Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Khi quản lý quán cafe, nhà hàng thì không chỉ chú trọng đến tình hình họat động của quán mà cần phải giám sát hành vi của nhân viên để giảm thiểu được những tình trạng gian lận xảy ra.
Hành vi gian lận của nhân viên không chỉ khiến thâm hụt doanh thu, mà còn tạo nên văn hóa xấu cho môi trường làm việc, bất đồng, nghi ngờ giữa các nhân viên.
Ngoài ra những con số báo cáo cũng bị che mờ, không thể phản ánh được tình hình kinh doanh thực, từ đó khiến bạn khó có thể điều chỉnh hoạt động, cũng như quản lý quán cà phê, nhà hàng phù hợp.
Vậy nhân viên của bạn đã thực hiện những hành vi gian lận như thế nào?
Khi khách mua hàng, nhân viên thu ngân không in hóa đơn hay lập hóa đơn giả bằng quyển số biên lai của mình. Khi đó nhân viên vẫn thu tiền khách bình thường và bỏ túi riêng. Trong khi chủ quán không hề biết đã bị thất thoát.
Giải pháp cho vấn đề này là bạn cần để thông báo về việc khách hàng chỉ trả tiền sau khi nhận được hóa đơn. Và đồng thời cần có một số chính sách như đổi trả khi có hóa đơn hay được giảm giá khi cầm hóa đơn mua vào lần sau. Như vậy, khách hàng sẽ luôn đòi nhân viên xuất hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho mình.
>> Gợi ý cách quản lý thất thoát quán hiệu quả
Trường hợp lo lắng nhân viên thông đồng để biển thủ doanh thu thì bạn có thể thiết lập quầy thu ngân có màn hình thứ 2 hiển thị giá quay ra ngoài phí khách hàng. Có bảo vệ giám sát và camera ở trên quay xuống. Như hệ thống thanh toán của các siêu thị lớn như Coop, Big C,... mục đích là giám sát xem thu ngân có móc nối gian lận với bên ngoài hay không? Và nếu có xảy ra thì bạn sẽ có bằng chứng cụ thể thì nhân viên có cải đằng trời.
Xem thêm: Thái độ phục vụ quyết định sự thành công của quán Cafe
Nhân viên gian lận có thể in hóa đơn ra cho khách hàng, nhưng sau khi thanh toán xong nhân viên của bạn lại trừ ra bớt những món trong phần mềm thanh toán rồi lấy đi số tiền đó. Với việc không sử dụng phần mềm hay những phần mềm quản lý nhà hàng - cửa hàng ăn, quán cafe không chuyên nghiệp thì các chủ quán không thể nào lật tẩy được những hành vi trên.
Với một số khách hàng không nhớ, không để tâm đến giá, hoặc đôi khi khách đi theo nhóm đông người nên nhân viên tận dụng cơ hội tăng gía sản phẩm lên, đồng thời kê khống thêm nhiều món để ăn lời số tiền này.
Việc này sẽ vô cùng tai hại bởi nếu khách hàng phát hiện ra thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến uy tín quán, và dám chắc một điều rằng không một ai có thể đến quán bạn lần thứ 2 nếu gặp phải cảnh này.
Xem thêm: Làm thế nào để quản lý nhà hàng từ xa dễ dàng?
Nếu bạn không biết cách quản lý nhân viên tốt, thì những nhân viên không trung thực sẽ dễ dàng báo hủy một số món hay thức uống khách đã gọi nhưng thực chất ra đã bán đi và bỏ túi số tiền đó.
Ngoài ra việc không cập nhật thanh toán thường xuyên mà chỉ để đến cuối ngày mới kiểm tra thì nhân viên thu ngân sẽ dễ dàng thực hiện hành vi gian lận bằng cách báo khách đã hủy hóa đơn hoặc trả món, mặc dù khách đã thanh toán thành công nhưng bạn vẫn không hề hay biết.
Tuy bạn là người đầu tư kinh doanh nhưng với cách quản lý quán cafe, nhà hàng không hiệu quả thì phần doanh thu này lại thuộc về nhân viên thu ngân.
Khi không quản lý được việc định lượng nguyên vật liệu cụ thể, nhân viên hoàn toàn có thể giảm bớt đi những phần nguyên vật liệu trong một cốc thức uống, một khẩu phần ăn để tạo ra nhiều phần hơn. Và những phần thừa bán được nhân viên sẽ không hề kê khai mà bạn cũng không thể biết được. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng thức uống, món ăn của quán và sẽ không làm hài lòng thực khách.
Xem thêm: 6 Cách Cải Thiện Thái Độ, Nâng Cao Năng Suất & Giữ Chân Nhân Viên Phục Vụ Cafe, Nhà Hàng, Trà Sữa
Thỉnh thoảng bạn đưa ra những chương trình khuyến mãi, giảm giá hay ưu đãi cho khách hàng thân thiết nhưng nhân viên không hề phổ biến chương trình này cho khách hàng. Và dĩ nhiên việc báo giá và thanh toán vẫn diễn ra bình thường nhưng khi báo cáo lại thì lại giảm trừ thêm các khoản ưu đãi đó.
Với những hành vi gian lận trên sẽ gây thiệt hại không nhỏ đến doanh thu cũng như văn hóa ứng xử giữa các nhân viên. Vậy giải pháp duy nhất để giải quyết triệt để tình trạng trên là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng.
Việc này thường xảy ra đối với mô hình quán ăn, nhà hàng. Nhân viên thừa lúc không có quản lý hoặc giám sát của chủ quán mà mang nguyên liệu như thịt, hải sản, cafe,... về nhà. Nếu bạn không có biện pháp ngăn chặn và xử lý sẽ có thêm nhiều nhân viên khác hành động giống vậy. Về lâu dài sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí cũng như sự thiếu tổ chức trong quán.
Xem thêm: 8 bước trong quy trình quản lý nhà hàng, quán ăn
Cách này rất đơn giản và thường được áp dụng trong các quán cafe là nhiều nhất. Ví dụ, lúc 6:00 có khách đi 2 khách ngồi bán số 1 uống 2 ly cafe (loại thức uống phổ biến) có trị giá 2 x 20.000 = 40.000. Lúc 6:47 khách tính tiền và rời khỏi bàn. Hóa đơn này đã được thu ngân lưu lại, đến lúc 2 khách khác cũng kêu 2 ly cà phê giống tương tự và ngồi bàn khác. Lợi dụng như thế thì thu ngân sẽ đưa hóa đơn cũ của 2 khách trước đó ra mà không cần nhập vào máy tính tiền. Nhân viên phục vụ thì ít khi để ý đến số bàn hay giờ in hóa đơn mà cứ cầm đưa cho khách... và khách thì cứ thấy đúng tiền là trả thôi. Với cách này một ngày nhân viên thu ngân có thể biển thủ 200 - 300 nghìn đồng.
Cách khắc phục: Bạn có thể trang bị con dấu đã thanh toán để nhân viên phục vụ ấn vào từng bill sau khi khách thanh toán. Hóa đơn đưa cho khách phải là hóa đơn sạch chưa có dấu đã thu tiền. Ngoài ra bạn nên trang bị thêm máy in hóa đơn cho quầy pha chế và bếp chỉ thực hiện khi và chỉ khi phiếu in đó được in ra, không làm theo lệnh order miệng. Như vậy chắc chắn sẽ không có trường hợp gian lận này xảy ra.
Phần mềm quản lý quán cà phê Posapp hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng, đặc biệt nổi trội với tính năng giảm thiểu thất thoát, chống tình trạng nhân viên gian lận. Bạn có thể phân quyền cho nhân viên, và mọi tác vụ như xóa, sửa, hủy món hay hủy hóa đơn đều được ghi lại và báo cáo lên hệ thống quản lý tức thời.
Ngoài ra tính năng quản lý kho chặt chẽ sẽ giúp bạn hạn chế tối đa thất thoát nguyên vật liệu. PosApp hỗ trợ việc kiểm soát việc nhập - xuất, dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, phân loại hàng theo chủng loại, nhà phân phối,...
Đặc biệt PosApp còn có tính năng định lượng nguyên liệu theo công thức chế biến. Khi cửa hàng bán một món bất kì, số liệu trong kho sẽ trừ đúng những nguyên liệu chế biến ra món đó. Như vậy, vào cuối ngày bạn chỉ cần so sánh số liệu thực tế và trên phần mềm để kiểm soát.
Nhờ những tính năng thông minh như vậy sẽ không có nhân viên nào dám qua mặt bạn để thực hiện những hành vi gian lận trên.
Xem thêm chi tiết các tính năng tại: https://posapp.vn/phan-mem-quan-ly-nha-hang
BÀI VIẾT LIÊN QUAN