Lợi ích, tác hại khi sử dụng phần mềm quản lý bằng Excel – những giải pháp khắc phục

Hiện nay, nhiều quán cafe, nhà hàng sử dụng file Excel để quản lý. Điều này rõ ràng tiện lợi hơn so với việc sử dụng sổ sách để quản lý quán cafe một cách thủ công. Rõ ràng, việc sử dụng phần mềm quản lý file Excel có một số lợi ích như:

+ Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng: Excel có hệ thống cột và hàng giúp bạn phân loại dữ liệu dễ dàng.

+ Hỗ trợ quản lý thu-chi: Excel có hệ thống công thức giúp bạn tự mình làm được điều này.

+ Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu: Khi muốn tìm kiếm dữ liệu theo ngày tháng năm, với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tìm kiếm dữ liệu của bất kỳ ngày tháng nào.

Bên cạnh ưu điểm của bảng tính Excel, thì nó còn tồn tại vô vàn những nhược điểm như:

+  Khó sử dụng và làm quen:

Việc tạo lập hàng loạt các công thức không phải là điều dễ dàng. Vấn đề định lượng, thêm bớt kho bằng các công thức nào là một bài toán khá đau đầu. Việc cân nhắc để sử dụng các công thức nào để thêm vào file Excel không đơn giản như bạn nghĩ. Ngay cả khi bạn tải các file excel về quản ký quán cafe có sẵn trên mạng cũng chưa chắc các công thức đã phù hợp.

+ Khó bảo mật thông tin.

- Quá Ít chức năng, không linh hoạt.

- Tốn thời gian quản lý.

- Không quản lý được từ xa và dễ thất thoát thu chi.

A - Tại sao không nên dùng file excel quản lý thu chi quán cafe

1/ File excel quản lý thu chi quán cafe là gì?

Quản lý thu - chi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành tốt bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, đặc biệt là trong công tác thu ngân của các quán cafe. Trên thị trường hiện tại rất nhiều các chủ quán cafe quản lý việc thu - chi hoàn toàn bằng excel vì tính đơn giản, ít chi phí của phương pháp này.

2/ Cách sử dụng file excel để quản lý quán cafe

File excel quản lý khối lượng nguyên liệu bạn sử dụng trong ngày. File excel quản lý nguyên vật liệu giúp bạn tính toán được số nguyên liệu cần mua để chuẩn bị cho những ngày bán hàng tiếp theo, tính toán được định mức nguyên vật liệu nhà hàng, so sánh với lượng nguyên liệu sử dụng thực tế, từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp để quản lý tốt hơn tình hình nguyên liệu của quán cafe. Ngoài ra còn có thể giúp bạn quản lý doanh thu của quán theo từng ngày, tháng, quý, năm.

File excel bảng định lượng nguyên liệu nhà hàng, quán cà phê có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Bạn sẽ tạo các sheet như danh mục, định lượng nguyên vật liệu, báo cao và điền những thông tin cần thiết cũng như các công thức tính toán để cho Excel tự động tính toán.

3/ Ưu điểm của việc quản lý quán cafe bằng excel

Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó bạn sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office. Chỉ với những thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.

4/ Nhược điểm khi dùng file excel quản lý quán cafe

Bên cạnh những ưu điểm, quản lý thu chi bằng excel cũng tồn tại khá nhiều hạn chế, thậm chí có thể dẫn đến thất thoát khá lớn dù hàng quán chỉ kinh doanh ở quy mô nhỏ.

• Để quản lý thu chi bằng Excel, bạn phải đảm bảo sử dụng thành thạo Excel bởi các hàm và công thức của nó khá phức tạp.
• Khi phải quản lý lượng thông tin quá lớn, phần mềm sẽ gặp tình trạng chậm hoặc dễ bị lỗi.
• Khó phân tích thống kê mang tính quản trị trên Excel vì vậy nó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ.
• Tính bảo mật không cao, dễ dàng xảy ra hiện tượng mất file.

B - Vậy đâu là cách quản lý quán cà phê, nhà hàng một cách hiệu quả?

Nắm bắt được tâm lý của các nhà quản lý, PosApp đã cho ra đời phần mềm quản lý quán cafe -nhà hàng hoạt động trên mọi thiết bị bao gồm điện thoại di động, máy tính bảng, laptop, PC. Ngoài các tính năng thông thường như quản lý xuất nhập kho, nguyên vật liệu, POSapp còn có các chức năng như:

1/ Order từ xa trên các thiết bị di động

Với phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng PosApp thì nhân viên hoặc người dùng đều có thể order được đồ ăn, thức uống (nếu người dùng có tải app và vào wifi quán để order).

Sơ đồ phòng bàn của POSapp

2/ In trực tiếp từ máy in đến điện thoại, máy tính bảng

Phần mềm giúp in trực tiếp từ điện thoại di động qua kết nối với cổng Lan với tốc độ cao  250mm/s, kết nối với máy in bằng cổng LAN có thể in hoá đơn từ xa, không cần PC.

Ngoài ra, POSapp còn hỗ trợ các dòng máy in Bluetooth và máy in USB kết nối qua cổng OTG

3/ Phần mềm chống thất thoát, gian lận từ nhân viên

Ngăn chặn thất thoát bằng cách phân quyền cho nhân viên. (Ví dụ nhân viên thu ngân không có quyền truy cập vào chức năng xoá danh sách món trong ngày để ăn chặn tiền, nhân viên chạy bàn có thể huỷ món đến bếp nếu gọi món sai nhưng danh sách huỷ món vẫn được báo cáo đến cho nhà quản lý.

Quản lý theo nhân viên

Nhà quản lý có thể đọc báo cáo từ phần mềm và biết được bao nhiêu món đã bị huỷ, bao nhiêu món khách đã order trong ngày bằng trình quản lý của PosApp)

4/ Quản lý từ xa

Với phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe PosApp, bạn chỉ cần cài đặt sẵn phần mềm trên chiếc điện thoại hay máy tính bảng là bạn hoàn toàn có thể giám sát nhân viên cũng như hoạt động bán hàng không có mặt tại quán.

Xem báo cáo các mặt hàng bán được trong ngày

Báo cáo doanh thu - chi phí

Lúc nào bạn cũng kiểm tra được các giao dịch mà nhân viên đã thực hiện, xem họ bán gì, bán cho ai, thu tiền về bao nhiêu, khách hàng nợ bao nhiêu. Kể cả các hoạt động xuất kho, nhập kho của nhân viên cũng được báo cáo thường xuyên. Nhờ tính năng này mà bạn không phải lo nhân viên của mình có hành động lập khống, chỉnh sửa hóa đơn nhằm ăn chặn tiền tại cửa hàng.

5/ Quản lý hàng tồn kho

Khi sử dụng các file Excel, việc nhập liệu, sửa đổi các công thức sử dụng là vô cùng khó khăn. Hơn nữa, việc nhập liệu file Excel trên máy tính vô cùng bất tiện khi bạn ở quán. Với POSapp, bạn có thể quản lý kho với các báo cáo cơ bản như tồn - xuất - nhập kho đều được báo cáo một cách đầy đủ và chi tiết nhất.

Định lượng 1 ly trà đào

Quản lý lượng hàng tồn kho có trong 1 ly trà đào

6/ Tích hợp sổ thu chi - kế toán

Với file Excel, bạn có thể quản lý, kiểm soát được dòng tiền, thu chi trên máy tính nhưng không hề trực quan, không thể phân loại các loại thu chi theo ngày (tuần/tháng/năm) một cách rõ ràng. POSapp không chỉ cho phép bạn theo dõi thu chi mà còn cho phép bạn ghi chú, đánh dấu các loại thu chi đó nhằm quản lý cửa hàng một cách hiệu quả.

Sổ thu - chi báo cáo tình hình nhập xuất

7/ Bảo mật thông tin 

PosApp được xây dựng trên hệ cơ sở dữ liệu hoạt động trên hệ thống điện toán đám mây. Hệ thống này hạn chế tối đa việc ăn cắp thông tin bảo mật, ngay cả chúng tôi cũng không có quyền truy cập vào dữ liệu trên hệ thống của bạn khi chưa được phép.

8/ Hoạt động ngay cả khi bị cúp điện, ngắt kết nối Internet

Khi cửa hàng gặp xử cố cúp điện, đứt kết nối hoặc mạng wifi không ổn định thì mọi thao tác bán hàng, thu chi, nhập xuất kho vẫn diễn ra bình thường nhờ tính năng lưu trữ dữ liệu offline. Dữ liệu sau đó sẽ sẳn sàng được đồng bộ đến các thiết bị khác ngay khi mạng hoạt động trở lại.

POSapp vẫn cho phép bán hàng bình thường ngay cả khi có biểu tượng mất kết nối internet

Download trên Android tại:

Download trên iOS tại: