Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Các phương pháp kế toán thủ công truyền thống đang dần bộc lộ nhiều hạn chế về thời gian và độ chính xác, thúc đẩy nhu cầu chuyển đổi số trong nghiệp vụ tài chính.
Phần mềm kế toán là một giải pháp dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, được phát triển với mục đích cốt lõi là giúp công việc kế toán trở nên đơn giản và chính xác hơn. Theo thời gian, các giải pháp này đã trở thành một phần không thể thiếu đối với kế toán viên và các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Hãy cùng PosApp tìm hiểu thêm về các tính năng phần mền kế toán hữu dụng này.
Đây là nhóm nghiệp vụ nền tảng mà bất kỳ phần mềm kế toán chuyên nghiệp nào cũng phải đáp ứng, đảm bảo kiểm soát dòng tiền và công nợ của doanh nghiệp.
Tính năng này của phần mềm kế toán thực hiện nghiệp vụ nhập số dư đầu kỳ, đây là công việc đầu tiên một kế toán viên phải thực hiện khi mở sổ kế toán mới.
Phần mềm cho phép quản lý và theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ và tiền gửi tại các ngân hàng. Hệ thống hỗ trợ theo dõi đa dạng loại tiền tệ (như VNĐ, USD, EUR, JPY) và cho phép lập, in phiếu thu, phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi trực tiếp từ máy tính. Nắm vững cách nhập chứng từ thu chi tiền mặt vào phần mềm là nghiệp vụ cơ bản giúp kế toán viên kiểm soát dòng tiền hàng ngày.
Một nghiệp vụ quan trọng là khả năng tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi phát sinh giao dịch. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng và thực hiện đối trừ công nợ tự động.
Đối với nghiệp vụ công nợ phải thu, kế toán viên chỉ cần nhập các số liệu phát sinh. Phần mềm sẽ tự động quản lý công nợ phải thu một cách chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn, thương vụ, hoặc hợp đồng cụ thể.
Hệ thống cũng cho phép phân loại và theo dõi công nợ theo từng cán bộ kinh doanh quản lý. Tính năng này cung cấp các báo cáo quản lý công nợ phải thu theo hạn thanh toán, đồng thời cho phép thiết lập và giám sát công nợ theo hạn mức (về giá trị) và thời gian nợ (tuổi nợ).
Đây là một tính năng ưu việt của phần mềm kế toán, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu. Chỉ với vài thao tác truy vấn, mọi số liệu công nợ được thống kê đầy đủ, chi tiết, loại bỏ việc tra cứu thủ công tốn thời gian trên sổ kế toán viết tay.
Tương tự như cơ chế quản lý công nợ phải thu, các số liệu phát sinh liên quan đến công nợ phải trả cũng được xử lý tự động.
Phần mềm kế toán thực hiện việc quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ hoặc hợp đồng. Hệ thống cũng cung cấp các báo cáo phân tích công nợ phải trả theo hạn thanh toán, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dòng tiền chi ra một cách chính xác và hiệu quả, tránh vi phạm các cam kết thanh toán.
Phần mềm hoạt động như một trung tâm liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ khác, bao gồm: Vốn bằng tiền, Công nợ phải thu, Công nợ phải trả, Chi phí và giá thành, Tài sản cố định, Bán hàng, Mua hàng, và Tồn kho. Từ nguồn dữ liệu tập trung này, hệ thống cho phép tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu quản trị.
Ví dụ, với phần mềm kế toán PosApp, chúng tôi hỗ trợ việc tạo lập các loại báo cáo tài chính chuẩn mực và các báo cáo quản trị nội bộ theo ngày, tháng, quý, năm. Các báo cáo này có thể được phân tích theo phân khúc khách hàng, giá trị đơn hàng, hoặc các chiều phân tích khác, giúp nhà quản lý nắm bắt số liệu rõ ràng để kịp thời đưa ra các điều chỉnh phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
Đây là một tính năng cơ bản nhưng phức tạp trong nghiệp vụ kế toán, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất hoặc xây lắp. Phần mềm hỗ trợ kế toán viên trong các thao tác tập hợp và theo dõi chi phí sản xuất chi tiết cho từng sản phẩm, công trình, hoặc theo nhóm sản phẩm, nhóm công trình, và theo từng giai đoạn sản xuất.
Người dùng có thể khai báo giá thành kế hoạch hoặc giá thành định mức. Hệ thống sẽ so sánh giá thành thực tế phát sinh với giá thành kế hoạch, cung cấp các phân tích chênh lệch. Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Phần mềm cũng hỗ trợ tự động phân bổ và kết chuyển chi phí, cho phép thiết lập phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức khác nhau (như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu, hoặc theo diện tích). Việc tính giá thành được hỗ trợ theo nhiều phương pháp, phổ biến là phương pháp trực tiếp và phương pháp định mức.
Về nghiệp vụ mua hàng, phần mềm quản lý và theo dõi chặt chẽ tình hình mua hàng về số lượng và giá trị hàng nhập, cũng như hàng xuất trả lại nhà cung cấp. Hệ thống cho phép tính toán và phân bổ chi phí mua hàng (như chi phí vận chuyển, bốc dỡ) theo từng lần mua cho từng mặt hàng cụ thể. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào và thuế nhập khẩu ngay trên hóa đơn mua hàng.
Về nghiệp vụ bán hàng, hệ thống quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính (nếu tích hợp). Tính năng này cũng cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Đối với hàng tồn kho, phần mềm quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị. Dữ liệu được tự động nhận về từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng. Điều này cung cấp thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, thiết lập các cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa và truy vết tồn kho theo từng phiếu nhập.
Đối với các doanh nghiệp quản lý cửa hàng, siêu thị, hoặc nhà hàng, việc quản lý sâu hơn về mua hàng, bán hàng và tồn kho là rất cần thiết. Vấn đề hộ kinh doanh phải dùng phần mềm kế toán không cũng được nhiều chủ cơ sở quan tâm để tối ưu vận hành. Các giải pháp chuyên dụng, như phần mềm bán hàng của PosApp, có thể được sử dụng. Bên cạnh các tính năng của một phần mềm kế toán hộ kinh doanh cơ bản thì các giải pháp chuyên sâu này cho phép quản trị chi tiết hơn các nghiệp vụ như các khoản chiết khấu bán hàng, chương trình giảm giá, và khuyến mại theo nhiều kịch bản phức tạp khác nhau, đồng bộ dữ liệu trực tiếp về hệ thống kế toán.
Đây là một tính năng kế toán cơ bản, bao gồm việc theo dõi tăng giảm tài sản cố định chi tiết theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, và đối tượng sử dụng. Hệ thống ghi nhận và lưu trữ toàn bộ quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ.
Phần mềm thực hiện tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng và bộ phận sử dụng. Tính năng này cho phép người dùng điều chỉnh giá trị khấu hao một cách linh động (nếu cần thiết) để phù hợp với yêu cầu quản lý và kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Hệ thống hỗ trợ các phương pháp tính khấu hao phổ biến như phương pháp đường thẳng và phương pháp giảm dần. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng. Đồng thời, nó cho phép quản lý và phân bổ dần giá trị công cụ dụng cụ (CCDC) vào chi phí từ các tài khoản chờ phân bổ (như 142, 242) và cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình phân bổ.
Đây là nhóm tính năng ưu việt mà các phương pháp kế toán truyền thống hay các công cụ cơ bản như Excel không thể đáp ứng hiệu quả. Tính năng quan trọng đầu tiên trong quản trị hệ thống là phân quyền người sử dụng.
Tính năng bảo mật này cho phép quản trị viên khai báo và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng, từng danh mục, từng chứng từ, và thậm chí từng thao tác trên chứng từ (như thêm, sửa, xóa, in) cho từng người sử dụng.
Một chức năng khác là bảo trì và kiểm tra số liệu tự động, giúp hệ thống tự tìm kiếm và cảnh báo các lỗi dữ liệu, hỗ trợ người dùng khắc phục những sai sót trong quá trình thao tác nhập liệu, đảm bảo tính nhất quán của sổ sách.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến (Cloud) của PosApp, phần mềm còn có thêm tính năng tự động sao lưu dữ liệu theo lịch đã định. Với các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây, kế toán viên có thể dễ dàng làm việc mọi lúc, mọi nơi, miễn là thiết bị có kết nối Internet. Việc lựa chọn giải pháp cloud hay on-premise sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách cài đặt phần mềm kế toán và bảo trì sau này.
Những tính năng vừa nêu là các nghiệp vụ cơ bản nhất mà một phần mềm kế toán chuyên nghiệp phải đáp ứng. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, họ có thể tích hợp thêm các điểm ưu việt khác.
Ví dụ, với PosApp, phần mềm kế toán thường được tích hợp sẵn với giải pháp hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn nhanh chóng mà không cần nhập liệu lại lần thứ hai, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao trong vận hành.
Việc hiểu rõ các tính năng của phần mềm kế toán là bước quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp, từ quản lý tài chính cơ bản đến quản trị hệ thống phức tạp. Một hệ thống được triển khai đúng đắn sẽ tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và cung cấp dữ liệu tức thời cho việc ra quyết định. Liên hệ với PosApp ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về giải pháp kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ được thiết kế để ghi lại, xử lý, và báo cáo các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Nó tự động hóa các nghiệp vụ cốt lõi như quản lý sổ cái, công nợ, tài sản cố định và lập báo cáo tài chính, thay thế cho phương pháp kế toán thủ công.
2. Doanh nghiệp nào cần sử dụng phần mềm kế toán?
Hầu hết mọi doanh nghiệp, từ doanh nghiệp siêu nhỏ, SME đến các tập đoàn lớn, đều cần sử dụng phần mềm kế toán. Việc áp dụng phần mềm giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo tài chính, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành so với việc ghi sổ thủ công.
3. Phần mềm kế toán khác gì so với sử dụng Excel?
Excel là một công cụ bảng tính linh hoạt nhưng không chuyên dụng cho kế toán. Phần mềm kế toán được xây dựng theo các chuẩn mực và nghiệp vụ kế toán (như hạch toán bút toán kép, khóa sổ, đối trừ công nợ), có tính bảo mật cao, phân quyền chi tiết và khả năng tự động hóa báo cáo. Excel dễ xảy ra sai sót công thức, khó kiểm soát và không có khả năng liên kết dữ liệu tự động giữa các phân hệ.
4. Chi phí triển khai phần mềm kế toán phụ thuộc vào yếu tố nào?
Chi phí triển khai phần mềm kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của nghiệp vụ (sản xuất, thương mại, dịch vụ), số lượng người dùng (users), và hình thức triển khai (On-premise - cài đặt tại máy chủ, hay Cloud - SaaS). Các gói dịch vụ đám mây thường có chi phí trả theo tháng/năm, trong khi gói On-premise thường trả phí bản quyền một lần.
5. Quy trình cơ bản để triển khai phần mềm kế toán là gì?
Quy trình triển khai thường bao gồm các bước: 1) Khảo sát nhu cầu và nghiệp vụ của doanh nghiệp. 2) Cài đặt và cấu hình hệ thống (thiết lập tài khoản, phân quyền). 3) Đào tạo người dùng cuối (kế toán viên). 4) Chuẩn hóa và nhập dữ liệu đầu kỳ (số dư). 5) Vận hành thử nghiệm và nghiệm thu trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
6. Nên chọn phần mềm kế toán Cloud hay On-premise?
Lựa chọn này tùy thuộc vào hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm Cloud (SaaS) cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi, chi phí khởi điểm thấp, và được nhà cung cấp bảo trì tự động. Phần mềm On-premise (cài đặt tại chỗ) yêu cầu doanh nghiệp phải tự đầu tư máy chủ và bảo trì, nhưng cho phép tùy chỉnh sâu hơn và kiểm soát hoàn toàn dữ liệu nội bộ.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN