7 Nguyên tắc giúp quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả

Nguyên tắc quản lý quán cafe hiệu quả

Nhiều người chủ khi mở quán chưa có kinh nghiệm quản lý quán cafe, không kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí không thể kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu trong một tháng.

Chính việc quản lý cafe như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi cá nhân. Sau đây PosApp xin giới thiệu các cách quản lý quán cafe hiệu quả.

1/ Chất lượng sản phẩm

Vấn đề về chất lượng sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước, nguyên liệu pha chế cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ.

chất lượng sản phẩm

Đảm bảo về chất lượng sản phẩm

Các quán cafe phải đảm bảo và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo đảm về chất lượng dịch vụ phải gần như tương đương nhau. Như vậy mật độ quán cafe đông khách mới đảm bảo.

Thời điểm khi vừa khai trương và sau khi quán hoạt động được một thời gian hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác thì chất lượng món nước khi đến tay khách hàng phải gần như tương tự nhau. Đồng thời giá cả giữa các chi nhánh trong chuỗi phải đảm bảo đồng nhất với nhau, tránh việc cùng một thương hiệu nhưng mỗi chi nhánh lại để một giá.

Nguyên liệu đảm đảo có nguồn gốc rõ ràng

Về nguyên liệu đầu vào, bạn cần đảm bảo nguyên liệu có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Điều này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Tại quầy thu ngân, khi bạn trưng bày giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, bạn đã phần nào lấy được niềm tin của khách hàng ngay từ lần đầu khach hàng vào quán.

Bên cạnh chất lượng và hương vị sản phẩm, bạn cũng nên chú trọng đến hình thức trang trí bên ngoài của thức uống. Một ly đồ uống được trang trí đẹp mắc, chỉnh chu sẽ thu hút khách hàng hơn là một ly thức uống được decor quá đổi bình thường và không bắt mắt.

Cuối cùng, nếu quán có thêm hệ thống shipper giao hàng, quán cần đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng luôn được đồng nhất, giao hàng nhanh nhất cho khách hàng.

2/ Quản lý nhân viên

Khi mở một hệ thống kinh doanh cafe, điều đầu tiên đó chính là tuyển nhân viên có thái độ tốt. Một nhân viên có ít kinh nghiệm, nghiệp vụ trong công việc có thể đào tạo được, nhưng một nhân viên có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán.

Hệ luỵ đầu tiên phải kể đến khi tuyển một nhân viên có thái độ không tốt đó là cách họ cư xử với khách hàng, làm mất khách hàng. Nhiều nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để ăn cắp thời gian hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt.

cách quản lý quán cafe hiệu quả

Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

Về phía người quản lý, bạn cần đảm sự công bằng giữa các nhân viên, tránh việc phân biệt đối xử sẽ làm mất lòng nội bộ. Ngoài ra bạn cần xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết để nhân viên theo đó làm việc, bạn cũng dễ quản lý công việc hằng ngày của nhân viên hơn.

Việc động viên khuyến khích nhân viên cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng dễ dàng khiến họ nản mà rời bỏ quán bạn.

kpi

Vậy nên xây dựng hệ thống KPI cũng là một phương pháp hữu hiệu giúp bạn quản lý nhân viên dễ dàng hơn. KPI là công cụ đắc lực sẽ giúp bạn nắm bắt được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đánh giá năng lực của nhân viên hằng tháng, từ đó có mức thưởng phạt riêng.

Các chỉ số KPI bạn có thể đánh giá bao gồm: các công việc cần thực hiện, mục tiêu đề ra, thực tế đạt được, thời gian thực hiện,...

3/ Quản lý dòng tiền, doanh thu

Điều cần quan tâm hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là lợi nhuận, nên bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần trung tâm của quán, không có tiền không có doanh thu thì không thể duy trì hoạt động quán được.

Quản lý thu

Cách quản lý thu cho quán cafe

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn. 
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

Quản lý chi

Cách quản lý chi cho quán cafe

Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.

Quản lý công nợ

vay tiền

Cách quản lý công nợ cho quán cafe

Nhằm giúp cho dòng tiền tại cửa hàng luôn được ổn đinh, ngoài việc quản lý thu - chi, bạn cũng nên để tâm đến công nợ đối tác, khách hàng.

Dưới đây, PosApp sẽ bật mí cho bạn các thao tác giúp cho việc quản lý công nợ hiệu quả hơn. Cụ thể:

+ Tạo một hệ thống theo dõi công nợ hoàn chỉnh bao gồm: tên đối tác, ngày giao dịch, nội dung, ghi chú, kỳ trước, kỳ sau,...

+ Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác

+ Xem lại các khoảng phải thu thường xuyên với khách hàng

+ Gửi hóa đơn chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

+ Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ của đối tác

4/ Quản lý nguồn nguyên liệu

Khi kinh doanh mô hình quán cafe, ngoài chi phí tiền thuê mặt bằng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng đồ ra phục vụ khách, nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì sẽ rất lãng phí.

quản lý nguồn nguyên liệu

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó đảm bảo nhân viên pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ chặt chẽ khi không có người chủ sát sao bên cạnh.

Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng khách hàng đông nhưng không kiểm soát được lượng nguyên liệu khiến nhân viên lợi dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn doanh thu của chủ quán cafe.

Vậy đâu là cách quản lý quán cafe dành cho bạn?

5/ Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả

giao diện xem báo cáo

Hệ thống quản lý quán cà phê hiệu quả

Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe PosApp mà không cần phải thuê mướn nhân viên  quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.

Các tính năng cơ bản của phần mềm có thể kể đến như:

5.1/ Phân quyền quản lý nhân viên

Chắc chắn bạn không còn phải lo về vấn đề quản lý nhân viên quán cafe thường xuyên nữa vì phần mềm PosApp chỉ phân quyền, và chức năng đến một số nhân viên nhất định. Việc phân quyền đảm bảo một nhân viên chỉ đảm nhiệm một chức năng nhất định. Ví dụ nhân viên phục vụ không có chức năng huỷ hoá đơn của khách hàng, nhân viên thu ngân không thể trả món. Cho dù nhân viên có liên kết với nhau đi nữa thì toàn bộ hoá đơn huỷ, trả món đều được thống kê giúp chủ quán dễ dàng kiểm tra.Quản lý nguyên vật liệu:

quy trình quản lý nhân viên

Cách quản lý nhân viên quán cafe

PosApp có chức năng quản lý nguyên vật liệu, chỉ cần bạn định lượng nguyên vật liệu cho món, PosApp sẽ quản lý bằng việc trừ các định lượng nguyên vật lượng trong kho. Giúp chủ quán dễ dàng quản lý được lượng hàng tồn, xuất kho.

5.2/ Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe

Phần mềm có hệ thống 30 biểu đồ kinh doanh báo cáo thu-chi toàn bộ tình hình kinh doanh cho người quản lý giúp bạn quản lý công việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.

xem báo cáo posapp

Cách quản lý doanh thu quán cafe

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

PosApp hiện nay có chức năng order từ nhân viên đến bếp hoặc trực tiếp từ điện thoại của khách hàng nếu khách có cài đặt phần mềm và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên chỉ việc sử dụng điện thoại in hoá đơn từ xa giúp việc thanh toán nhanh chóng.

5.4/ Cách quản lý quán cafe từ xa

Làm sao để bạn có thể vừa quản lý quán cafe hiệu quả vừa có thể giải quyết những công việc khác? PosApp sẽ chỉ cho bạn một bí quyết nhé! Đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tương thích với các thiết bị sẵn có như điện thoại, máy tính bảng, máy bàn cho đến các thiết bị chuyên nghiệp như máy POS cầm tay, máy POS thu ngân. Vậy là đi đâu bạn cũng có thể xem các báo cáo tình hình chi tiết của quán. 

xem báo cáo từ xa

Phần mềm quản lý quán cafe từ xa

5.5/ Tạo web order bán hàng miễn phí

Việc sở hữu website riêng mang tên thương hiệu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong kinh doanh mà còn giúp bạn dễ dàng quảng bá thương hiệu của mình.

Thông qua web order, khách của bạn sẽ dễ dàng order hàng hóa mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng. Với thông tin mà khách hàng để lại trên website bán hàng, bạn hoàn toàn có thể thêm vào tệp khách hàng của mình rồi đưa ra các chương trình khuyến mãi, tặng phiếu giảm giá, tri ân khách hàng nhằm giữ chân khách hàng lâu hơn, tốt hơn.

Ngoài ra, việc sở hữu website bán hàng riêng được PosApp cung cấp miễn phí còn giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đang kể nếu thuê bên thứ ba tạo lập website. 

5.6/ Quản lý doanh thu cửa hàng online

bán hàng grab

Việc mở các cửa hàng online trên Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin,... không quá xa lạ với các chủ kinh doanh trong lĩnh vực F&B. Tuy nhiên để quản lý hiệu quả tất cả đơn hàng và doanh thu tại các cửa hàng online này thật sự không dễ

Nhưng với việc ứng phần mềm quản lý quán cafe PosApp, bạn có thể tổng hợp và tiếp nhận đơn hàng từ nhiều nguồn như Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin,... Phần mềm quản lý giúp bạn kiểm soát mọi đơn hàng ngoài, tránh trường hợp soát đơn của khách.

Chủ cửa hàng khi vào tính năng xem báo cáo trên phần mềm phần mềm quản lý PosApp có thể chủ động xem nguồn doanh thu ngoài từ các đơn hàng online. Từ các báo cáo này, chủ cửa hàng có thể chủ động hơn trong các chiến lược kinh doanh sắp tới của mình.

5.7/ Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán

phần mềm spa thanh toán

Phần mềm quản lý quán cafe PosApp hổ trợ đa dạng phương thức thanh toán cho khách hàng như thanh toán trực tiếp tại quầy thu ngân bằng tiền mặt, quét mã QR để thanh toán qua các ví điện tử như Momo, VNPay hay thanh toán trực tiếp bằng cách quẹt thẻ ngân hàng ATM nội địa, Visa / Mastercard,....

6/ Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán

Đối với thương hiệu cafe có nhiều chi nhánh, điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi chi nhánh trong hệ thống có vị khác nhau, nhân viên mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng phục vụ mỗi nơi mỗi khác,. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về thương hiệu của bạn. 

Hệ thống quản lý quán cà phê phải đồng bộ

Do vậy, việc đồng bộ về phục vụ, thống nhất quy trình như nhau tại tất cả các chi nhánh là điều bạn cần làm ngay khi bắt đầu mở rộng kinh doanh. Những yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào hỏi khách, đến quy trình order, tính tiền,... đều cần phải được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả chi nhánh.

7/ Đồng bộ dữ liệu khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Để có thể giữ chân khách hàng, hiện nay đa số những thương hiệu cafe sẽ tạo ra chương trình Membership. Khách hàng sẽ đăng ký thông tin cá nhân để tạo thẻ thành viên. Những khách hàng sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn thanh toán và được hưởng những ưu đãi từ cửa hàng. Việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những khách hàng thân thiết, thường xuyên lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.

8/ Một số kinh nghiệm quản lý cafe hiệu quả

quản lý quán cà phê

Dưới đây, PosApp sẽ gợi ý cho bạn thêm một số kinh nghiệm quản lý quán cafe khác, giúp bạn quản lý quán mình hiệu quả hơn.

  • + Phục vụ thêm nước mát

Khách hàng thích được quan tâm và thích được tặng quà đặc biệt là những thứ miễn phí. Đơn giản là bê cho khách hàng một ly trà đá trong thời gian họ đợi nước hoặc lâu lâu nhân viên châm thêm trà cho khách. Tất cả những điều này, chắc chắn đều làm khách hàng ấn tượng và có thiện cảm với sự chuyên nghiệp của quán bạn.

  • + Kiên nhẫn chờ đợi khách order món

Quán cafe là nơi khách đến thư giãn hay trò chuyện cùng bạn bè vì vậy nhân viên không nên nôn nóng thúc khách hàng order món nhanh. Những hàng động thô lỗ, hối thúc khách hàng đều không đem lại giá trị tốt đẹp cho quán bạn.

Thay vào đó, nhân viên nên chủ động gợi ý món nước ngon nhất hay bán chạy nhất tại quán để không chỉ giúp khách hàng order nước nhanh hơn mà còn giúp quán bạn PA cho món nước của quán mình.

  • + Chủ động dắt xe giúp khách

Ngay nay vấn đề an ninh luôn được đặt lên hàng đầu. Không ít quán cafe, trà sữa đã gặp tình trạng bị mất trộm xe. Vì vậy quán bạn nên tuyển thêm vị trí giữ xe. Khách hàng sẽ an tâm hơn khi đến quán. Đồng thời hành động dắt xe hộ khách hàng sẽ tăng thiện cảm của quán trong lòng khách hàng.

  • + Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Việc nhớ tên, thậm chí là sở thích của khách hàng là tips quan trọng giúp bạn dễ dàng giữ chân khách hàng nhất. Bởi trong trường hợp này, khách hàng cảm thấy bản thân được coi trọng và sẽ muốn gắn bó với quán lâu hơn.

  • + Thường xuyên cập nhật menu đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng một menu duy nhất cho quán, về lâu về dài sẽ gây cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Nhằm luôn tạo sự hứng thú cho khách hàng, bạn nên thường xuyên cập nhật menu mới. Khuyến khích nhân viên sáng tạo thêm nhiều món nước mới và hứa hẹn hoa hồng nếu món nước mới được khách hàng ưa chuộng.

  • + Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Không khách hàng nào muốn vào một quán cafe không sạch sẽ, thưởng thức những món nước bẩn. Vậy nên điều bạn cần làm là vệ sinh quán thường xuyên, quét dọn và lau bàn ghế khi khách ra về, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.

  • + Thực hiện khuyến mãi, tri ân khách hàng

Tri ân khách hàng, khuyến mãi được xem là các hoạt động xúc tiến, giúp cửa hàng của bạn gia tăng khả năng bán hàng cũng như tạo dựng thương hiệu tốt, hiệu quả. Tri ân khách hàng sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, giữ chân khách hàng ở lại, gắn bó với quán lâu hơn.

Bài viết trên đây, PosApp đã chia sẽ cho bạn những cách quản lý mô hình cafe mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Chúc bạn thành công!

PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý quán cafe và các thiết bị hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,... uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Shark Bình nguyên là nhà sáng lập kiêm chức chủ tịch của tập đoàn NextTech. Ông cũng đã từng tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ (Shark Tank Việt Nam mùa 3 năm 2019). 

Từ ngày được Shark Bình tin tưởng và hỗ trợ tài chính, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

ký kết hợp đồng

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

Xem demo trực tiếp tại:

  • HCM: Lầu 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình
  • Hà Nội: Tầng 4, 174 đường Láng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa
  • Đà Nẵng: Số 21 Trần Quốc Toản, Hải Châu

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!