Hóa đơn điện tử là gì? 21 Điều hộ kinh doanh cần nắm rõ

Sau một thời gian thí điểm và áp dụng hóa đơn điện tử tại một số tỉnh, thành phố theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ta có thể thấy, HĐĐT đang là đề tài cực kỳ “hot” và vô cùng quan trọng buộc các nhà kinh doanh cần tìm hiểu và nắm bắt lần.

Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hộ kinh doanh cần biết những thông tin nào khi áp dụng HĐĐT? PosApp sẽ hỗ trợ giải đáp tất cả thắc mắc của bạn trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Mục lục bài viết

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

1.1/ Khái niệm HĐĐT

hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice) là hình thức hóa đơn sử dụng trên các nền tảng điện tử. Loại hóa đơn này đã và đang được sử dụng tại các quốc gia phát triển từ rất lâu.

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển từ hóa đơn giấy sang HĐĐT nhằm tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn hơn. Tuy nhiên vẫn còn một số doanh nghiệp chưa nắm rõ các lợi ích mà HĐĐT đem lại nên vẫn e ngại khi ứng dụng.

Theo Điều 3, Thông tư 32 hóa đơn điện tử được định nghĩa:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

1.2/ Phân loại HĐĐT

Hóa đơn giấy bao gồm những loại nào thì HĐĐT cũng gồm những loại tương tự. Căn cứ theo Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ/CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương thức trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
  • Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT

1.3/ Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khi sử dụng HĐĐT cần đảm bảo một số nguyên tắc xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mối số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Ngoài ra, các loại hóa đơn được phát hành dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nó đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

  • • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  • • Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • • Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. 

1.4/ HĐĐT gồm những nội dung nào?

Hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các nội dung sau:

  • • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thử tự trên hóa đơn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
  • • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế).
  • • Tên hàng hóa, dịch vụ: đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • • Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

1.5/ Ưu điểm của hóa đơn điện tử

hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cấp thiết và đáp ứng được nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý giấy tờ doanh nghiệp.

Từ khi Chính phủ ra quyết định bắt buộc sử dụng HĐĐT quy trình sử dụng và lưu trữ thông tin tại các doanh nghiệp, hộ kinh doanh được tối ưu hơn. Cụ thể, một số ưu điểm của HĐĐT có thể kể đến như:

  • Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng mà không cần phải in ra hoặc viết tay. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí in ấn, chuyển phát hóa đơn.
  • Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn: Khi xuất hành hóa đơn giấy, kế toán phải gửi cho khách hàng thông qua đường bưu điện. Phải mất vài ngày khách hàng mới có thể nhận được hóa đơn của mình. Còn với HĐĐT, người mua sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn ngay sau khi gửi.
  • Không còn nỗi lo bị thất lạc: Khi gửi hóa đơn giấy qua đường bưu điện, nỗi lo thất lạc hóa đơn có thể xảy ra với tỉ lệ khá cao. Trong khi đó, HĐĐT có thể lưu trữ ngay trên thiết bị máy tính, thiết bị di động, lưu hành nội bộ giữa người mua, người bán và Cơ quan Thuế, tiện lợi trong việc truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin khách hàng.
  • Độ chính xác, an toàn, bảo mật cao: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế nên không thể làm giả. Đáng chú ý hơn, HĐĐT có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…
  • Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng: Có nhiều cách để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng như quá tin nhắn SMS, qua email…

2/ Giải đáp thắc mắc về Hóa đơn điện tử

2.1/ Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

thời gian

Theo quy định về HĐĐT Điều 59 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 nêu rõ:

“Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Theo đó, thời gian bắt buộc sử dụng HĐĐT tại Việt Nam là từ ngày 01/07/2022 trừ một số trường hợp đặc biệt được nêu rõ tại Nghị định 123.

2.2/ Mã xác thực hóa đơn điện tử là gì? Ai cấp?

Trên thị trường hiện nay lưu hành hai loại hóa đơn điện tử đồng thời bao gồm: HĐĐT (theo Thông tư 23/2011/TT-BTC) và HĐĐT có mã xác thực (theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC). Các doanh nghiệp cần hiểu rõ HĐĐT có mã xác thực là gì để sử dụng chính xác loại HĐĐT.

Mã xác thực trên HĐĐT là mã được cơ quan Thuế cấp kèm theo số hóa đơn xác thực qua hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại HĐĐT này.

2.3/ Các hộ kinh doanh muốn tạo HĐĐT cần đáp ứng điều kiện gì?

hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Để có thể tạo và phát hành HĐĐT, các hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện theo quy định Thông tư 32/2011/TT-BTC sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2.4/ Các tổ chức trung gian muốn cung cấp HĐĐT cần điều kiện gì?

