Quy Trình Quản Lý Kho Hiệu Quả Cho Cửa Hàng Bán Lẻ Mới 2025

Đối với các cửa hàng bán lẻ, việc kiểm soát hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn đến mất doanh thu do hết hàng đột ngột, hoặc gây tồn đọng vốn nghiêm trọng do trữ hàng quá nhiều. Quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ là một hệ thống các bước được tiêu chuẩn hóa, giúp theo dõi chặt chẽ dòng chảy của hàng hóa từ lúc nhập về từ nhà cung cấp, lưu trữ, cho đến khi xuất bán tại quầy hoặc giao cho khách hàng online. Việc áp dụng một quy trình 7 bước rõ ràng không chỉ tối ưu hóa hoạt động hàng ngày mà còn đảm bảo cửa hàng của bạn luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và chính xác.

Quy trình quản lý kho cửa hàng bán lẻ chuẩn: 7 bước vận hành hiệu quả

Một kho hàng được quản lý tốt sẽ trở thành nền tảng giúp cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục. Nó cũng hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu các loại chi phí liên quan, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất khai thác và sử dụng không gian kho.

Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp

Việc vận hành quản lý kho hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, trong đó 5 lợi ích cốt lõi bao gồm:

• Tránh thất thoát hàng hóa: Giám sát chặt chẽ giúp ngăn chặn các nguyên nhân thất thoát, từ gian lận của nhân viên, mất hàng trong kho, đến các tổn thất vô hình do trượt giá. Đối với các mặt hàng có vòng đời ngắn như thời trang hoặc điện máy, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên lượng bán ra so với tồn kho là bắt buộc để giảm thiểu rủi ro này.
• Tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu: Quản lý kho vật tư chặt chẽ, liên tục và lập ngân sách dự trù sát sao giúp doanh nghiệp tránh lãng phí. Điều này ngăn chặn tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho quá lâu dẫn đến hỏng hóc, hao mòn, hoặc hết hạn sử dụng và buộc phải tiêu hủy.
• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Một quy trình minh bạch giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các mã hàng có tồn kho lớn hoặc tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho (như sản phẩm cồng kềnh cần nhiều thiết bị, điện, nước, nhân công). Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp giải phóng hoặc lưu chuyển hàng tồn kịp thời, cắt giảm chi phí lưu kho không cần thiết.
• Tăng sự hài lòng cho khách hàng: Việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng dự phòng kịp thời, tránh nguy cơ "cháy hàng". Khả năng cung ứng hàng hóa đúng thời gian, tránh chậm trễ giao hàng trực tiếp nâng cao trải nghiệm khách hàng. (Theo báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper, 44% khách hàng xem tốc độ giao hàng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn sản phẩm).
• Tăng hiệu quả vốn lưu động: Hàng hóa trong kho (bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu) là một cấu phần chính của vốn lưu động. Quản lý kho hiệu quả giúp hàng hóa lưu thông tốt, giảm lượng vốn bị "đóng băng" trong kho và rút ngắn thời gian quay vòng vốn, giải phóng dòng tiền cho các hoạt động kinh doanh khác.

Quy trình Quản lý kho Bán lẻ Tiêu chuẩn

Như đã định nghĩa, quy trình quản lý kho là cách tổ chức và điều hành các hoạt động trong kho hàng ngày. Để vận hành hiệu quả, đặc biệt trong môi trường bán lẻ, quy trình này được chia thành các bước cụ thể, sắp xếp theo một trình tự logic như sau:

Nhập kho (Receiving)

Bước đầu tiên trong quy trình là tiếp nhận hàng hóa hoặc thành phẩm từ nhà cung cấp. Người quản lý kho (hoặc thủ kho) phải kiểm tra và xác nhận đúng sản phẩm, đủ số lượng, và đúng thời gian giao hàng. Đây là bước kiểm soát đầu vào quan trọng, yêu cầu sự nghiêm túc tuyệt đối để tránh nhập sai hàng, ảnh hưởng đến toàn bộ các bước sau.

Các thông tin cần được dán nhãn và hiển thị ở vị trí dễ theo dõi nhất, bao gồm: số lượng sản phẩm mỗi thùng, kích thước, khối lượng tối đa... Thông thường, các thông tin này (và thời gian giao hàng) được nhà cung cấp thông báo trước qua văn bản hoặc hệ thống, giúp cửa hàng chủ động sắp xếp nhân lực tiếp nhận.

Khi nhận hàng, người bàn giao phải cung cấp phiếu xuất hàng (hoặc hóa đơn). Phiếu này thể hiện rõ loại sản phẩm, số lượng, thời gian xuất, và phải có xác nhận hợp lệ từ bên cung cấp. Người nhận hàng (thủ kho) tiến hành kiểm tra dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu số lượng thực tế với phiếu, và tổ chức xếp dỡ hàng vào khu vực chờ xử lý.

Lưu kho (Put-away và Storage)

Bước tiếp theo là lưu kho, tức là cất giữ và sắp xếp hàng hóa vào các vị trí đã định sẵn. Để đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa sau này diễn ra thuận lợi, nhân viên kho cần sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hợp lý nhất.

Để thực hiện điều này, ngay khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ, cần tiến hành phân loại theo sản phẩm, theo lô (batch) hoặc theo hạn sử dụng. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc sắp xếp mỗi loại sản phẩm (SKU) lên một ngăn kệ hoặc một khu vực riêng biệt. Việc này giúp tối ưu hóa không gian và làm cho quá trình tìm kiếm (picking) ở bước sau trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Ví dụ thực tế: Một cửa hàng thời trang nên phân loại theo danh mục (áo, quần), sau đó theo kiểu dáng, và cuối cùng là theo size và màu sắc trên cùng một kệ.

Nhận hàng để thực hiện đơn hàng (Picking)

Đây là bước thu thập (nhặt) đủ sản phẩm và hàng hóa trong kho để thực hiện các đơn hàng cho khách hàng (dù là bán tại quầy hay giao online). Tối ưu hóa bước picking sẽ giảm thiểu đáng kể chi phí vận hành và tăng hiệu quả tổng thể của quy trình quản lý kho.

Nếu bạn thực hiện tốt việc Lưu kho khoa học, việc tìm kiếm và nhặt hàng sẽ trở nên dễ dàng. Trong ngành bán lẻ, có hai cách nhặt hàng phổ biến:

• Thu thập theo đơn hàng (Order Picking): Phù hợp với cửa hàng nhỏ, ít đơn. Nhân viên sẽ in đơn hàng (hoặc xem trên thiết bị) và đi tìm đúng, đủ số lượng sản phẩm theo yêu cầu của đơn hàng đó.
• Nhặt hàng theo cụm (Batch Picking): Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại (ví dụ: 10 đơn hàng cùng lúc). Sau đó, hệ thống sẽ tổng hợp và phân loại các mặt hàng cần lấy (ví dụ: 15 áo sơ mi size M, 20 quần jean size L). Nhân viên sẽ đi nhặt tổng số lượng này, sau đó mới quay về khu vực đóng gói để chia lại cho từng đơn hàng. Giải pháp này hiệu quả cho các đơn vị có nhiều đơn hàng đồng thời.

Đóng gói và Xuất kho (Packing & Shipping)

Sau khi đã nhặt đủ hàng (Picking), bước tiếp theo là đóng gói để chuẩn bị vận chuyển. Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, do đó phải thực hiện cẩn thận, chính xác để tránh sai sót hoặc hư hỏng dẫn đến hoàn hàng.

Quá trình đóng gói luôn phải hướng đến hai mục đích chính:

1. Đảm bảo hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa hư hại, móp méo trong suốt quá trình vận chuyển.
2. Tối ưu kích thước và khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng. Chi phí này là một phần quan trọng trong hạch toán kế toán vận tải và cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn của cửa hàng bán lẻ.

Khi hoàn tất việc đóng gói, cửa hàng tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển (hoặc giao cho khách tại quầy). Đây là thời điểm hàng hóa được ghi nhận là xuất kho trên hệ thống, và nhân viên phải cập nhật để trừ số lượng tồn kho ngay lập tức.

Hoàn hàng (Returns)

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng bắt buộc phải có trong quy trình quản lý kho, đặc biệt là với ngành bán lẻ (thời trang, điện tử). Khi thực hiện nghiệp vụ nhận hàng hoàn về, nhân viên kho cần lưu ý một số điểm sau:

• Hàng trả về phải tuân thủ đúng chính sách trả hàng của cửa hàng và phải nêu rõ (hoặc ghi nhận) nguyên nhân hàng bị hoàn (ví dụ: khách đổi ý, hàng lỗi, sai kích cỡ).
• Hàng hóa bị trả lại khi nhập vào kho cần được phân loại ngay lập tức. Chúng phải được đưa vào khu vực riêng (khu vực hàng hoàn) và phân loại theo mục đích xử lý tiếp theo, chẳng hạn như: sửa chữa, tái chế (nếu có thể), tiêu hủy (hàng hỏng), hoặc trả lại cho nhà sản xuất. Tuyệt đối không để lẫn hàng hoàn (chưa rõ tình trạng) với hàng mới.

Kiểm hàng (Inventory Counting/Auditing)

Kiểm hàng, hay kiểm kê kho, là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên (định kỳ hoặc đột xuất) để tránh sai sót và thiếu hụt hàng hóa do những nhầm lẫn từ các bước trên (nhập sai, xuất sót, mất cắp).

Nếu kho hàng luôn được sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học, việc kiểm đếm hàng hóa sẽ trở nên đơn giản hơn.

Hiện nay, nhiều phần mềm kế toán hộ gia đình có tích hợp tính năng quản lý kho (như của PosApp) hỗ trợ đắc lực cho công việc này. Thay vì đếm thủ công bằng sổ sách, công nghệ hiện đại cho phép nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch (hoặc thậm chí là camera điện thoại) để quét mã vạch/QR code trên sản phẩm và nhập số lượng. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu với số liệu tồn kho trên phần mềm và báo cáo ngay lập tức các chênh lệch.

Thống kê và Báo cáo (Reporting)

Bước cuối cùng trong quy trình là thống kê và báo cáo. Những báo cáo này rất cần thiết để cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu quả của quy trình quản lý kho và tình hình sức khỏe tồn kho.

Một số báo cáo kho phổ biến và quan trọng nhất đối với cửa hàng bán lẻ bao gồm:

• Sổ kho (Thẻ kho): Ghi lại chi tiết lịch sử nhập-xuất của một mặt hàng cụ thể.
• Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn (XNT): Báo cáo tổng quan về số lượng tồn đầu kỳ, tổng nhập, tổng xuất, và tồn cuối kỳ của tất cả hàng hóa.
• Báo cáo Định mức tồn kho: Cảnh báo các mặt hàng đang vượt định mức (tồn kho nhiều) hoặc dưới định mức (sắp hết hàng) để đưa ra quyết định đặt hàng hoặc xả hàng kịp thời.

Lưu ý: Quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để tham khảo. Cấu trúc của mỗi cửa hàng bán lẻ sẽ khác nhau, do đó quá trình vận hành, tổ chức và phân quyền nhân viên cũng sẽ có nhiều khác biệt.

Nguyên tắc Sắp xếp Hàng hóa Tối ưu cho Kho Bán lẻ

Việc sắp xếp kho hàng là một phần quan trọng của quản lý kho chuyên nghiệp, đặc biệt quan trọng trong ngành bán lẻ. Bằng cách tổ chức hàng hóa khoa học, cửa hàng có thể đạt hiệu suất tối đa và tăng khả năng lưu trữ. Hơn nữa, áp dụng các nguyên tắc sắp xếp cũng giúp việc tìm kiếm hàng hóa (Picking) dễ dàng hơn.

Ở cả cửa hàng (kho tại chỗ) và kinh doanh online (kho tổng), việc sắp xếp kho đóng vai trò then chốt trong việc tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng. Đặc biệt khi kho hàng lớn, nhiều kệ, việc sắp xếp cẩn thận là bắt buộc. Nếu không, quá trình tìm kiếm sẽ rất khó khăn và tốn thời gian.

Sử dụng mã SKU (Stock Keeping Unit)

Nguyên tắc đầu tiên là sử dụng mã SKU, một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Mã SKU là một mã định danh duy nhất (thường là chữ và số) dùng để nhận diện và phân loại từng sản phẩm cụ thể trong kho (ví dụ: AO-SM-XANH-L). Việc sắp xếp hàng hóa theo mã SKU và theo thứ tự logic (như alphabet hoặc theo danh mục) giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm hàng trong thời gian ngắn nhất.

Ở mỗi đầu kệ, bạn cần đặt chỉ dẫn rõ ràng. Nếu kho nhỏ hoặc số lượng hàng nhiều, có thể sắp xếp các SKU theo hàng dọc trên kệ. Ví dụ, một kệ có thể chứa 5 mã SKU khác nhau, nhưng phải được sắp xếp sao cho có thể nhìn thấy nhãn của cả 5 mã SKU khi đứng từ phía trước.

Khoanh vùng khu vực và Lên sơ đồ kho

Nguyên tắc thứ hai là khoanh vùng (zoning) và lập sơ đồ kho hoàn chỉnh. Nhiệm vụ của thủ kho là lập sơ đồ và sắp xếp hàng hóa cẩn thận theo sơ đồ đó. Trong quá trình nhập xuất, thủ kho phải cập nhật vị trí hàng hóa (nếu có thay đổi) vào sơ đồ hoặc hệ thống để tránh nhầm lẫn. Việc lập sơ đồ kho chi tiết và dán trực tiếp tại cửa ra vào giúp mọi nhân viên (kể cả nhân viên mới) tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa nhanh chóng.

Khoanh vùng là phương pháp hiệu quả để nhận biết các khu vực. Bạn có thể dùng chữ cái (Khu A, Khu B) để đánh dấu các dãy kệ, và chia nhỏ bằng số (Kệ A1, A2, Tầng A1.1, A1.2...). Đồng thời, dựa vào đặc điểm hàng hóa, bạn có thể phân chia khu vực theo loại hàng (ví dụ: hàng dễ vỡ, thực phẩm, hàng có hạn sử dụng ngắn, hàng giá trị cao).

Áp dụng Nguyên tắc xếp hàng phù hợp (FIFO, FEFO)

Việc sắp xếp kho hợp lý không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm kê mà còn tăng tốc độ xuất nhập. Ngoài việc sắp xếp theo mã SKU, bạn phải chú ý đến hạn sử dụng và cách bảo quản.

Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng (thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm), bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc lưu trữ:

• FIFO (First In, First Out): Nhập trước – Xuất trước. Hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Điều này giúp quay vòng tồn kho và tránh hàng cũ bị lỗi thời (ví dụ: áp dụng cho thời trang).
• FEFO (First Expired, First Out): Hết hạn trước – Xuất trước. Hàng hóa nào có ngày hết hạn (Expiry Date) gần nhất sẽ được ưu tiên xuất ra trước, bất kể nó được nhập vào kho khi nào. Đây là nguyên tắc bắt buộc cho ngành F&B, dược phẩm.
• LIFO (Last In, First Out): Nhập sau – Xuất trước. Ít phổ biến hơn, thường dùng cho các vật liệu không bị hư hỏng, lỗi thời (ví dụ: vật liệu xây dựng như cát, đá).

Sử dụng Kệ kho hàng phù hợp

Nguyên tắc thứ tư là chọn và sử dụng các loại kệ lưu trữ phù hợp, bởi chúng đóng vai trò then chốt trong việc bảo quản hàng hóa và tối ưu không gian.

Có nhiều loại kệ kho hàng trên thị trường. Các yếu tố cần xem xét khi chọn kệ bao gồm: diện tích nhà kho, kích thước và trọng lượng hàng hóa, phương pháp xuất nhập (dùng tay hay xe nâng), và nhu cầu lưu thông trong kho.

Các mẫu kệ kho thường được chia theo tải trọng:

• Giá kệ tải trọng nặng (trên 500kg/tầng): Dùng cho kho tổng, hàng cồng kềnh (ví dụ: Kệ Selective, Drive-In, Double Deep).
• Giá kệ tải trọng trung bình (200 – 500 kg/tầng): Phổ biến cho kho bán lẻ, chứa các thùng hàng.
• Giá kệ tải trọng nhẹ (dưới 100-150kg/tầng): Thường dùng để lưu trữ hàng hóa nhỏ, lẻ, hoặc trưng bày.

Lắp đặt Biển chỉ dẫn rõ ràng

Để tạo ra một không gian lưu trữ khoa học và tiết kiệm thời gian, điều quan trọng là phải có các hướng dẫn và bản đồ được thống nhất bằng ký tự và mũi tên (như đã đề cập ở Nguyên tắc 2).

Sử dụng biển chỉ dẫn vị trí (ghi rõ Khu, Kệ, Tầng) và dán nhãn sản phẩm (SKU) lên các kệ hàng tạo ra một không gian gọn gàng. Việc này giúp nhân viên (đặc biệt là nhân viên mới) không chỉ dễ dàng tìm kiếm hàng hóa mà còn có thể làm việc hiệu quả hơn, bao gồm cả việc cất hàng mới (put-away) vào đúng vị trí.

Tổng kết

Việc xây dựng và duy trì một hệ thống vận hành kho hàng bài bản là yếu tố sống còn đối với các cửa hàng bán lẻ. Bằng cách áp dụng các bước của quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ, từ nhập hàng, lưu kho khoa học đến báo cáo chi tiết, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác lượng tồn kho, giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa dòng vốn.

Để thực hiện các bước này một cách linh hoạt và chính xác hơn, việc sử dụng các công cụ công nghệ là điều tất yếu. Các giải pháp như phần mềm quản lý kho của PosApp giúp tự động hóa các nghiệp vụ phức tạp, đồng bộ dữ liệu kho hàng với hoạt động bán hàng theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Quy trình Quản lý kho

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là một hệ thống các bước nghiệp vụ được tiêu chuẩn hóa, mô tả chi tiết cách thức tổ chức và thực hiện các hoạt động hàng ngày trong kho hàng (từ nhập, lưu trữ, đến xuất bán). Mục tiêu là đảm bảo mọi hoạt động diễn ra chính xác, có hệ thống và hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí.

Tại sao cửa hàng bán lẻ cần quy trình quản lý kho chuẩn?

Cửa hàng bán lẻ cần một quy trình chuẩn để giải quyết các thách thức đặc thù: hàng hóa đa dạng (nhiều SKU), tốc độ luân chuyển nhanh, và nhu cầu khách hàng biến động. Một quy trình rõ ràng giúp đảm bảo tính chính xác của tồn kho, tránh tình trạng "hết hàng ảo" (hệ thống báo còn nhưng kho không có) hoặc "tồn kho chết" (hàng còn nhưng không bán được), từ đó tối ưu hóa vốn và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Làm thế nào để giảm sai sót khi kiểm kê kho?

Để giảm sai sót khi kiểm kê, giải pháp tốt nhất là sử dụng công nghệ. Thay vì đếm thủ công và ghi sổ, hãy dùng phần mềm quản lý kho có hỗ trợ mã vạch (barcode/QR code). Nhân viên chỉ cần dùng máy quét để kiểm đếm. Hơn nữa, cần thực hiện kiểm kê định kỳ (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng tháng) thay vì đợi đến cuối năm, và sắp xếp kho hàng ngăn nắp để việc kiểm đếm dễ dàng hơn.

Mã SKU là gì và vai trò của nó trong quản lý kho?

Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một mã định danh duy nhất (thường gồm cả chữ và số) do cửa hàng tự tạo ra để phân loại hàng hóa ở mức độ chi tiết nhất. Ví dụ, một chiếc "Áo sơ mi, màu Xanh, size L" sẽ có một mã SKU riêng. Vai trò của SKU là giúp hệ thống (phần mềm) và nhân viên kho nhận diện chính xác tuyệt đối từng loại sản phẩm, hỗ trợ toàn bộ quy trình từ lưu kho, nhặt hàng (picking) đến kiểm kê.