Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể

Chính phủ vừa ra quyết định về việc doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Nhưng trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể với cơ quan thuế theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Vậy thủ tục đăng ký bao gồm những gì? Làm thế nào để đăng ký HĐĐT? Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng đăng ký thành công.

1/ Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu rõ các điều kiện mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đáp ứng để được đăng ký hóa đơn điện tử và sử dụng khi bán hàng sản phẩm, dịch vụ:

• • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Xem thêm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý

2/ Thủ tục để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

2.1/ Thông tin doanh nghiệp cần có

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình mà Chính phủ đề ra. Trước khi chuẩn bị đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• • Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
• • Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• • Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
• • Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
• • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

2.2/ Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với cơ quan thuế

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể thì bước tiếp theo cần chuẩn bị hồ sơ cho việc đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như sau:

• • Thông tin phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32)
• • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
• • Hóa đơn điện tử mẫu (do các dịch vụ phân phối hóa đơn điện tử cung cấp)

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ:

• • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào một tệp dữ liệu với định dạng word (.doc).
• • Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Xem thêm: Hộ kinh doanh buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày nào?

3/ Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Cách đăng ký hóa đơn điện tử theo nghị định 123

Khi Cổng thông tin đăng ký hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chính thức được mở, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến các tổ chức, chủ kinh doanh cá thể thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần tiến hành các bước đăng ký theo quy trình sau đây:

Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo phụ lục IA Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và gửi đến cơ quan thuế.

Hướng dẫn lập Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

2. Tích chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
3. Tích chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.

4. Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

5. Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng. Bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

6. Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.

7. Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).

8. Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cá thể qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong vòng thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT thuộc phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong đó:

• • Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• • Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Khi doanh nghiệp gửi hồ sơ từ 2 – 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì mặc định doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, một số nội dung được quy định tại Nghị định 123 như kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123. Đồng thời, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

Mẫu tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử

Xm thêm: Hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

PosApp vừa chia sẻ hướng dẫn chi tiết các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Để đăng ký hóa đơn điện tử một cách nhanh nhất, bạn nên chuẩn bị trước những hồ sơ, giấy tờ cần thiết. Hy vọng rằng việc kinh doanh của bạn sẽ luôn thuận lợi và gặp nhiều may mắn.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp