10 Cách kiểm soát kho hàng đơn giản cho nhà hàng, quán ăn, bar

Công nghệ ngày càng phát triển nên thay vì quản lý bán hàng thủ công bằng sổ sách như trước, các chủ nhà hàng, quán ăn, quán bar đã áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của quán trở nên trơn tru hơn. Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ mách bạn cách kiểm soát kho hàng đơn giản bằng phần mềm quản lý và bằng công cụ Microsoft Excel.

Cách kiểm soát kho hàng đơn giản

1/ Đồng bộ về dữ liệu

Đồng bộ dữ liệu

Giữa việc kiểm kê và việc lên công thức định lượng phải có sự nhất quán với nhau về đơn vị tính. Nếu công thức sử dụng đơn vị “gr” thì kiểm kho cũng phải kiểm theo “gr”, công thức sử dụng “ml” thì kiểm kho cũng phải đo “ml”.

Đa phần các chủ cửa hàng khi quản lý thường mắc các lỗi sai như:

- Khi làm công thức thì sử dụng đơn vị là “ml” nhưng khi kiểm hàng thì lại kiểm là “gr” hoặc “chai”

- Một số cửa hàng lúc lên công thức thì là 1 quả cam, hoặc 1 quả dứa nhưng khi kiểm lại lấy đơn vị kiểm là “kg” hoặc “gr”

2/ Thời gian kiểm kê và tần suất kiểm kê

thời gian

Thông thường một ngày chúng ta sẽ có 2 – 3 lần kiểm kho với các mục đích khác nhau nên thời gian kiểm cũng sẽ khác nhau.

Kiểm kho để tính toán nguyên liệu dùng trong ngày:

- Mục đích của việc kiểm kho này là xác định xem trong ngày hôm đó mình sử dụng hết bao nhiêu nguyên vật liệu, có bị vượt quá hạn mức cho phép không và giúp ích cho việc thống kê hàng tuần/tháng.

- Đối với mục đích này chúng ta nên kiểm đầu ngày lúc chưa có khách hoặc cuối ngày sau khi đã kết ca

Kiểm kho để kiểm tra nguyên vật liệu cho ca tới

- Mục đích của việc này là để kiểm tra các nguyên vật liệu xem còn sử dụng được không và nguyên vật liệu nào sắp hết không tránh trường hợp đồ làm không chất lượng hoặc khách gọi đồ nhưng bị hết.

- Thời gian kiểm sẽ là đầu mỗi ca làm

Xem Thêm:  10 bước mở quán cafe - nhà hàng để kinh doanh thành công

3/ Tỉ lệ quy đổi

Thông thường ai cũng nghĩ 1ml = 1gr. Tuy nhiên suy nghĩ này hoàn toàn sai nhé. Mỗi một loại nguyên vật liệu đều có khối lượng riêng khác nhau nên để ra được kết quả cuối cùng chúng ta cần có tính toán chi tiết.

Cách tính:

- Để chuyển đổi từ đơn vị ml sang gr thì bạn cứ đong 100ml nguyên liệu bạn cân chuyển đổi rồi cân lên sau đó chia tỉ lệ là ra. Còn nếu chuyển từ gr sang ml thì làm ngược lại thôi nhé! Ví dụ: 100ml siro monin = 130gr => 1ml = 1.3gr

- Để chuyển tính toán được các loại trà thì đơn giản là sau khi ủ chúng ta tính ra kết quả rồi chia thôi. Ví dụ: ủ 25gr trà nhài với 1000ml nước 85 độ, sau đó lọc lấy cốt rồi thêm 500gr đá vào. Tổng lượng chúng ta thu được sẽ là 1400ml và pha được 10 cốc thì định lượng mỗi cốc sẽ là 2.5gr

Đối với việc kiểm kho thì ưu tiên việc kiểm soát tồn bằng đơn vị gr vì việc xác định 1 chai siro, mứt nặng bao nhiêu sẽ dễ hơn nhiều so với việc xác định nó còn bao nhiêu ml.

4/ Kết hợp kiểm kê thủ công và tự động

tồn kho

Kiểm kê kho bằng Excel chỉ phù hợp với những nhà hàng, quán ăn nhỏ. Còn với những nhà hàng quán ăn lớn, có nhiều chi nhánh kinh doanh thì PosApp khuyên bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn.

Tuy nhiên bạn cũng không nên quá phụ thuộc vào các giải pháp công nghệ này bởi nhiều khi đồ ăn nguyên liệu trong quá trình chế biến bị đổ vỡ hay rơi vãi, phần mềm khó có thể kiểm kê chi tiết được. Vậy nên việc kết hợp giữa kiểm kê thủ công và kiểm kê bằng phần mềm là vô cùng cần thiết. Thông qua việc so sánh đối soát xuất nhập kho bằng cả hai hình thức sẽ giúp bạn ước chừng được mức độ khấu hao trong quá trình chế biến và sử dụng nguyên liệu tại bếp.

5/ Bố trí nhân viên chuyên kiểm kê kho định kỳ

Mặc dù đã có phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ bạn kiểm kê kho một cách tự động và cập nhật thông tin liên tục nhưng vẫn sẽ có những lúc xảy ra lỗi. Vậy nên bạn cần bố trí một nhân viên thường xuyên kiểm kê kho hàng một cách trực tiếp và đối soát với phần mềm để nhỡ có xãy ra lỗi vẫn kịp thời phát hiện và sử lý.

6/ Thực hiện phương pháp nhập trước xuất sau (FIFO)

Phương pháp kiểm kho FIFO

FIFO được viết tắt từ cụm từ "First in first out" có nghĩ là hàng nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau. Phương pháp quản lý kho này giúp bạn luôn xuất kho những hàng đã đã nhập từ lâu và giữ lại tồn kho những mặt hàng còn khá mới, thông qua đó, bạn sẽ không bao giờ gặp tình trạng nguyên liệu gần hết hạn sử dụng hoặc đã hết hạn sử dụng và chưa được dùng.

7/ Xem lại lịch sử kiểm kho và lập kế hoạch nhập hàng

Thông qua việc xem xét lại lịch sử xuất nhập kho cũng như báo cáo kho hàng tổng quát từ phần mềm quản lý kho hàng, bạn có thể dễ dàng nhận ra nguyên liệu nào được sử dụng nhiều, nguyên liệu nào ít sử dụng để có kế hoạch nhập kho thông minh hơn, hạn chế tình trạng nhập quá nhiều dẫn đến nguyên liệu chưa sử dụng thì đã hết "date".

8/ Công cụ hỗ trợ kiểm soát kho hàng

8.1/ Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn

Phần mềm quản lý bán hàng là sản phẩm công nghệ thông minh hỗ trợ chủ quán có thể kiểm kê, đối soát doanh thu bán hàng trong ngày đơn giản, dễ dàng nhận thấy sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào chưa bán tốt để kịp thời có phương hướng giải quyết.

Đồng thời thông qua phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, chủ quán còn có thể định lượng nguyên liệu, quản lý giá sản phẩm đầu vào và quản lý số lượng nguyên liệu tồn kho dễ dàng.

Ưu điểm của phần mềm quản lý:

- Có khả năng quản lý nhiều cửa hàng cùng lúc

- Dễ dàng quản lý cửa hàng từ xa

- Hệ thống báo cáo rõ ràng, chi tiết

- Tiết kiệm nhân sự

- Cảnh báo tồn kho

- Quản lý xuất nhập kho chặt chẽ

Nhược điểm khi sử dụng phần mềm bán hàng

- Tốn phí khởi tạo và duy trì

- Yêu cầu sự tỉ mỉ của người khởi tạo dữ liệu, nếu sai 1 phần sẽ dẫn đến báo cáo sau này sai hết

8.2/ Microsoft Excel - Công cụ quản lý đơn giản

Phần mềm quản lý bằng excel

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm kiểm soát kho hàng này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn.

Ưu điểm của excel:

- Không tốn chi phí ban đầu

- Dễ làm vì không liên quan quá nhiều đến công nghệ

Nhược điểm của excel:

- Khó quản lý từ xa

- Hệ thống báo cáo phải tự tạo

- Không tối ưu hóa được quy trình

9/ Một số lưu ý khi kiểm soát kho hàng

phần mềm kế toán

- Khi khởi tạo công thức nên làm chính xác nhất có thể, chính xác đến từng gr thì càng tốt

- Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình làm báo cáo thì mọi thứ đều phải dựa trên sự đo lường và tính toán thực tế.

Ví dụ: một cốc sinh tố bơ phải sử dụng 100gr thịt bơ mà 1kg quả bơ lại chỉ được 700gr thịt thì khi vào công thức 100gr thịt bơ kia phải tính là 143gr bơ quả

- Dù sử dụng phần mềm hay dùng exel thì cũng cần có 1 bảng kiểm kho để hỗ trợ mình tính toán hàng tồn.

- Ý nghĩa các chỉ số trong bảng:

+ KLM: Khổi lượng siro trong chai siro mới chưa sử dụng

+ Bao bì: Khối lượng vỏ chai/hộp

+ Nhập: hàng nhập mỗi đầu ca

+ Nguyên: số chai/hộp chưa sử dụng

+ Lẻ: khối lượng của những chai/hộp dùng dở

+ Tổng = Nguyên x KLM + Nhập x KLM + Lẻ - Bao bì

10/ Kiểm kho bằng phần mềm quản lý PosApp

PosApp là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp quản lý bán hàng như phần mềm quản lý nguyên vậy liệu và thiết bị phần cứng như Máy pos thu ngân, máy in hóa đơn, máy pos cà thẻ, ngăn kéo đựng tiền, máy quét mã vạch,....

PosApp cam kết cung cấp thiết bị chính hãng, bảo hành 12 tháng. Nhân viên kỹ thuật luôn túc trực hotline hỗ trợ tư vấn cho khách hàng nhanh chóng.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng PosApp cho nhà hàng, quán ăn

  • - Quản lý hàng hóa bằng mã vạch chặt chẽ
  • - Cảnh báo lượng hàng tồn kho chạm mức tối thiểu
  • - Hỗ trợ kiểm kê kho hàng cuối ngày
  • - Định lượng nguyên liệu chính xác
  • - Nhân viên muốn xuất - nhập kho cần làm phiếu xuất - nhập kho theo mẫu
  • - Phần quyền và hạn chế quyền truy cập cập của nhân viên trên phần mềm PosApp
  • - Quản lý nhà cung cấp nguyên vật liệu
  • - Quản lý chi phí hàng nhập trung bình
  • - Quản lý chương trình khuyến mãi, cảnh báo lượng hàng tồn kho
  • - Quản lý kho hàng toàn bộ hệ thông (đối với đơn vị kinh doanh chuỗi)

Cách kiểm kê kho bằng phần mềm quản lý kho hàng PosAp

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!