Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Chữ ký số là một công nghệ được áp dụng ngày càng phổ biến trong việc xác thực tính toàn vẹn của các tài liệu điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử. Từ khi Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành, quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử đã được chính thức đưa vào áp dụng.
Tuy nhiên, việc sử dụng và quản lý chữ ký số vẫn còn nhiều hạn chế và khó khăn đối với các doanh nghiệp. Vậy trong bài viết dưới đây PosApp sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc về chữ ký số và quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua bài việc này.
Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là một phần trong tập chữ ký điện tử, được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh,… nhằm xác đích chủ dữ liệu đó và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật.
Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử với mục đích xác thực hóa đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành.
Xem thêm: Tổng hợp 6 quy định mới về Hoá đơn điện tử bạn cần lưu ý (2023)
Chữ ký số là một phần quan trọng trong quá trình phát hành và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử là xác thực tính toàn vẹn của hóa đơn, đảm bảo tính xác thực của người phát hành và người nhận hóa đơn, và giúp bảo vệ quyền lợi của hai bên.
Khi người phát hành hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số, nó sẽ được mã hóa để đảm bảo tính bí mật và độ toàn vẹn của hóa đơn. Khi hóa đơn được nhận, người nhận sẽ sử dụng chữ ký số để giải mã và xác nhận tính toàn vẹn của hóa đơn. Nếu hóa đơn không có chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ, nó sẽ không được coi là hóa đơn hợp lệ và không được công nhận cho mục đích kế toán và thuế.
Do đó, chữ ký số là một yếu tố rất quan trọng trong việc xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn điện tử và bảo vệ quyền lợi của người phát hành và người nhận.
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được uỷ quyền.
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và giữa người mua cùng người bán có thoả thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hoá đơn điện tử do người bán lập ra thì người mua ký số, ký điện tử trên hoá đơn.
Trường hợp hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 3, điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Thời điểm lập hoá đơn điện tử phải được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hoá đơn được hiển thị theo định dạng ngày…, tháng…, năm…
Ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019 và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của cùng Thông tư
Theo khoản 3, điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:
“Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”.
Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?
Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.
Cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Để kiểm tra hóa đơn điện tử có chữ ký số của cơ quan thuế, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Lưu ý rằng để kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn cần phải có phần mềm hỗ trợ đọc file PDF và mật khẩu kiểm tra chữ ký số do nhà cung cấp dịch vụ phát hành cung cấp.
Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?
Trong trường hợp chữ ký số trên hoá đơn điện tử bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn
Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn hợp pháp
Như vậy, thông qua bài viết trên, PosApp hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc hiểu hơn về chữ ký số và các quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Chúc các bạn thành công!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!
Xem thêm
• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN