Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Theo Thông tư 78 và Nghị định 123, nếu hủy hóa đơn điện tử hộ gia đình không đúng cách có thể bị xử phạt lên đến 8 triệu VNĐ. Vậy làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đúng cách? Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ chia sẻ cho bạn cách để hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử hợp pháp.
Trước tiên ta cần hiểu hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì in ấn và gửi bằng cách truyền thống. Hóa đơn điện tử thường được tạo ra bằng phần mềm hoặc các công cụ điện tử khác và được lưu trữ và truyền qua internet.
Hóa đơn điện tử có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, từ bán lẻ đến sản xuất và dịch vụ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý hóa đơn.
Vậy tiêu hủy hóa đơn điện tử là gì
Theo quy định tại khoản 10 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử là quá trình xóa hoặc huỷ bỏ các hóa đơn điện tử đã phát hành và lưu trữ trên hệ thống. Việc này thường được thực hiện trong trường hợp các hóa đơn điện tử đã bị lỗi, sai sót hoặc không đúng quy định pháp luật. Tiêu hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện đúng quy định của cơ quan quản lý thuế và phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho công tác kiểm tra và thanh tra của cơ quan thuế.
Xem thêm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý
Tại khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:
“Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.”
“Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai biện pháp xử lý hóa đơn khác nhau. Để hiểu hơn về hai khái niệm này, PosApp sẽ phân tích kỹ hơn cho bạn như thế nào là Hủy hóa đơn, như thế nào là Tiêu hủy hóa đơn.
- Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
- Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Vậy tiêu hủy hóa đơn điện tử như thế nào mới đúng quy định pháp luật?
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chủ kinh doanh thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng đã quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
Trường hợp chủ kinh doanh lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.
* Khi nào thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78?
Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32, 78
Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế như sau:
Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:
- Phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Phải thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ hộ, cá nhân kinh doanh).
- Các thành viên hội đồng phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
* Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử đã xuất được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp /cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu sau:
-Đầu tiên, bạn hãy điền thông tin của doanh nghiệp vào mẫu sau gồm: tên tổ chức/ cá nhân, mã số thuế, địa chỉ.
-Tiếp đến, bạn hãy điền số liệu vào các cột:
-Cuối cùng, bạn điền các thông tin còn lại (người lập biểu, người đại diện theo pháp luật, ngày lập báo cáo) và ký tên.
Dưới đây là ảnh minh họa bảng báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử mẫu:
Theo quy định, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ là theo quý / tháng, cụ thể:
-Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
-Theo quý:
Xem thêm: Hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Trên đây là tổng hợp thông tin về các trường hợp hủy hóa đơn điện tử và cách hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử đúng cách mà PosApp đã tổng hợp được. PosApp hy vọng những thông tin trên là hữu ích với bạn. Chúc bạn kinh doanh thật tốt và tuân thủ các quy định, nghĩa vụ công dân với nhà ta.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất
Xem thêm
• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN