Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Cũng giống như các loại hóa đơn giấy, những sai sót xảy ra trên hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi trong quá trình tạo lập và sử dụng. Vậy khi biết hóa đơn điện tử bị sai, làm cách nào để xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 đúng quy định?
Cùng PosApp tìm hiểu về các quy tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32 (hóa đơn điện tử loại cũ) và Thông tư 78 (hóa đơn điện tử loại mới) trong bài viết dưới đây.
Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 32/2011/TT-BTC được áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử loại cũ quy định tại Điều 9 của Thông tư 32/2011/TT-BTC và các công văn hướng dẫn xử lý theo từng trường hợp cụ thể như sau:
-Căn cứ hướng dẫn:
Đối với trường hợp này, Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 32 và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Việc này được quy định theo Công văn 3441/TCT-CS của Tổng cục Thuế được ban hành ngày 29/08/2019.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của các cơ quan có thẩm quyền sau này.
-Cách xử lý:
Lưu ý trong trường hợp này, người bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn. Và cách này áp dụng cho tất cả các trường hợp.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 21 Điều hộ kinh doanh cần nắm rõ
Quy định tại Điểm b Khoản Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có nêu rõ, khi hóa đơn có sai sót về địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh đi kèm với hóa đơn đã viết sai để xuất trình cho cơ quan thuế khi có yêu cầu và không cần xuất hóa đơn điều chỉnh.
Theo Công văn số 11624/CT-TTHT được ban hành ngày 14/10/2019 tại Cục thuế TP HCM về hóa đơn thì quy định này được áp dụng đồng thời cho cả Hóa đơn điện tử.
=> Đối với hóa đơn điện tử viết sai: địa chỉ, tên công ty thì hai bên chỉ cần biên bản điều chỉnh hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và chưa gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa khai thuế nếu phát hiện ra sai sót khi viết hóa đơn điện tử thì xử lý theo cách như sau:
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, nếu hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của các cơ quan có thẩm quyền sau này. Cách xử lý trên áp dụng đối với tất cả các trường hợp lỗi sai sót (trừ lỗi sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế).
Xem thêm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý
Nếu hóa đơn được lập đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua đã khai thuế sau đó mới phát hiện có sai sót trong khi viết hóa đơn thì điều chỉnh hóa đơn theo các bước như sau:
Cách xử lý này áp dụng đối với các trường hợp cụ thể như sau:
a/ Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hóa đơn bị sai mã số thuế, tên dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng: Đây là những sai sót về phần nội dung nhưng không ảnh hưởng đến số tiền nên không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ có thể điều chỉnh về nội dung.
Trong trường hợp này, thực hiện các bước sau:
b/ Hóa đơn điện tử bị sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán: Đây là những sai sót liên quan đến con số nên thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm.
Trong trường hợp này, thực hiện các bước sau:
Lưu ý nếu hóa đơn sai các giá trị cao hơn thì người bán viết hóa đơn điều chỉnh giảm và ngược lại thấp hơn thì viết hóa đơn điều chỉnh tăng.
c/ Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng, vừa cần điều chỉnh giảm: Đối với trường hợp này cần thực hiện điều chỉnh theo quy định của Công văn 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của Cục Thuế TP.HCM như sau:
“Theo Trình bày, Công ty có sai sót trong việc lập hóa đơn điện tử (phí dịch vụ không chịu thuế GTGT thành chịu thuế với thuế suất 10%), tuy nhiên do phần mềm của Công ty không thực hiện điều chỉnh ghi giảm doanh thu không chịu thuế và tăng số tiền thuế GTGT tương ứng với tổng tiền thanh toán không thay đổi trên một tờ hóa đơn, do đó Công ty có thể thực hiện điều chỉnh sai sót nêu trên bằng 2 tờ hóa đơn nhưng phải đáp ứng thực hiện đầy đủ thủ tục điều chỉnh theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh giữa hai bên được lập và ký trực tiếp hoặc ký điện tử.”
Xem thêm: Chương trình hóa đơn may mắn – Xổ số HĐĐT trúng thưởng đến 50 triệu
Xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP được áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử loại mới quy định tại Điều 19 Nghị định 123 và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78 theo từng trường hợp .
Để thực hiện xử lý hóa đơn điện tử có mã bị sai nhưng chưa gửi cho người mua căn cứ tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần thực hiện như sau;
Tại trường hợp này, do hóa đơn sai sót chưa gửi cho khách hàng nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng. Một số lưu ý khi hủy hóa đơn sai sót
Xem thêm: Hộ kinh doanh buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày nào?
Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, không sai các nội dung khác và đã gửi cho người mua thì xử lý theo Điểm A Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ như sau:
“Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.”
Với trường hợp này người bán cần thực hiện:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 4/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ theo Điểm B Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất, mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn một trong hai phương án giải quyết sau:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử bị viết sai
Quy trình xử lý theo phương án này như sau:
Lưu ý:
“Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, có thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (đơn giá hàng hóa, dịch vụ) và lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót; hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm” theo hướng dẫn tại điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế.”
Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế
Quy trình xử lý theo phương án này như sau:
Căn cứ theo công văn số 25530/CTHN-TTHT ban hành ngày 3/6/2022 Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp hóa đơn điện tử viết sai giá trị hàng hóa có thể điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn điện tử mới thay thế cụ thể như sau:
“Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện từ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, lập hóa đơn điện tử (không có mã của cơ quan Thuế) đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót (về giá trị hàng hóa, dịch vụ) thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn tại điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.”
Lưu ý: Sau khi đã xử lý hóa đơn điện tử bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế dựa trên quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123 nhưng vẫn tiếp tục phát hiện sai sót thì trong những lần xử lý tiếp theo, bên bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Về việc hóa đơn điều chỉnh đã được cấp mã thì không được phép hủy, Tổng cục thuế đã trả lời một số câu hỏi như sau:
“1. Hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai nhưng chưa gửi cho người mua thì có được hủy không?
→ Hóa đơn điều chỉnh lần 1 sai đã được cấp mã thì hóa đơn điều chỉnh không được hủy.
2. Hóa đơn điều chỉnh lần 2 ghi điều chỉnh cho hóa đơn gốc hay ghi điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh lần 1?
→ Hóa đơn điều chỉnh lần 2 gắn vào hóa đơn gốc.
3. 1 hóa đơn sai được phép điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần?
→ Cơ quan thuế không quy định về việc 1 hóa đơn sai được điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần. Việc điều chỉnh hóa đơn chỉ khi hóa đơn đã lập có sai sót và là việc của doanh nghiệp
4. Đối với hóa đơn giảm giá (giảm % doanh thu của 1 kỳ). Cuối kỳ viết 1 hóa đơn riêng thì hóa đơn thể hiện số âm hay dương? Dữ liệu thể hiện trong hóa đơn trên trang hoadondientu là số âm hay số dương?
→ Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng (nếu có) thì giá tính thuế GTGT là giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
Theo quy định pháp luật về hóa đơn, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
5. Đối với hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn bị thay thế, hóa đơn thay thế có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế không?
→ Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123 thì khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
6. Sau khi sử dụng hóa đơn điện tử thì cần nộp những báo cáo gì cho cơ quan thuế quản lý?
→ Khi doanh nghiệp đã thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không cần gửi các báo cáo về hóa đơn tới cơ quan thuế.”
Nguồn: gdt.gov.vn
Xem thêm: Hướng dẫn từ A-Z cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Trong trường hợp bên bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.
Quy định tại Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
“6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Theo điều khoản trên, trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy trước đó bị sai sót thì xử lý như sau:
Về trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho tổ chức, hộ kinh doanh để xử lý được căn cứ theo Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được quy định như sau:
“Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.”
Xem thêm: Hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Các trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn mới nhưng phát hiện hóa đơn điện tử cũ xảy ra sai sót thì thực hiện xử lý theo quy định tại Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT/BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/220/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì:
Xem thêm: Cưỡng chế hóa đơn là gì? Hộ kinh doanh cần xử lý như nào?
- Cơ quan thuế phản hồi kết quả sai sót hóa đơn trong bao lâu?
Sau khi đã gửi thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót hóa đơn điện tử theo mẫu 04/SS-HĐĐT thì người bán sẽ được phản hồi trong thời hạn quy định tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”
- Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?
Bạn có thể thao tác trực tiếp để gửi thông báo đến cơ quan thuế trên các phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng hoặc sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Phụ lục IA để gửi cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn thay thế được kê khai tại kỳ xuất hóa đơn hay kỳ gốc?
Đối với các hóa đơn điện tử đã lập mới để thay thế cho các hóa đơn bị viết sai, các tổ chức, doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh sẽ kê khai hóa đơn thay thế tại kỳ lập hóa đơn.
Trên đây là tất cả các cách xử lý hóa đơn viết sai theo Thông tư 32 và Thông tư 78 cho từng trường hợp khác nhau mà PosApp tổng hợp được, mong rằng những thông tin trên là hữu ích đối với bạn. chúc bạn luôn gặp may mắn và thành công trong tương lai.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!
Xem thêm
• Top 10+ phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, hiệu quả, giá tốt
• Quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (2022)
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN