Quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (2022)

Hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền (POS) kết nối dữ liệu với Cơ quan thuế được áp dụng đối với một số đối tượng kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ. Đây là một hình thức vô cùng hữu ích giúp người kinh doanh nhỏ lẻ thuận tiện trong việc xuất hóa đơn.

Vậy hóa đơn điện tử trên máy tính tiền được khởi tạo như thế nào? Có những nội dung gì trên HĐĐT đặc biệt này? Cùng PosApp tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1/ Lợi ích của HĐĐT được khởi tạo từ thiết bị POS

hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ hỗ trợ các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ như trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác dễ dàng suất hóa đơn mua bán hợp pháp cho khách hàng và vẫn đảm bảo tuân thủ luật pháp tại nghị định 123 và thông tư 78.

Ngoài ra với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền giúp đơn vị kinh doanh tiết kiệm chi phí về nhân lực và tiết kiệm thời gian xử lý, kiểm kê, tổng hợp hóa đơn.

Vậy để khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hộ kinh doanh, bán lẻ cần đáp ứng những điều kiện gì?

  • 1/ Đường truyền mạng, kết nối Internet ổn định
  • 2/ Trang bị trọn bộ thiết bị bán hàng gồm máy POS thu ngân, máy in hóa đơn và phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử

2/ Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc được quy định tại Điều 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

  • • Hóa đơn điện tử trên máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có những đặc điểm nhận dạng theo quy định
  • • Trên hóa đơn tính tiền này không yêu cầu có chữ ký số
  • • Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) đều được xem là những khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi cơ quan chính quyền xác định nghĩa vụ thuế của các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ.
  • • Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ kế toán để hoạch toán doanh thu và khai thuế giá trị gia tăng theo quy định.
  • • Trường hợp cơ sở kinh doanh có hành vi vi phạm không kết chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm tự in hóa đơn vào sổ kế toán để khai thuế (tức thiếu doanh thu để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về thuế. 

3/ Đối tượng áp dụng HĐĐT xuất từ POS

hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định các đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử từ máy bán hàng bao gồm các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh như:

  • • Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng
  • • Quán ăn, nhà hàng, khách sạn
  • • Bán lẻ thuốc tân dược
  • • Dịch vụ vui chơi giải trí
  • • Các dịch vụ khác,...

Lưu ý, các đối tượng trên có quyền lựa chọn sử dụng các loại hóa đơn điện tử sau đây:

  • • Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối dữ liệu với Cơ quan thuế
  • • Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế
  • • Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

4/ Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế cần chứa các nội dung sau:

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Chủ kinh doanh cần ghi chính xác tên, địa chỉ kinh doanh, mã số thuế theo đúng như trên các loại giấy tờ sau: Giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã,...
  • Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (thông tin gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế)
  • • Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán
  • Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế VAT, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng,...

  • • Thời điểm lập hóa đơn
  • Mã của cơ quan thuế (gồm số giao dịch là một chuỗi ký tự được Cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn).
  • Mã của Cơ quan thuế được cấp tự động theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS).

Như vậy có thể thấy hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đều có nội dung khá đơn giản hỗ trợ người kinh doanh dễ dàng xuất hóa đơn theo đúng quy trình. 

5/ Trách nhiệm của hộ kinh doanh, cá nhân

hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Tại Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử (POS) có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế phải có trách nhiệm:

  • • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  • • Lập hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền đúng theo quy định pháp luật 
  • • Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự do Cơ quan thuế cấp một cách liên tục và duy nhất khi lập hóa đơn điện tử trên máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
  • • Chuyển dữ liệu có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy Pos tính tiền ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử
  • • Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, không phải đăng ký trước số lượng phát hành. 
  • • Đối với các mô hình kinh doanh như nhà hàng, khách sạn, siêu thị và một số hàng hóa dịch vụ khác có sử dụng hệ thống máy tính tiền và phần mềm quản lý bán hàng thì cần thực hiện kết nối phần mềm với cơ quan thuế để gửi và cập nhật thông tin theo lộ trình triển khai của cơ quan thuế.

6/ Giải đáp thắc mắc


Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng khi nào?

Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng giải pháp và các quy định cụ thể về việc áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) và sẽ được cơ quan thuế triển khai trong thời gian tới.

Máy tính tiền có được xem là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp không?

Có. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,… và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Đối tượng nào cơ quan thuế yêu cầu phải áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền?
Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối tượng được lựa chọn áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Một doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả HĐĐT có mã và HĐĐT có mã từ máy tính tiền hay không? Trong trường hợp nào thì được sử dụng song song như vậy?
Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 điều này khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lặp.

Các đơn vị bán lẻ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Bà Tạ Thị Phương Lan, Phó Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, cá nhân, Tổng cục Thuế cho biết:

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền không phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền được sử dụng trên phần mềm hóa đơn đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu theo quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/09/2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, được đánh giá là mang lại rất nhiều lợi ích như: người kinh doanh tiết kiệm chi phí về nhân lực, thời gian để xử lý dữ liệu; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; chủ động trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế.

Theo quy định, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế thì phải có trách nhiệm xuất hóa đơn đối với mọi giao dịch hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần giao dịch. Người mua hàng có thể sử dụng hóa đơn này để tham gia dự thưởng chương trình hóa đơn may mắn của cơ quan thuế.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?
Nội dung trên thông báo phát hành hóa đơn gồm:
1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn
2. Mã số thuế
3. Địa chỉ
4. Điện thoại
5. Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…))
6. Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in)
7. Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in)
8. Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử)
9. Ngày lập Thông báo phát hành
10. Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Tôi có thể gửi Thông báo phát hành hóa đơn này đến cơ quan Thuế bằng cách nào?

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Cách thức thực hiện:
– Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;
– Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính;
– Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

Bước 3: Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ

Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế.

Trường hợp Thông báo phát hành hoá đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết.


Trên đây là một số quy định cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp chủ kinh doanh bán hàng đơn giản, hiệu quả hơn. PosApp mong những thông tin trên là hữu ích với bạn. Chúc hoạt động kinh doanh của bạn thật thành công!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!