Hướng dẫn cách quản lý nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe

Quản lý nguyên vật liệu là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng với những ai đang kinh doanh lĩnh vực F&B mới cảm nhận được những phát sinh khi quản lý việc này. Làm sao để biết sắp hết nguyên vật liệu hay tránh lãng phí khi chế biến, cũng như nắm được nguyên vật liệu nào sắp hết hạn để tránh thất thoát là một điều không hề dễ dàng.

Dưới đây sẽ là những hướng dẫn về cách quản lý nguyên vật liệu đầu vào của nhà hàng, quán cafe PosApp gợi ý cho bạn.

Bìa quản lý nguyên liệu

1/ Những khó khăn về quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe

1.1/ Không đảm bảo đủ nguyên vật liệu dẫn đến hết món

thiếu nguyên liệu

Để hoạt động của nhà hàng luôn được suôn sẻ, trơn tru thì việc nắm được nguyên liệu tồn kho còn bao nhiêu, nguyên liệu nào sắp hết để nhập hàng ngay là điều vô cùng quan trọng. Khách hàng sẽ mất thiện cảm với nhà hàng, quán cafe của bạn nếu gọi món mà phục vụ báo hết. Không chỉ thế, việc hết món trong khi nhiều khách hàng muốn mua sẽ làm bạn mất đi một khoản doanh thu cho cửa hàng.

1.2/ Nguyên liệu bị hỏng khi để quá lâu gây lãng phí

Đảm bảo nguyên liệu luôn tươi ngon là tiêu chí được đặt lên hàng đầu tại các nhà hàng, đặc biệt là các nhà hàng fine-dining, nhà hàng hải sản, nướng,...vì điều mà thực khách tìm đến những nơi này là để thưởng thức hương vị tươi sống.

Ngoài ra có những nguyên liệu cất trong kho quá lâu có thể bị hư hỏng, quá hạn sử dụng. Việc này không chỉ gây lãng phí mà còn làm tăng chi phí không đáng có. Nếu không nắm bắt được kỹ lưỡng những điều trên thì nhà hàng, quán cafe sẽ bị thất thoát không hề lớn.

nguyên liệu hỏng

1.3/ Thất thoát nguyên vật liệu

thừa nguyên liệu

Thất thoát nguyên vật liệu gây ảnh hưởng đến nguồn tài chính của nhà hàng, quán cafe rất nhiều, một vài lý do thất thoát như:

Không đủ thời gian để quản lý sâu vào số liệu thu mua, chế biến: Nếu bạn không nắm được các số liệu để biết doanh số món bạn cần chế biến trong tuần là bao nhiêu thì việc nhập nguyên liệu sẽ xảy ra sai sót ngay lập tức. Nếu nhập quá nhiều thực phẩm sẽ bị dư gây không tươi ngon hoặc hết hạn, nhập quá ít thì gây thiếu nguyên liệu không thể chế biến.

Không trực tiếp chế biến và đi mua nguyên liệu: việc đi mua nguyên liệu thường giao cho nhân viên hoặc người quản lý. Ở mỗi khâu chỉ cần có các vấn đề như kiểm thiếu hàng, móc nối với nhà cung cấp tăng giá nguyên liệu, hay bếp chế biến sai công thức,... thì việc thất thoát là không thể tránh khỏi.

2/ Quy trình quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng

2.1/ Xây dựng định lượng nguyên liệu của món ăn

định lượng kho trà chanh

Việc định lượng nguyên liệu của món ăn là rất cần thiết với một nhà hàng, quán cà phê. Việc này đòi hỏi chủ nhà hàng và đầu bếp hoặc nhân viên pha chế phải thống nhất với nhau để định mức chính xác các món trong menu. Nếu định lượng không thống nhất khi chế biến sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng món ăn cũng như tài chính của quán.

2.2/ Tính chi phí nguyên liệu trên từng món

chi phí nguyên liệu

Chi phí nguyên liệu để tạo nên món ăn không chỉ là chi phí nguyên liệu thô mà được chia làm 4 nhóm chính:

  • + Chi phí nhân công: nhân viên bếp, nhân viên phục vụ,...
  • + Chi phí trực tiếp: chi phí nguyên liệu, gia vị,dụng cụ
  • + Chi phí bổ sung: thương hiệu, độ ngon của món, chất lượng dịch vụ,..
  • + Chi phí phát sinh: mặt bằng, trang thiết bị, bán hàng,...

2.3/ Xác định giá bán

giá bán

Có nhiều cách để người quản lý có thể xác định giá bán như:

  • + Định giá dựa trên giá trị: nhà hàng, quán cafe của bạn phải có những món đặc sản, có công thức chế biến đặc biệt và có các dịch vụ đi kèm xuất sắc. Khách hàng sẽ cảm nhận được số tiền mà mình bỏ ra là phù hợp với giá trị mà mình nhận được.
  • + Định giá dựa vào phân khúc khách hàng và mức độ cạnh tranh: trước khi mở một nhà hàng, quán cafe bạn phải nghiên cứu thị trường để biết đối tượng mà mình hướng đến là ai có thể là nhân viên văn phòng, học sinh sinh viên,... Cùng với đó là các đối thủ kinh doanh trong khu vực phục vụ sản phẩm với khung giá như thế nào. Từ 2 yếu tố trên mà quyết định giá cả sao cho hợp lý
  • + Định giá cao cấp: được áp dụng cho các nhà hàng cao cấp. Với mức giá này bạn biết chính xác đối tượng phục vụ của mình là ai để cung cấp những dịch vụ hợp lý cao cấp.
  • + Định giá thâm nhập thị trường: Lúc đầu đưa ra một mức giá trung bình để thu hút khách hàng, khi chiếm được 1 thị phần nhất định thị tăng giá với những món có được phản hồi tích cực. Đối với cách này thì cần có nguồn vốn hợp lý và tính toán chi phí kỹ lưỡng.
  • + Định giá dựa trên khả năng sinh lời: sử dụng phần mềm quản lý, các chủ nhà hàng sẽ nắm bắt được những món ăn đang được bán chạy, chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu của quán mình từ đó có thể tăng giá bán hoặc điều chỉnh nguyên liệu sao cho tối ưu nhất.

định giá sản phẩm

3/ Quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng quán cafe bằng phần mềm PosApp

Để giúp các chủ cửa hàng quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn thì phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng quán cafe PosApp là sự lựa chọn hàng đầu và đáng tin cậy cho bạn.

Cho đến hiện tại, đã có hơn 30.000 khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau vẫn tiếp tục tin dùng và đồng hành cùng PosApp.

Năm 2021, PosApp may mắn được nhận sự đầu tư từ Shark Nguyễn Hòa Bình. Ông là nhà sáng lập kiêm chức chủ tịch của tập đoàn NextTech. Shark Bình cũng đã từng tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ (Shark Tank Việt Nam) mùa 3 năm 2019.

Từ nay PosApp chính thức trở thành viên của tập đoàn Next360 với mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

ký kết hợp đồng

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu nhà hàng quán cafe PosApp hỗ trợ bạn nhiều tính năng quản lý chuyên nghiệp như:

3.1/ Hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu theo sản phẩm

Nguyên vật liệu để kinh doanh lĩnh vực F&B rất đa dạng và phức tạp. Phần mềm quản lý PosApp giúp hỗ trợ định lượng chi tiết cho từng sản phẩm. Ví dụ như 1 bánh Hamburger gồm 1 vỏ bánh, 2 lát phô mai, 100 gam bò xay, 20gam khoai tây. Điều này giúp số lượng nguyên liệu được chế biến không thừa cũng không thiếu, hạn chế việc thất thoát cho nhà hàng - quán ăn của bạn.

3.2/ Tự động trừ kho khi bán hàng

Khi chế biến xong số lượng nguyên liệu mà người quản lý đã định lượng ban đầu sẽ được trừ đi khỏi kho. Từ đây có thể nắm bắt cụ thể các nguyên liệu nào sắp hết để có thể chuẩn bị ngay lập tức. Đây cũng là một tính năng giúp người quản lý xem kho có bị thất thoát không khi có thể dựa vào số lượng nhập kho, xuất kho để tính ra số lượng tồn từ đó so sánh với số lượng thực tế.

3.3/ Cảnh báo tồn kho

Khi người quản lý thiết lập một định mức cho các nguyên vật liệu phần mềm sẽ tự động báo cáo khi lượng tồn kho xuống thấp. Giúp người quản lý có thể đưa ra các phương án tránh làm gián đoạn hoạt động của nhà hàng quán cafe.

3.4/ Kiểm kê kho dễ dàng

Việc ghi lại đầy đủ thông tin số lượng mặt hàng tiêu hao bao nhiêu trong ngày vào ca nào, do nhân viên nào quản lý giúp chủ cửa hàng có thể so sánh đối chiếu số lượng tồn kho thực tế với số lượng trên phần mềm ghi lại.

Kiểm soát mọi hoạt động như: xuất, nhập, hủy hàng tồn, hệ thống báo cáo kho được cập nhập 24/7,.. giúp kiểm soát được mọi gian lận của nhân viên. 

Cùng với giao diện dễ sử dụng giúp chủ cửa hàng kiểm kê kho dễ dàng có thể qua máy Pos hoặc làm việc từ xa với các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop,...

4/ Cảm nhận của khách hàng về PosApp

Chủ quán Lotus tea coffee express có những chia sẻ: “ Từ khi ứng dụng phần mềm PosApp vào việc quản lý, nhà hàng hoạt động một cách chuyên nghiệp hơn về các khâu như thu chi, nhân viên, đặc biệt là về quản lý kho. Các tính năng như định lượng nguyên vật liệu hay báo cáo kho giúp nhà hàng tránh được những thất thoát không đáng có. Tôi rất hài lòng về phần mềm cũng như sản phẩm đi kèm

house of cha hà nội

Cô Liên chủ cửa hàng trà sữa House of Cha chi nhánh Ao Sen, Hà Đông chia sẻ:. "Từ khi có phần mềm công việc quản lý của cô trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Cô rất hài lòng về phần mềm và các thiết bị"

bestie-coffee

Chị Hà - chủ quán Bestie Coffee hài lòng chia sẻ: "Bestie rất may mắn khi nhận được sự quan tâm của rất đông các bạn.Việc chuẩn bị nguyên liệu cũng thế mà khá nhiều và khó quản lý.Từ khi trang bị phần mềm quản lý PosApp, quán hoạt động suôn sẻ mà không gặp nhiều thất thoát gian lận nào trong kho cả. Thật sự tôi rất hài lòng”

5/ Thông tin liên hệ

Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nguyên vật liệu cho nhà hàng quán cafe hiệu quả? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Bạn có thể liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

Xem thêm:

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!