PosApp > Giải pháp hóa đơn điện tử > Những sai lầm khiến hộ kinh doanh chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại

Những sai lầm khiến hộ kinh doanh chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại

Hóa đơn điện tử mới được nhà nước ta áp dụng triển khai gần đây nên việc xuất hiện nhiều sai sót trong quá trình chuyển đổi là điều không thể tránh khỏi. Hãy cùng PosApp tìm hiểu về những sai lầm khiến hộ kinh doanh chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại qua bài viết sau đây!

Mục lục bài viết

1/ Hộ kinh doanh chưa nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử

Để tránh các hệ quả từ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thất bại, các hộ kinh doanh phải luôn bám sát các văn bản Pháp luật của Chính phủ, các hộ kinh doanh cần cập nhật thường xuyên và nắm vững các quy định.

Tại sao cần nắm vững quy định về hóa đơn điện tử?

Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu hộ kinh doanh không nắm vững các quy định và chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:

- Hộ kinh doanh thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

- Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến hộ kinh doanh chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.

- Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

Những điều về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nhất định không được bỏ sót

- Hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản hóa đơn điện tử trên trang web của Cục Thuế.

- Hộ kinh doanh cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Cục Thuế cấp phép và ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm.

- Hộ kinh doanh cần cập nhật đầy đủ thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email, và thông tin về sản phẩm/dịch vụ.

- Hộ kinh doanh cần in và lưu giữ hóa đơn điện tử trong vòng 5 năm kể từ ngày phát hành.

- Hộ kinh doanh cần đảm bảo tính chính xác của hóa đơn điện tử, đặc biệt là số tiền thanh toán và các thông tin khác.

- Hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý của hoạt động kinh doanh.

- Hộ kinh doanh cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin hóa đơn điện tử và tránh việc lộ thông tin cá nhân của khách hàng.

- Hộ kinh doanh cần đào tạo nhân viên về việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn điện tử một cách chuyên nghiệp.

Những lưu ý trên giúp hộ kinh doanh thực hiện triển khai hóa đơn điện tử một cách chính xác và đáp ứng yêu cầu pháp lý, từ đó giúp tính chuyên nghiệp của hoạt động kinh doanh được thể hiện rõ ràng hơn.

Xem thêm: 21 Điều hộ kinh doanh cần nắm rõ về hoá đơn điện tử

2/ Chưa đáp ứng cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng chính là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của hộ kinh doanh. Mỗi hộ kinh doanh đều sẽ có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới lỗi không phát hành được hoá đơn điện tử:

- Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.

- Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.

- Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

3/ Còn xem nhẹ vấn đề bảo mật thông tin

Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này để dẫn đến chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại.

Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:

- Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính – Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.

- Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.

- Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.

- Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.

Xem thêm: Quy định về mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78

4/ Chọn sai nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Lựa chọn nhà cung cấp năng lực không cao

Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực không tốt có thể dẫn tới các hậu quả như:

- Nhà cung cấp không đảm bảo được về hệ thống kỹ thuật, thiết bị nên không lưu trữ được nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo mật, an toàn.

- Tốc độ triển khai hóa đơn điện tử chậm, không kịp thời hạn yêu cầu của Bộ Tài Chính hoặc triển khai gặp nhiều vấn đề sai sót.

- Nhà cung cấp ít kinh nghiệm triển khai dẫn tới không cân đối được hạ tầng của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

- Tốn nhiều chi phí do không được tư vấn kỹ càng, mất nhiều khoản để triển khai mà chất lượng không tương xứng với giá thành.

Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng không tốt

Trước hết, nhà cung cấp phải đảm bảo đem đến cho doanh nghiệp phần mềm hợp pháp, đã được Tổng Cục Thuế thẩm định cả về nội dung và hình thức. Việc lựa chọn phần mềm không có sự tìm hiểu, cân nhắc kỹ càng sẽ dẫn tới những khó khăn khó khắc phục sau này:

- Phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng đủ các nghiệp vụ, không có đủ các tính năng kế toán cần dùng.

- Giao diện quá phức tạp, khó sử dụng và không thân thiện với người dùng, tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ cơ bản.

- Phần mềm không tích hợp được với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,... dẫn tới dữ liệu không được đồng nhất, bất tiện cho kế toán, bộ phận quản lý khó kiểm soát dữ liệu liên quan giữa các khâu bán hàng và kế toán.

- Phần mềm không đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao dẫn tới rò rỉ thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

Chất lượng dịch vụ hỗ trợ kém

Dịch vụ hỗ trợ không tốt sẽ dễ khiến doanh nghiệp lúng túng và gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi sang phần mềm hóa đơn điện tử. Kế toán không được hướng dẫn cụ thể, kỹ càng sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo.

Đặc biệt là trong quá trình sử dụng, nếu đơn vị không có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, không kịp thời hỗ trợ các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn tới làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, những sai lầm khi chọn đơn vị cung cấp không có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ dẫn tới những hậu quả làm ảnh hưởng đến tính ổn định quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có giá rẻ nhất

“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề về sau.

Top10+ đơn vị cấp hoá đơn điện tử uy tín, hiệu quả, giá tốt

5/ PosApp - Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín

PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý và các thiết bị bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,... uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Kể từ đó, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78 và Nghị Định 123, PosApp đã nhanh chóng hợp tác với nhiều đối tác hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam như SInvoice - Viettel, MeInvoice - Misa, SInvoice - Viettel, VInvoice - Megabiz, EInvoice Thái Sơn, BKAV eHOADON, MInvoice, FPT.eINVOICE, VNPT-Invoice, MeInvoice - Misa, MobiPhone Invoice,... hỗ trợ khách hàng tích hợp hóa đơn điện tử sớm nhất.

Lợi ích khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp:

• Đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý theo Thông Tư 78 và Nghị Định 123 về hóa đơn điện tử

• Thao tác phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp dễ dàng, cho phép chủ quán đối soát và kiểm tra lại hóa đơn điện tử đã phát

• Linh hoạt trong việc xuất hóa đơn trực tiếp hoặc xuất hóa đơn điện tử sau đó

• Hỗ trợ điều chỉnh, sửa đổi thông tin đối hóa hóa đơn có sai sót

• Dễ dàng xuất hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng phần mềm PosApp

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận hành hóa đơn

Liên hệ ngay với chúng tôi!

• Hotline : 1900 3016

• Messenger: m.me/posapp.vn

• Website: https://posapp.vn/

Xem demo trực tiếp tại:

• HCM: Lầu 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình

• Hà Nội: Tầng 4, 174 đường Láng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa

Trên đây là những thông tin khiến hộ kinh doanh chuyển đổi hoá đơn điện tử thất bại mà PosApp tổng hợp được. PosApp hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn trong thời gian tới. Chúc các bạn thành công!

LIÊN HỆ POSAPP NGAY ĐỂ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ!

Nhận tư vấn!