7 Nguyên tắc giúp quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả

Nhiều người chủ khi mở quán không biết cách quản lý quán cafe như: không kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí không thể kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu trong một tháng. Chính việc quản lý như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi cá nhân. Sau đây PosApp xin giới thiệu các cách quản lý quán cafe hiệu quả.

1/ Chất lượng sản phẩm

Vấn đề về chất lượng sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ.

chất lượng sản phẩm
Đảm bảo về chất lượng sản phẩm

Các quán cafe phải đảm bảo và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo đảm về chất lượng dịch vụ phải gần như tương đương nhau.

Thời điểm khi vừa khai trương và sau khi quán hoạt động được một thời gian. Hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác. Thì chất lượng món nước khi đến tay khách hàng phải gần như tương tự nhau.

2/ Quản lý nhân viên

Khi mở một hệ thống, điều đầu tiên đó chính là tuyển nhân viên có thái độ tốt. Một nhân viên có ít kinh nghiệm, nghiệp vụ trong công việc có thể đào tạo được, nhưng một nhân viên có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán. Hệ luỵ đầu tiên phải kể đến đó là thái độ của nhân viên với khách hàng, làm mất khách hàng. Nhiều nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để ăn cắp thời gian hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt.

Việc động viên khuyến khích nhân viên cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng dễ dàng khiến họ nản mà rời bỏ công ty.

cách quản lý quán cafe hiệu quả
Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

3/ Quản lý dòng tiền, doanh thu

Điều cần quan tâm hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là lợi nhuận, nên bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần trung tâm của quán, không có tiền không có doanh thu thì không thể duy trì hoạt động quán được.

Quản lý thu

Cách quản lý thu cho quán cafe

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn. 
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

Quản lý chi

Cách quản lý chi cho quán cafe

Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.

4/ Quản lý nguồn nguyên liệu

Khi kinh doanh mô hình quán cafe, ngoài chi phí tiền thuê mặt bằng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng đồ ra phục vụ khách, nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì sẽ rất lãng phí.

quản lý nguồn nguyên liệu
Cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó đảm bảo nhân viên pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ chặt chẽ khi không có người chủ sát sao bên cạnh.

Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng khách hàng đông nhưng không kiểm soát được lượng nguyên liệu khiến nhân viên lợi dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn doanh thu của chủ quán cafe.

Vậy đâu là cách quản lý quán cafe dành cho bạn?

5/ Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả

cách quản lý quán cafe hiệu quả
Hệ thống quản lý quán cà phê hiệu quả

Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe PosApp mà không cần phải thuê mướn nhân viên  quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.

Các tính năng cơ bản của phần mềm có thể kể đến như:

5.1/ Phân quyền quản lý nhân viên

Chắc chắn bạn không còn phải lo về vấn đề quản lý nhân viên quán cafe thường xuyên nữa vì phần mềm PosApp chỉ phân quyền, và chức năng đến một số nhân viên nhất định. Việc phân quyền đảm bảo một nhân viên chỉ đảm nhiệm một chức năng nhất định. Ví dụ nhân viên phục vụ không có chức năng huỷ hoá đơn của khách hàng, nhân viên thu ngân không thể trả món. Cho dù nhân viên có liên kết với nhau đi nữa thì toàn bộ hoá đơn huỷ, trả món đều được thống kê giúp chủ quán dễ dàng kiểm tra.Quản lý nguyên vật liệu:

Hướng đến sự chuyên nghiệp tại mô hình kinh doanh quán cafe
Cách quản lý nhân viên quán cafe

PosApp có chức năng quản lý nguyên vật liệu, chỉ cần bạn định lượng nguyên vật liệu cho món, PosApp sẽ quản lý bằng việc trừ các định lượng nguyên vật lượng trong kho. Giúp chủ quán dễ dàng quản lý được lượng hàng tồn, xuất kho.

5.2/ Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe

Phần mềm có hệ thống 30 biểu đồ kinh doanh báo cáo thu-chi toàn bộ tình hình kinh doanh cho người quản lý giúp bạn quản lý công việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.

ngân sách chi trả
Cách quản lý doanh thu quán cafe

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

PosApp hiện nay có chức năng order từ nhân viên đến bếp hoặc trực tiếp từ điện thoại của khách hàng nếu khách có cài đặt phần mềm và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên chỉ việc sử dụng điện thoại in hoá đơn từ xa giúp việc thanh toán nhanh chóng.

5.4/ Cách quản lý quán cafe từ xa

Làm sao để bạn có thể vừa quản lý quán cafe hiệu quả vừa có thể giải quyết những công việc khác? PosApp sẽ chỉ cho bạn một bí quyết nhé! Đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tương thích với các thiết bị sẵn có như điện thoại, máy tính bảng, máy bàn cho đến các thiết bị chuyên nghiệp như máy POS cầm tay, máy POS thu ngân. Vậy là đi đâu bạn cũng có thể xem các báo cáo tình hình chi tiết của quán. 

xem báo cáo từ xa
Phần mềm quản lý quán cafe từ xa

6/ Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán

Đối với thương hiệu cafe có nhiều chi nhánh, điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi chi nhánh trong hệ thống có vị khác nhau, nhân viên mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng phục vụ mỗi nơi mỗi khác,. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về thương hiệu của bạn. 

Hệ thống quản lý quán cà phê phải đồng bộ

Do vậy, việc đồng bộ về phục vụ, thống nhất quy trình như nhau tại tất cả các chi nhánh là điều bạn cần làm ngay khi bắt đầu mở rộng kinh doanh. Những yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào hỏi khách, đến quy trình order, tính tiền,... đều cần phải được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả chi nhánh.

7/ Đồng bộ dữ liệu khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Để có thể giữ chân khách hàng, hiện nay đa số những thương hiệu cafe sẽ tạo ra chương trình Membership. Khách hàng sẽ đăng ký thông tin cá nhân để tạo thẻ thành viên. Những khách hàng sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn thanh toán và được hưởng những ưu đãi từ cửa hàng. Việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những khách hàng thân thiết, thường xuyên lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.

Bài viết trên đây, PosApp đã chia sẽ cho bạn những cách quản lý mô hình cafe mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Chúc bạn thành công!

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá