Hướng dẫn từ A-Z cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử là một khái niệm còn khá mới lạ với nhiều người kinh doanh đặc biệt sau khi Nghị định 123 và Thông tư 78 được ban hành.

Trong những bài trước, PosApp đã giới thiệu cho bạn hóa đơn điện tử là gì? Hạn chót áp dụng hóa đơn điện tử là bao lâu? Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ tiếp tục giúp bạn giải đáp thắc mắc làm sao để tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng.

tra cứu hóa đơn điện tử

1/ Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

tra cứu hóa đơn điện tử

Thực tế người sử dụng hóa đơn cần tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh với những mục đích sau:

  • Kiểm tra thông tin trên hóa đơn đã xuất;
  • Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn;
  • Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn xác định đã được sử dụng hợp pháp hay chưa;
  • Xác định lại các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn sai sót có thể xảy ra với doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, sau khi tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng có thể dễ dàng xuất và tải file hóa đơn đã tra cứu về máy để lưu trữ cho việc sử dụng sau này.

Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, nói rõ về các loại hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Căn cứ theo Khoản 9 và Khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn bất hợp pháp được định nghĩa như sau:

Khoản 9: “Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.”

Khoản 10: “Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.”

Trong Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp như sau:

“1. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4 và Điều 6, 7, 8 thuộc Nghị định này;
+ Hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại Khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại Khoản 9, Khoản 10 Nghị định này.”

Như vậy, căn cứ theo các điều luật trên, doanh nghiệp có thể nhận biết ngay hóa đơn xác thực là thật hay không thông qua việc kiểm tra sơ bộ ngay các thông tin cơ bản của hóa đơn bằng dấu hiệu nhận biết.

Một hóa đơn xác thực thật sẽ tuân thủ 3 dấu hiệu sau: Có số hóa đơn xác thực (là dãy 15 chữ số); phải có mã xác thực (gồm dãy 64 ký tự); có mã QR code (mã hình vuông, thường nằm ở phía trên của hóa đơn).

Hiện nay, mức hình phạt cao nhất đối với việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ, bất hợp pháp lên đến 50 triệu đồng (50.000.000 đồng). Chính vì vậy, tra cứu hóa đơn điện tử là công việc cần thiết đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

2/ Cách tra cứu trên website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Cổng tra cứu hóa đơn điện tử

2.1/ Tra cứu hóa đơn không cần đăng nhập

Phương thức tra cứu này được áp dụng với doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Các bước tra cứu cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: Mã số thuế của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha.

Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.

Lưu ý: Khi nhập “Ký hiệu hóa đơn”, cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. Ví dụ: 1C21TTV → C21TTV.

2.2/ Tra cứu chi tiết hóa đơn điện tử sau khi đăng nhập tài khoản

Đối tượng có thể sử dụng phương thức tra cứu này là các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng sẽ được cấp tài khoản để truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Quy trình tra cứu gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

Bước 2: Click “Tra cứu” → “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng Thông tư 78 và Nghị định 123.

Để có thể xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm” → Click vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng như: Xem, In,  Xuất excel, Xuất XML.

3/ Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể truy cập đường link trực tiếp tại https://hotrohienthihddt.gdt.gov.vn/ để tra cứu file XML hóa đơn điện tử có sẵn của mình.

Tại màn hình hỗ trợ đọc file XML, người sử dụng nhấn nút “chọn file XML” để upload file từ folder đã lưu trữ. Kết quả trả về từ hệ thống sẽ hiển thị: nội dung hóa đơn, thông tin chữ ký số, thông tin đối tượng nộp thuế và thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử.

Với trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, cũng trên website https://hotrohienthihddt.gdt.gov.vn/, ta chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực”, sau đó chọn xác minh hóa đơn.

Cổng tra cứu hóa đơn điện tử

Sau khi nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu và nhấn nút “Tra cứu”, người dùng sẽ nhận được thông tin trạng thái của hóa đơn trên kết quả mà  trang web trả về.

Trường hợp 1: Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế

Kết quả xác thực hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý là hóa đơn có kết quả tra cứu trạng thái hóa đơn thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
  • Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.
  • Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.
  • Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.

Trường hợp 2: Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế

Kết quả xác thực hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý là hóa đơn có kết quả tra cứu trạng thái hóa đơn thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
  • Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/…
  • Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx.

Hóa đơn của bên mua thuộc một trong các trạng thái của trường hợp 2 là vì bên bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo các quy định hiện hành, trước khi bên bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn thì phải có biên bản thỏa thuận với bên mua. Nếu bên mua không được bên bán thông báo trước, bên mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.

Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại

Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như sau:

Cổng tra cứu hóa đơn điện tử

Với những cách tra cứu hóa đơn điện tử Thông tư 78 và Nghị định 123 như PosApp chia sẻ trong bài viết trên, bạn hoàn toàn có thể tự tra cứu hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và không còn sợ hóa đơn điện tử của mình mắc sai sót. Hy vọng những thông tin trên sẽ có ích đối với bạn. Chúc bạn luôn thành công trong bước đường kinh doanh của mình!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!