Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 78

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót, sau đó tiến hành thông báo với người mua và với Cơ quan Thuế. Nhằm giúp các đơn vị dễ dàng lập hóa đơn thay đổi/điều chỉnh. Bài viết dưới đây của PosApp sẽ cung cấp cho bạn các thông tin chi tiết và mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử.

1/ Quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử và lập biên bản thay thế

Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

“Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:

• • Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên.
• • Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.
• • Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

Xem thêm: Từ A-Z cách hủy hóa đơn điện tử hộ gia đình không sợ phạt

2/ Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế HĐĐT

Hóa đơn thay thế có cần biên bản không? Việc cần hay không cần lập biên bản khi sử dụng hóa đơn thay thế phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia hoặc khu vực. Tuy nhiên, tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật về thuế, khi sử dụng hóa đơn thay thế, người bán phải lập biên bản giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu hàng hoá để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán thuế và quản lý tài chính.

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Người bán lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót

Trừ trường hợp người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sót. Khi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.

Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.

Người bán ký số trên hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:

• - Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cho người mua;
• - Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hoá đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Xem thêm: Cách xử lý các sự cố hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

3/ Tổng hợp mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, NĐ 123

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn theo thông tư 78 cho hóa đơn điện tử sai sót dùng chung

Đây là mẫu biên bản thay thế HĐĐT mà các bạn có thể trong mọi trường hợp.

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai số thuế người mua, tên hàng hóa, dịch vụ

Mẫu biên bản hóa đơn thay thế HĐĐT bên trên sử dụng trong những trường hợp hoá đơn:

• - Sai mã số thuế
• - Sai tên hàng hoá dịch vụ
• - Sai đơn vị tính
• - Sai nội dung số tiền viết bằng chữ

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót liên quan giá trị

Mẫu biên bản hóa đơn thay thế trên sử dụng trong những trường hợp hoá đơn:

• - Sai số lượng
• - Sai đơn giá
• - Sai thành tiền
• - Sai thuế suất
• - Sai tiền thuế
• - Sai tổng thanh toán

Với những thông tin về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót, PosApp.vn hy vọng sẽ giúp ích trong quá trình kinh doanh của các bạn. Chúc các bạn kinh doanh thuận lợi và thành công!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Phần mềm quản lý quán ăn - nhà hàng
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Phần mềm quản lý quán cà phê cafe
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp