báo cáo và phối hợp với trưởng bộ phận để xử lý các trường hợp không tuân thủ định mức, số lượng đặt hàng có biến động đột xuất. Đây là nghiệp vụ cốt lõi, tương tự như quy trình quản lý kho hiệu quả cửa hàng bán lẻ, đều nhằm mục đích tối ưu hóa vòng quay hàng và giảm thất thoát. Quy trình này yêu cầu kiểm kê định kỳ (về số lượng, chất lượng, hạn sử dụng) và đối chiếu với sổ sách. Đặc biệt, nguyên liệu tươi sống cần có kế hoạch tồn kho và mua hàng phù hợp để tránh hư hỏng.
Kiểm soát chi phí đầu vào bắt đầu từ việc thu thập và theo dõi báo giá từ các nhà cung cấp. Kế toán cần lưu trữ lịch sử báo giá và theo dõi sự thay đổi giá của họ theo thời gian. Đồng thời, kế toán phải định kỳ kiểm tra giá của các mặt hàng tương tự trên thị trường để so sánh với giá hiện tại của nhà cung cấp, đảm bảo mức giá đầu vào luôn cạnh tranh.
Về quy trình thanh toán, kế toán cần phối hợp với bộ phận bếp để xem xét số liệu nhập hàng thực tế. Dựa trên đó, kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp một cách hợp lý và xây dựng kế hoạch dòng tiền phù hợp, tránh tình trạng vừa thiếu hàng dự trữ vừa thiếu tiền thanh toán công nợ.
Việc quản lý tài sản được chia thành hai nhóm chính. Đối với công cụ dụng cụ (CCDC), kế toán cần ghi nhận số lượng CCDC mua mới và số lượng xuất ra sử dụng, đồng thời theo dõi sự tăng giảm hàng tháng.
Đối với tài sản cố định (TSCĐ) và các máy móc, công cụ quan trọng, quy trình quản lý đòi hỏi sự chặt chẽ hơn. Kế toán phải tổ chức quản lý bằng cách dán nhãn (mã tài sản) và theo dõi chi tiết các chi phí liên quan (bảo trì, sửa chữa). Cả hai nhóm tài sản này đều phải được thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng để đối chiếu giữa sổ sách và thực tế hiện có tại nhà hàng.
Định mức tiêu hao là cơ sở để tính giá vốn và kiểm soát thất thoát. Kế toán, phối hợp với bếp trưởng, phải xây dựng định mức tiêu hao (Bill of Materials - BOM) chuẩn cho từng món ăn và đồ uống. Quy trình này cũng cần tính toán định mức cho các loại nguyên vật liệu có thể thay thế nhau trong trường hợp cần thiết.
Sau khi có định mức chuẩn, kế toán phải theo dõi lượng nguyên vật liệu đã sử dụng thực tế tại bếp, quầy bar, hoặc theo dõi theo từng đơn hàng của khách. Dựa trên lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế và số lượng các món đã bán, kế toán sẽ tính toán giá vốn tương ứng và so sánh với giá vốn định mức để phát hiện chênh lệch.
Hiện nay, phần lớn các cơ sở kinh doanh F&B đã triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này cho phép nhân viên bán hàng hoặc thu ngân trực tiếp tạo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng ngay trên hệ thống máy tính tiền, dựa trên thông tin từ phiếu order hoặc bảng kê chi tiết. Nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra sau (post-audit) để đảm bảo tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các hóa đơn đã xuất.
Lưu ý về quy định mới: (Nội dung về Nghị định 70/2023/NĐ-CP và Thông tư 39/2024/TT-BTC) Các cơ sở kinh doanh cần chủ động rà soát, nâng cấp phần mềm và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về định dạng dữ liệu chuẩn hóa, thời gian lưu trữ và tích hợp hệ thống thuế. Ngoài ra, kế toán có trách nhiệm theo dõi các đơn hàng thanh toán ngay, cũng như các đơn hàng thanh toán chậm hoặc các khoản công nợ phải thu từ khách hàng.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc tính giá thành món ăn, kế toán nhà hàng cần tập hợp đầy đủ chi phí giá thành. Các chi phí này bao gồm tất cả các yếu tố cấu thành giá thành một món ăn, được chia thành ba nhóm chính:
Tất cả chi phí sản xuất chung thường được kế toán tập hợp và sau đó phân bổ cho từng đoàn khách hoặc từng món ăn vào cuối kỳ. Đối tượng tính giá thành có thể là theo đơn đặt hàng (cho tiệc) hoặc theo món ăn (cho nhà hàng à la carte).
Việc hạch toán chi tiết trong nhà hàng phụ thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn, trong đó hai phương pháp thông dụng nhất là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp này theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán.
Khi mua hàng hóa (dựa trên hóa đơn, bảng kê), kế toán ghi nhận:
Khi xuất kho nguyên vật liệu để chế biến hoặc bán (theo định mức và số lượng thực tế):
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Ghi nhận tiền lương và các khoản trích theo lương của đầu bếp, phụ bếp, nhân viên pha chế:
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nhân công:
Ghi nhận các chi phí chung (thuê mặt bằng, điện, nước, dịch vụ mua ngoài):
Đối với CCDC (mua và phân bổ):
Đối với TSCĐ (mua và trích khấu hao):
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sản xuất chung:
Kế toán cần mở tài khoản chi tiết cho TK 154 theo từng loại dịch vụ (ví dụ: dịch vụ ăn uống, dịch vụ tiệc, quầy bar…).
Trường hợp sử dụng dịch vụ (ăn uống) cho bộ phận quản lý hoặc bán hàng:
Phương pháp này không theo dõi chi tiết hàng tồn kho liên tục, mà xác định giá trị tồn kho cuối kỳ thông qua kiểm kê thực tế, từ đó tính ra giá trị hàng xuất kho.
Hạch toán Tài khoản 611 (Mua hàng):
Hạch toán Tài khoản 631 (Giá thành sản xuất):
Việc theo dõi và thực hiện hướng dẫn hạch toán kế toán nhà hàng một cách chính xác đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc quản lý định mức, kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, và theo dõi doanh thu. Nắm vững các nghiệp vụ đặc thù này là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận. Việc áp dụng các phần mềm quản lý chuyên biệt như PosaApp sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc tự động hóa quy trình, giảm sai sót và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong ngành dịch vụ.
Hạch toán kế toán nhà hàng là gì?
Hạch toán kế toán nhà hàng là quá trình ghi nhận, phân loại, và xử lý các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong hoạt động kinh doanh ẩm thực. Nó bao gồm việc quản lý chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành món ăn, theo dõi doanh thu, quản lý công nợ, và lập báo cáo tài chínhTính giá thành món ăn (food cost) trong kế toán nhà hàng như thế nào?
Để tính giá thành món ăn, kế toán cần tập hợp ba loại chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621 - dựa trên định mức BOM), chi phí nhân công trực tiếp (TK 622 - lương đầu bếp), và chi phí sản xuất chung (TK 627 - điện, nước, gas, khấu hao bếp).
Nên chọn phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ cho nhà hàng?
Phương pháp kê khai thường xuyên được ưu tiên cho nhà hàng vì nó cung cấp số liệu tồn kho và giá vốn theo thời gian thực, giúp kiểm soát thất thoát tốt hơn. Phương pháp kiểm kê định kỳ (thường cuối tháng mới kiểm kê) có thể không phản ánh kịp thời các vấn đề về kho.
Dịch vụ ăn uống (nhà hàng) chịu thuế GTGT bao nhiêu phần trăm?
Dịch vụ ăn uống hiện đang áp dụng mức thuế suất thuế GTGT 10%. Tuy nhiên, kế toán cần theo dõi các chính sách giảm thuế (nếu có) của Chính phủ, ví dụ như các nghị định có thể điều chỉnh mức thuế này xuống 8% trong một số giai đoạn nhất định để kích cầu tiêu dùng.
Tại sao nhà hàng cần dùng phần mềm kế toán chuyên dụng?
Nhà hàng cần phần mềm chuyên dụng (như PosaApp) để quản lý các nghiệp vụ đặc thù như định mức nguyên vật liệu (BOM), kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, và đồng bộ tự động doanh thu từ máy POS. Kế toán excel hoặc phần mềm thông thường khó xử lý chính xác các nghiệp vụ phức tạp này.
Bát đĩa, ly tách trong nhà hàng là tài sản cố định hay công cụ dụng cụ?
Bát đĩa, ly tách, dao nĩa thường được phân loại là công cụ dụng cụ (CCDC) vì chúng có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn, dễ vỡ hỏng. Kế toán sẽ hạch toán vào TK 242 (Chi phí trả trước) và phân bổ dần vào chi phí (TK 627) trong vài tháng, thay vì trích khấu hao như tài sản cố định.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN