Cách xử lý các sự cố hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có không ít trường hợp sự cố ngoài ý muốn xảy ra dẫn đến việc doanh nghiệp, cá nhân không thể xuất hóa đơn thuận lợi. Vậy, những sự cố hóa đơn điện tử bạn có thể gặp là gì và cách xử lý các sự cố hóa đơn điện tử như thế nào? Theo dõi bài viết dưới đây, PosApp sẽ giải đáp những thắc mắc này của bạn.

Một số sự cố thường gặp khi lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 123 và Nghị định 78

Dưới đây là một số sự cố khi lập hóa đơn điện tử bạn có thể gặp, PosApp sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục ở từng trường hợp:

Trường hợp 1: Cơ quan thuế cấp mã những hóa đơn điện tử vẫn lỗi

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần xử lý như sau:

  • + Liên hệ với cơ quan thuế 
  • + Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố

 Trong thời gian xử lý sự cố, bạn có thể yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

→Trường hợp này, các bạn cần liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn hỗ trợ. Nếu trong thời gian sự cố chưa được khắc phục, bạn hãy đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hệ thống của Cơ quan thuế gặp lỗi

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố thì:

  • + Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng(  Cơ quan thuế sẽ có hệ thống dự phòng để cấp mã).
  • + Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. 
  • + Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Ngoài ra, trường hợp trong thời gian dài chưa khắc phục được sự cố thì cơ quan thuế sẽ có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. 

Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục thì:

  •  + Cơ quan thuế sẽ thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế.
  •  + Tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

→ Nếu trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố thì cơ quan thuế sẽ có hệ thống dự phòng để cấp mã hoặc lựa chọn một số nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn cho doanh nghiệp. 

Nếu vẫn không thể cấp mã cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp các bạn có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để sử dụng trong thời gian này, nhưng các bạn phải chú ý sau khi đã khắc phục được sự cố thì phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho cơ quan thuế.

Xem Thêm:  Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Trường hợp 3: Cơ sở hạ tầng bên cung cấp dịch vụ HĐĐT gặp lỗi

Căn cứ pháp lý: Khoản 3, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.Nội dung quy định: Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm:

  • + Thông báo cho người bán (doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử) được biết.
  • + Phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. 

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố và có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

→ Nếu trường hợp trong quá trình sử dụng mà có lỗi do hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho các bạn sẽ phải có trách nhiệm thông báo để doanh nghiệp các bạn biết và phối hợp cùng cơ quan thuế hỗ trợ kịp thời.

Trường hợp 4: Cổng thông tin Tổng cục thuế gặp sự cố nên chưa tiếp nhận HĐĐT không mã

Căn cứ pháp lý: Khoản 4, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nội dung quy định: Trường hợp cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã thì:

+ Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

+ Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường thì:

+ Tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. 

+ Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

→ Như vậy, nếu trường hợp doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà được Tổng cục Thuế thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về trường hợp “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã” thì đơn  vị yên tâm sử dụng hóa đơn bình thường.

Việc xử lý sự cố sẽ do nhà cung cấp hóa đơn cho đơn vị phối hợp thực hiện với cơ quan thuế. Và trong trường hợp này nếu làm gián đoạn dẫn đến việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho Tổng cục Thuế thì không được xác định là hành vi quên gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để được cấp mã và không bị xử phạt theo quy định.

Một số lỗi khác doanh nghiệp thường gặp và cách xử lý các sự cố hóa đơn điện tử không được cấp mã

cách xử lí hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Lỗi đăng kí mẫu 01/ĐKTĐ- HĐĐT lên cơ quan thuế

  • - Doanh nghiệp chọn sai hình thức hóa đơn: trường hợp này xảy ra khi các bạn lựa chọn hóa đơn không mã trong khi doanh nghiệp thuộc diện phải đối tượng phải sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
  • - Doanh nghiệp chọn vào đối tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền: Theo quy định ở Điều 14 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định chỉ một số ít đơn vị được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền, còn lại các doanh nghiệp đều phải trả tiền cho các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • - Doanh nghiệp sau khi lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nhưng không thể nộp cho cơ quan thuế: trường hợp này xảy ra do chưa cập nhật phiên bản mới của phần mềm hóa đơn điện tử với các chức năng đáp ứng quy định của Nghị Định 123/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện cập nhật hoặc liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
  • - Doanh nghiệp chưa biết cách tra cứu hóa đơn điện tử chuyển đổi: Khi cần tra cứu hóa đơn điện tử, các bạn truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn mục cần tra cứu và điền các thông tin theo yêu cầu.

Trường hợp 2: Lỗi khi sử dụng hóa đơn có mã

Cơ quan thuế từ chối cấp mã do sai định dạng: Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ gửi đến cơ quan thuế, trường hợp này bị từ chối do dữ liệu có ký tự đặc biệt; nhập nhiều địa chỉ email người nhận; địa chỉ email người nhận quá 50 ký tự; địa chỉ email có dấu cách; sai định dạng mã số thuế,... Để xử lý các hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, bạn hãy xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất.

Lỗi hóa đơn chậm nhận được mã: đây là trường hợp mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, một trong những nguyên nhân chính là hệ thống cơ quan Thuế quá tải do nhận được số lượng lớn dữ liệu hóa đơn từ doanh nghiệp. Trường hợp này hóa đơn có thể được cấp mã sau vài giờ hoặc chậm hơn.

Lỗi hóa đơn điện tử hiển thị sai định dạng: hiển thị sai thông tin, mất thông tin,..: trường hợp này các bạn cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ.

Xem Thêm:  Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử - doanh nghiệp cần lưu ý

Bên trên là cách xử lý các sự cố hóa đơn điện tử mà bạn có thể gặp phải khi xuất hóa đơn điện tử và cách khắc phục. PosApp hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho các bạn trong quá trình kinh doanh.

PosApp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thiết lập từ máy tính tiền

Bạn đang tìm kiếm giải pháp sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách, hợp pháp? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất

Xem thêm

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!