Cách quản lý chuỗi hệ thống quán cafe hiệu quả

quản lý chuỗi cafe hiệu quả

Nhiều người chủ khi mở quán cafe không kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí không thể kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu trong một tháng. Chính việc quản lý như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi cá nhân. Sau đây PosApp xin giới thiệu các cách để quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả.

1/ Chất lượng sản phẩm

Vấn đề về chất lượng sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ.

chất lượng sản phẩm

Các quán cafe phải đảm bảo và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo đảm về chất lượng dịch vụ phải gần như tương đương nhau.

Thời điểm khi vừa khai trương và sau khi quán hoạt động được một thời gian. Hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác. Thì chất lượng món nước khi đến tay khách hàng phải gần như tương tự nhau.

2/ Quản lý nhân viên

Khi mở một hệ thống, điều đầu tiên đó chính là tuyển nhân viên có thái độ tốt. Một nhân viên có ít kinh nghiệm, nghiệp vụ trong công việc có thể đào tạo được, nhưng một nhân viên có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán. Hệ luỵ đầu tiên phải kể đến đó là thái độ của nhân viên với khách hàng, làm mất khách hàng. Nhiều nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để ăn cắp thời gian hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt.

Việc động viên khuyến khích nhân viên cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng dễ dàng khiến họ nản mà rời bỏ công ty.

cách quản lý quán cafe hiệu quả

3/ Quản lý dòng tiền, doanh thu

Xác định giá vốn đúng trong mô hình kinh doanh này thì phải xác định được rất nhiều các thông số liên quan như định mức pha chế, các nguyên vật liệu cần thiết để chế biến...

Các chi phí chung như chi phí điện,nước, gas, nhân công trực tiếp (tổ pha chế, tổ phục vụ...) cần được phân công chi tiết. Dữ liệu, báo cáo ở các điểm bán phải được thống kê chính xác về tổng để làm các chứng từ liên quan.

Việc tối quan trọng trong  cách quản lý quán cafe đó chính là quản lý thu-chi và dòng tiền. Việc một số quán cafe không quản lý tốt doanh thu và dòng tiền khiến cho không thể nào kiểm soát được doanh thu, chi phí. Gây hại cho doanh nghiệp. Giải pháp khả thi là thuê một nhân viên kế toán giải quyết giúp bạn các vấn đề này hoặc đơn giản hơn có thể sử dụng các loại phần mềm quản lý.

4/ Quản lý nguồn nguyên liệu

Khi kinh doanh mô hình quàn cafe, ngoài chi phí tiền thuê mặt bằng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng đồ ra phục vụ khách, nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì sẽ rất lãng phí.

quản lý nguồn nguyên liệu

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó đảm bảo nhân viên pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ chặt chẽ khi không có người chủ sát sao bên cạnh.

Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng khách hàng đông nhưng không kiểm soát được lượng nguyên liệu khiến nhân viên lợi dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn doanh thu của chủ quán cafe.

Vậy đâu là cách quản lý quán cafe dành cho bạn?

5/ Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả

cách quản lý quán cafe hiệu quả

Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe PosApp mà không cần phải thuê mướn nhân viên  quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.

Các tính năng cơ bản của phần mềm có thể kể đến như:

5.1/ Phân quyền quản lý nhân viên

Chắc chắn bạn không còn phải lo về vấn đề nhân viên quản lý nhân viên thường xuyên vì phần mềm PosApp chỉ phân quyền, và chức năng đến một số nhân viên nhất định. Việc phân quyền đảm bảo một nhân viên chỉ đảm nhiệm một chức năng nhất định. Ví dụ nhân viên phục vụ không có chức năng huỷ hoá đơn của khách hàng, nhân viên thu ngân không thể trả món. Cho dù nhân viên có liên kết với nhau đi nữa thì toàn bộ hoá đơn huỷ, trả món đều được thống kê giúp chủ quán dễ dàng kiểm tra.Quản lý nguyên vật liệu:

Hướng đến sự chuyên nghiệp tại mô hình kinh doanh quán cafe

PosApp có chức năng quản lý nguyên vật liệu, chỉ cần bạn định lượng nguyên vật liệu cho món, PosApp sẽ quản lý bằng việc trừ các định lượng nguyên vật lượng trong kho. Giúp chủ quán dễ dàng quản lý được lượng hàng tồn, xuất kho.

5.2/ Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe

Phần mềm có hệ thống 30 biểu đồ kinh doanh báo cáo thu-chi toàn bộ tình hình kinh doanh cho người quản lý giúp bạn quản lý công việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.

ngân sách chi trả

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

PosApp hiện nay có chức năng order từ nhân viên đến bếp hoặc trực tiếp từ điện thoại của khách hàng nếu khách có cài đặt phần mềm và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên chỉ việc sử dụng điện thoại in hoá đơn từ xa giúp việc thanh toán nhanh chóng.

Tải bảng giá