8 kinh nghiệm quản lý kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn

Trên thực tế việc kinh doanh nhỏ lẻ chỉ ổn đối với những chủ kinh doanh mong muốn có cuộc sống ổn định, tiền kiếm ra đủ ăn là được. Nhưng đối với những người có tham vọng lớn, kinh doanh nhỏ lẻ sẽ không đem lại cho họ lợi nhuận cao bởi chi phí đầu tư ban đầu khá đắt. Chính vì vậy nhằm gia tăng lợi nhuận và phát triển thương hiệu của mình, các chủ nhà hàng, quán ăn nên kinh doanh dạng chuỗi. 

Kinh doanh chuỗi nhà hàng đang trở thành một xu hướng mạnh mẽ trong ngành F&B. Hình thức này mang lại tiềm năng lợi nhuận khổng lồ, mở rộng thương hiệu và chiếm lĩnh thị phần. Tuy nhiên, để xây dựng chuỗi nhà hàng và quản lý nhà hàng theo chuỗi hiệu quả không hề đơn giản. Bài viết này, PosApp sẽ chia sẻ 8 kinh nghiệm quản lý chuỗi quán ăn, chuỗi nhà hàng xương máu, giúp bạn nắm vững bí quyết thành công trong lĩnh vực đầy cạnh tranh này.

1/ Cơ hội và thử thách khi kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn

Trước khi bắt tay vào kinh doanh chuỗi quán ăn hay nhà hàng, bạn cần hiểu rõ cả cơ hội và thách thức tiềm ẩn.

Tham khảo cơ hội và thử thách khi kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn

2/ Lưu ý khi kinh doanh chuỗi nhà hàng

2.1/ Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng và kiên trì theo đuổi

Đầu tiên, điều quan trọng trước khi bắt đầu mở rộng mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn của bạn thành chuỗi chính là xác định rõ mục tiêu kinh doanh chuỗi nhà hàng của bạn là gì? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn đưa ra những chiến lược, chiến thuật kinh doanh phù hợp, tránh trường hợp cứ kinh doanh mà không biết phải làm gì tiếp cũng như không đánh giá được hiệu quả kinh doanh một cách chính xác.

Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng và kiên trì theo đuổi

Một số yếu vấn đề mà bạn nên xác định rõ khi bắt đầu kinh doanh chuỗi nhà hàng của mình bao gồm:

• Định vị nhà hàng: Phục vụ đối tượng khách hàng nào? Lợi thế cạnh tranh của bạn là gì? Nhà hàng hướng tới phong cách nào? Điểm khác biệt gì khiến khách hàng nhớ đến bạn?
• Quy mô nhà hàng: Bạn dự định quy mô nhà hàng của mình như thế nào? Một cửa hàng phục vụ được tối đa bao nhiêu khách hàng? Nhà hàng có thêm những dịch vụ tiện ích gì?… Những thông tin này sẽ giúp bạn định hình được yêu cầu về diện tích nhà hàng, tìm địa điểm mặt bằng phù hợp cũng như bố trí mặt bằng sao cho phù hợp nhất.
• Chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, điểm hòa vốn: Doanh số mong muốn, mức doanh thu cần đạt được hàng tháng, dự kiến bao lâu có thể thu hồi vốn, khả năng tăng trưởng qua từng giai đoạn,… Đây là cơ sở để bạn đo lường hiệu quả kinh doanh cũng như có những sự điều chỉnh kế hoạch sau này.

Điều lưu ý khi xác lập các mục tiêu kinh doanh chuỗi nhà hàng là mục tiêu cần đảm bảo các yếu tố như rõ ràng, cụ thể, có phương pháp để đo lường, phù hợp với tình hình thực tế của thị trường cũng nguồn lực của chủ kinh doanh, có thời gian và lộ trình thực hiện cụ thể.

2.2/ Xây dựng thương hiệu của chuỗi quán ăn, nhà hàng

Tiến hành xây dựng thương hiệu cho chuỗi quán ăn, nhà hàng

Điều thứ hai để đạt được sự thành công khi kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn là bạn cần định hướng và phát triển thương hiệu của mình. Việc định hướng và phát triển thương hiệu đúng cách sẽ giúp nhà hàng của bạn:

• Tăng niềm tin với khách hàng, khách hàng sẽ yên tâm trải nghiệm chất lượng sản phẩm, dịch vụ tại nhà hàng.
• Tạo lợi thế khác biệt cho nhà hàng vì trên thị trường có vô vàng hàng quán, quán ăn lớn nhỏ mọc lên nên sức cạnh tranh trong ngành dịch vụ ăn uống này là rất lớn. 
• Gia tăng giá trị của nhà hàng thông qua giá trị thương hiệu, khẳng định vị thế của nhà hàng trên thị trường ngành F&B

Xem thêm: Tổng Hợp 25 Nhà Hàng Nhượng Quyền Thương Hiệu Tại Việt Nam

2.3/ Đồng bộ chất lượng giữa các chi nhánh

Để đồng bộ chất lượng giữa tất cả các chi nhánh, bạn cần lưu ý hai vấn đề là đồ ăn và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Về món ăn

Đồng bộ các món ăn

Có một điều dễ nhận thấy là chỉ cần một cửa hàng trong chuỗi nhà hàng bị khách hàng đánh giá không tốt, phản hồi tệ về chất lượng món ăn thì cả thương hiệu đều sẽ bị mang tiếng theo.

Để hạn chế rủi ro này, bạn cần đặt ra tiêu chuẩn đồ ăn đồng nhất tại tất cả các nhà hàng của mình. Tất cả các món ăn trong menu phải có một công thức chế biến như nhau. Đồng thời hằng tháng bạn cũng nên tổ chức một buổi đào tạo nhân viên bếp nhằm chuẩn hóa quy trình chế biến và vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm tại tất cả các cửa hàng. 

Trong trường hợp nhà hàng của bạn có một bếp trung tâm chuyên tẩm ướp gia vị cho tất cả các món ăn rồi chuyển giao đến từng chi nhánh với mục tiêu đồng nhất hương vị vì bạn cần đảm bảo quy trình vận chuyển không xuất hiện bất kỳ sai sót nào, nguyên liệu không bị thất thoát hay tráo đổi.

Về Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Nhằm đem đến cho khách hàng một trải nghiệm thân thuộc ngày càng thân thuộc thì việc chuẩn hóa quy trình phục vụ khách hàng là điều bạn không nên bỏ qua. Các yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào khách hàng đến quá trình order, tính tiền cho khách,... đều cần được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả các cửa hàng.

Nhưng làm sao để đảm bảo sự đồng nhất thì khá là phức tạp. Tuy nhiên không có nghĩa là không làm được, để kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm tại mỗi cửa hàng, bạn cần phải điều chỉnh lại hoạt động quản lý nhà hàng của mình.

Tạo một bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận để nhân viên theo đó mà làm. Một tháng đào tạo lại nhân viên về quy trình phục vụ khách hàng một lần để nhân viên nắm bắt lại quy trình làm việc. 

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn PosApp giúp quy trình quản lý bán hàng được tối ưu hơn. Sử dụng phần mềm PosApp, bạn không lo mọi hoạt động kinh doanh tại các cửa hàng khó quản lý. Mặc khác sử dụng phần mềm PosApp còn giúp bạn đồng nhất quy trình order, bán hàng tại mọi điểm bán. Từ đó tạo nên một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, đồng nhất tại mọi cửa hàng. 

2.4/ Thiết kế không gian theo chủ đề thống nhất 

Chuỗi nhà hàng Jollibee thiết kế không gian theo tông đỏ - đen đặc trưng của nhà hàng

Đồng bộ trong phong cách thiết kế là cách rõ ràng nhất giúp khách hàng dễ dàng nhận ra thương hiệu của bạn. Tùy vào diện tích mặt bằng lớn nhỏ khác nhau tại các chi nhánh mà bạn có thể tùy chọn cách bày trí nội thất khác nhau, miễn sao vẫn đảm bảo concept thương hiệu nhà hàng của bạn muốn hướng đến. Chẳng hạn như nhà hàng của bạn bán đồ ăn nhật bản thì tất cả các chi nhánh đều phải được trang trí theo đúng phong cách nhật bản.

Để đồng bộ phong cách thiết kế, bạn có thể sử dụng chung một loại nội thất, bàn ghế, sơn cùng màu, thiết kế đèn, trang trí không gian tương tự nhau tại tất cả các chi nhánh  để khách hàng nhanh chóng nhận ra cửa hàng mà họ đang ăn thuộc chuỗi chi nhánh của bạn. 

Xem thêm: 850+ mẫu thiết kế nhà hàng đẹp, 20 công ty thiết kế uy tín

2.5/ Quản lý tài chính cho chuỗi nhà hàng, quán ăn

Khi kinh doanh chuỗi nhà hàng, bạn chắc chắn sẽ không thể có mặt tại tất cả các chi nhánh trong chuỗi của mình do đó nếu không có phương pháp quản lý tài chính phù hợp, bạn sẽ khó mà quản lý ổn thỏa doanh thu, lợi nhuận tại từng chi nhánh nhà hàng của mình. 

Nhằm giải quyết khó khăn này, chủ quán nên ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng vào hoạt động kinh doanh của mình. Phần mềm quản lý nhà hàng PosApp có tính năng đồng bộ dữ liệu và quản lý nhà hàng từ xa giúp chủ nhà hàng dù đang ở nhà hay bất cứ đâu vẫn có thể nắm rõ tình hình kinh doanh tại quán, tổng doanh thu từng chi nhánh và kịp thời phát hiện bất thường trong hoạt động kinh doanh khi xem phần báo cáo chung được phần mềm PosApp tổng hợp.

2.6/ Quản lý kho, nguyên vật liệu cho nhà hàng

Đối với chủ cửa hàng, việc quản lý một lượng lớn nguyên liệu để cung cấp và phân phối cho từng chi nhánh là một công việc thật sự không dễ và đây đã trở thành một thách thức rất lớn đối với những người kinh doanh mô hình chuỗi nhà hàng này.

Nếu không quản lý kho chặt chẽ sẽ dẫn đến vấn đề chi nhánh này thiếu nguyên liệu, chi nhánh kia lại dư nguyên liệu làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh tại từ cửa hàng. 

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng PosApp, bạn có thể quản lý tồn kho tại từng cửa hàng một cách chặt chẽ. Phần mềm sẽ tự động cảnh báo bạn khi nguyên liệu tại một cửa hàng chạm mức tối thiểu, từ đó giúp bạn có những chính sách phân phối nguyên liệu hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu tại một cửa hàng.

Xem thêm: Ứng dụng quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ – đơn giản

2.7/ Quản lý nhân viên và chất lượng phục vụ

Đã có không ít trường hợp nhân viên hay quản lý nhà hàng lợi dụng việc chủ nhà hàng  không thường xuyên có mặt tại các chi nhánh mà nổi lòng tham gian lận về vấn đề tiền bạc. Một số điều nhân viên có thể lợi dụng gian lận như:

• Đối với người quản lý: Họ có thể lợi dụng quyền hạn của mình về việc quản lý tổng doanh thu tại một nhà hàng mà “xáo trộn” doanh thu, ăn bớt lợi nhuận, báo cáo kết quả kinh doanh giả cho chủ nhà hàng.
• Đối với nhân viên phục vụ, thu ngân: Họ có thể lợi dụng các chương trình khuyến mãi của nhà hàng mà áp dụng cho những người không đủ điều kiện áp dụng chương trình, họ có thể là người thân, bạn bè của nhân viên.
• Đối với nhân viên bếp, quản lý kho: Họ có thể lợi dụng việc quản lý lỏng lẻo mà lấy bớt nguyên liệu gây thất thoát kho không rõ nguyên nhân.

Với phần mềm quản lý nhà hàng PosApp, mọi hoạt động xuất nhập kho hay doanh thu ngày bán đều được phần mềm cập nhật đều đặn theo thời gian thực cho chủ nhà hàng biết. Ngoài ra, với tính năng phân quyền nhân viên chặt chẽ của phần mềm PosApp, mỗi nhân viên chỉ được hoạt động trong khu vực được phân quyền nên chủ nhà hàng có thể hạn chế khả năng gian lận của họ.

2.8/ Marketing truyền thông cho chuỗi nhà hàng, quán ăn

Lên kế hoạch Marketing truyền thông cho chuỗi nhà hàng, quán ăn

Ngoài việc làm tốt những điều trên bạn nên xem xét thêm khía cạnh Marketing truyền thông cho chuỗi nhà hàng, quán ăn của mình để khách hàng biết đến thương hiệu của bạn nhiều hơn. Có danh tiếng, thương hiệu tốt rồi sẽ giúp cho chuỗi nhà hàng của bạn thu hút  thêm nhiều khách hàng, từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận cho quán. 

Một vài hoạt động Marketing truyền thông mà bạn có thể ứng dụng cho nhà hàng của mình bao gồm lập kênh truyền thông trên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Youtube,... chạy quảng cáo giới thiệu nhà hàng, mời các KOL, KOC review về trải nghiệm của họ tại chuỗi nhà hàng của bạn,... Bên cạnh đó bạn cũng nên chuẩn bị các các chương trình khuyến mãi và giảm giá nhằm thu hút thêm sự chú ý và quan tâm của khách hàng.

3/ Điểm khác biệt khi quản lý chuỗi bài bản so với cách quản lý truyền thống

Quản lý xây dựng chuỗi nhà hàng bài bản là một phương pháp tiếp cận hệ thống, khoa học, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của một chuỗi các cửa hàng hoặc điểm bán hàng. Trong khi đó, quản lý nhà hàng theo chuỗi truyền thống thường dựa vào kinh nghiệm và các quy trình thủ công, ít có sự thống nhất và kiểm soát chặt chẽ.

4/ Những khó khăn thường gặp khi quản lý chuỗi nhà hàng

4.1/ Vấn đề về khó khăn khi quản lý nhân viên

Khó khăn về khâu quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên trong kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn gặp nhiều khó khăn đặc thù do tính chất công việc liên quan đến dịch vụ, áp lực cao và thường xuyên phải làm việc theo ca. Dưới đây là một số khó khăn nổi bật:

• Tuyển dụng & giữ chân: Ngành F&B biến động mạnh, nhân viên thường xuyên nhảy việc tìm kiếm điều kiện tốt hơn. Tuyển người giỏi đã khó, giữ chân họ còn khó hơn, đặc biệt ở vị trí đòi hỏi kỹ năng cao như đầu bếp. Đào tạo liên tục tốn kém thời gian và chi phí.
• Đào tạo: Đào tạo bài bản về nghiệp vụ, menu, quy trình, vệ sinh ATTP là rất quan trọng. Đảm bảo chất lượng đào tạo đồng đều ở tất cả chi nhánh là một thách thức lớn, đặc biệt với chuỗi nhà hàng, quán ăn lớn.
• Chất lượng dịch vụ: Duy trì chất lượng dịch vụ đồng đều, ổn định ở tất cả các chi nhánh là rất khó. Kiểm soát thái độ, tác phong của nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng đòi hỏi giám sát chặt chẽ và thường xuyên.
• Thời gian làm việc linh hoạt: Nhân viên nhà hàng thường làm việc theo ca, vào các ngày lễ, tết, dẫn đến việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc gặp nhiều khó khăn.
• Xử lý tình huống: Phục vụ khách hàng tiềm ẩn nhiều tình huống phát sinh như khách phàn nàn, sự cố về món ăn, xung đột giữa nhân viên với nhau hoặc với khách. Nhân viên cần được đào tạo kỹ năng xử lý tình huống chuyên nghiệp, khéo léo.
• Chi phí nhân sự: Lương, thưởng, bảo hiểm,... chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành. Tối ưu chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ và giữ chân nhân viên giỏi là bài toán cân bằng khó khăn.
• Vệ sinh ATTP: Đây là yếu tố "sống còn" của nhà hàng. Đào tạo, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy trình vệ sinh ATTP phải được thực hiện nghiêm ngặt, thường xuyên để đảm bảo an toàn cho khách hàng.
• Áp lực công việc: Môi trường làm việc trong hệ thống chuỗi nhà hàng, quán ăn thường áp lực cao, cường độ công việc lớn, đặc biệt vào giờ cao điểm. Quản lý stress, tạo động lực, giữ tinh thần cho nhân viên là rất quan trọng.
• Vấn đề nhân viên gây thất thoát (Bạn có thể tham khảo 100 cách gian lận của nhân viên trong bài viết phía dưới)

Xem thêm: 100 tuyệt kỹ nhân viên gian lận, ăn bớt của quán cafe, nhà hàng

Đặc biệt, nhân viên cũng là con người, việc họ mắc sai sót trong vận hành là điều không thể tránh khỏi. Dù đã được đào tạo bài bản, con người vẫn có thể mắc lỗi, nhất là trong môi trường làm việc áp lực cao như nhà hàng, quán ăn. Bếp có thể chế biến sai sót, phục vụ có thể đem nhầm món, order sai,… Những sai sót này, dù nhỏ, cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và hiệu quả kinh doanh.

Chính vì vậy, bên cạnh việc xây dựng quy trình, đào tạo và giám sát, người quản lý cần có cách tiếp cận "mềm mỏng" khi xử lý sai sót của nhân viên. "Mềm mỏng" ở đây không có nghĩa là bỏ qua lỗi lầm, mà là cách xử lý khéo léo, mang tính xây dựng, tập trung vào việc giải quyết vấn đề và giúp nhân viên rút kinh nghiệm, chứ không phải chỉ trích hay đổ lỗi.

4.2/ Quản lý nguồn nguyên liệu, hàng hóa

Quản lý nguồn nguyên liệu, hàng hóa cho chuỗi nhà hàng đối mặt với nhiều khó khăn:

• Nguồn cung: Đảm bảo nguồn cung ổn định, số lượng lớn, đa dạng và chất lượng đồng đều cho nhiều chi nhánh là một thách thức. Và điều này lại càng khó khăn hơn khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động hàng ngày và bạn đang phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp.

• Chất lượng: Duy trì chất lượng nguyên liệu đồng nhất tại tất cả các chi nhánh, từ khâu nhập hàng, vận chuyển, bảo quản đến chế biến, đòi hỏi quy trình kiểm soát chặt chẽ.
• Chi phí: Kiểm soát chi phí nhập hàng, hạn chế thất thoát, hư hỏng, gian lận là bài toán khó. Quản lý kho hàng hiệu quả với hệ thống kho bãi, quản lý nhập xuất tồn, định mức tồn kho tối ưu cũng rất quan trọng.

Ví dụ: Chuỗi trà sữa thiếu trân châu do nhà cung cấp không đáp ứng kịp nhu cầu, dẫn đến ngừng bán một số sản phẩm, ảnh hưởng doanh thu và khách hàng.

Quản lý nguồn nguyên liệu, hàng hóa

Cách khắc phục: Bạn có thể cân nhắc sử dụng giải pháp quản lý kho, giúp quản lý hàng hóa chặt chẽ nhằm nắm bắt số lượng hàng hóa chặt chẽ trong kho. Quản lý các phiếu nhập hàng, mua hàng, kiểm kê kho chi tiết giúp hạn chế thất thoát tối đa. Phần mềm quản lý như PosApp giúp quản lý tập trung, kiểm soát nhập xuất tồn, theo dõi hạn sử dụng, tự động đặt hàng, giảm thất thoát và tối ưu chi phí.

4.3/ Quản lý chất lượng sản phẩm & dịch vụ đồng đều giữa các chi nhánh

• Tiêu chuẩn chất lượng: Mỗi chi nhánh của chuỗi cần sử dụng nguyên liệu có chất lượng đồng đều để đảm bảo hương vị món ăn nhất quán. Việc kiểm soát chất lượng đầu vào từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau là một thách thức lớn.
• Vận chuyển và bảo quản: Quá trình vận chuyển và bảo quản nguyên liệu đến từng chi nhánh phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, tránh hư hỏng, hao hụt. Đặc biệt với những nguyên liệu tươi sống, cần có quy trình bảo quản nghiêm ngặt.
• Kiểm soát chất lượng định kỳ: Cần có quy trình kiểm tra chất lượng nguyên liệu định kỳ tại từng chi nhánh để phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh.

Ví dụ: Chuỗi cà phê gặp phàn nàn về chất lượng cà phê không đồng đều. Một số chi nhánh pha chế đúng chuẩn, hương vị thơm ngon, trong khi một số khác cà phê nhạt, đắng hoặc quá ngọt do nhân viên chưa được đào tạo kỹ và quy trình pha chế chưa chuẩn hóa.

4.4/ Quản lý tài chính ở các chi nhánh

Quản lý tài chính cho chuỗi nhà hàng, quán ăn thực sự là "cơn đau đầu" của nhiều chủ doanh nghiệp. Việc kiểm soát tiền bạc từ nhiều nguồn, nhiều chi nhánh dễ dẫn đến thất thoát, sai sót nếu không có hệ thống quản lý chặt chẽ. Hãy cùng nhìn vào những khó khăn mà các chủ chuỗi nhà hàng, quán ăn thường gặp:

Kiểm soát chi phí:

• Nguyên vật liệu: Giá cả biến động khó lường, khó kiểm soát định lượng sử dụng tại từng chi nhánh, dễ xảy ra thất thoát, lãng phí do bảo quản kém hoặc quy trình lỏng lẻo. Cần hệ thống quản lý kho chặt chẽ, quy trình đặt hàng, nhập xuất rõ ràng.
• Nhân sự: Chi phí nhân sự chiếm tỷ lệ lớn, bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm. Quản lý giờ làm, hiệu suất, năng suất của nhân viên ở nhiều chi nhánh khác nhau là một thách thức. Cần có hệ thống chấm công, đánh giá hiệu quả làm việc rõ ràng.

Đồng bộ kế toán: Mỗi chi nhánh cần áp dụng chung một hệ thống kế toán, quy trình báo cáo tài chính thống nhất để dễ dàng tổng hợp, so sánh và phân tích hiệu quả kinh doanh. Đào tạo nhân viên kế toán ở tất cả chi nhánh theo cùng một chuẩn cũng rất quan trọng.

Dòng tiền: Theo dõi sát sao dòng tiền vào ra của từng chi nhánh để đảm bảo đủ vốn phục vụ hoạt động. Khó khăn thường gặp là chậm thanh toán từ khách hàng, chi phí phát sinh đột xuất, mùa vụ kinh doanh,… Cần có kế hoạch dự phòng và quản lý dòng tiền chặt chẽ.

Thất thoát/gian lận: Rủi ro thất thoát, gian lận ở nhiều chi nhánh là rất cao. Cần hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, quy trình quản lý kho minh bạch, quy trình thu ngân rõ ràng, camera giám sát,… để hạn chế tối đa.

Đầu tư/bảo trì: Quản lý việc đầu tư, bảo trì tài sản cố định (bàn ghế, thiết bị bếp,…) ở nhiều chi nhánh sao cho hiệu quả về chi phí là một bài toán khó. Cần có kế hoạch đầu tư, bảo trì định kỳ, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín.

Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo mọi chi nhánh đều tuân thủ các quy định về thuế, kế toán, lao động. Cần cập nhật thường xuyên các thay đổi trong luật và đào tạo nhân viên nắm rõ quy định.

4.5/ Vấn đề về bản quyền thương hiệu

Khi bạn có ý định mở rộng chuỗi cửa hàng, việc bảo hộ bản quyền thương hiệu vô cùng quan trọng. Nó liên quan đến việc bảo vệ các yếu tố nhận diện thương hiệu như logo, slogan, tên gọi, thiết kế,... nhằm tránh tình trạng hàng giả, hàng nhái, cạnh tranh không lành mạnh và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Về logo và slogan, bạn có thể liên hệ cục sở hữu trí tuệ để đảm bảo rằng thương hiệu của chưa được sử dụng nhằm tránh các rắc rối về sau khi mở rộng chuỗi cũng như làm đăng ký để bảo vệ thương hiệu của mình nhằm tránh bị đối thủ sao chép.

5/ Cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả

5.1/ Quy trình quản lý nguyên liệu nhập xuất huỷ tồn

Có lẽ đây là công việc khó khăn nhất khi quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn. Nguyên vật liệu là một trong những thứ khó quản lý nhất trong kinh doanh các mô hình chuỗi nhà hàng, quán ăn nói riêng và kinh doanh đồ uống nói chung. Nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ rất nguy hiểm. Bởi nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống. Từ đó dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Hoặc nguyên liệu vẫn còn, mà vẫn nhập thêm, dẫn đến thừa, lãng phí.

Chính vì vậy, thực hiện dự tính nguyên vật liệu một cách chuẩn xác rất cần thiết với chủ quán. Bạn phải dự trù được số lượng món ăn, mỗi món ăn cần lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu. Phải có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu. Tránh việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia. Từ đó gây ảnh hưởng đến việc phục vụ khách trong nhà hàng. Về quy trình vận hành hàng ngày, bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây:

- Trước ca làm việc, bộ phận bếp gửi danh mục và số lượng nguyên liệu cần nhập cho quản lý kiểm tra, đối chiếu kho nguyên liệu từng quán, đồng ý và hướng dẫn nhập ở đâu, giá như thế nào, hay luân chuyển các kho.

- Các quán tự nhập nguyên liệu lên phần mềm quản lý kho (nhập đến đâu điện thoại người quản lý biết ngay đến đó).

- Nguyên liệu huỷ, chụp ảnh báo lý do huỷ (lỗi bên giao thì đổi, lỗi bảo quản nhân viên phải chịu một phần, lỗi khách quan thì tạo phiếu xuất trên phần mềm để tự trừ kho)

- Cuối tháng nhân viên các quán tự kiểm kho và chốt lại tồn mới (kiểm nguyên liệu nào và chốt tồn mới nếu âm hay dương thì thiết bị người quản lý cũng sẽ nhận được thông báo, âm nhiều thì phải bù một phần hoặc có kế hoạch kiểm soát, dương thì là làm sai công thức phải training lại.

5.2/ Quản lý thu chi hàng ngày chi tiết

Quản lý thu chi hàng ngày hiệu quả đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và nhất quán. Dưới đây là chi tiết cách quản lý thu chi hàng ngày:

- Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.

- Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng và thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) và trên phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca hoặc quản lý ca trên phần mềm cho rõ ràng.

- Tạo danh mục khoản thu/chi cho phần mềm để thuận tiện cho quản lý chi tiết.

- Phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò lấy dữ liệu khách quan và chính xác nhất.

Bằng cách áp dụng các phương pháp trên, bạn có thể quản lý thu chi hàng ngày một cách hiệu quả, minh bạch và kiểm soát được dòng tiền của mình. Điều này giúp đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt và đạt được mục tiêu tài chính đề ra.

Tham khảo quy trình quản lý thu chi

5.3/ Cách quản lý nhân viên ở các chi nhánh

Nghề phục vụ được xếp vào loại hình làm việc Part time (Trừ các nhà hàng, khách sạn cao cấp) - có đặc điểm không ổn định, không phải là chuyên môn và mức thu nhập thấp.

Ở các nước khác, số tiền chủ yếu kiếm được của các nhân viên dựa vào số tiền Tip của khách, và tất nhiên nó dựa vào thái độ và cách phục vụ của nhân viên.

Còn riêng đối với nước ta, mức lương trung bình của phục vụ rơi vào khoảng 15.000đ - 25.000đ/h, rất ít khi có tip, điều này chỉ thu hút những bạn học sinh, sinh viên hoặc người muốn kiếm thêm thu nhập sau làm. Với đồng lương ít ỏi đó, việc không hứng thú với công việc và thái độ, trách nhiệm không tốt, thậm chí nghỉ việc vì những lý do “trời ơi đất hỡi” là điều thường xuyên xảy ra.

Dưới đây là một số tip nhỏ dành cho quản lý, chủ quán khi quản lý nhân viên dưới mình:

• Luôn công khai, minh bạch

- Có lỗi thì phạt, làm tốt được thưởng, công khai mọi hoạt động trước tập thể, theo quy định đề ra từ trước.

- Số tiền phạt được để vào quỹ chung dành cho nhân viên liên hoan hoặc các hoạt động tập thể.

- Các mức phạt quy định rõ ràng, từ cảnh cáo, trừ lương, đến đuổi việc sa thải không lương….

• Phân chia mức lương rõ ràng

- Rất ít chủ quán làm điều này, dù nó thực sự có hiệu quả, đó là phân chia mức lương theo các mục: Lương cơ bản, thái độ làm việc, KPI.

Ví dụ: Quy định mức lương phục vụ là 15k, vậy chia ra thành 2 mục: Lương cơ bản 13k + 2k lương thái độ/h.

• Luôn nhắc nhở nhân viên rằng, thái độ phục vụ tốt sẽ ảnh hưởng tới mức lương của mình

KPI: Mỗi tháng, quy định một mức doanh thu dựa trên doanh thu tháng trước của quán, mức thưởng lớn được dựa trên điều này.

Ví dụ: Doanh thu của quán bạn trung bình là 30tr/ tháng. Quy định 35tr là KPI: Mỗi nhân viên sẽ được thưởng từ 200k - 300k nếu đạt KPI, tương tự mức thưởng sẽ tăng dần nếu đạt được 130% KPI, 150%, 200%…."

5.4/ Kiểm soát vận hành tại từng chi nhánh

Kiểm soát vận hành là yếu tố then chốt để đảm bảo một nhà hàng hoạt động trơn tru, hiệu quả và khiến khách hàng hài lòng. Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả vận hành:

Xây dựng hệ thống quản lý rõ ràng

• Quy trình tiêu chuẩn hóa: Mỗi công đoạn, từ tiếp nhận nguyên liệu đến phục vụ khách hàng, đều có quy trình chi tiết, rõ ràng.
• Sổ tay hướng dẫn: Mỗi nhân viên đều có sổ tay hướng dẫn cụ thể về công việc của mình.
• Phân công công việc rõ ràng: Mỗi người đều biết rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.

Sử dụng công cụ giám sát

Khi đã có quy chế thưởng phạt và phân công công việc rõ ràng, bạn có thể đầu tư hệ thống giám sát như: phần mềm quản lý bán hàng, camera nhằm kiểm soát từ xa dễ dàng hơn

5.5/ Sử dụng phần mềm quản lý để quản lý hệ thống chuỗi nhà hàng dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn PosApp

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng PosApp không chỉ là công cụ giúp mỗi chi nhánh vận hành trơn tru mà còn là "trái tim" điều khiển toàn bộ hệ thống, giúp chủ sở hữu có cái nhìn tổng quan và kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn:

- Quản lý vận hành tại từng chi nhánh: Bao gồm các tính năng như order trên điện thoại, quản lý bếp bar chặt chẽ

- Quản lý nhân sự chi tiết tại từng cửa hàng: Bao gồm quản lý ca làm việc, quản lý phân quyền nhân viên chi tiết

- Quản lý menu của toàn hệ thống từ xa tập trung, điều chỉnh giá dễ dàng

- Quản lý chi tiết khách hàng sử dụng dịch vụ tập trung trên toàn hệ thống

- Quản lý nhiều kho trên toàn hệ thống: Bao gồm kho trung tâm và kho từng chi nhánh

- Hỗ trợ xem báo cáo chi tiết ở từng chi nhánh mà không cần có mặt ở của hàng

6/ Bài học từ dự án chuỗi nhà hàng bị cả 5 Shark từ chối

Sơ lượt về dự án 10 tỷ bị từ chối trên chương trình Shark Tank Việt Nam

Shark Tank là một chương trình truyền hình thực tế của Mĩ có người chơi là các doanh nhân khởi nghiệp thực hiện các bài thuyết trình trước một hội đồng các nhà đầu tư (Shark), và những nhà đầu tư này sẽ lựa chọn đầu tư hoặc không.

Tại Việt Nam, chương trình được đặt tên là Thương vụ Bạc tỷ và phát sóng trên kênh truyền hình quốc gia VTV3. Đã có rất nhiều doanh nhân tham gia chương trình và nhận được nguồn vốn đầu tư mong muốn từ các Shark.

Đến với Shark Tank Việt Nam mùa thứ 2, anh Hoàng Chí Hiếu đã trình bày dự án đầu tư phát triển nhà hàng lẩu hấp Tân Hoàng Gia của anh trở thành một chuỗi mang phong cách hoàng gia với mức gọi vốn 10 tỷ.

Tân Hoàng Gia là một nhà hàng sang trọng mang phong cách Tân Cổ điển đặt tại Hà Nội.

Sau một thời gian kinh doanh phát đạt, nhà hàng này đã đạt doanh thu lên đến 12 tỷ và mức lợi nhuận lên đến 25% (trong năm 2017). Chính vì những số liệu khả quan như vậy , anh Chí Hiếu mới tự tin ôm mộng phát triển nhà hàng sang mô hình kinh doanh theo chuỗi, tham vọng “bành trướng” thị trường.

Tuy nhiên, đổi lại chỉ có 5 cái lắc đầu từ chối của 5 nhà đầu tư.

Bài học rút ra từ những lần "LẮC ĐẦU"

Dù các chỉ số về doanh thu và lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh vài năm qua của nhà hàng là khá khả quan. Tuy nhiên cả 5 Shark đều từ chối đầu tư để phát triển lên thành một chuỗi nhà hàng “bành trướng” thị trường như tham vọng của anh Hoàng Chí Hiếu.

Nguyên nhân ở đâu???

1/ Không tạo ra được rào cản kinh doanh cho đối thủ:

Các đối thủ cạnh tranh nặng ký hơn Tân Hoàng Gia như: GoGi House, King BBQ Buffet,...

Rào cản kinh doanh là những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (dịch vụ, món ăn, công thức,...) mà đối thủ không thể nào làm theo, bắt chước để cạnh tranh chung với mình.

Khi được hỏi về nhà hàng của mình có điểm gì đặc biệt để thu hút khách hàng, anh Hiếu đã trả lời rằng Tân Hoàng Gia có công thức tẩm ướp từ đầu bếp Hong Kong đem về truyền dạy lại cho các đầu bếp của nhà hàng.

Cũng có thể các tập đoàn lớn đã có kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng như Red Sun, Golden Gate bắt đầu để mắt tới khi anh Hiếu khai trương thêm năm, sáu chi nhánh, dùng khả năng tài chính có sẵn để tạo nên một chuỗi theo mô hình kinh doanh giống hệt, to hơn, hoành tráng hơn cùng danh tiếng sẵn có, vậy Tân Hoàng Gia có gì để có thể đánh bại các đối thủ nặng kí như vậy?

2/ Xác định sai điểm mạnh, điểm yếu:

Xác định sai điểm mạnh của Tân Hoàng Gia là công thức tẩm ướp

Như đã nói ở trên, anh Chí Hiếu đã tự tin chỉ ra điểm mạnh của nhà hàng lẩu hấp Tân Hoàng Gia chính là công thức tẩm ướp mang bản sắc Hồng Kông.

Do sai lầm trong khâu xác định lợi thế cạnh tranh, nhà hàng chưa rõ ràng có một tiềm năng phát triển lên, các nhà đầu tư đã từ chối bỏ vốn.

Việc xác định sai điểm mạnh, điểm yếu trong kinh doanh, nhất là kinh doanh hệ thống nhà hàng chính là nguyên nhân khiến hầu hết các chủ nhà hàng kinh doanh thất bại. 

3/ Không tính toán đúng nguồn vốn cần thiết để đầu tư:

Đó cũng là lí do chính mà Shark Thái Vân Linh - Giám đốc chiến lược quỹ đầu tư VinaCapital không đồng ý rót vốn cho mô hình kinh doanh chuỗi cửa hàng Tân Hoàng Gia.

Tân Hoàng Gia với số vốn 10 tỷ, mở thêm 2-3 cửa hàng kinh doanh nữa không thể nào đi theo đúng hướng thứ hai để phát triển đồng thời cũng không phải mô hình kinh doanh theo công thức bí truyền đặc biệt của gia đình như hướng một.

Chưa quy chuẩn hoá được các quy trình trong hoạt động kinh doanh chuỗi

“Khi kinh doanh theo mô hình này thì cần phải tạo được một mô hình chuẩn và lúc này công nghệ quản lý đóng vai trò quan trọng nhất”. Đó cũng là lời khuyên của Shark Phú dành cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực F&B muốn nhân rộng quy mô kinh doanh.

Làm sao để nhà hàng giữ được đúng chất lượng như ban đầu luôn là thách thức trong kinh doanh nhà hàng, khi kinh doanh nhà hàng theo chuỗi, các chủ quản lý còn phải cân bằng thêm cả chất lượng giữa các chi nhánh.

Từ những sai lầm trên mà ước mơ "Bành Trướng" với số vốn 10 Tỷ của anh Hoàng Chí Hiếu đã tang thành bọt biển. Từ những sai lầm trên PosApp mong rằng các chủ quán đã hay sắp "lấn thân" vào con đường kinh doanh này có thêm nhiều kinh nghiệm quý giá giúp hoạt động kinh doanh chuỗi nhà hàng của mình thêm phần khởi sắt.

Trên đây là tất cả các thông tin về kinh nghiệm kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán ăn thành công mà PosApp muốn chia sẻ. Chúc cho hoạt động kinh doanh của các bạn thật thành công.

PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn và các thiết bị hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,... uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Shark Bình nguyên là nhà sáng lập kiêm chức chủ tịch của tập đoàn NextTech. Ông cũng đã từng tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ (Shark Tank Việt Nam mùa 3 năm 2019). 

Từ ngày được Shark Bình tin tưởng và hỗ trợ tài chính, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán chuỗi nhà hàng, quán ăn tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

• • Website: posapp.vn

• • Hotline: 1900 3016

• • Email: support@posapp.vn

• • Messenger: m.me/posapp.vn

Xem demo trực tiếp tại:

• • HCM: Lầu 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình
• • Hà Nội: Tầng 4, 174 đường Láng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa

>> Xem thêm:
• Phần mềm quản lý (chuỗi) quán cafe hơn 23.000 quán sử dụng
• 3 Cách quản lý nhân viên hiệu quả dù bạn đang ở nơi đâu !
• 10 Cách thu hút khách đến quán cafe, nhà hàng hiệu quả 99%