Theo quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC Các tổ chức trung gian muốn cung cấp HĐĐT cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • • Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng. nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • • Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử. đảm bảo HĐĐT được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
  • • Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
  • • Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
  • • Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
  • • Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
  • • Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
  • • Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

2.5/ Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải hoàn thành các bước theo thủ tục đăng ký HĐĐT bao gồm: 

  • • Quyết định áp dụng HĐĐT
  • • Khởi tạo mẫu HĐĐT 
  • • Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Trước khi gửi hồ sơ, chủ hộ kinh doanh nên liên hệ trước với cán bộ Thuế quản lý để hỏi về hình thức gửi hồ sơ.

Nếu sau 2 ngày gửi thông báo mà không có phản hồi từ Cơ quan Thuế, doanh nghiệp có thể được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

2.6/ HĐĐT có khái niệm "liên"?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm về “liên”. Vì được gửi trực tiếp trên nền tảng điện tử, bên phát hành hóa đơn, bên nhận hóa đơn và Cơ quan Thuế cùng khai thác dữ liệu trên cùng 1 bản HĐĐT duy nhất.

2.7/ Hộ kinh doanh nhận hóa đơn điện tử theo hình thức nào?

Không cần gửi bưu điện phức tạp như hóa đơn giấy, HĐĐT có thể nhận trực tiếp thông qua các hình thức sau:

  • • Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền thống thỏa thuận giữa hai bên như qua Email. SMS…
  • • Gửi qua hệ thống trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử.

2.8/ Chữ ký điện tử là gì? Chứng từ là gì?

Chữ ký số

Chữ ký số điện tử là thông tin đi kèm các dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) để xác định chủ của dữ liệu đó, có thể hiểu một cách đơn giản, chữ ký số điện tử là con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn điện tử, chữ kỹ điện tử giúp xác thực HĐĐT đó là của doanh nghiệp phát hành. Vậy chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Chữ ký số được sử dụng để ký trên HĐĐT với các mục đích:

  • • Chống từ chối bởi người ký
  • • Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ, truyền nhận.

Chứng từ số là một dạng chứng từ điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chứng từ số có thể được xem là một dạng “chứng minh thư” sử dụng trong môi trường điện tử để xác nhận danh tính của người ký tên.

Chứng từ số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, tổ chức và gắn định danh của đối tượng đó với một khóa công khai (public key) theo chuẩn X.509, được cấp bởi những tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng từ số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực.

2.9/ Người mua cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

Đối với các khách hàng là khách hàng cá nhân nếu không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được.

Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế: Nếu tổ chức cung cấp được các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu… thì không cần phải có chữ ký điện tử của người mua (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với các đơn hàng mà sản phẩm là các mặt hàng như điện, nước, viễn thông thì không cần thiết phải có chữ ký của người mua và người bán, hóa đơn vẫn có tính pháp lý và được Cơ quan Thuế chấp nhận.

Bên cạnh đó còn có một số trường hợp đặc biệt khác mà người bán có thể xin phép Cơ quan Thuế chấp nhận cho người mua không cần phải có chữ ký số vào hóa đơn.

2.10/ Người mua cần kê khai thuế như thế nào sau khi nhận HĐĐT

Sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán, người mua có thể kê khai thuế bình thường như quy trình kê khai đối với hóa đơn giấy.

Ngoài ra, người mua có thể yêu cầu bên bán xuất HĐĐT đã được in ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ hạch toán hoặc giấy tờ cần thiết cho việc vận chuyển hàng trên đường.

2.11/ Hóa đơn điện tử xuất sai xử lý như thế nào?

hóa đơn điện tử sai

Đối với HĐĐT đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai thuế, cần thực hiện ngay khi xảy ra sai sót:

  • • Người mua và người bán cần thỏa thuận để xóa bỏ hóa đơn bị sai sót.
  • • Người bán thực hiện lập HĐĐT thay thế cho hóa đơn bị sai để gửi cho bên mua, trên hóa đơn này phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…
  • • Hóa đơn điện tử bị sai phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với HĐĐT đã phát hành và gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua đã kê khai thuế, cần thực hiện những điều sau khi phát hiện sai sót:

  • • Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ nội dung sai sót. Đồng thời bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế để điều chỉnh lỗi sai. HĐĐT phải được ghi rõ “điều chỉnh (nội dung) cho HĐĐT số…, ký hiệu…”
  • • Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, bên bán và bên mua sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

2.12/ Làm sao để chứng thực nguồn gốc hàng hóa khi gặp lực lượng chức năng?

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, khi được lực lượng chức năng yêu cầu xuất trình các giấy tờ để xác thực nguồn gốc hàng hóa, người bán cần in HĐĐT sang hóa đơn giấy và chỉ được chuyển đổi một lần.

Ngoài ra, hóa đơn chuyển đổi cần tuân thủ theo các nguyên tắc chuyển đổi theo quy định để được công nhận. 

2.13/ Lưu trữ hóa đơn điện tử như nào?

hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn giấy có thể xảy ra tình trạng hỏng, mất, cháy dẫn đến mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi. Còn đối với HĐĐT, việc lưu trữ được thực hiện ngay trên dữ liệu đồng bộ của thiết bị điện tử giúp cho việc lưu trữ  được dễ dàng hơn, tránh hỏng hóc tốt hơn.

Theo quy định của Cơ quan Thuế, hóa đơn sau khi khởi tạo cần được lưu trữ trong thời gian quy định của Luật Kế Toán, thường là trong vòng 10 năm. Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nêu rõ quy trình tiến hành lưu trữ HĐĐT như sau:

  • • Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
  • • Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung. gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật có khả năng lưu trữ (Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

Các HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải thỏa mãn các điều kiện sau:

  • • Nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
  • • Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung HĐĐT đó.
  • • HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

2.14/ Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp

Các chủ kinh doanh có thể tra cứu hóa đơn đỏ điện tử trên trang của Cơ quan Thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Các trường hợp sau đây có thể áp dụng tra cứu HĐĐT:

  • • TH1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
  • • TH2: Trước khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán doanh nghiệp. Người tra cứu cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Toàn bộ thông tin trên website này được tập hợp từ các thông tin, báo cáo của các đơn vị phát hành hóa đơn (người nộp thuế và Cơ quan Thuế) theo quy định theo Thông tư 153/2010/TT-BTC, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính và theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ. 

2.15/ Điều kiện hóa đơn điện tử được công nhận

Phần mềm hóa đơn điện tử

Để HĐĐT được công nhận và có hiệu lực pháp luật, cần đáp ứng các yêu cầu sau:

  • • Cần đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được xác lập ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, không kể những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
  • • Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2.16/ Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần đáp ứng những điều kiện sau:

  • • Phản ánh đúng và toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc.
  • • Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
  • • Có thời gian thực hiện chuyển đổi, chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển HĐĐT sang hóa đơn giấy.
  • • Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của bên bán.

2.17/ Các trường hợp hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022

áp dụng HĐĐT

Các trường hợp hộ kinh doanh áp dụng HĐĐT theo quy định Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/07/2022 bao gồm:

  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêHĐĐT theo từng lần phát sinh.

2.18/ Đối tượng chưa cần áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022

Các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài Chính từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, một số đối tượng vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của Cơ quan Thuế, cụ thể:

  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng HĐĐT và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế.

Hóa đơn giấy trong trường hợp này được sử dụng tối đa trong vòng 12 tháng, cụ thể:

  • • Tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/07/2022 đối với hộ, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022.
  • • Tối đa 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022.

2.19/ Có thể thêm logo hay thông tin cá nhân khác vào hóa đơn điện tử không?

Đối với logo và các thông tin cá nhân khác không bắt buộc trên HĐĐT, các hộ kinh doanh, cá nhân có thể thêm biểu tượng hoặc logo để thể hiện thương hiệu, nhãn hoặc hình ảnh cá nhân của người bán vào nội dung HĐĐT.

Những nội dung này được quy định căn cứ theo Khoản 15 Điều 10 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ như sau:

“Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.”

2.20/ 4 trường hợp nên ngưng sử dụng hóa đơn điện tử

tạm ngưng sử dụng hóa đơn điện tử

Các trường hợp sau đây các hộ kinh doanh, cá nhân phải ngưng sử dụng HĐĐT (cưỡng chế hóa đơn) theo quy định Khoản 1 Điều 16 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể cả HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã:

  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
  • • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

2.21/ Mức phạt cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh không áp dụng HĐĐT

Đối với hộ kinh doanh, kinh doanh cá thể không áp dụng HĐĐT và bị cơ quan chính quyền phát hiện có thể bị xử phạt theo Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Phạt tiền từ 02 - 05 triệu đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

Phạt tiền từ 05 - 08 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

  • • Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
  • • Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

Phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

  • • Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
  • • Không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi sau:

  • • Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
  • • Không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

3/ PosApp - Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

PosApp là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp, uy tín. Ngoài phần mềm HĐĐT, PosApp còn cung cấp thêm phần mềm quản lý bán hàng và các thiết bị bán hàng khác như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,...

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Kể từ đó,  PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Thông tin liên hệ hỗ trợ:

Trên đây là tất tần tật những điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử là gì, chứng từ là gì? Những điều này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tạo và phát hành HĐĐT theo đúng quy định hiện hành. 

PosApp mong rằng bạn có thể lựa chọn được đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín và phù hợp với việc kinh doanh của mình.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!