Tổng hợp 6 quy định mới về Hoá đơn điện tử bạn cần lưu ý (2023)

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, từ ngày 01/07/2022, tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Vậy đến năm 2023, có những quy định mới gì về hóa đơn điện tử mà Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh cần lưu ý? Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ liệt kê chi tiết cho bạn 6 quy định mới về hoá đơn điện tử.

1/ Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và thông tin cơ bản

Hóa đơn điện tử là gì? Thông tin cơ bản về thông tư 78

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ.

Thông tư này được xem là thông tư mới nhất hướng dẫn về hóa đơn điện tử, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ bao gồm:

• - Một số nội dung về hóa đơn điện tử gồm: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử; chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác; xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót; hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
• - Một số nội dung về hóa đơn giấy gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in.
• - Sử dụng biên lai, chứng từ.
• - Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.

Xem thêm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý

2/ Một số điểm đáng lưu ý của thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử

2.1/ Nội dung chính về HĐĐT theo thông tư mới số 78/2021/TT-BTC:

Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 15/6/2021 của Bộ Tài chính có nội dung quy định về việc cải tiến quản lý thuế đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, thông tư này có những nội dung nổi bật sau:

1. 1/ Hạn chế việc in và sử dụng hóa đơn giấy, thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn giấy trong trường hợp không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, giá trị hóa đơn giấy phải trên 100 triệu đồng và được cơ quan thuế cấp phép sử dụng.
2. 2/ Điều chỉnh nội dung hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo chứa đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan thuế quản lý và kiểm tra việc nộp thuế, bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, mã số thuế của người mua, giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.
3. 3/ Tăng tính minh bạch, đảm bảo chính xác thông tin hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải xác thực thông tin trên hóa đơn điện tử trước khi phát hành, bằng cách ký số hoặc dấu số. Đồng thời, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm.
4. 4/ Thời gian áp dụng: Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Với nội dung này, thông tư 78/2021/TT-BTC được xem là một bước cải tiến quan trọng trong việc áp dụng hóa đơn điện tử, giúp giảm thiểu tình trạng gian lận thuế và nâng cao tính minh bạch trong quản lý thuế của cơ quan chức năng.

2.2/ Chi tiết 6 quy định mới đáng chú ý về thông tư mới số 78/2021/TT-BTC:

a/ Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:

Theo quy định được hướng dẫn cụ thể ở điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền uỷ nhiệm cho bên thứ ba ( là bên có quan hệ liên kết với người bán, phải đủ các điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hoá đơn điện tử).

Việc uỷ nhiệm cho bên thứ ba phải có các bước đầy đủ như: 

• - Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số)
• - Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn)
• - Mục đích ủy nhiệm
• - Thời hạn ủy nhiệm
• - Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm)

b/ Định nghĩa ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa điện tử:

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số dùng phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

Ký tự đầu tiên gồm 1 chữ cái (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

Hai ký tự tiếp theo gồm 2 chữ số Ả rập: thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

Một ký tự tiếp theo gồm 1 chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H mỗi chữ thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.

• - T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• - D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
• - L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
• - M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
• - N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
• - B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
• - G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng
• - H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng

Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Trường hợp không có nhu cầu quản lý để là YY.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 được dùng để phản ánh từng loại như:

• - Số 1: phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
• - Số 2: phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng
• - Số 3: phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công
• - Số 4: phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
• - Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
• - Số 6: phản ảnh các chứng từ điện tử như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

c/ Quy định về xử lý hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh:

Các cách xử lý hóa đơn trong quy định mới về hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được áp dụng từ khi nào? Hoá đơn điện tử bắt đầu áp dụng đối với các hộ kinh doanh cũng như cá nhân kinh nhân kể từ 01/07/2022.

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử bao gồm: 

• - Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hoá đơn điện tử
• - Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
• - Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng.

Xem thêm: Hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

d/ Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng có thời điểm riêng:

Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hoá được định kỳ theo hợp đồng của hai bên cần tiến hành đính kèm bảng kê và chứng từ khác có sự xác nhận của cả hai nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng có phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ ngân hàng.

Với trường hợp doanh nghiệp là đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn và thường xuyên, cần có thời gian để đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác). Do đó, thời điểm lập hoá đơn phải là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chấm nhất không vượt quá ngày thứ 10 của tháng phát sinh sau.

e/ Quy định về hóa đơn điện tử từ máy POS tính tiền:

Quy định mới về hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Về nguyên tắc, các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được tạo ra từ máy tính tiền cần phải có liên kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Về đối tượng áp dụng, theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã, bao gồm: doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.

Về nội dung, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

• - Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

• - Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế)

• - Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT

• - Thời điểm lập hóa đơn

• - Mã của cơ quan thuế

Xem thêm: Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chuẩn thông tư 78

f/ Danh sách 14 văn bản pháp luật và chứng từ về hóa đơn hết hiệu lực từ 01/07/2022:

Nguồn tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-luat/chinh-sach-moi/37815/06-diem-dang-luu-y-tai-thong-tu-78-2021-ve-hoa-don-dien-tu

3/ Sự khác biệt của nghị định 123, thông tư số 78 so với các quy định cũ

Sự khác biệt giữa quy định mới về hoá đơn điện tử và những quy định cũ

3.1/ So sánh về thời điểm bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử:

Với lộ trình chuyển đổi hoá đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 được nêu tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, mở rộng áp dụng hoá đơn điện tử thì nay doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78 khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.

3.2/ So sánh quy định về số hóa đơn điện tử:

Theo Nghị định 119, số hóa đơn điện tử sẽ gồm 7 chữ số hóa đơn. Đồng thời, phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử thể hiện rõ số lượng hóa đơn thông báo phát hành và doanh nghiệp chỉ được thực hiện phát hành hóa đơn trong dãy số đã thông báo phát dựa theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.

Đối với số hóa đơn tối đa gồm 8 chữ số từ 1 – 99999999 sẽ không phải lập thông báo phát hành hóa đơn và thực hiện đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 căn cứ theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến 99 999 999. Thực hiện đánh quay vòng từ số 1 đối với những năm tiếp theo.

Với Nghị định 123, Thông tư số 78 thì số hóa đơn tối đa theo nghị định này sẽ là 8 chữ số từ 1 – 99999999

Theo đó, số hóa đơn sẽ bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến 99 999 999. Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo dựa trên nguyên tắc là tăng theo thời gian. Đồng thời, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất với tối đa là 8 chữ số.

3.3/ Thời điểm ký số hóa và lập hóa đơn điện tử:

Theo Nghị định 119, thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định là thời điểm mà người bán thực hiện ký trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư 68.

Với Nghị định 123, thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định là thời điểm mà người bán, người mua sử dụng ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị với định dạng ngày/tháng/năm của năm dương lịch.

Thời điểm khai thuế đối với trường hợp hóa đơn điện từ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm lập hóa đơn.

3.4/ Quy định về lập hóa đơn điện tử - Bảng kê:

Nếu trước đây không sử dụng bảng kê hóa đơn điện tử, thì với nghị định 123 mới quy định với những dịch vụ được xuất theo kỳ phát sinh sẽ được sử dụng bảng kê nhằm  liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Đồng thời, bảng kê này sẽ được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ cho hoạt động kiểm tra và đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

4/ Một số câu hỏi thường gặp

Một số câu hỏi về quy định mới về hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp cần thực hiện gì để triển khai hoá đơn điện tử?

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định xem mình có phải đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã hay không có của cơ quan thuế theo quy định điều 91 luật quản lý thuế 38/2019/QH14.

Thứ hai, doanh nghiệp cần thực hiện bước đăng ký hoá đơn theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi cho cơ quan thuế.

Tiếp theo cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đã tiếp nhận.

Và cuối cùng là phản hồi của cơ quan thuế chấp nhận hoặc không chấp nhận.

Doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC có được sử dụng hóa đơn giấy như trước đây không?

Theo khoản 3 điều 15 Nghị định 123/NĐ-CP, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không được sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành và hóa đơn mua tại cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hủy hóa đơn giấy và Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại điều 27 NĐ 123/NĐ-CP.

Như vậy, căn cứ các quy định mới về hoá đơn điện tử mà PosApp đã nêu trên, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Có thể thấy nhà nước ta đã đẩy mạnh vấn hóa đơn điện tử và buộc các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải kê khai gấp.

PosApp hiện đang hợp tác với hơn 10 đơn vị hóa đơn điện tử như SInvoice - Viettel, MeInvoice - Misa, SInvoice - Viettel, VInvoice - Megabiz, EInvoice Thái Sơn, BKAV eHOADON, MInvoice, FPT.eINVOICE, VNPT-Invoice, MeInvoice - Misa, MobiPhone Invoice,... hỗ trợ khách hàng tích hợp hóa đơn điện tử sớm nhất, liên hệ ngay với chúng tôi.

Xem thêm: Đơn vị cung cấp máy tính tiền (POS) hỗ trợ xuất HĐĐT

Bạn đang tìm kiếm giải pháp xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp