Phần mềm quản lý bán hàng là gì? 12 Tính năng cần có

Xã hội ngày càng phát triển nên việc quản lý bán hàng cũng trở nên dễ dàng hơn với sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Những tính năng nào của phần mềm bán hàng hỗ trợ quy trình bán hàng của bạn. Tìm hiểu cùng PosApp trong bài viết dưới đây.

Phần mềm bán hàng là gì?

1/ Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống hoạt động trên máy tính, cung cấp các công cụ quản lý hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, nhỏ hay cá nhân bán hàng hiệu quả.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào doanh nghiệp giúp cho người quản lý kiểm soát được tất cả các báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. 

2/ Tại sao cần phần mềm quản lý bán hàng?

Bạn đang làm kinh doanh, bán hàng phải đối mặt với rất nhiều công việc cần làm. Bạn phải lo mọi thứ từ việc tìm nguồn hàng, vận chuyển, bảo quản kho, tìm khách hàng bằng nhiều cách marketing và quảng cáo. Rồi đến việc bán hàng, làm sao để có thể cân đối được thu – chi và có lãi để tái đầu tư tiếp. Tiếp đó, bạn lại phải quan tâm mình quản lý làm sao cho hàng hoá không bị hỏng hay bị thất thoát. Nếu bạn dùng cách thủ công thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề và khó khăn nha:

• + Thiếu tính liên kết trong số liệu bán hàng, ví dụ lịch sử mua hàng của một khách hàng
• + Rủi ro mất thông tin khách hàng, thậm chí mất khách hàng khi nhân viên bán hàng chuyển công tác hoặc đơn giản là đánh mất sổ
• + Giám đốc kinh doanh không được cập nhật số liệu theo thời gian thực mà phải chờ báo cáo của từng nhân viên kinh doanh
• + Danh mục mặt hàng quá nhiều nên khó tra cứu, xác định giá bán
• + Lập hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thủ công chậm, thiếu chuyên nghiệp và dễ sai sót
• + Mất nhiều thời gian cho việc tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng

Có một cách là bạn có thể dùng Excel, nhưng số liệu rời rạc trên các file excel nên dễ thất lạc và không bảo mật. Ngoài ra, nếu bạn chưa am hiểu về các hàm tính toán thì thật khó sử dụng.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giải quyết được các yêu cầu trên một cách tự động, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm sẽ đáp ứng kịp thời các báo cáo bán hàng mà bạn quan tâm.

Phần mềm quản lý hiện nay rất phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh gọn mà phần mềm mang lại, tránh được những rủi ro không đáng có.

3/ Các lợi ích của phần mềm bán hàng đem lại cho doanh chủ

PosApp gợi ý 8 lợi ích tiêu biểu mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại cho doanh nghiệp:

• • Triển khai dễ dàng, nhanh chóng với sự trợ giúp của công nên sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• • Tiết kiệm thời gian quản lý, chi phí thuê nhân sự.
• • Dễ dàng quản lý từ xa giúp bạn không cần phải luôn có mặt tại đơn vị
• • Quản lý hiệu quả các nguồn lực như nhân viên, khách hàng, đối tác,... 
• • Phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh như ngành F&B, ngành bán lẻ, ngành dịch vụ theo giờ, ngành dịch vụ làm đẹp,...
• • Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban giúp làm tăng tính hiệu quả của công việc.
• • Người quản lý có thể truy cập dữ liệu từ hệ thống ngay lập tức giúp cải thiện hoạt động quản lý của họ và họ có thể đưa ra quyết định kinh doanh một cách dễ dàng.
• • Với phần mềm quản lý bán hàng trở nên rất tiện dụng khi bạn có thể  xử lý một khối lượng lớn dữ liệu một cách dễ dàng.
• • Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu đầy đủ, chính xác.
• • Lợi ích lớn nhất mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại cho doanh nghiệp bạn đó là nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu bán hàng.

4/ Các tiêu chí của phần mềm quản lý tốt

Sau nhiều năm kinh nghiệm xây dựng và triển khai các giải pháp quản lý bán hàng, PosApp rút ra được 10 tiêu chí quan trọng để đánh giá một phần mềm quản lý như thế nào gọi là tốt.

Tốc độ hoạt động của máy vẫn nhanh sau 3 năm vận hành

Hơn 90% phần mềm quản lý tại Việt Nam đều trở nên chậm chạp sau 1 năm vận hành. Vậy nên trong quá trình giao dịch hay trong hợp đồng mua bán bạn nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng chứng minh tiêu chí này bằng những minh chứng cụ thể, rõ ràng.

Tính ổn định cao

Công ty, cửa hàng sẽ gặp không ít tổn thất và thiệt hại lớn nếu đang vận hành phần mềm quản lý mà xuất hiện lỗi làm ngưng trệ hệ thống, thậm chí là mất dữ liệu. Do đó, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra kỹ thuật thật kỹ khi trước khi nhận hệ thống quản lý bán hàng.

Bản quyền phần mềm rõ ràng

Bản quyền phần mềm minh chứng cho việc đây là phần mềm đã được nhà nước chứng nhận và cấp phép hoạt động cho nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng chứ không phải là sản phẩm “ăn cắp”, “đạo nhái”. Vậy nên, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp cho bạn xem giấy giấy đăng ký sở hữu trí tuệ của phần mềm mà bạn dự định mua.

Các tiện ích được tích hợp đầy đủ trên phần mềm quản lý bán hàng

Một phần mềm quá ít tiện ích sẽ buộc bạn thực hiện nhiều thao tác hơn trên phần mềm này, điều này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức của bạn. 

Hãy yêu cầu phía cung cấp phần mềm giới thiệu rõ ràng, chi tiết từng tiện ích của phần mềm bạn dự định mua. Kết hợp với kinh nghiệm của bản thân để đề xuất với nhà cung cấp thêm tiện ích cần thiết cho phần mềm.   

Giao diện của phần mềm quản lý đẹp, rõ ràng

Giao diện phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, thân thiện sẽ giúp cho người dùng có thể làm việc lâu hơn trên phần mềm mà không sợ bị mỏi mắt. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để bạn chọn mua phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng của mình. 

Khả năng bảo mật cao

Việc rò rỉ thông tin mật của công ty là điều không ai muốn. Nhưng với một phần mềm quản lý có tính bảo mật không cao thì rủi ro này hoàn toàn có thể xảy ra. Vậy nên bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng nêu rõ khả năng bảo mật của hệ thống kèm những minh chứng cụ thể. 

Chất lượng bảo hành tốt

Hãy hỏi kỹ nhà cung cấp phần mềm bán hàng thời hạn bảo hành phần mềm và yêu cầu họ ghi rõ trong hợp đồng giao dịch phần mềm. 

Đối với phần mềm quản lý PosApp cam kết bảo hành trong suốt thời gian bạn sử dụng phần mềm. Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ bạn có thể liên hệ đến:

+ Hotline: 1900.3016
+ Fanpage: facebook.com/posapp.vn
+ Zalo: zalo.me/4019608353718539751

Xem thêm: Chính sách bảo hành của PosApp

Vượt trội so với các phần mềm khác

Hãy yêu cầu nhà cung cấp so sánh phần mềm quản lý của họ so với những phần mềm quản lý bán hàng khác, thậm chí là phần mềm nước ngoài để chứng minh những tính năng vượt trội của phần mềm này so với những phần mềm quản lý bán hàng khác.

Xem thêm: Review tổng quan về 12 phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường

Khả năng mở rộng, phát triển

Một phần mềm thường xuyên được cập nhật và nâng cấp hệ thống sẽ là một điểm cộng rất lớn trong mắt khách hàng. Việc yêu cầu nhà cung cấp giới thiệu về kế hoạch phát triển những tính năng mới trong tương lai gần sẽ giúp bạn có thêm tiêu chí để quyết định mua phần mềm quản lý bán hàng này. 

Khả năng phân quyền nhân viên rõ ràng

Mỗi bộ phận đều có chức năng và quyền hạn riêng nên nếu phần mềm quản lý bán hàng bạn sắp mua có tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý nhân viên của mình hơn. 

Tính năng phân quyền nhân viên cho phép bạn giới hạn quyền hạn truy cập và tài nguyên của từng nhân viên theo chức vụ, vai trò của từng người.

5/ Các tính năng cần có phần mềm bán hàng

Một vài tính năng chuyên biệt mà phần mềm quản lý bán hàng cần có:

5.1/ Quản lý sản phẩm

Phần mềm quản lý bán hàng có thể hỗ trợ bạn:

• Định lượng được nguyên liệu sản phẩm
• Quản lý số lượng, mẫu mã sản phẩm qua mã QR coe hoặc mã vạch

Từ đó bạn có thể nắm được sản phẩm nào bán sắp hết, sản phẩm nào được ưa chuộng, sản phẩm nào chưa bán chạy,…

5.2/ Quản lý kho hàng, xuất nhập kho

Tất cả hàng hóa nhập kho hay xuất kho đều được quản lý chặt chẽ thông qua mã vạch sản phẩm và được lưu trữ thông tin thông qua phiếu xuất kho, phiếu nhập kho rõ ràng. Khi cần đối soát thông tin, người quản lý có thể truy cập tính năng quản lý kho để kiểm tra, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. 

5.3/ Tối ưu quy trình bán hàng bằng mã vạch

Khi nhân viên thanh toán hóa đơn cho khách hàng, chỉ cần quét mã vạch được gắn hoặc in trên sản phẩm là đã có thể nắm rõ thông tin sản phẩm như tên gọi, số lô, số lượng, nhà sản xuất, hạn sử dụng, bảo hành,...

Khi nhân viên hoàn thành các thao tác order, thanh toán cho khách hàng, phần mềm sẽ tự động trừ kho theo số lượng hàng hóa đã xuất bán. Điều này giúp quy trình bán hàng trở nên tối ưu hơn. Người quản lý không lo nhân viên tính sai hay gian lận đơn hàng.

5.4/ Quản lý đơn hàng online

• + Hỗ trợ nhận đơn hàng Online từ các đơn vị vận chuyển món ăn (GrabFood, Now, Baemin,…)
• + Phân loại doanh thu theo nguồn đơn hàng (Đơn hàng khách ăn tại quán, đơn khách đặt qua GrabFood, Now…)

5.5/ Quản lý data khách hàng, chăm sóc khách hàng

Nhu cầu thị trường ngày càng lớn vậy nên ngành kinh doanh tạp hóa, siêu thị không những phát triển. Không ít các quầy tạp hóa, siêu thị lớn nhỏ mọc lên làm sức cạnh tranh trong thị trường này tăng lên đáng kể. 

Vậy nên việc sở hữu một tệp khách hàng trung thành lớn sẽ giúp bạn vững mạnh hơn trong thị trường cũng như duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Phần mềm bán hàng siêu thị sẽ hỗ trợ bạn lưu trữ thông tin khách hàng. Bạn dễ dàng truy vấn thông tin khi cần trên phần mềm và có thể chủ động lên các chương trình marketing hiệu quả, phù hợp với từng đối tượng khách hàng của mình.

5.6/ Quản lý các chương trình khuyến mãi, tích điểm

Phần mềm quản lý giúp bạn xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng như chương trình khách hàng trung thành, quản lý chiết khấu hàng bán, khuyến mãi giúp lôi kéo khách đến quán và gia tăng giá trị vòng đời của khách hàng. Hay các chương trình khuyến mãi như giảm giá, tặng kèm sản phẩm…

5.7/ Quản lý đại lý, nhà phân phối, công nợ

Khi đến hạn nợ của đối tác, phần mềm sẽ tự động nhắc bạn giúp bạn kịp thời nhắc nợ đối tác, dễ dàng quản lý công nợ của đối tác hơn, không lo đối tác quên nợ hay chính bạn cũng quên mất khoản nợ này.

5.8/ Quản lý và phân quyền nhân viên

Thật không thiếu cách nếu nhân viên muốn giở trò gian lận lấy tiền hay hàng hóa của bạn. Nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm bán hàng tạp hóa, bạn có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên thông qua các tính năng như phân quyền nhân viên, hạn chế quyền hạn của nhân viên khi đăng nhập vào hệ thống, kiểm soát doanh thu theo từng nhân viên thu ngân,... 

5.9/ Báo cáo bán hàng, doanh thu, lợi nhuận

Phần mềm hỗ trợ xem báo cáo từ tổng quan đến chi tiết giúp bạn dễ dàng theo dõi cũng như kịp thời nhận ra vấn đề rắc rối trong quá trình kinh doanh. 

Các báo cáo thường được sử dụng trong phần mềm bao gồm:

• + Báo cáo cuối ngày: Thể hiện doanh thu từng khung giờ, doanh thu theo sản phẩm và doanh thu tổng của một ngày làm việc.
• + Báo cáo doanh thu hàng hóa, nhóm hàng: Thể hiện hàng hóa nào bán chạy nhất trong ngày; báo cáo lợi nhuận thu được theo từng hàng hóa giúp bạn nắm rõ tỷ suất lợi nhuận của từng hàng hóa nhằm hỗ trợ vạch ra kế hoạch nhập hàng về kho.
• + Báo cáo bán hàng theo khách hàng: Biết được khách hàng nào hay mua nhóm hàng nào nhằm có chiến lược chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• + Báo cáo bán hàng theo từng nguồn doanh thu: thông qua phần mềm, bạn sẽ biết được kênh bán hàng nào đem lại nguồn doanh thu nhiều nhất như website bán hàng, Grabfood, Shopee Food,...
• + Báo cáo kết quả kinh doanh: Trong bảng này, bạn sẽ xem xét được một cách chi tiết hoạt động kinh doanh của mình như doanh thu, lợi nhuận, lãi lỗ,....

5.10/ Tính năng phần mềm bán hàng cho cửa hàng bán lẻ

Một vài tính năng không thể thiếu nếu chủ cửa hàng hoạt động kinh doanh trong ngành bán lẻ đó là tính năng quản lý bán hàng bằng mã vạch, quản lý số lô - HSD của sản phẩm, kiểm soát công nợ - giá vốn - chi phí bán hàng, quản lý hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng,... 

Trải nghiệm miễn phí các tính năng của Phần mềm quản lý quán siêu thị PosApp

5.11/ Tính năng phần mềm bán hàng cho cửa hàng FNB

Với mô hình dịch vụ ăn uống, phần mềm quản lý bán hàng phải được tích hợp đầy đủ các tính năng như: Hỗ trợ order tại quầy thu ngân, hỗ trợ in tách món đến nhiều bếp, mua bán mang đi (take away), kết hợp với các ứng dụng giao đồ ăn như GrabFood, ShopeeFood, Beamin,...

Trải nghiệm miễn phí các tính năng của Phần mềm quản lý nhà hàng PosApp

5.12/ Tính năng phần mềm bán hàng cho cửa hàng Spa - thẩm mỹ

Đối với mô hình kinh doanh dịch vụ làm đẹp như Spa, Nail, Salon,... Phần mềm quản lý bán hàng phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ như: quản lý liệu trình - lịch hẹn của khách hàng, quản lý hoa hồng - lương nhân viên, quản lý doanh thu - lợi nhuận - tồn kho, quản lý khách hàng theo hạn thẻ,...

Trải nghiệm miễn phí các tính năng của Phần mềm quản lý spa PosApp

6/ Chi phí đầu tư phần mềm bán hàng bao nhiêu?

Chi phí đầu tư phần mềm quản lý bán hàng sẽ không cao. Tuy nhiên cần chú ý đến công ty cung cấp phần mềm bán hàng, Vì việc này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc kinh doanh

Bảng giá phần mềm quản lý bán hàng thường sẽ không có mức giá cụ thể, bởi tùy theo nhu cầu của khách hàng đơn vị lập trình sẽ có thể thêm bớt các tính năng để thuận tiện và phù hợp với kinh phí của bạn

Nếu có kinh tế thì hoàn toàn có thể nâng cấp phần mềm bán hàng của mình ở mọi thời điểm mà bạn muốn

7/ Nên triển khai phần mềm thuê, mua hay tự xây dựng

Tùy vào mô hình và quy mô kinh doanh để chọn phương thức triển khai.

Nhưng trên thực tế việc thuê và mua phần mềm quản lý được sử dụng rộng rãi phổ biến hơn. Vì nếu thuê hoặc mua phần mềm thì sẽ tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí và còn đươc nâng cao phần mềm theo thời gian.

Đối với tự xây dựng thì sẽ mất thời gian và chi phí hơn nhưng đổi lại phàn mềm sẽ là phuf hợp nhất cho mô hình kinh doanh của bạn. Nhưng nhớ rằng việc xây dựng phần mềm bạn phải tốn một khoản chi phí rất lớn để duy trì nó.

8/ Địa chỉ mua phần mềm bán hàng & bảng giá uy tín

PosApp chính là phần mềm quản lý bán hàng dành chuyên cho các mô hình kinh doanh như: ngành F&B (nhà hàng, cafe, trà sữa,...), ngành bán lẻ (siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa, hiệu thuốc,...), ngành dịch vụ làm đẹp (Spa, Salon, Nail,...), ngành dịch vụ theo giờ (karaoke, tiệm NET,...),...

Hiện nay, PosApp có hơn 23.000 khách hàng đang sử dụng giải pháp bán hàng của mình.

Năm 2021, PosApp được nhận đầu tư từ Shark Nguyễn Hòa Bình, ông là người sáng lập kiêm chức chủ tịch Tập Đoàn NextTech. Shark Bình cũng chính là người tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ (Shark Tank Việt Nam) ở mùa thứ 3 (2019).

PosApp chính thức trở thành một thành viên trong hệ sinh thái chuyển đổi số của Next360 với mong muốn cung cấp nhiều giá trị cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Ngoài những tính năng phần mềm quản lý bán hàng cần có thì khi sở hữu phần mềm PosApp, bạn còn có thể sử dụng các tính năng khác như:

Báo cáo kinh doanh tài chính rõ ràng

Phần mềm quản lý PosApp hỗ trợ bạn thống kê doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền phải chi tiết theo ngày/tháng/năm. Hỗ trợ báo cáo theo nhiều dạng biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, xuất file excel chi tiết,... Xem chi tiết báo cáo từ xa thông qua chiếc điện thoại mà không cần phải túc trực 24/7 tại cửa hàng.

Quản lý kho - kiểm kho chặt chẽ

Phần mềm PosApp hỗ trợ quản lý số lượng, mẫu mã hàng tồn kho - lượng hàng xuất bán, lượng hàng hủy theo mã vạch. Nhập kho nhanh chóng khi sử dụng máy quét mã vạch, không cần đếm thủ công và ghi chép theo phương pháp truyền thống. Sản phẩm tự động khấu trừ khi có hoạt động giao dịch tại quầy.

Phân quyền nhân viên - tránh gian lận

Phần mềm quản lý bán hàng PosApp có tính năng phân quyền các nhân viên trong siêu thị theo đúng vai trò như thu ngân, quản lý, kiểm kho,... Truy xuất lịch sử bán hàng theo từng nhân viên giúp hạn chế tối đa vấn đề thất thoát, gian lận của nhân viên

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý bán hàng PosApp giúp bạn dễ dàng lưu trữ thông tin quan trọng của  khách hàng như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ nhận đơn hàng, tần suất - cường độ mua hàng,... 

Ngoài ra, thông qua phần mềm PosApp, chủ cửa hàng dễ dàng phân loại khách hàng, từ đó đưa ra các chương trình khuyến mãi phù hợp cho từng khách hàng.  

Tạo website bán hàng miễn phí chỉ mất 5 phút

Việc sở hữu website riêng mang tên thương hiệu không chỉ chứng tỏ sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn giúp cho bạn dễ dàng quảng bá thương hiệu của mình.

Thông qua website, khách hàng dễ dàng order hàng hóa, xem review từ các khách hàng trước, tăng niềm tin khách hàng và giúp cửa hàng của bạn giữ chân khách hàng thông qua hoạt động khuyến mãi, tặng phiếu giảm giá, tri ân khách hàng.

Ngoài ra, việc sở hữu website riêng còn giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí nếu thuê bên thứ ba. 

Đăng ký bán hàng trên GrabFood

Liên kết với GrabFood thông qua PosApp sẽ giúp bạn tiết kiệm một nửa thời gian so với việc đăng ký trực tiếp Grab.

Với tính năng đồng bộ dữ liệu đơn hàng của Grab và hệ thống Pos online PosApp, bạn có thể tiếp nhận đơn hàng nhanh chóng mà không lo sót bill.

9/ CRM và phần mềm bán hàng khác nhau điểm nào?

Trên đây là tất tần tật các thông tin quan trọng về phần mềm quản lý bán và 5 tính năng mà phần mềm quản lý bán hàng cần phải có. Thông qua bài viết mà PosApp chia sẽ, mong bạn đã có thêm thật nhiều kiến thức bổ ích về phần mềm bán hàng.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng PosApp? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm:

• Thông tin báo giá chi tiết
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp
• Phần mềm quản lý nhà hàng - quán ăn 23.000+ quán sử dụng
• 10+ Tính năng phần mềm quản lý sản phẩm BUỘC phải có