Hướng Dẫn Hạch Toán Kế Toán Trường Học Chi Tiết Dễ Hiểu
Việc quản lý tài chính và hạch toán trong lĩnh vực giáo dục đòi hỏi sự chính xác cao do đặc thù của các nguồn thu đa dạng, từ ngân sách đến dịch vụ. Hướng dẫn hạch toán kế toán trường học chi tiết cung cấp quy trình ghi nhận các khoản thu (như học phí, phí dịch vụ) và các khoản chi tương ứng, đảm bảo việc kết chuyển và xác định kết quả hoạt động cuối năm tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
Nội dung dưới đây tổng hợp đầy đủ các bút toán chi tiết cho từng nghiệp vụ phát sinh tại các cơ sở giáo dục, bao gồm cả các khoản thu theo quy định và các khoản thu thỏa thuận, tự nguyện.
Các khoản thu theo quy định
Các khoản thu theo quy định là những nguồn thu mang tính chất bắt buộc, được cơ quan nhà nước phê duyệt. Việc hạch toán các khoản này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý tài chính công và chế độ kế toán hiện hành.
Hạch toán học phí
Hạch toán học phí là nghiệp vụ cơ bản, phản ánh nguồn thu chính từ hoạt động đào tạo của đơn vị.
Khi thu tiền học phí: Nợ TK 1111 / Có TK 531 (Chi tiết theo từng khoản thu).
Khi nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước (KBNN): Nợ TK 1121 / Có TK 1111.
Khi rút tiền về quỹ để chi hoạt động: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Khi chi cho các hoạt động: Nợ TK 642 / Có TK 1111, 1121.
Lưu ý: 40% của nguồn thu này thường dùng để chi cải cách tiền lương (xem mục 2). Số còn lại dùng chi hoạt động. Nếu cuối năm còn dư, đơn vị phải lập thuyết minh nguồn kinh phí tiết kiệm được và thực hiện trích lập các quỹ.
Tạm chi bổ sung thu nhập (nếu có): Nợ TK 1371 / Có TK 334.
Khi chi bổ sung thu nhập: Nợ TK 334 / Có TK 1111, 1121.
Cuối năm kết chuyển (thường tự động trên phần mềm):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Xác định kết quả hoạt động (chênh lệch thu chi): Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập các quỹ: Nợ TK 421 / Có TK 431.
Chuyển số đã tạm chi bổ sung thu nhập: Nợ TK 431 / Có TK 1371.
Hiện nay, các phần mềm kế toán hộ kinh doanh như PosApp có thể hỗ trợ tự động hóa các bút toán kết chuyển này. Việc tìm hiểu các tính năng phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cao.
Hạch toán nguồn cải cách tiền lương
Nguồn cải cách tiền lương được hạch toán riêng biệt, thường được trích từ nguồn thu học phí hoặc các nguồn được phép khác. Chứng từ hạch toán bao gồm chi lương, phụ cấp và các khoản đóng góp theo lương.
Xác định số tiền để thực hiện cải cách tiền lương: Nợ TK 4211 / Có TK 468.
Khi chi từ nguồn cải cách tiền lương: Nợ TK 611 / Có TK 3341, đồng thời hạch toán: Nợ TK 3341 / Có TK 1111.
Kết chuyển phần chi từ thực hiện cải cách tiền lương: Nợ TK 468 / Có TK 4211.
Hạch toán phí trông giữ xe đạp
Đây là một khoản thu dịch vụ tại đơn vị, cần hạch toán doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế TNDN (nếu có) theo quy định.
Khi thu tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 531.
Xác định Thuế TNDN (ví dụ: 2% / tổng thu): Nợ TK 821 / Có TK 3334.
Khi nộp thuế TNDN: Nợ TK 3334 / Có TK 1111.
Khi chi các hoạt động liên quan: Nợ TK 642 / Có TK 1111 (Ví dụ: mua CCDC, tài sản, khấu hao TSCĐ... hạch toán theo Thông tư 107).
Cuối năm kết chuyển (tự động trên phần mềm):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Kết chuyển chi phí thuế TNDN: Nợ TK 911 / Có TK 821.
Hạch toán phí tuyển sinh vào lớp 10
Nghiệp vụ này liên quan đến việc thu hộ và chi hộ, cần phân tách rõ hạch toán tại đơn vị (trường) và tại cơ quan quản lý (Sở GD&ĐT).
a) Tại đơn vị hạch toán (Trường):
Khi thu tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 338 (Phải trả khác).
Nộp tiền vào KBNN: Nợ TK 1121 / Có TK 1111.
Chuyển khoản về Sở GD&ĐT: Nợ TK 338 / Có TK 112.
Bổ sung nguồn thu tại đơn vị (phần được giữ lại): Nợ TK 338 / Có TK 531.
Rút tiền về chi công tác coi thi: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển (phần thu được giữ lại):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
b) Tại Sở GD&ĐT hạch toán:
Nhận tiền các đơn vị chuyển về: Nợ TK 1121 / Có TK 531.
Rút tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Hạch toán thu tiền nguyện vọng Cao đẳng, Đại học
Tương tự phí tuyển sinh, đây là khoản thu hộ, chi hộ, cần hạch toán rõ ràng tại đơn vị và Sở GD&ĐT.
a) Tại đơn vị hạch toán (Trường):
Khi thu tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 338.
Nộp tiền vào KBNN: Nợ TK 1121 / Có TK 1111.
Chuyển khoản về Sở: Nợ TK 338 / Có TK 112.
Bổ sung nguồn thu tại đơn vị (phần được giữ lại): Nợ TK 338 / Có TK 531.
Rút tiền về chi công tác coi thi: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển (phần thu được giữ lại):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
b) Tại Sở GD&ĐT hạch toán:
Nhận tiền các đơn vị chuyển về: Nợ TK 1121 / Có TK 338.
Chuyển tiền cho các trường ĐH, Bộ GD&ĐT: Nợ TK 338 / Có TK 112.
Bổ sung nguồn chi tại Sở (phần được giữ lại): Nợ TK 338 / Có TK 531.
Rút tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Khi chi: Nợ TK 642 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Hạch toán dạy thêm học thêm
Hoạt động dạy thêm học thêm được hạch toán như một hoạt động dịch vụ, cần tách biệt chi phí trực tiếp (giá vốn) và chi phí quản lý.
Khi thu tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 531.
Khi chi các hoạt động quản lý: Nợ TK 642 / Có TK 1111 (Chi phí quản lý lương, bảo hiểm, điện, nước... của bộ phận quản lý).
Khi chi liên quan trực tiếp đến dịch vụ (Tập hợp giá vốn): Nợ TK 154 / Có TK 111 (Chi phí NVL, tiền lương giáo viên trực tiếp giảng dạy).
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí trực tiếp: Nợ TK 632 / Có TK 154.
Hạch toán tạm chi phúc lợi (nếu có): Nợ TK 1378 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển (tự động trên phần mềm):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911 / Có TK 632.
Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Kết chuyển sang thặng dư (chi quỹ phúc lợi): Nợ TK 911 / Có TK 421.
Xử lý số đã tạm chi phúc lợi:
Nợ TK 421 / Có TK 431 (Trích lập quỹ phúc lợi).
Đồng thời: Nợ TK 431 / Có TK 1378 (Kết chuyển số đã tạm chi).
Nếu còn tiền quỹ phúc lợi sang năm sau chi tiếp: Nợ TK 431 / Có TK 111.
Hạch toán thu liên kết đào tạo khối trung tâm
Nghiệp vụ này (ví dụ: học sinh THCS học nghề) cũng được hạch toán tương tự hoạt động dịch vụ, tách rõ giá vốn (TK 154/632) và chi phí quản lý (TK 642).
Nhận tiền do trường liên kết chuyển: Nợ TK 1121 / Có TK 531.
Rút tiền về chi hoạt động: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Chi phí quản lý: Nợ TK 642 / Có TK 1111, 1121.
Chi phí trực tiếp (Tập hợp giá vốn): Nợ TK 154 / Có TK 111, 1121 (Chi phí NVL, dụng cụ trực tiếp giảng dạy...).
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí trực tiếp: Nợ TK 632 / Có TK 154.
Cuối năm kết chuyển (tự động trên phần mềm):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911 / Có TK 632.
Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Xác định kết quả hoạt động (chênh lệch thu chi): Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập các quỹ (nếu có): Nợ TK 421 / Có TK 431.
Hạch toán thu Bảo hiểm Y tế (BHYT)
Đây là nghiệp vụ thu hộ, chi hộ cho cơ quan bảo hiểm, đồng thời ghi nhận phần hoa hồng (nếu có) là doanh thu của đơn vị.
Thu hộ cơ quan bảo hiểm: Nợ TK 1111 / Có TK 338.
Nộp tiền BHYT cho cơ quan BH: Nợ TK 338 / Có TK 111.
Khi nhận được Báo Có của cơ quan BH (tiền chăm sóc sức khỏe ban đầu): Nợ TK 112 / Có TK 338.
Chi hộ cơ quan BH (tiền chăm sóc sức khỏe ban đầu): Nợ TK 138 / Có TK 111, 112.
Đồng thời thanh toán bù trừ: Nợ TK 338 / Có TK 138.
Khi nhận được Báo Có (tiền hoa hồng BHYT): Nợ TK 112, 111 / Có TK 531 (Ghi nhận doanh thu).
Khi chi các hoạt động từ nguồn hoa hồng: Nợ TK 642 / Có TK 111, 112.
Cuối năm kết chuyển (phần hoa hồng):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Hạch toán thu các dịch vụ khác
Các dịch vụ khác không thuộc các mục trên được hạch toán tương tự hoạt động liên kết đào tạo, tách biệt giá vốn (TK 154/632) và chi phí quản lý (TK 642).
Nhận tiền do các đơn vị chi trả: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Rút tiền về chi hoạt động: Nợ TK 1111 / Có TK 1121.
Chi phí quản lý: Nợ TK 642 / Có TK 1111, 1121.
Chi phí trực tiếp (Tập hợp giá vốn): Nợ TK 154 / Có TK 111, 1121.
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí trực tiếp: Nợ TK 632 / Có TK 154.
Tạm chi bổ sung thu nhập (nếu có): Nợ TK 1371 / Có TK 334.
Khi chi bổ sung thu nhập: Nợ TK 334 / Có TK 1111, 1121.
Cuối năm kết chuyển (tự động trên phần mềm):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911 / Có TK 632.
Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Xác định kết quả, bổ sung thu nhập: Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập các quỹ: Nợ TK 421 / Có TK 431.
Chuyển số đã tạm chi bổ sung thu nhập: Nợ TK 431 / Có TK 1371.
Các khoản thu thỏa thuận và tự nguyện
Khác với các khoản thu theo quy định, đây là các khoản thu không bắt buộc, dựa trên sự đồng thuận giữa nhà trường và phụ huynh/học sinh. Nguyên tắc hạch toán chung cho nhóm này là đảm bảo thu đủ chi, minh bạch và quyết toán rõ ràng cho từng nội dung thu.
Hạch toán tiền ăn bán trú
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531 (Chi tiết khoản thu).
Khi chi mua thực phẩm, chất đốt (gạo, mắm, muối...): Nợ TK 152 / Có TK 1111.
Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 / Có TK 152.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6422.
Hạch toán tiền thuê người nấu ăn bán trú
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531 (Chi tiết khoản thu).
Khi chi trả tiền thuê người nấu: Nợ TK 6421 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6421.
Hạch toán tiền nước uống
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531 (Chi tiết khoản thu).
Khi chi mua nước (vật tư): Nợ TK 152 / Có TK 1111.
Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 / Có TK 152.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6422.
Hạch toán tiền vệ sinh
Khoản thu này cần tách biệt chi phí mua vật tư và chi phí thuê nhân công.
a) Mua giấy vệ sinh, chổi, vật tư phục vụ vệ sinh:
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi mua vật tư: Nợ TK 152 / Có TK 1111.
Khi xuất sử dụng: Nợ TK 6422 / Có TK 152.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6422.
b) Tiền thuê lao công:
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi trả tiền thuê lao công: Nợ TK 6421 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6421.
Hạch toán tiền phục vụ bán trú
Nghiệp vụ này được hạch toán tương tự như mục 2 (Tiền thuê người nấu ăn bán trú).
Hạch toán tiền điện phục vụ máy điều hòa
Nguyên tắc của khoản thu này là thu đủ số tiền điện thực tế tiêu hao (thu hộ, chi hộ).
Khi thu tiền: Nợ TK 1111 / Có TK 3381 (Chi tiết thu hộ tiền điện).
Khi chi trả tiền điện: Nợ TK 3381 / Có TK 1111.
Hạch toán tiền mua đồ dùng bán trú
Cần phân biệt rõ việc mua sắm là Công cụ dụng cụ (CCDC) hay Tài sản cố định (TSCĐ).
a) Đối với mua công cụ dụng cụ:
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi mua CCDC (ghi thẳng vào chi phí): Nợ TK 6422 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6422.
b) Đối với mua tài sản cố định (tài sản không mua bằng nguồn ngân sách):
Khi thu tiền: Nợ TK 111, 112 / Có TK 531.
Khi chi mua TSCĐ: Nợ TK 211 / Có TK 111, 112.
Đồng thời ghi tăng quỹ: Nợ TK 43121 / Có TK 43122 (Ghi tăng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp đã hình thành TSCĐ).
Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214 (Tỷ lệ trích theo Thông tư 45/2018/TT-BTC).
Cuối năm kết chuyển (phần doanh thu):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển sang thặng dư: Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập quỹ phát triển HĐSN: Nợ TK 421 / Có TK 43121.
Hạch toán đồ dùng, dụng cụ, tài liệu học tập, thẻ học sinh...
Các khoản chi này thường được hạch toán là chi phí vật tư, dịch vụ mua ngoài, không hình thành TSCĐ.
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531 (Chi tiết đối tượng thu).
Khi chi (mua sắm, in ấn): Nợ TK 6422 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6422.
Hạch toán tiền luyện kỹ năng làm bài thi
Nguyên tắc của khoản thu này là thu đủ chi, hạch toán chi phí theo bản chất (chi con người hoặc chi vật tư).
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi cho con người (thù lao, bồi dưỡng): Nợ TK 6421 / Có TK 1111.
Khi chi mua Văn phòng phẩm, vật tư: Nợ TK 6422 / Có TK 1111.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 6421 (hoặc 6422).
Hạch toán các khoản thu theo hoạt động trải nghiệm
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi tiền cho các hoạt động: Nợ TK 642 / Có TK 111, 112.
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Hạch toán tổ chức học tiếng Anh có giáo viên nước ngoài
Khi thu tiền: Nợ TK 1111, 1121 / Có TK 531.
Khi chi tiền cho các hoạt động: Nợ TK 642 / Có TK 111, 112 (Bao gồm chi phí trả cho giáo viên, trung tâm liên kết, vật tư...).
Cuối năm kết chuyển:
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 642.
Hạch toán thu tự nguyện (Tài trợ, ủng hộ)
Số tiền thu được phải gửi vào tài khoản tiền gửi của đơn vị tại KBNN và được hạch toán, thanh quyết toán theo quy định. Việc sử dụng nguồn thu này phụ thuộc vào mục đích tài trợ (mua TSCĐ hay sửa chữa).
a) Mua TSCĐ từ nguồn tự nguyện:
Khi thu tiền: Nợ TK 111, 112 / Có TK 531.
Khi chi mua TSCĐ: Nợ TK 211 / Có TK 111, 112.
Đồng thời ghi tăng quỹ: Nợ TK 43121 / Có TK 43122.
Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214 (Theo Thông tư 45/2018/TT-BTC).
Cuối năm kết chuyển (phần doanh thu):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển sang thặng dư: Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập quỹ phát triển HĐSN: Nợ TK 421 / Có TK 43121.
b) Nâng cấp, sửa chữa TSCĐ từ nguồn tự nguyện:
Khi thu tiền: Nợ TK 111, 112 / Có TK 531.
Khi sửa chữa cơ sở vật chất (tập hợp chi phí): Nợ TK 241 / Có các TK 111, 112.
Khi hoàn thành, ghi tăng nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211, 213 / Có TK 241.
Đồng thời ghi tăng quỹ: Nợ TK 43121 / Có TK 43122.
Cuối năm trích khấu hao TSCĐ: Nợ TK 43122 / Có TK 214.
Cuối năm kết chuyển (phần doanh thu):
Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531 / Có TK 911.
Kết chuyển sang thặng dư: Nợ TK 911 / Có TK 421.
Trích lập quỹ phát triển HĐSN: Nợ TK 421 / Có TK 43121.
13. Quy định về Hóa đơn
Việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ tại trường học phải tuân thủ quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Kế toán cần căn cứ thực tế để áp dụng đúng hướng dẫn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, và Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn. Mặc dù khác biệt về quy mô, các quy định này cũng quan trọng tương tự như hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đối với các loại hình kinh doanh nhỏ lẻ.
Đồng thời, cần tham chiếu Mục 2.4 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC) liên quan đến các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các hoạt động dịch vụ có thu.
14. Lưu ý chung khi hạch toán
Đối với các khoản thu nếu chi không hết trong năm, số tiền còn lại sẽ thể hiện số dư bên Có TK 421 (Thặng dư). Số dư này sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục chi cho các hoạt động theo nội dung đã được duyệt. Quy trình quyết toán này đòi hỏi sự chính xác, tương tự như yêu cầu khi lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh.
Các bút toán "Cuối năm kết chuyển" (ví dụ: Nợ 531/Có 911, Nợ 911/Có 642) thường được các phần mềm kế toán hiện đại thực hiện tự động. Kế toán viên không cần hạch toán thủ công mà chỉ cần thực hiện thao tác kết chuyển cuối kỳ trên phần mềm.
Kết luận
Việc tuân thủ chính xác các quy trình hạch toán là yêu cầu bắt buộc đối với kế toán trong lĩnh vực giáo dục, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Nắm vững hướng dẫn hạch toán kế toán trường học giúp đơn vị tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa việc quản lý các nguồn thu-chi. Điều này không chỉ phục vụ công tác báo cáo, quyết toán mà còn là cơ sở pháp lý để trích lập các quỹ và cải thiện thu nhập cho cán bộ, giáo viên.
Để đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu sai sót, các giải pháp phần mềm quản lý như PosApp có thể hỗ trợ tự động hóa nghiệp vụ kế toán, giúp các đơn vị giáo dục vận hành hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Hạch toán kế toán trường học là gì?
Hạch toán kế toán trường học là quá trình ghi chép, phân loại, và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại các đơn vị giáo dục (công lập hoặc tư thục). Quá trình này bao gồm việc theo dõi chặt chẽ các nguồn thu (học phí, ngân sách cấp, thu dịch vụ) và các khoản chi (lương, vận hành, đầu tư), nhằm cung cấp thông tin tài chính minh bạch, phục vụ quản lý và tuân thủ các chuẩn mực, quy định của nhà nước (ví dụ: Thông tư 107/2017/TT-BTC đối với đơn vị sự nghiệp công lập).
2. Các tài khoản (TK) 531, 642, và 911 dùng để làm gì?
Đây là các tài khoản cốt lõi trong hạch toán dịch vụ tại trường học:
TK 531 (Doanh thu hoạt động): Dùng để phản ánh các khoản thu từ dịch vụ, học phí, thu thỏa thuận.
TK 642 (Chi phí quản lý): Dùng để tập hợp các chi phí vận hành liên quan đến hoạt động dịch vụ (lương, điện, nước, vật tư, khấu hao...).
TK 911 (Xác định kết quả hoạt động): Là tài khoản trung gian, cuối kỳ dùng để kết chuyển toàn bộ doanh thu (từ 531) và chi phí (từ 642, 632) để xác định chênh lệch thu-chi.
3. TK 421 (Thặng dư/Thâm hụt) phản ánh điều gì?
TK 421 phản ánh kết quả tài chính cuối cùng của các hoạt động sau khi đã kết chuyển từ TK 911. Nếu tổng thu lớn hơn tổng chi, đơn vị có thặng dư (ghi Có TK 421). Ngược lại, nếu chi lớn hơn thu, đơn vị bị thâm hụt (ghi Nợ TK 421). Số dư thặng dư này là nguồn để đơn vị trích lập các quỹ theo quy chế chi tiêu nội bộ (như Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp).
4. Hạch toán nguồn ngân sách nhà nước cấp khác gì hạch toán nguồn thu học phí?
Hạch toán nguồn ngân sách nhà nước cấp (NSNN) thường được theo dõi qua TK 511 (Thu NSNN cấp) và phải chi tiêu theo dự toán được duyệt, quyết toán theo mục lục NSNN. Trong khi đó, nguồn thu học phí, dịch vụ (TK 531) thuộc nguồn thu sự nghiệp, đơn vị có quyền tự chủ chi tiêu lớn hơn theo quy chế chi tiêu nội bộ (sau khi đã thực hiện các nghĩa vụ như trích cải cách tiền lương) và phần chênh lệch thu-chi được dùng để trích lập các quỹ.
5. Kế toán trường học công lập hiện nay áp dụng theo Thông tư nào?
Các trường học công lập (đơn vị hành chính sự nghiệp) hiện áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này quy định hệ thống tài khoản, sổ sách, và mẫu biểu báo cáo tài chính đặc thù cho các đơn vị sự nghiệp công lập, thay thế cho Quyết định 19/2006/QĐ-BTC trước đây.
6. Các khoản thu dịch vụ của trường học (giữ xe, dạy thêm) có phải nộp thuế TNDN không?
Có. Các khoản thu từ hoạt động dịch vụ (không phải hoạt động chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ chính) như trông giữ xe, cho thuê cơ sở vật chất, dạy thêm, hoặc các dịch vụ khác có phát sinh thu nhập, đều phải hạch toán riêng. Đơn vị phải kê khai và nộp thuế TNDN (Thuế thu nhập doanh nghiệp) đối với phần thu nhập chịu thuế từ các hoạt động này theo quy định của Luật thuế hiện hành.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN