10 thủ thuật “vàng” giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng – quán cafe

Khi quán ăn, nhà hàng đi vào hoạt động, đó cũng chính là lúc mà nhiều vấn đề phát sinh. Một trong những vấn đề quan trọng là chi phí, rất nhiều chi phí bạn phải chi trả hằng ngày. Vậy có những cách nào kiểm soát chi phí một cách tối ưu nhất? Mời bạn cùng PosApp tìm hiểu 10 nguyên tắc vàng qua bài viết này.

Chi phí vận hành là gì?

Chi phí vận hàng của nhà hàng

Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu "Chi phí vận hành" là gì? Chi phí vận hành (overhead cost) còn gọi là “chi phí chung”, “chi phí ẩn”, “chi phí gián tiếp”, là những chi phí liên quan đến việc vận hành thường ngày của cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Chi phí này không bao gồm chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Tại sao phải tối ưu chi phí hoạt động quán?

Trong tình hình kinh doanh hiện nay, những thách thức đến từ cuộc khủng hoảng kinh tế buộc các doanh nghiệp phải nhìn lại và tối ưu tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những điều cần tối ưu mạnh mẽ ở thời điểm này chính là tối ưu chi phí - cắt giảm mọi chi phí không cần thiết tồn tại trong doanh nghiệp.

1. Xác định các loại chi phí trong quán cafe - nhà hàng

Chi phí cố định phải chi hàng tháng

Chi phí chung phải trả hàng tháng

Những khoản chi phí cố định mà bạn cần trả qua mỗi tháng cho dù số lượng khách hàng bạn phục vụ tăng từ 15.000 đến 35.000 khách, điều này cũng không làm ảnh hưởng đến hạng mục chi phí này. PosApp sẽ đưa ra cho bạn ví dụ liên quan đến loại chi phí này: chi phí mặt bằng, chi phí thiết kế - trang trí nội thất, chi phí mua trang thiết bị, chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng - quán cafe, chi phí nguyên vật liệu, chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh.

Chi phí không thường xuyên phải chi hoặc có thể cắt giảm

Các loại chi phí nên cắt giảm

Cách quản lý chi phí hiệu quả trong nhà hàng - quán cafe, cắt giảm chi phí cũng được coi là một cách hợp lý. Chi phí vận hành cao cũng đồng nghĩalợi nhuận của bạn cũng sẽ bị giảm nhưng nếu bạn tìm ra nguyên nhân để chi phí tài chính giảm mạnh thì đây chính là cơ hội giúp lợi nhuận của bạn tăng đáng kể.

Bạn cần phải lập ra một kế hoạch cắt giảm chi phí cụ thể và hợp lý nhất. Và thông báo đến toàn bộ nhân viên trong cửa hàng, đặc biệt là người quản lý nhằm đảm bảo sự tập trung và hạn chế những lo lắng, bất mãn.

Những loại chi phí nên cắt giảm mà không ảnh hưởng nhiều đến nhà hàng - quán cafe của bạn: cắt giảm nhân viên, tìm nhà cung ứng nguyên vật liệu với giả cả phù hợp, kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cho hợp lý (khuyến khích sử dụng thanh toán điện tử thay vi sử dụng hóa đơn giấy), hạn chế sử dụng điện khi không cần thiết.

2. Theo dõi và quản lý hàng tồn kho đảm bảo kiểm soát chi phí thực phẩm

Bước đầu tiên của kiểm soát giá nhà hàng là theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho của bạn . Điều cần thiết là phải theo dõi hàng tồn kho hàng ngày và mức tiêu thụ thực tế trong suốt cả ngày.

quản lý tồn kho
Kiểm soát chi phí thực phẩm trong nhà hàng

Đừng ngại đầu tư vào một hệ thống quản lý kho và hàng tồn thông minh. Một hệ thống này sẽ giúp bạn tối ưu lượng hàng nhập, tránh việc nhập quá nhiều hoặc quá ít hàng hoá.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp giúp gì được cho bạn?

✓ Báo cáo chi tiết lượng hàng tồn, nguyên vật liệu trong kho
✓ Báo cáo tỷ trọng hàng bán, mặt hàng bán chạy: Giúp người quản lý chủ động nhập hàng tồn kho khi lượng hàng tồn xuống thấp, loại bỏ các mặt hàng không bán chạy khỏi menu của mình
✓ Hỗ trợ định lượng nguyên liệu theo công thức, khi xuất món bán hàng, phần mềm sẽ tự động trừ kho theo công thức đã được nhập sẵn (Ví dụ: Bán 1 phần beefsteak sẽ trừ 100 gam bò, 50 gam khoai tây, 1 chai nước ngọt trong kho)
✓ Kiểm kho: vào cuối ngày, lượng hàng tồn giữa báo cáo hàng tồn kho trên phần mềm có thể khác so với lượng hàng tồn thực tế. Lúc đó, bạn cần phải kiểm kho, điều chỉnh lượng hàng tồn trên phần mềm về tới mức hàng tồn thực tế. Việc lượng hàng tồn thực tế có thể khác so với lượng hàng tồn bởi một trong số các lý do sau đây:
- Bếp làm không đúng hoặc sai lệch công thức một chút (Ví dụ: 1 dĩa bò beefsteak bếp làm 80 gam thịt thay vì 100 gam)
- Do bếp ăn bớt nguyên liệu để đem về
- Do đồ hỏng, phải hủy...
✓ Quản lý đơn vị cung cấp: Nhiều đơn vị cung cấp sẽ đưa cho bạn các mức giá khác nhau. Việc quản lý các đơn vị cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị có mức giá tối ưu nhất.

3. Báo cáo hàng ngày và hàng tuần để theo dõi chi phí nhà hàng - quán cafe

quản lý từ xa

Một mẹo quan trọng khác mà bạn phải tuân theo là theo dõi thường xuyên hoạt động kinh doanh nhà hàng một cách tổng thể, bao quát. Báo cáo theo thời gian thực cực kỳ tiện dụng trong trường hợp này.  Bằng cách theo dõi các con số và thông qua báo cáo thường xuyên, bạn sẽ có thể kiểm soát chặt chẽ doanh nghiệp của mình và xác định các bộ phận gây thất thoát doanh thu. Đồng thời báo cáo chi tiết các chi phí mua hàng, nguyên vật liệu.

Thế nào là báo cáo theo thời gian thực?

Thông thường, đối vơi các phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe thế hệ cũ chỉ cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trên 1 thiết bị bán hàng duy nhất (Máy tính, máy POS hoặc điện thoại). Trong trường hợp chủ cửa hàng không có mặt ở quán thì không thể xem báo cáo được. Báo cáo thời gian thực giúp bạn giải quyết vấn đề này. Dữ liệu bán hàng của nhân viên sẽ được đồng bộ đến điện thoại của người quản lý gần như ngay lập tức

mô hình vận hành

4. Tự động hóa các quy trình thủ công

Việc đầu tư ban đầu cho những thiết bị công nghệ tưởng tốn kém nhưng hóa ra lại vô cùng hữu ích, bạn có thể tối ưu được chi phí nhân lực và quản lý được những rủi ro.

Sở hữu hệ thống tự động hóa quy trình từ order, phục vụ đến lúc tính tiền của PosApp là giải pháp không thể bỏ qua. Ngay khi nhận được đơn hàng của nhân viên order trên máy tính bảng, tablet hoặc máy tính tiền cầm tay, máy in tại nhà bếp sẽ in phiếu chế biến lập tức. Nhờ vậy mà hạn chế được sai sót và tiết kiệm thời gian so với cách thủ công nhân viên order tại bàn của khách, sau đó chạy đến bếp để đưa order.

quy trình in bếp

5. Đo lường hiệu suất của nhân viên

Theo dõi và đo lường hiệu suất nhân viên nhà hàng của bạn là điều cần thiết để xác định những chỗ nhân viên đang làm tốt và các chỗ họ có thể cải thiện. Quyết định các chỉ số hiệu suất chính cho nhân viên của bạn và theo dõi họ một cách chặt chẽ.

Đo lường hiệu suất nhân viên

Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên từ đó có khen chê thích hợp sẽ giúp bạn nâng cao được chất lượng nhân sự trong nhà hàng. Bạn không thể chỉ quan sát bằng mắt thường hoặc hỏi ý kiến người quản lý. Bạn nên theo dõi những số liệu báo cáo từ phần mềm quản lý nhà hàng. Với PosApp, bạn có thể xem chi tiết hiệu quả hoạt động của từng nhân viên theo:
+ Doanh thu của nhân viên đó mang lại
+ Số bàn nhân viên đó phục vụ
+ Số lượng món bị huỷ/ bị order sai
Bằng các chỉ số này mà cuối tháng bạn có thể có chế độ thưởng phạt phù hợp cho từng nhân viên

6. Hạn chế tối đa thất thoát do gian lận, ăn cắp vặt

Không có hệ thống quản lý chặt chẽ là điều kiện tốt cho nhân viên gian lận. Khi đó chi phí của quán ăn, nhà hàng bạn sẽ dội lên rất nhiều. Bạn có thể kiểm soát được những gian lận này bằng cách lên các quy định bán hàng chặt chẽ cũng như sử dụng hệ thống camera giám sát và hệ thống pos tự động hoá . Một số các cách chống thất thoát có thể nói đến như:

- Lên quy trình rõ ràng, nên phân quyền rõ cho nhân viên (Ví dụ: Bếp không được xuất món khi chưa có phiếu báo từ phục vụ hoặc chỉ có thu ngân mới có quyền lấy tiền trong két...)
- Sử dụng phần mềm bán hàng F&B, các phần mềm này đặc biệt là phần mềm PosApp giúp bạn quản lý cửa hàng chặt chẽ hơn. Các tính năng phải kể đến như:

+ Kiểm soát kho chặt chẽ, hạn chế gian lận từ bếp
+ Báo cáo món huỷ, hoá đơn huỷ
+ Báo cáo doanh thu chi tiết
+ Báo cáo tiền thu theo từng ca: Giúp phát hiện sai sót nằm ở ca làm việc nào

- Sử dụng camera giám sát: Camera giám sát giúp bạn thu lại những bằng chứng ăn cắp từ nhân viên cửa hàng. Một số hệ thống camera giám sát hiện nay cho phép bạn theo dõi cửa hàng từ xa ngay trên điện thoại

7. Tối ưu chi phí mua nguyên liệu từ nhà cung cấp

Mua nguyên liệu thô để tối ưu chi phí

Bạn có thể kiểm soát chi phí nhà hàng của mình bằng cách tối ưu dòng tiền. Bạn có thể giãn thời gian trả tiền bằng cách "mua chịu" mua nguyên vật liệu theo từng đợt trả cố định trong tháng thay vì phải trả ngay tiền cho nhà cung cấp khi nhận hàng. Ngoài ra, việc mua nhiều hàng hoá cùng lúc cũng giúp cho chi phí mua hàng rẻ hơn so với mua nhỏ lẻ từng đợt

Việc "mua chịu" này giúp được gì? Hãy thử tưởng tượng như thế này:
Ở quy trình cũ: Bạn mua hàng -> Trả tiền (Lỗ) -> Chế biến món -> Thu tiền khách (Lời)
Ở quy trình mới: Bạn mua hàng -> Chế biến món -> Thu tiền khách (Có lãi và chưa bao gồm chi phí mua hàng) -> Trả tiền mua hàng (Có lãi đã bao gồm chi phí mua hàng)
Như vậy, nhờ "giãn" thời gian trả tiền, bạn đã tối ưu được dòng tiền, tối ưu được chi phí vận hành, tránh áp lực về giá vốn hàng bán. Thông thường, thời gian trả sau nhà cung cấp cho bạn trả trễ thường rơi vào khoảng từ 7 - 15 ngày.

Tuy nhiên đối với các nhà hàng, quán ăn nhỏ. Bạn thường khó có khả năng đàm phán để nhận được các ưu đãi này. Lúc này bạn cần nhờ đến sự hỗ trợ của cộng đồng, hãy tham gia các hội nhóm trên Facebook, tìm kiếm các nhà hàng, quán cafe trong cùng khu vực. Các bạn có thể đặt hàng cùng nhau để được mức giá ưu đãi

Ngoài ra, để chắc chắn các chính sách giá ưu đãi và chất lượng hàng nhập luôn được cố định. Bạn nên ký hợp đồng hàng năm đối với các đơn vị cung cấp

Tuy nhiên, bạn không nên quá cứng nhắc hoặc chèn ép các đơn vị cung cấp, dẫn đến việc mối quan hệ luôn căng thẳng. Điều này sẽ không tốt cho công việc kinh doanh

8. Kiểm soát lượng thức ăn thừa

Thức ăn thừa, lãng phí dẫn đến chi phí thực phẩm leo thang. Việc khách hàng của bạn không ăn hết hoặc chừa lại một phần nhỏ trong suất ăn (Ví dụ như cà chua)

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo biểu đồ theo dõi dựa trên các tham số sau:

• Thực phẩm được trả lại bởi khách hàng
• Thực phẩm bị cháy trong bếp
• Thực phẩm bị đổ trong nhà bếp hoặc sàn nhà
• Phần ăn thêm (Như rau sống) bị đổ đi

Thực phẩm nhà hàng

Khi bạn bắt đầu đo các tham số này, bạn có thể thực hiện các hành động khắc phục dựa trên kết quả. Ví dụ, nếu thực phẩm được trả lại bởi khách hàng, bạn cần cải thiện hương vị và chất lượng của món ăn, hoặc bắt đầu giảm kích thước phần được phục vụ. Nếu thực phẩm thường xuyên bị cháy trong bếp, bạn cần đào tạo đầu bếp tốt hơn hoặc có thể cân nhắc mua thiết bị nhà bếp tốt hơn. Trường hợp phần ăn thêm bị thừa nhiều ví dụ rau sống gồm: Rau muống, giá, xà lách - nếu bạn thấy xà lách bị dư nhiều bạn nên bỏ bớt xà lách ra khỏi phần ăn thêm

9. Giảm chi phí dành cho nhân sự

Thuê một nhân viên nhà hàng cần rất nhiều nguồn lực, bắt đầu từ phỏng vấn đến tuyển dụng và đào tạo. Nhưng nếu một nhân viên rời khỏi nhà hàng của bạn chỉ trong vài tuần đầu tiên, tất cả các tài nguyên mà bạn đã đưa vào để thuê người đó sẽ lãng phí.

Giảm chi phí nhân sự

Vì vậy, trong khi tuyển dụng nhân viên mới trong nhà hàng của bạn, trọng tâm chính của bạn là tuyển dụng chất lượng và đảm bảo các điều kiện thuận lợi để họ gắn bó lâu dài hơn. Dành thời gian trong việc tuyển dụng và đánh giá đầy đủ hồ sơ của ứng viên khi tuyển dụng họ.

Ngoài ra, đảm bảo rằng bạn cung cấp một cơ chế lương thưởng tốt, công nhận và phần thưởng cho nhân viên nhà hàng của bạn để họ có thể có động lực tiếp tục làm việc tại nhà hàng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí lao động.

10. Phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto (80/20)

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Đây cũng là quy luật phổ biến trong kinh doanh chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng. Để hiểu rõ hơn về nguyên lý này, PosApp sẽ đưa ra cho bạn ví dụ nhé.

Bạn đang kinh doanh mô hình cafe, giá đồ uống dao động từ 50.000 đến 75.000VNĐ, mô hình kinh doanh của bạn hướng tới mọi tầng lớp khách hàng. Doanh thu trung bình tháng đầu tiên của cửa hàng bạn chỉ có 200.000 triệu VNĐ. Sau khi phân tích biểu đồ bán hàng, bạn nhận thấy rằng 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng. Việc bạn nên làm ở đây là tìm ra loại khách hàng nào tìm đến cửa hàng bạn nhiều hơn. Và chỉ tập trung thay đổi mô hình theo nhu cầu của loại khách hàng đó. Thì chắc chắc doanh thu của bạn sẽ tăng.

Có 2 điểm mà bạn cần lưu ý: 
• Nguyên tắc Pareto không phải là một điều luật. Nó có thể được áp dụng trong một số trường hợp và trong những khoảng thời gian nhất định, nhưng không phải lúc nào cũng đúng trong mọi trường hợp.
• Nguyên tắc Pareto có thể gây ảnh hưởng rất lớn. Và điều đó cũng có nghĩa là ẩn sau những dữ liệu bạn thu thập được đều là một câu chuyện chứa đựng nhiều ý nghĩa.

Vì vậy, hãy áp dụng nguyên tắc Pareto một cách cẩn thận. Nhưng hãy cứ áp dụng nó! Nó có thể tạo ra một tác động tích cực to lớn đối với công việc kinh doanh của bạn.

Trên đây là những mẹo giúp bạn quản lý chi phí chặt chẽ và tối ưu nhất dành cho nhà hàng.

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá