Hướng Dẫn Cách In Hóa Đơn Điện Tử Đơn Giản, Đúng Luật 

Dù hóa đơn điện tử là xu thế bắt buộc theo quy định, nhiều doanh nghiệp vẫn đối mặt với yêu cầu phải xuất trình chứng từ giấy trong các tình huống kiểm tra hoặc lưu thông hàng hóa. Bài viết này cung cấp hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết, đảm bảo quy trình chuyển đổi sang chứng từ giấy tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành. PosApp sẽ phân tích các lý do pháp lý và quy trình thực hiện các bước, và các lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ sau khi in.

Lý Do Cần Thiết Phải In Hóa Đơn Điện Tử

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Mặc dù việc áp dụng này mang lại nhiều lợi ích về quản lý và vận hành, trong nhiều trường hợp thực tế, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thao tác in hóa đơn điện tử sang dạng chứng từ giấy.

Nhu cầu này phát sinh chủ yếu nhằm phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát của cơ quan chức năng, cũng như các hoạt động điều tra khi cần thiết. Cụ thể, chứng từ giấy được sử dụng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm trong quá trình phân phối và bán hàng. Chúng cũng đặc biệt quan trọng khi hàng hóa đang lưu thông trên đường, giúp cơ quan giám sát thực hiện việc kiểm tra thuận tiện hơn.

Ngoài ra, việc in hóa đơn còn nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng (người mua), phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán, hoặc hỗ trợ các nghiệp vụ điều tra trong những vụ án liên quan.

Hướng Dẫn Quy Trình Cách In Hóa Đơn Điện Tử (Chuyển Đổi Sang Chứng Từ Giấy)

Quy trình in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy thường được thực hiện trực tiếp thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Thao tác này đòi hỏi sự chính xác để đảm bảo chứng từ giấy đầu ra có giá trị pháp lý tương đương. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay ưu tiên sử dụng các giải pháp phần mềm kế toán hộ kinh doanh có tích hợp sẵn chức năng này để đồng bộ hóa dữ liệu.

Dưới đây là quy trình tham khảo khi thực hiện xuất và in hóa đơn điện tử ngay sau khi bán hàng, ví dụ cụ thể trên hệ thống của PosApp:

1.Ghi nhận đơn hàng: Tại quầy hoặc bàn, nhân viên chọn các món hàng (sản phẩm/dịch vụ) mà khách hàng yêu cầu.

2. Kích hoạt xuất hóa đơn VAT: Khi khách hàng yêu cầu thanh toán và đồng thời yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, nhân viên bấm nút "Thanh toán".Trong giao diện thanh toán, chọn ô "Khách hàng lấy hóa đơn giá trị gia tăng".

3. Nhập thông tin khách hàng:

• Nếu là khách hàng mới: Điền đầy đủ thông tin (Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ) để xuất hóa đơn VAT.
• Nếu là khách hàng cũ: Tìm kiếm và chọn thông tin khách hàng đã được lưu trữ.

4. Lựa chọn phương thức xuất: Hệ thống (ví dụ: PosApp) có thể cho phép chọn "Xuất hóa đơn trước" (xuất ngay) hoặc "Xuất hóa đơn sau".

5. Kiểm tra thông tin, lưu đơn hàng và áp thuế: Sử dụng chức năng "Xem trước" để rà soát toàn bộ thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác trước khi lưu. Bấm "Lưu". Hệ thống sẽ tự động tính toán và cộng thêm số tiền thuế (VAT) theo phần trăm đã cài đặt vào tổng giá trị đơn hàng.

6. Hoàn tất thanh toán: Chọn phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ) và bấm "Trả tiền". Máy in vật lý sẽ tự động in biên lai thanh toán cho giao dịch.

Ngay sau khi hoàn tất các bước này, nếu người dùng có nhu cầu in hóa đơn điện tử (bản chuyển đổi hóa đơn) vừa tạo lập, hệ thống sẽ yêu cầu thực hiện các bước xác nhận và nhập mã (nếu có) để thực hiện in chuyển đổi sang chứng từ giấy ngay lập tức mà không cần tìm kiếm lại.

Các Lưu Ý Pháp Lý Bắt Buộc Khi In Hóa Đơn Điện Tử

Việc in hóa đơn điện tử không chỉ là một thao tác kỹ thuật đơn thuần mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tính duy nhất của chứng từ sau khi chuyển đổi.

Khi thực hiện in hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, kế toán và người đại diện doanh nghiệp cần lưu ý 4 yêu cầu pháp lý cốt lõi sau:

• Chỉ thực hiện 01 lần: Theo quy định, hóa đơn điện tử chỉ được phép thực hiện chuyển đổi sang chứng từ giấy duy nhất 01 lần.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Hóa đơn được in ra phải phản ánh toàn vẹn, đầy đủ và chính xác 100% nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Chứng từ giấy chỉ được công nhận giá trị pháp lý khi đảm bảo tuyệt đối tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
• Phải có ký hiệu riêng xác nhận: Trên chứng từ giấy bắt buộc phải có ký hiệu riêng xác nhận việc chuyển đổi. Cụ thể là dòng chữ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Đầy đủ chữ ký và dấu pháp lý: Hóa đơn chuyển đổi phải ghi rõ họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian (ngày, giờ) thực hiện chuyển đổi. Quan trọng nhất, để hoàn tất giá trị pháp lý, chứng từ giấy sau khi in phải có chữ ký, họ tên của người chịu trách nhiệm pháp lý bên bán (người đại diện theo pháp luật) và được đóng dấu của đơn vị. Việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ hợp lệ này là yêu cầu tiên quyết khi thực hiện các báo cáo thuế chi tiết.

Việc nắm vững quy trình cách in hóa đơn điện tử và 4 lưu ý pháp lý khi in chuyển đổi là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ giấy. Bài viết này đã cung cấp hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thao tác và tuân thủ quy định của pháp luật. Việc tuân thủ này không chỉ giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi mà còn đảm bảo tính minh bạch cho công tác kế toán và kiểm tra của cơ quan chức năng. Liên hệ với PosApp để được tư vấn về giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp, giúp quy trình xuất và chuyển đổi hóa đơn diễn ra nhanh chóng, tuân thủ đúng quy định.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân ²bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và ghi nhận thông tin bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này được quản lý trên hệ thống máy tính của các bên (người bán, người mua, cơ quan thuế) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và kế toán.

2. Hóa đơn điện tử in ra (chuyển đổi) có giá trị như hóa đơn giấy truyền thống không?

Hóa đơn điện tử gốc (file XML) là cơ sở pháp lý cao nhất. Hóa đơn chuyển đổi (bản in giấy) chỉ có giá trị pháp lý khi tuân thủ đầy đủ các điều kiện đã nêu (toàn vẹn nội dung, chỉ in 1 lần, có dòng chữ xác nhận, có chữ ký và dấu của người bán). Nó chủ yếu dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa lưu thông và lưu trữ nội bộ, không dùng để kê khai thuế (việc kê khai phải dựa trên file XML gốc).

3. Được phép in hóa đơn điện tử chuyển đổi tối đa bao nhiêu lần?

Theo quy định, hóa đơn điện tử chỉ được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy duy nhất một (01) lần. Việc in ấn nhiều lần từ file gốc (ví dụ file PDF xem trước) không được xem là hóa đơn chuyển đổi hợp lệ và không có giá trị pháp lý cho việc lưu thông hay kiểm soát của cơ quan chức năng.

4. Ai là người ký trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn chuyển đổi bắt buộc phải có hai loại chữ ký: 1) Chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi (ví dụ: kế toán). 2) Chữ ký, họ tên và dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán. Nếu thiếu chữ ký và dấu của người đại diện pháp luật, chứng từ giấy đó không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.