Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền (POS) kết nối dữ liệu với Cơ quan thuế được áp dụng đối với một số đối tượng kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ. Đây là một hình thức vô cùng hữu ích giúp người kinh doanh nhỏ lẻ thuận tiện trong việc xuất hóa đơn.
Vậy hóa đơn điện tử trên máy tính tiền được khởi tạo như thế nào? Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không? Có những nội dung gì trên HĐĐT đặc biệt này? Cùng PosApp tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice) là hình thức hóa đơn sử dụng trên các nền tảng điện tử. Loại hóa đơn này đã và đang được sử dụng tại các quốc gia phát triển từ rất lâu.
Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển từ hóa đơn giấy sang HĐĐT nhằm tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn hơn. Tuy nhiên vẫn còn một số doanh nghiệp chưa nắm rõ các lợi ích mà HĐĐT đem lại nên vẫn e ngại khi ứng dụng.
Theo Điều 3, Thông tư 32 hóa đơn điện tử được định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Máy tính tiền là một thiết bị điện tử hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh, trong đó có tính năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Là thiết bị được kết nối máy tính tiền vơi cơ quan thuế. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.
Vậy hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì? Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Cơ sở pháp lý hoá đơn điện từ máy tính tiền được quy định Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: “Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022”.
Doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh khi triển khai nhanh chóng hoá đơn điện tử sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như:
Theo Nghị định 123/2020/NĐ – CP, cụ thể trong Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị định 123 có quy định: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ hỗ trợ các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ như trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác dễ dàng suất hóa đơn mua bán hợp pháp cho khách hàng và vẫn đảm bảo tuân thủ luật pháp tại nghị định 123 và thông tư 78.
Ngoài ra với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền giúp đơn vị kinh doanh tiết kiệm chi phí về nhân lực và tiết kiệm thời gian xử lý, kiểm kê, tổng hợp hóa đơn.
Vậy để khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hộ kinh doanh, bán lẻ cần đáp ứng những điều kiện gì?
Xem thêm: Chương trình hóa đơn may mắn – Xổ số HĐĐT trúng thưởng đến 50 triệu
Khi áp dụng xuất hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của việc này.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên nâng cấp phần mềm và đảm bảo tính ổn định của hệ thống để tránh sự cố và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc được quy định tại Điều 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định các đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử từ máy bán hàng bao gồm các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh như:
Liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không? Hiện nay, theo quy định của pháp luật Việt Nam, các doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền và có tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ từ 100 triệu trở lên trong năm phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc, mà doanh nghiệp có thể khởi tạo từ phần mềm quản lý bán hàng hoặc phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc kết nối máy tính tiền với phần mềm quản lý bán hàng hoặc phần mềm hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý hóa đơn, thông tin hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Lưu ý, các đối tượng trên có quyền lựa chọn sử dụng các loại hóa đơn điện tử sau đây:
Xem thêm: Cưỡng chế hóa đơn là gì? Hộ kinh doanh cần xử lý như nào?
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế cần chứa các nội dung sau:
Như vậy có thể thấy hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đều có nội dung khá đơn giản hỗ trợ người kinh doanh dễ dàng xuất hóa đơn theo đúng quy trình.
Tại Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử (POS) có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế phải có trách nhiệm:
8.1/ Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng khi nào?
Khi kinh doanh hoặc bán hàng, việc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là bắt buộc khi tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra trong năm đạt hoặc vượt qua mức giá trị 100 triệu đồng. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nếu muốn đăng ký sử dụng phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt. Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp cho việc quản lý hóa đơn và thu tiền trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí in ấn, phát hành và lưu trữ hóa đơn
8.2/ Máy tính tiền có được xem là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp không?
Máy tính tiền được xem là một trong các thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, để được áp dụng hóa đơn điện tử, máy tính tiền phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu kỹ thuật được quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, máy tính tiền phải được kết nối với phần mềm quản lý bán hàng và hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Nếu không đáp ứng các yêu cầu này, máy tính tiền không thể xuất hóa đơn điện tử và do đó không được xem là thiết bị hợp pháp để xuất hóa đơn điện tử.
8.3/ Đối tượng nào cơ quan thuế yêu cầu phải áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền?
Cơ quan thuế yêu cầu các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, giải trí, du lịch, khách sạn... phải áp dụng Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) kết nối với máy tính tiền để xuất hóa đơn đối với các giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ với khách hàng.
8.4/ Một doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả HĐĐT có mã và HĐĐT có mã từ máy tính tiền hay không? Trong trường hợp nào thì được sử dụng song song như vậy?
Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 điều này khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lặp.
8.5/ Các đơn vị bán lẻ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Bà Tạ Thị Phương Lan, Phó Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, cá nhân, Tổng cục Thuế cho biết:
"Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền không phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng."
Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền được sử dụng trên phần mềm hóa đơn đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu theo quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/09/2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, được đánh giá là mang lại rất nhiều lợi ích như: người kinh doanh tiết kiệm chi phí về nhân lực, thời gian để xử lý dữ liệu; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; chủ động trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế.
Theo quy định, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế thì phải có trách nhiệm xuất hóa đơn đối với mọi giao dịch hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần giao dịch. Người mua hàng có thể sử dụng hóa đơn này để tham gia dự thưởng chương trình hóa đơn may mắn của cơ quan thuế.
8.6/ Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?
Nội dung trên thông báo phát hành hóa đơn gồm:
Bạn có thể tham khảo các mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ trang chủ của Chi Cục Thuế hoặc trên các trang mạng miễn phí.
8.7/ Tôi có thể gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế bằng cách nào?
Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ
Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
Bước 3: Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ
Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế.
Trường hợp Thông báo phát hành hoá đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết.
Hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền PosApp là hợp pháp, hỗ trợ chủ quán ăn, nhà hàng, quán cafe, chủ siêu thị, táp hóa thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Lợi ích khi sử dụng giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp:
Trên đây là một số quy định cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp chủ kinh doanh bán hàng đơn giản, hiệu quả hơn. PosApp mong những thông tin trên là hữu ích với bạn. Chúc hoạt động kinh doanh của bạn thật thành công!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!
Xem thêm
• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN