Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Lưu ý khi sử dụng HĐĐT có mã

Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này. Cùng PosApp tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì nhé!

1/ Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế.

Đối với HĐĐT xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

Trong đó:

• - Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.
• - Số Hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Ngoài ra, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn. Người dùng có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc thiết bị điện tử có cài đặt phần mềm đọc mã vạch để đọc và kiểm tra thông tin có trên hóa đơn.

Với loại hóa đơn điện tử có mã xác nhận này thì tính bảo mật của nó là rất cao. Do đó, nếu muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn thì người dùng cũng phải có một tài khoản riêng được cấp bởi cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Như vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan Thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 21 Điều hộ kinh doanh cần nắm rõ

2/ Đơn vị nào sử dụng mẫu hóa đơn có mã xác thực?

Theo Điều 2, Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC quy định này áp dụng HĐĐT đối với:

• • Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
• • Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
• • Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

Xem thêm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý

3/ Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử xác thực

Điều kiện sử dụng HĐĐT xác thực cho các Doanh nghiệp tương đối đơn giản. Các Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo đáp ứng 3 yêu cầu sau:

• - Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• - Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• - Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Xem thêm: Tất tần tật thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

4/ Lợi ích hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Để hội nhập toàn diện và sâu rộng, việc sử dụng HĐĐT xác thực là yếu tố cần thiết cho Doanh nghiệp với lợi ích:

• • Tiết kiệm chi phí:

Cũng giống như Hóa đơn điện tử không có mã xác thực, HĐĐT xác thực giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí chuyển phát,…

HĐĐT xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• • Độ chính xác cao:

HĐĐT xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.

• • Tiết kiệm thời gian và nhân lực:

Sử dụng HĐĐT xác thực giúp Doanh nghiệp giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn… Khi sử dụng HĐĐT xác thực, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

• • Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Đối với HĐĐT xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

Với những thông tin trên về hóa đơn điện tử có mã xác thực, PosApp hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong việc xuất hóa đơn điện tử đúng và hợp pháp. Chúc các bạn kinh doanh thành công và làm tròn nghĩa vụ công dân!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp