Cách xây dựng bảng mô tả công việc cho nhân viên quán cafe, nhà hàng

Bảng mô tả công việc nhân viên phục vụ quán cafe là một phần không thể thiếu, giúp bạn kinh doanh quán cafe dễ dàng hơn. Tại sao lại như vậy? Bảng mô tả công việc nhân viên giúp ích được gì cho quán cafe của bạn? Làm thế nào để xây dựng bảng mô tả công việc nhân viên quán cafe, nhà hàng chuẩn? Tìm hiểu cùng PosApp thông qua bài dưới đây.

1/ Vai trò của bảng mô tả công việc tại quán cafe, nhà hàng

Bảng mô tả công việc hàng ngày của nhân viên quán cafe, nhà hàng là bảng thống kê những việc làm hàng ngày của từng bộ phận trong quán cafe, nhà hàng. Vai trò của bảng mô tả công việc đối với từng bộ phận tại quán cafe/nhà hàng là gì?

1.1/ Đối với nhân viên quán

Trước đây, nhân viên nhớ đến đâu, làm đến đó. Người quản lý phải luôn theo dõi, soi xét kỹ và nhắc nhở nhân viên liên tục nếu có sự thiếu sót công việc. Từ khi có bảng mô tả công việc, nhân viên phục vụ không quên những công việc cần phải làm ở đầu ca và cuối ca. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và người quản lý.

Trước đây, người quản lý tốn không ít thời gian để đào tạo một nhân viên mới. Nhưng với sự trợ giúp của bảng mô tả công việc phục vụ quán cafe, nhân viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt vị trí của mình và dễ dàng hòa nhập với môi trường làm việc tại quán cafe của bạn.

Nhân viên các bộ phận làm đúng theo quy trình làm việc có sẵn. Từ đó giúp phục vụ và giao tiếp với khách hàng tốt hơn; nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như quy trình làm việc đáng kể cho nhân viên.

1.2/ Đối với người quản lý, chủ cửa hàng

Trước đây, người quản lý khá phiền khi phải luôn nhắc nhở công việc cho từng nhân viên khi họ làm xót việc. Việc luôn dò xét, soi mói công việc của nhân viên không chỉ làm mất nhiều thời gian làm việc của bạn mà còn gây mất hòa khí giữa mọi người trong quán. 

Với bảng mô tả công việc hàng ngày, bạn dễ dàng giao việc cho nhân viên hơn mà không cần lúc nào cũng phải nhắc nhở, theo sát công việc của họ.

Thông qua bảng mô tả công việc nhân viên phục vụ quán cafe, người quản lý có cơ sở đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên của từng nhân viên khi họ làm việc. 

Chỉ cần một vài buổi đào tạo kèm bảng mô tả công việc chi tiết, người quản lý có thể dễ dàng truyền đạt yêu cầu công việc cho nhân viên mới giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc tại quán cafe/nhà hàng.

2/ Mô tả công việc nhân viên mới của quán cafe, nhà hàng

Dưới đây, PosApp xin chia sẻ, nội dung cho tiết bảng mô tả công việc hàng ngày cho từng bộ phận tại quán cafe, nhà hàng. Bạn có thể tham khảo và linh động áp dụng tại quán cafe/nhà hàng của mình. 

2.1/ Bảng mô tả công việc quản lý nhà hàng, cafe

Việc tuyển dụng một người quản lý chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn quản lý quán cafe sẽ giúp quán của bạn hoạt động theo một quy chuẩn chuyên nghiệp và tăng doanh thu/lợi nhuận cho quán.

Công việc quản lý nhà hàng/quán cafe không đơn giản. Dưới đây là một vài gợi ý về bảng mô tả công việc quản lý quán cafe, nhà hàng, bạn có thể tham khảo:

Tố chất của một nhà quản lý quán cafe/nhà hàng giỏi:

Có 2 tiêu chí chính để đánh giá một người quản lý giỏi:

• • Doanh thu và lợi nhuận của quán tăng đều. Tất cả công việc đều nằm trong tầm kiểm soát của người quản lý.
• • Hoạt động kinh doanh được đảm bảo vận hành theo đúng quy định. Cải tiến quy trình liên tục.

Một người quản lý quán cafe giỏi cần có những yếu tố:

• • Khả năng tổ chức và vận hành tổ chức.
• • Khả năng tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
• • Khả năng đọc và đánh giá báo cáo kinh doanh; “nhạy cảm” với những con số.
• • Khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập tốt.

Những công việc cần làm tại vị trí quản lý quán cafe/nhà hàng:

Hoạch định chiến lược kinh doanh của quán:

• • Định vụ khách hàng và nắm bắt mô hình kinh doanh của quán cafe
• • Lên kế hoạch, thực hiện mục tiêu kinh doanh mới cho quán cafe như: phát triển sản phẩm mới, bổ sung các sản phẩm bán kèm như bình giữ nhiệt, ly nước,...
• • Lên kế hoạch và thực thi chiến lược marketing thu hút khách hàng
• • Lên chương trình chăm sóc khách hàng
• • Nắm các báo cáo của hoạt động kinh doanh và báo cáo của chủ đầu tư

Tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh quán cafe:

• • Quản lý thu chi tiền trong cửa hàng
• • Phục vụ khách hàng V.I.P
• • Đảm bảo quán cafe luôn vận hành theo quy trình
• • Giải quyết những vấn đề mà nhân viên không thể xử lý
• • Thực hiện công việc thủ kho và hoạt động mua hàng
• • Đào tạo và quản lý nhân viên
• • Tính lương và các công tác nhân sự khác
• • Quản lý cơ sở vật chất và đề xuất mua thêm vật tư

2.2/ Bảng mô tả công việc nhân viên phục vụ

Quán cafe/nhà hàng nào cũng cần rất nhiều nhân viên phục vụ. Vì vậy, bạn nên để cho nhân viên phục vụ quán mình linh động trong việc phân chia công việc. 

Trên bảng mô tả công việc của nhân viên phục vụ cafe, bạn chỉ nên đề ra thời gian và yêu cầu thực hiện công việc kèm bảng đánh giá của trưởng ca theo từng thời điểm trong ngày. 

Điều này giúp các bạn nhân viên phục vụ chủ động trong làm việc nhóm, thoải mái hơn khi làm việc và thỏa sức phát huy khả năng tư duy của bản thân.

Bảng mô tả công việc nhân viên phục vụ quán cafe được chia ra làm hai phần bao gồm yêu cầu của vị trí và checklist công việc hàng ngày. 

Yêu cầu của nhân viên phục vụ quán cafe

• - Đi làm đúng giờ.
• - Tự giác trong công việc và tuân thủ quy định của quán cafe/nhà hàng.
• - Chủ động và tập trung trong công việc.

• - 4 lưu ý, nhân viên phục vụ nên nhớ:

• • Thứ nhất, không phải lúc nào khách hàng cũng đúng nhưng họ sẽ luôn có lý của họ.
• • Chủ quán cafe chưa chắc là người sẽ trả lương cho bạn, mà là khách hàng.
• • Trước khi trở thành một người phục vụ chuyên nghiệp thì bạn nên học cách làm người cho đúng.
• • Hãy giao tiếp vì giao tiếp là chìa khóa giải quyết mọi vấn đề.

Nội dung công việc chi tiết của nhân viên phục vụ bàn

Nhận ca:

1. Chấm công bằng máy chấm vân tay đầu ca.
2. Vệ sinh khu vực làm việc như: Lau bàn ghế, giặt khăn lau bàn, quét sân, lau nhà.
3. Chuẩn bị đồ tại khu vực phục vụ như: Trà đá, trà nóng, ly trà, đế lót ly, gạt tàn thuốc, khay bê đồ uống.

Trong ca:

1. Nhanh nhẹn, lịch sự tiếp đón, phục vụ khách hàng. Tập trung bao quát khu vực mình phụ trách.
2. Order cho khách mới vào, để ý châm trà cho khách và dọn dẹp bàn khi khách ra về.
3. Làm đúng theo quy trình: order - thu ngân - pha chế - phục vụ.
4. Order đúng món, ghi chú rõ những lưu ý của khách hàng cho quầy pha chế dễ nắm bắt. Xác nhận nhu cầu của khách hàng lần cuối trước khi gửi order xuống quầy pha chế. 
5. Bê đồ uống ra cho khách khi quầy pha chế đã chuẩn bị xong. Trường hợp có sự nhầm lẫn order, nhân viên phục vụ phải xin lỗi khách và nhanh chóng đổi nước cho khách.

Cuối ca:

1. Dọn dẹp sạch sẽ khu vực làm việc của mình và bàn giao cho ca sau. lau dọn bàn ghế, giặt khăn lau bàn, thu dọn ly đã phục vụ và rửa ly trong bồn.
2. Chấm dấu vân tay cuối ca trước khi ra về.

2.3/ Mô tả công việc của nhân viên thu ngân

Khi làm công việc của thu ngân quán cafe, mức đãi ngộ trong công việc sẽ cao hơn và đi kèm đó là yêu cầu tác phong làm việc cũng cao hơn so với một vài vị trí.

Tương tự với công việc của nhân viên phục vụ bàn, checklist công việc quán cafe dành cho nhân viên thu ngân cũng chia làm hai phần là yêu cầu công việc và nội dung công việc.

Yêu cầu về tác phong làm việc của nhân viên thu ngân

• • Ăn mặc lịch sự, sạch sẽ, trang điểm nhẹ, đi giày.
• • Có mặt trước giờ làm việc ít nhất 15 phút để nhận bàn giao ca.
• • Hỗ trợ các bộ phận khác làm việc hiệu quả. Không có thái độ gây cản trở, ảnh hưởng đến công việc chung.
• • Trung thực trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không có hành vi gian lận trong quá trình tính tiền, thu tiền, thối tiền cho khách hàng.
• • Cởi mở, thân thiện, lễ phép khi phục vụ khách hàng.

Mô tả chi tiết công việc của thu ngân quán cafe

Quy trình nhận bàn giao ca:

• • Mở máy tính
• • Kiểm tiền ca trước
• • Vệ sinh sạch sẽ khu vực thu ngân
• • Đăng nhập phần mềm quản lý quán cafe, kiểm tra máy giấy in bill, giấy in tem.

Thực hiện nghiệp vụ bán hàng:

• • Lễ phép chào khách hàng
• • Mời khách hàng order tại quầy thu ngân
• • Chủ động giới thiệu một vài chương trình khuyến mãi hay thức uống bán chạy nhất tại quán cho khách hàng. 
• • Gợi ý thêm thức uống hay món ăn kèm cho khách.
• • In tem sản phẩm, in hóa đơn, chuyển hóa đơn xuống quầy pha chế và thông báo tổng hóa đơn cho khách hàng.
• • Nhận tiền từ khách hàng, đọc số tiền nhận và số tiền thừa cho khách hàng nắm rõ.
• • Thối tiền, gửi bill, thẻ rung số bàn cho khách và không quen kèm theo lời cảm ơn với khách hàng. 
• • Ghim bill để kết thúc nghiệp vụ order.

Trước khi kết thúc ca: 

• • Dọn dẹp sạch sẽ quầy thu ngân một lần nữa
• • Tổng kết số tiền thu được trong ca
• • Ghi sổ sách và bàn giao tiền cho ca sau (nếu cuối ca thì bàn giao cho quản lý)

2.4/ Mô tả công việc thủ kho - kế toán quán cafe nhà hàng

Vấn đề quản lý kho hàng trong kinh doanh rất quan trọng. Bộ phận thủ kho thiếu chuyên nghiệp sẽ dễ gây thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. 

Vậy nên người quản lý cần đề ra bảng mô tả công việc thủ kho - kế toán theo một quy chuẩn để đảm bảo quán cafe/nhà hàng không còn tình trạng thất thoát hàng hóa nữa.

Bảng mô tả công việc thủ kho - kế toán gồm 2 nội dung chính là yêu cầu công việc và mô tả chi tiết công việc.

Yêu cầu công việc đối với thủ kho:

• • Có kinh nghiệm quản lý kho và ghi sổ sách hợp lý.
• • Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý kho.
• • Trung thực, không được có hành động trộm cắp vật tư của quán.
• • Quản lý sổ sách kỹ càng, nhập - kiểm - xuất kho chặt chẽ, tránh thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân.
• • Không được đem vật dụng cá nhân vào khu vực kho hàng.
• • Tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh theo quy định.

Mô tả chi tiết công thủ kho - kế toán tại quán cafe/nhà hàng:

• • Lập hồ sơ kho, ghi rõ các thông tin sản phẩm như tên, mã hàng, màu, kích cỡ, hạn sử dụng, vị trí đặt hàng,... Tích hợp phần mềm quản lý kho bằng mã vạch để công tác quản lý kho được tối ưu hơn.
• • Làm thủ tục xuất nhập hàng hóa: Kiểm tra chứng từ, giấy tờ liên quan mõi khi xuất nhập hàng hóa kho, kiểm kê số lượng, ghi phiếu nhập xuất kho cẩn thận để đối chiếu hàng hóa sau này được đơn giản hơn.
• • Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Nhân viên thủ kho cần theo dõi số lượng xuất nhập hàng hóa hằng ngày so với định mức tồn kho tối thiểu, báo cáo quản lý nếu số lượng hàng hóa trong kho chạm mốc hàng tồn kho tối thiểu.
• • Sắp xếp hàng hóa: Nhân viên kiểm kho cần có kế hoạch sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để sau này khi tìm hàng cũng dễ dàng hơn. Cần bố trí khu vực riêng cho các mặt hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, dáng nhãn cảnh báo đối với những loại mặt hàng này. 
• • Kiểm kê hàng hóa: Đây là công việc hàng ngày của nhân viên kiểm kho, nếu có sự thất thoát hàng hóa cần thông báo ngay cho quản lý; Thống kê sản phẩm bị hư hỏng, gần hết hạn cần thanh lý gấp, rồi lập danh sách gửi bộ phận kế toán để kịp thời xử lý.

2.5/ Bảng mô tả công việc nhân viên pha chế

Vị trí của nhân viên pha chế là quan trọng nhất đối với quán cafe. Thức uống của quán cafe ngon và mang đậm phong cách riêng sẽ là một điểm cộng thu hút và giữ chân thật nhiều khách hàng. 

Vậy nên công việc nhân viên pha chế phải theo một quy trình chuẩn và nhân viên pha chế phải có tay nghề vững. 

Bảng mô tả công việc nhân viên pha chế có hai phần chính, đó là yêu cầu công việc và bảng mô tả công thức đồ uống.

 Yêu cầu tác phong của nhân viên pha chế:

• • Nhân viên nữ thì búi tóc lên, nhân viên nam thì cắt tóc gọn gàng, sạch sẽ. 
• • Mang giày khi làm việc (tránh mang những đôi giày dễ trơn trượt).
• • Giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực pha chế. Bỏ rác đúng nơi quy định. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
• • Nhờ bộ phận tạp vụ dọn rác ngay khi rác gần đầy.
• • Chú ý làm đúng đồ uống như trên order và thực hiện đúng các yêu cầu thêm của khách hàng.

Bảng công thức định lượng, công thức pha chế đồ uống:

Việc luôn giữ cho hương vị đồ uống không đổi là điều không dễ đặc biệt là khi quán bạn thay nhân viên pha chế mới. Nếu như quán bạn đã có nhiều khách quen và họ thường xuyên ghé quán vì đam mê một loại đồ uống thì việc hương vị đồ uống không cố định sẽ là một bất lợi không nhỏ cho quán bạn.

Vậy nên việc thiết lập một bảng công thức định lượng đồ uống theo quy chuẩn cùng quy trình từng bước pha chế cụ thể sẽ là một cách để dù có là nhân viên pha chế mới làm tại quán cũng có thể nhanh chóng thạo việc và tạo những thức uống trong menu với hương vị vẹn nguyên không đổi.  

2.6/ Bảng mô tả công việc nhân viên bảo vệ

Quán cafe là nơi tụ tập của nhiều thành phần trong xã hội, tính chất khách hàng trong quán cũng khác nhau, vì vậy nhân viên bảo vệ phải nắm vững nghiệp vụ của mình cũng như đặc trưng của quán để luôn đảm bảo an ninh, trật tự tại quán cafe/nhà hàng.

Nhân viên bảo vệ thường là người của đơn vị thứ 3 cho thuê vậy nên bạn cần tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo sự an toàn của quán cũng như sự an toàn của khách hàng.

Một vài yêu cầu dành cho bảo vệ quán cafe/nhà hàng như:

• • Có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
• • Không tự ý rời bỏ vị trí khi chưa thông báo cho quản lý.
• • Không được chơi game hay ngủ trong giờ làm việc.
• • Không được gây sự, tỏ thái độ không hài lòng với khách hàng.
• • Không được ăn mặc xuề xòa, không lịch sự, thiếu chuyên nghiệp.
• • Không được lấy tiền bo của khách hàng.
• • Quan sát, giữ xe cho khách, tránh thất thoát tài sản của khách.

2.7/ Mô tả công việc tạp vụ

Nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ dọn dẹp và hỗ trợ nhân viên pha chế và nhân viên phục vụ. Thông thường chỉ có những quán lớn mới bố trí bộ phận tạp vụ.

Bảng mô tả công việc tạp vụ bao gồm các yêu cầu:

Yêu cầu công việc của nhân viên tạp vụ tại quán cafe/nhà hàng:

• • Hoàn thành đúng nghiệp vụ được giao
• • Có tính thần tự giác và có trách nhiệm trong công việc
• • Thái độ lịch sự, chuyên nghiệp
• • Mặc đồng phục gọn gàng lịch sự khi đi làm

Mô tả chi tiết công việc của nhân viên tạp vụ:

Nhiệm vụ chính tại quán cafe/nhà hàng:

• • Thu dọn ly, tách bẩn từ bàn của khách hay khu vực phục vụ vào quầy pha chế
• • Rửa ly bẩn trong bồn và bổ sung thêm ly trà sạch cho nhân viên phục vụ
• • Giặt khăn bàn, đế lót ly

Dọn dẹp nhà vệ sinh:

• • Dọn dẹp nhà vệ sinh: Để bản cảnh báo trước nhà vệ sinh, lau dọn sàn nhà, bồn rửa tay, chà bồn vệ sinh,...
• • Thay giấy vệ sinh, nước rửa tay, kiểm tra vật tư và thông báo quản lý nếu có hư hỏng
• • Xịt nước thơm sau khi đã vệ sinh xong
• • Nếu trong nhà vệ sinh có trang trí chậu cây thì nhớ chăm sóc và tưới nước cho cây

Vệ sinh sân, vườn:

• • Dọn dẹp, vệ sinh vỉa hè, đường trước quán cafe/nhà hàng
• • Hỗ trợ vệ sinh khu vực phục vụ khách hàng, quầy, quán
• • Vệ sinh nội thất trong quán, trang thiết bị, lau kính và tưới cây trong quán
• • Lau sạch, khô sàn nhà, đảm bảo an toàn. Nhớ để biển cảnh báo trơn trượt khi đang lau sàn hay khu vực bị ứ đọng nước sau khi trời mưa.

3/ Quản lý nhân viên hiệu quả bằng phần mềm PosApp

PosApp là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý cafe, nhà hàng uy tín, chất lượng hàng đầu Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn tìm cách nâng cao, đổi mới phần mềm quản lý. Nhân viên bán hàng tận tình tư vấn giúp khách hàng trải nghiệm sản phẩm tốt nhất.

Hiện nay có hơn 30.000 khách hàng đang sử dụng và tin dùng phần mềm bán hàng PosApp. 

Lễ ký kết hợp đồng đầu tư của PosApp với NextPay (2021)

Khi sở hữu phần mềm quản lý nhà hàng quán cafe/quán ăn/cửa hàng bạn có thể thực hiện các tính năng quản lý nhân viên như:

• + Quản lý thông tin nhân viên, vị trí làm việc, thời gian vào - ra ca làm
• + Phân quyền nhân viên chặt chẽ, hạn chế tài nguyên mà nhân viên có thể đăng nhập, hạn chế các tính năng nhân viên có thể thực hiện.
• + Mọi hoạt động bán hàng, nhập xuất kho của nhân viên đều được báo cáo theo thời gian thực giúp loại bỏ tình trạng nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa.
• + Đồng bộ dữ liệu order giữa các bộ phận giúp tối ưu tốc độ bán hàng, tránh sai sót do việc ghi order bằng giấy gây ra.
• + Vận hành và đồng bộ dữ liệu ngay cả khi đã mất kết nối internet. Khi có kết nối lại, mọi báo cáo bán hàng sẽ được đồng bộ đến máy người quản lý một các thông minh.

Trên đây là những chia sẻ của PosApp về cách xây dựng bảng mô tả công việc cho nhân viên quán cafe, nhà hàng. Thông qua bài này, mong rằng bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích trong hoạt động kinh doanh nhà hàng/quán cafe.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán cafe/nhà hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Bạn có thể liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

• + Hotline: 1900.3016
• + Fanpage: facebook.com/posapp.vn
• + Zalo: zalo.me/4019608353718539751

Xem thêm:

• 6 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên cafe, nhà hàng
• Mẫu nội quy dành cho nhân viên quán cafe chuẩn
• Bản giá phần mềm quản lý cửa hàng linh kiện máy tính PosApp
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp