Bí quyết quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả

Là chủ kinh doanh một nhà hàng hay một cửa hàng ăn uống nhỏ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của bạn. Ngoài những đặc điểm mang tính quyết định như nguồn lực tài chính, môi trường kinh doanh,.. Chúng ta dường như luôn bỏ quên những việc mặc dù bé nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng to lớn đến trải nghiệm của khách hàng - những thượng đế mà bạn đang phục vụ.

Và đó là lý do tại sao chúng tôi đưa đến cho bạn những bài học kinh nghiệm quản lý nhà hàng quý giá để đưa cửa hàng của bạn lên một tầm cao mới. Chỉ với những thay đổi nhỏ trong phong cách quản lý hằng ngày, từ việc sắp xếp công việc, đối xử với nhân viên bạn đã có thể đem lại những chuyển biến to lớn.

1/ Quản lý nhân viên - bộ mặt của nhà hàng

Thường thì bạn - một người chủ chỉ tính đến khả năng làm việc của nhân viên mình như: họ có làm việc tốt không, làm có đủ giờ không,... mà dường như bạn đã bỏ lỡ một chi tiết khá quan trọng. Với một cửa hàng ăn uống, nhà hàng thì khách hàng của bạn chỉ tiếp xúc với duy nhất một vật thể sống, những nhân viên của bạn, đặc biệt là nhân viên phục vụ. Và điều gì sẽ xảy ra khi nhân viên của bạn thô lỗ, không tôn trọng khách hàng. Bạn đang đứng trên bờ vực phá sản đấy. Và sau đây là những mẹo nhỏ không những giúp bạn cải thiện hiệu quả làm việc của các nhân viên mà còn khiến họ thay đổi tư tưởng, cố gắng và tận tụy nhiều hơn trong công việc.

quản lý nhân viên nhà hàng

Mỗi nhà hàng có số lượng nhân viên khác nhau tùy vào quy mô nhưng thường thì sẽ có 2 ca làm việc. Vấn đề bạn cần giải quyết ở đây là làm sao để đảm bảo họ thực hiện tốt công việc của mình và phối hợp đồng đều với các nhân viên khác. Đây là câu trả lời:

-   Nếu bạn đang hướng tới một nhà hàng với chất lượng phục vụ tốt bậc nhất thì sở hữu những nhân viên làm việc dài hạn là điều cần thiết. Điều này ảnh hưởng đến cả chất lượng kết nối thông tin giữa họ và thêm và đó tạo ra một không khí làm việc thoải mái.

quản lý nhân viên nhà hàng

Thay đổi nhân viên thường xuyên gây ra cho bạn rất nhiều rắc rối:

          + Tăng lượng công việc cho các nhân viên hướng dẫn

          + Xác suất lỗi phục vụ cao

          + Nguy cơ thay đổi văn hóa tổ chức

 -   Đế đảm bảo các nhân viên được phân công việc hợp lý và được giám sát thường xuyên, bạn nên đề cử một trưởng nhóm nhân viên (như trưởng nhóm phục vụ, trưởng nhóm bếp - đầu bếp,...). Đồng thời xác định nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhóm nhân viên trong nhà hàng, phân chia đúng người đúng việc. Khuyến khích các bộ phận việc hỗ trợ nhau là việc, báo cáo công việc hằng ngày và lương thưởng hợp lý.

Bên cạnh đó bạn cũng cần có những tài liệu đào tạo nhân viên mới khi bắt đầu làm việc tại nhà hàng, quán cafe. Nên thường xuyên nhắc nhở nhân viên các lưu ý khi phục vụ khách hàng như:

Luôn niềm nở đón tiếp khách hàng

Dẫu biết sẽ có những lúc nhân viên của bạn khó chịu và vô tình phục vụ khách hàng với một ánh mắt thiếu thân thiện hay hời hợt. Nhưng sẽ vô tình gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và bạn sẽ mất nhiều doanh thu về sau này.

Dọn ly, chén đĩa một cách tế nhị

Rất nhiều nhà hàng, quán cafe, nhân viên sẽ chủ động dọn ly cốc, chén đĩa mà khách hàng dùng hết. Điều này là đáng khen tuy nhiên sẽ có thể gây tình huống thiếu tế nhị khi khách chưa muốn dọn hoặc muốn dùng thêm nước uống miễn phí. Bạn nên nhắc nhân viên chủ động rót nước cho khách khi cảm thấy họ muốn dùng thêm. Việc làm nhỏ nhưng sẽ gây được cảm tình với khách hàng của bạn.

Hiểu rõ các món trong menu để tư vấn khách chính xác

Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, bạn nên dành thời gian đào tạo kỹ về những món trong quán. Khi khách có thắc mắc hoặc cần tư vấn thì nhân viên có thể dễ dàng gợi ý cho khách hàng.

2/ Người quản lý - lõi văn hóa

Thường thì các chủ nhà hàng kiêm luôn cho mình vai trò quản lý nhưng vì nhiều lí do khác nhau bạn thuê cho mình một quản lý riêng. Để quản lý nhà hàng tốt, bạn cần sở hữu:

-   Khả năng lan truyền và định hướng văn hóa lịch sự, tình cảm trong nhà hàng

-   Luôn tôn trọng tất cả mọi người kể cả các nhân viên cấp dưới, đối xử công bằng và tất nhiên là đối với cả khách hàng của bạn.

-   Quyết đoán, có kỹ thuật thu thập thông tin tốt từ các bộ phận khác.

 -   Khả năng quan sát, nhanh chóng nắm bắt được tình hình, vấn đề, khó khăn

-   Công bằng, phạt thưởng phân minh

-   Khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên

-   Sẵn sàng tiếp nhận ý kiến của người khác

3/ Khách hàng là thượng đế

Là kim chỉ nan cho hầu hết tất cả thành công trên thương trường. sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng là nền tảng để nhà hàng của bạn phát triển bền vững và có thể tồn tại lâu dài. Không chỉ là nguồn doanh thu chính của nhà hàng, điều làm bạn bất ngờ chính là họ cũng là người khơi nguồn những đột phá và sáng tạo nơi nhà hàng của bạn. Tại sao???

Như bạn đã biết, sự khách biệt là lợi thế cạnh tranh lớn nhất mà bất kì doanh nhân hay chủ kinh doanh nào cũng muốn sở hữu. Từ những nhu cầu khác biệt, đôi lúc là nhỏ nhặt của khách hàng, bạn có thể sửa đổi để đem lại cho họ sự phục vụ và hài lòng tốt hơn. Và dần già, bạn ngày càng cải tiến nhà hàng của mình cho phù hợp hơn với khách hàng của mình. Từng chút từng chút một, bạn đã xây dựng được một bộ mặt mới và trở thành tâm điểm của sự hài lòng mỗi khi các "thượng đế" ghé thăm. Mỗi khó khăn chứa đựng một cơ hội cực kì lớn. 

khách hàng là thượng đế

4/ Quảng cáo truyền miệng

Người Việt Nam có chiều sâu về văn hóa và phong cách sống theo công đồng, với đơn vị cộng đồng nhỏ nhất là làng xóm. Đây thực sự là một nét khác biệt so với các đất nước phương Tây. Từ đó, phương thức Marketing cũng được điều chỉnh đôi chút. Biết rằng trong thời đại hiện nay, quảng cáo trên các trang mạng xã hội rất được ưa chuộng và có hiệu quả khá cao. Nhưng quảng cáo truyền miệng không những giúp cho bạn tiết kiệm chi phí mà hiệu quả của nó còn cao hơn hẳn khi bạn quảng cáo trên các phương tiện truyền thông khác, lên tới 80%.

marketing truyền miệng

Người Việt có xu hướng chia sẻ cho nhau rất nhiều việc, trong đó là những trải nghiệm của họ (ví dụ địa điểm đi chơi, ăn uống,..). Vì vậy để tận dụng điều này, bạn nên lôi kéo càng nhiều khách hàng nhất có thể để có được tác dụng theo cấp số nhân với quảng cáo truyền miệng. Bằng cách sử dụng các combo đồ ăn dành cho các nhóm người hay ngày lễ gia đình, tình nhân,.. bạn chắc chắn sẽ lôi kéo được rất nhiều khách hàng tiềm năng.

5/ Quản lý dòng tiền thông minh

quản lý dòng tiền

 

Thông qua việc kiểm soát sát sao dòng thu chi hằng ngày, bạn có thể tránh được rủi ro thất thoát. Thêm vào đó, hãy tính toán chi tiêu một cách cẩn thận. Số tiền bạn phải bỏ ra để trang trải các chi phí là thật, trong khi đó dòng doanh thu tương lai bạn dự tính có được chỉ là những con số ảo chưa có được trong tay. Thế nên, trước khi quyết định đầu tư tiền, hãy tính toán đến khả năng chi trả và hiệu quả của nó. Nếu sự đánh đổi là xứng đáng, bạn hãy thực hiện còn nếu không và đó chỉ là ý nghĩ nhất thời, nông nổi thiếu cân nhắc thì hãy dừng lại ngay nhé.

6/ Một số vấn đề thường gặp của các nhà hàng quán cafe và cách khắc phục

Đây là những vấn đề đang xảy ra đối với các quán ăn, nhà hàng hiện nay. Nắm bắt được điều này, POSapp đã phát triển phần mềm quản lý nhà hàng dành riêng cho hệ thống quán ăn,  cà phê, nhà hàng. Giúp chủ cửa hàng khắc phục được các vấn đề còn tồn đọng tại cửa hàng như sau:

a/ Theo dõi dòng tiền – Lợi nhuận, doanh thu và chi phí:

Các nhà hàng, quán ăn hiện nay không kiểm soát được vấn đề chi phí – doanh thu và lợi nhuận dễ dẫn đến việc không thể nào kiểm soát được dòng tiền. Chi phí lãi lỗ hàng tháng. Dẫn đến việc nhiều cửa hàng có doanh thu cao nhưng không kiểm soát được chi phí dẫn đến việc chi phí lỗ

quản lý từ xa

POSapp cung cấp cho bạn giải pháp tính toán được số tiền lãi lỗ  và thu chi hàng tháng bao gồm các loại thu chi thường xuyên như tiền điện, tiền internet, tiền thuê nhà… Cho đến các loại chi phát sinh hàng tháng như chi trả tiền nhà cung cấp…

b/ Không kiểm soát được nhân viên:

Việc không kiểm soát tốt nhân viên dễ dẫn đến tình trạng nhân viên lập khai khống hóa đơn, gây thất thoát cho chủ cửa hàng.Với POSapp, bạn hoàn toàn kiểm soát được các hành động của nhân viên, một số chức năng cơ bản của POSapp bao gồm:+ Kiểm soát, phân quyền nhân viên: với mỗi nhân viên có một tài khoản với các quyền truy cập khác nhau. Điều này giúp hạn chế tối đa quyền truy cập của các nhân viên khác nhau.

phần mềm tính tiền nhà hàng
Phân quyền nhân viên

+ Kiểm soát người lập hóa đơn: Nắm bắt được ai là người lập hóa đơn và thanh toán tiền.

kiểm soát nhân viên từ xa

Nắm được tên người order (Huyền) và người thanh toán (Shop 123)

+ Kiểm soát giờ làm của nhân viên: Kiểm soát được giờ ra vào và chấm công cho nhân viên. Sau khi hết giờ làm, hệ thống sẽ tự động log out tài khoản của nhân viên và chấm công dựa trên số giờ làm

Quản lý giờ làm của nhân viên

c/ Không thể theo dõi quản lý kho – công nợ khách hàng:

Bạn không thể theo dõi được tình hình xuất, nhập kho nguyên vật liệu theo thời gian thực? Không thể kiểm soát hàng tồn kho hàng tháng, dẫn đến việc thất thoát nguồn nguyên vật liệu hàng tháng?

tính năng quản lý kho

POSapp là giải pháp tuyệt vời giúp bạn theo dõi tình hình kho nguyên vật liệu. Giúp bạn luôn theo dõi được tình hình kinh doanh của cửa hàng mọi lúc mọi nơi. Giúp bạn luôn theo dõi được kho và định mức  nguyên vật liệu.

d/ Quy trình phục vụ chậm, khách hàng phải chờ lâu

Vào những giờ cao điểm đông khách, phục vụ chậm sẽ khiến cho khách không hài lòng và thậm chí bỏ đi. Phần mềm quản lý PosApp giúp tối ưu quy trình phục vụ một cách hiệu quả nhất. Giảm 70% thời gian phục vụ qua tính năng đồng bộ dữ liệu liên tục giữa các thiết bị thu ngân, bếp, phục vụ,... Nhân viên phục vụ sau khi order trên ứng dụng PosApp, máy in bếp sẽ nhận được dữ liệu và in phiếu chế biến một cách tức thời. Nhân viên không cần di chuyển và đưa order như cách thông thường. Việc này vừa tiết kiệm thời gian phục vụ vừa giúp hạn chế các sai sót.

quy trình in bếp