Chữ ký số và quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện chữ ký số và phát hành  hoá đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp, tổ chức  có những thắc mắc về những yêu cầu, quy định về việc sử dụng chữ ký số này.  Vậy hãy cùng PosApp giải đáp các thắc mắc về chữ ký số là gì và quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua bài việc này.

1/ Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là một phần trong tập chữ ký điện tử, được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh,… nhằm xác đích chủ dữ liệu đó và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. 

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử với mục đích xác thực hóa đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành. 

Xem thêm: Tổng hợp 6 quy định mới về Hoá đơn điện tử bạn cần lưu ý (2023)

2/ Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử cho người bán và người mua

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được uỷ quyền.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và giữa người mua cùng người bán có thoả thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hoá đơn điện tử do người bán lập ra thì người mua ký số, ký điện tử trên hoá đơn.

Trường hợp hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 3, điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC. 

3/ Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hoá đơn điện tử phải được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hoá đơn được hiển thị theo định dạng ngày…, tháng…, năm…

Ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019 và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của cùng Thông tư

4/ Quy định về trường hợp hoá đơn điện tử không cần chữ ký số

Theo khoản 3, điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

“Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.

Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”. 

5/ Giải đáp thắc mắc

Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• - Bên mua không phải là đơn vị kế toán
• - Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?

Trong trường hợp chữ ký số trên hoá đơn điện tử bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn hợp pháp

Như vậy, thông qua bài viết trên, PosApp hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc hiểu hơn về chữ ký số và các quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Chúc các bạn thành công!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hoá đơn điện tử tốt ? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp