Để kinh doanh quán cà phê thành công, việc lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu hoá quy trình quản lý quán cà phê. Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý cho quán cà phê:
Các tính năng cơ bản của phần mềm
Quản lý thực đơn: cho phép thêm, sửa, xoá các món đồ uống và thức ăn. Lưu trữ hình ảnh minh hoạ và mô tả chi tiết từng món.
Quản lý đơn hàng: ghi nhận đơn hàng từ khách, in hoá đơn, thanh toán và báo cáo doanh thu.
Quản lý kho hàng: theo dõi số lượng nguyên liệu, thực phẩm trong kho và tự động cảnh báo khi hết hàng.
Quản lý nhân viên: phân quyền cho từng nhân viên, ghi nhận ca làm việc và tính lương.
Báo cáo thống kê: doanh thu theo ngày/tháng/năm, báo cáo tồn kho, báo cáo nhân sự,....
Tính linh hoạt và khả năng tùy biến
Mỗi quán cà phê lại có những đặc thù riêng nên cần chọn phần mềm có thể tùy biến linh hoạt. Các tính năng có thể tùy chỉnh:
Thiết kế giao diện và menu phù hợp với thương hiệu
Thêm các trường dữ liệu riêng cho nhân viên, khách hàng
Tích hợp với website và mã QR riêng
Cài đặt quy trình xử lý đơn hàng, in hóa đơn linh hoạt
Xuất báo cáo ra nhiều định dạng: PDF, Excel, biểu đồ,...
Khả năng kết nối với thiết bị ngoại vi
Một số thiết bị cần kết nối với phần mềm quản lý bao gồm:
Máy tính tiền: đồng bộ hoá đơn hàng và cập nhật doanh thu.
Máy in hóa đơn: in đơn đặt hàng và hóa đơn chi tiết.
Thiết bị chấm công: đồng bộ ca làm việc của nhân viên.
Camera: giám sát hoạt động của quán.
Chọn phần mềm có thể kết nối với các thiết bị trên sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu và tối ưu quy trình.
Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật
So sánh chi phí ban đầu và chi phí nâng cấp, bảo trì hàng năm.
Đánh giá uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp phần mềm.
Kiểm tra chế độ hỗ trợ kỹ thuật: thời gian hỗ trợ, cách thức liên hệ hỗ trợ.
Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, chi phí phải chăng, tránh mất thời gian và chi phí không đáng có.
Một số lời khuyên hữu ích khi chọn phần mềm quản lý quán cà phê
Ưu tiên các phần mềm đám mây, cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận hành.
Chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho nhân viên.
Đảm bảo phần mềm tuân thủ luật về hóa đơn điện tử.
So sánh đánh giá của nhiều khách hàng trước khi quyết định.
Dùng thử phần mềm trước khi mua để đánh giá trải nghiệm thực tế.
Một số phần mềm quản lý quán cà phê phổ biến hiện nay
Phần mềm quản lý Posapp
Giao diện đơn giản - thân thiện - dễ sử dụng
Dữ liệu đồng bộ giữa các thiết bị
Bất kể cửa hàng có kết nối mạng Internet hay không, phần mềm vẫn bán hàng bình thường.
Quản lý nhân viên chặt chẽ thông qua hệ thống phân quyền nhân viên
Phần mềm MISA
Ưu điểm:
Giao diện đẹp, thân thiện, dễ sử dụng.
Tích hợp đầy đủ tính năng cơ bản và nâng cao.
Hỗ trợ kết nối nhiều thiết bị ngoại vi.
Chi phí phần mềm và dịch vụ hợp lý.
Nhược điểm: Chưa có phiên bản di động tiện lợi.
Phần mềm Cloudfone Cafe
Ưu điểm:
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Có ứng dụng di động thuận tiện.
Chi phí thấp, phù hợp quán nhỏ.
Nhược điểm:
Chức năng có hạn chế.
Ít tùy biến và kết nối với thiết bị ngoại vi.
Phần mềm quản lý quán cà phê POS365
Ưu điểm:
Thiết kế giao diện đẹp mắt, hiện đại.
Tính năng quản lý đa dạng, thông minh.
Hỗ trợ tốt khách hàng.
Nhược điểm:
Chi phí cao hơn so với các phần mềm khác.
Ngoài ra còn một số lựa chọn phần mềm khác như Kiotviet.vn, Tanca.io, Chủ quán cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Có cách lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp sẽ giúp quán của bạn hoạt động hiệu quả và tăng lợi nhuận. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, chủ quán nên lựa chọn phần mềm có đủ các tính năng cần thiết, dễ sử dụng, chi phí hợp lý. Đầu tư một phần mềm quản lý tốt sẽ mang lại giá trị gấp nhiều lần chi phí bỏ ra ban đầu. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi PosApp.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN