Hộ Kinh Doanh Có Bắt Buộc Dùng Phần Mềm Kế Toán Không?

"Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?" Đây là thắc mắc của hàng triệu chủ kinh doanh, đặc biệt khi các quy định về thuế và hóa đơn liên tục thay đổi. Câu trả lời ngắn gọn là: Hiện tại (năm 2024) thì chưa, nhưng từ 01/06/2025 và 01/01/2026, việc này sẽ trở nên GẦN NHƯ BẮT BUỘC.

Các quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và kê khai thuế điện tử sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của hộ kinh doanh. Hãy cùng PosApp tìm hiểu kĩ hơn vấn đề này.

Quy định về ghi chép sổ sách kế toán

Pháp luật yêu cầu hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải có sổ sách kế toán, nhưng cách thực hiện phụ thuộc vào phương pháp tính thuế:

• Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai: Phải thực hiện chế độ kế toán và sử dụng sổ sách theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
• Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp khoán: Chỉ cần ghi chép sổ sách kế toán đơn giản (sổ theo dõi doanh thu, chi phí…) theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Cả hai trường hợp trên đều không bắt buộc phải dùng phần mềm mà có thể ghi chép thủ công. Tuy nhiên, lưu ý rằng phương pháp thuế khoán dự kiến sẽ được bãi bỏ từ ngày 01/01/2026. 

Các trường hợp thực tế phải sử dụng phần mềm

Đây chính là lý do khiến phần mềm trở nên bắt buộc trong tương lai gần:

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ 01/06/2025)

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số hộ kinh doanh BẮT BUỘC phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Yêu cầu kết nối này đặt ra câu hỏi nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline, và rõ ràng giải pháp online (trực tuyến) sẽ là bắt buộc để đáp ứng quy định. Các trường hợp này bao gồm:

• Hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 1 tỷ đồng trở lên.
• Hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí…

Các hệ thống máy tính tiền này thường tích hợp sẵn các chức năng quản lý bán hàng, tồn kho và báo cáo. Đây thực chất là các Tính năng phần mềm kế toán cơ bản, được tích hợp trong một phần mềm quản lý (như PosApp) mà hộ kinh doanh phải trang bị để tuân thủ.

2. Bắt buộc kê khai thuế điện tử (từ 01/01/2026)

Theo Đề án của Bộ Tài chính (Quyết định 3389/QĐ-BTC), phương pháp tính thuế theo hình thức khoán sẽ được bãi bỏ. Toàn bộ hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương thức tự khai, tự nộp thuế và thực hiện 100% thủ tục thuế bằng phương thức điện tử.

Điều này thực tế sẽ yêu cầu mọi hộ kinh doanh phải sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm để quản lý doanh thu, chi phí và thực hiện kê khai thuế. Để hỗ trợ, Nhà nước có chính sách cung cấp miễn phí nền tảng số tích hợp phần mềm kế toán với phần mềm hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo các phần mềm kế toán hộ kinh doanh miễn phí từ các nhà cung cấp khác để có sự so sánh.

Ví dụ thực tế

• Một siêu thị mini có doanh thu 1,5 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền tích hợp phần mềm để xuất hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế từ ngày 01/06/2025.
• Một quán cà phê có doanh thu 500 triệu đồng/năm, dù doanh thu dưới 1 tỷ nhưng thuộc ngành dịch vụ ăn uống, cũng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Từ 01/01/2026, quán này cũng sẽ phải dùng phần mềm để kê khai thuế điện tử.

Lưu ý quan trọng

• Không tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh có thể bị xử phạt nặng theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số, giúp đơn giản hóa quy trình.
• Nhà nước có chính sách hỗ trợ chi phí hoặc cung cấp miễn phí các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và chữ ký số cho hộ kinh doanh.
• Hộ kinh doanh cần tự tra cứu mã ngành nghề của mình theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg để xác định có thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng hay không.

Tóm lại, việc số hóa hộ kinh doanh là tất yếu. Các quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ 01/06/2025) và kê khai thuế điện tử (từ 01/01/2026) khiến việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS) có kết nối cơ quan thuế trở thành yêu cầu bắt buộc để tuân thủ.

Ghi chép sổ sách thủ công sẽ không còn phù hợp. Các chủ hộ kinh doanh (nhất là ngành bán lẻ, F&B) nên chủ động áp dụng các giải pháp như PosApp ngay từ hôm nay để vừa đảm bảo đúng luật, vừa nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tôi là hộ kinh doanh nhỏ, nộp thuế khoán, doanh thu thấp thì có cần dùng phần mềm không?

• Hiện tại: Chưa bắt buộc. Bạn chỉ cần ghi chép sổ sách đơn giản theo Thông tư 40.
• Từ 01/01/2026: Theo đề án, phương pháp thuế khoán sẽ bị bãi bỏ. Lúc đó, 100% hộ kinh doanh (bất kể doanh thu) sẽ phải tự kê khai thuế điện tử, đồng nghĩa với việc bạn sẽ cần một ứng dụng/phần mềm để quản lý và kê khai.

2. Chi phí trang bị các phần mềm này có cao không?

Nhà nước có chính sách hỗ trợ chi phí (hoặc cung cấp miễn phí) cho hộ kinh doanh khi chuyển đổi. Ngoài ra, các nhà cung cấp như PosApp thường có nhiều gói dịch vụ linh hoạt với chi phí rất hợp lý, phù hợp cho cả quy mô kinh doanh siêu nhỏ.

3. Tôi không dùng máy tính tiền/phần mềm sau mốc 01/06/2025 thì có bị phạt không?

Có. Nếu hộ kinh doanh của bạn thuộc đối tượng bắt buộc (doanh thu > 1 tỷ hoặc thuộc ngành bán lẻ, F&B...) mà không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, bạn có thể bị xử phạt nặng theo quy định của Luật Quản lý thuế.