Tất tần tật thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo như bài viết “Hộ kinh doanh buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày nào?” mà PosApp đã từng đề cập đến thì các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kinh doanh cá nhân BẮT BUỘC phải áp dụng hóa đơn điện tử. Để thuận tiện cho việc đăng ký hóa đơn điện tử, PosApp sẽ chỉ các bạn cách đăng ký hóa đơn điện tử trên chính thiết bị POS của cửa hàng mình. Cùng PosApp tìm hiểu nhé!

1/ Lợi ích khi đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS

Để thuận lợi trong việc lập hóa đơn điện tử thì chủ hộ kinh doanh nên lựa chọn sử dụng máy tính tiền, áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế với các hoạt động kinh doanh hoặc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã như đang áp dụng. Việc xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế mang lại rất nhiều lợi ích:

• - Nhà hàng, quán ăn tiết kiệm chi phí về nhân lực, thời gian để xử lý dữ liệu;
• - Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
• - Chủ động trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 21 Điều hộ kinh doanh cần nắm rõ

2/ Cách đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS

Điều kiện đăng ký

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng các bạn cần chuẩn bị:

• - Thiết bị có truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• - Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
• - Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp hoặc hộ cá thể kinh doanh khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được hỗ trợ kịp thời
• - Có phần mềm quản lý bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu cần có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, các bạn nên tham khảo ý kiến của chi cục thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

Hồ sơ đăng ký

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

• - Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• - Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
• - Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

• - Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• - Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Đây là những yêu cầu cơ bản để các bạn có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

• - Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• - Không bắt buộc có chữ ký số;
• - Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Tổng hợp 6 quy định mới về Hoá đơn điện tử bạn cần lưu ý (2023)

3/ Top máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử

Dưới đây là các dòng máy tính tiền của PosApp hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử, tích hợp phần mềm quản lý giúp liên kết thông tin bán hàng với cơ quan thuế.

Máy tính tiền in hóa đơn điện tử PAM2

Máy Pos thu ngân PosApp PAM2 có thiết kế nhỏ gọn, với tone màu trắng nhã nhặn, thích hợp với mọi không gian của cửa hàng bạn. Màn hình 10.1 inch cảm ứng mượt mà, cấu hình mạnh giúp nhân viên order tính tiền nhanh chóng cho khách hàng. Máy tính tiền quầy thu ngân PAM2 thông minh có thể liên kết với nhiều thiết bị ngoại vi, cho phép tự động mở khóa ngăn kéo đựng tiền khi thanh toán và tự động ra lệnh cho máy in xuất bán hàng cho khách.

Máy tính tiền in bill D3

Máy bán hàng PosApp D3 là sự lựa chọn hàng đầu cho các cửa hàng bán lẻ, cafe, nhà hàng, quán ăn bởi tính chuyên nghiệp cũng như cấu hình “khủng”. PosApp D3 giúp cửa hàng bạn vận hành nhanh chóng, cắt giảm thời gian chờ đợi. Thiết kế sang trọng, màn hình góc cạnh tạo cảm giác mạnh mẽ. Máy bán hàng PosApp D3 sử dụng công nghệ cảm ứng điện trở với công nghệ chạm đa điểm, khác với công nghệ điện dung có ở các loại máy POS thu ngân trên thị trường hiện nay, giúp việc thao tác trở nên vô cùng mượt mà.

Máy tính tiền cảm ứng PAL2

Đây là máy tính tiền cảm ứng in bill đặt cố định tại quầy thu ngân có tích hợp máy in hóa đơn trên thân máy. PosApp PAL2 với màn hình cảm ứng 15,6” Full HD siêu nhạy và cảm ứng mượt. Thiết kế của máy cực kỳ sang trọng và chuyên nghiệp.
Tại màn hình thu ngân, các hình ảnh sẽ được thể hiện trực quan, rõ nét, hạn chế các sai sót khi nhân viên order. Thu ngân có thể xem xét lượng hàng tồn kho để kịp thời báo cáo cho quản lý khi sản phẩm gần hết hàng.

Máy tính tiền cầm tay PAC2

Kích thước của Máy tính tiền cầm tay PAC2 cực kỳ nhỏ gọn, chỉ khoảng bằng chiếc điện thoại di động. Máy có màn hình cảm ứng mượt mà cùng máy in bill K58 trên thân máy, giúp bạn in hóa đơn mọi lúc. Máy hoạt động bằng pin vì thế bạn có thể di chuyển máy linh hoạt để order, bán hàng, in hóa đơn.

Bên cạnh đó, máy tính tiền cầm tay PosApp có camera giúp quét mã vạch sản phẩm, quét mã QR thanh toán tiện lợi. Đây là thiết bị tính tiền phù hợp với quán cafe, nhà hàng, quán nhậu, shop,… có diện tích lớn, nhân viên di chuyển nhiều. Tích hợp giải pháp bán hàng- quản lý, chủ kinh doanh có thể thuận tiện theo dõi thông qua điện thoại di động.

Xem thêm: Đơn vị cung cấp máy tính tiền (POS) hỗ trợ xuất HĐĐT

4/ Cách đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp

PosApp là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp bán hàng hàng đầu được hơn 23.000+ khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau tin dùng.

Tuân thủ thông tư 78 và nghị định 123, PosApp đã nhanh chóng liên hệ và tích hợp hơn 10 đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu như SInvoice - Viettel, VInvoice - Megabiz, EInvoice Thái Sơn, BKAV eHOADON, MInvoice, FPT.eINVOICE, VNPT-Invoice, MeInvoice - Misa, MobiPhone Invoice,... nhằm hỗ trợ khách hàng của PosApp thực hiện đúng nghĩa vụ công dân của mình, sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của cơ quan thuế.

Lợi ích khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp:

• • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý theo Thông Tư 78 và Nghị Định 123 về hóa đơn điện tử
• • Thao tác phát hành hóa đơn điện tử từ máy Pos bán hàng PosApp dễ dàng, cho phép chủ quán đối soát và kiểm tra lại hóa đơn điện tử đã phát
• • Linh hoạt trong việc xuất hóa đơn trực tiếp hoặc xuất hóa đơn điện tử sau đó
• • Hỗ trợ điều chỉnh, sửa đổi thông tin đối hóa hóa đơn có sai sót
• • Dễ dàng xuất hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng phần mềm PosApp
• • Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận hành hóa đơn

Quy trình xuất HĐĐTử từ máy tính tiền PosApp đơn giản, thực hiện nhanh chóng:

Video hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp

Thông qua bài viết trên, PosApp hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc kinh doanh, lựa chọn được máy bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và mục đích của mình. Chúc các bạn may mắn!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Xem thêm

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp