8 bước trong quy trình quản lý nhà hàng, quán ăn

Nắm rõ quy trình quản lý nhà hàng hiệu quả là chìa khóa dẫn đến thành công trong ngành dịch vụ ăn uống. Áp dụng quy trình bài bản, sử dụng công nghệ tiên tiến, cùng chiến lược marketing sáng tạo sẽ giúp bạn tạo dựng thương hiệu nhà hàng vững mạnh và thu hút khách hàng tiềm năng. Cùng PosApp tìm hiểu chi tiết 8 bước quản lý nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp, giúp tối ưu hoạt động, thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận qua bài viết dưới đây.

1/ Quy trình quản lý nhà hàng là gì?

Quy trình quản lý nhà hàng là một chuỗi các hoạt động được tổ chức một cách bài bản, nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả của nhà hàng, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu, chế biến món ăn, phục vụ khách hàng đến thanh toán và xử lý sau bán. Quy trình quản lý nhà hàng hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa mọi hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc thực hiện thủ công các quy trình này có thể gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian. Phần mềm quản lý nhà hàng ra đời nhằm hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện quy trình quản lý nhà hàng, giúp tối ưu hóa mọi hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2/ Một quy trình vận hành nhà hàng chuẩn mang lại giá trị gì?

Quy trình quản lý nhà hàng là nền tảng cho cách quản lý nhà hàng hiệu quả. Việc áp dụng quy trình quản lý bài bản kết hợp với những phương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp nhà hàng của bạn:

• + Tối ưu hóa thời gian và công sức: Mỗi nhân viên đều nắm rõ nhiệm vụ, tránh tình trạng phân công không hợp lý, quá tải hoặc nhàn rỗi. Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả.
• + Hạn chế thất thoát chi phí: Quy trình rõ ràng giúp hạn chế sai sót do hiểu lầm thông tin khách hàng, nhà bếp, dẫn đến order sai món, lãng phí nguyên liệu.
• + Nâng cao chất lượng dịch vụ: Nhân viên thực hiện đúng chuẩn mực dịch vụ, thái độ tích cực, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, thu hút họ quay lại nhiều hơn.
• + Giữ chân nhân viên chất lượng: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, quy trình tối ưu tạo động lực cho nhân viên, giúp họ gắn bó lâu dài với nhà hàng.

Cần lưu ý, quy trình quản lý chỉ đóng vai trò định hướng, nếu không có sự đồng hành của thái độ nhân viên phục vụ tích cực, chất lượng dịch vụ sẽ không thể được đảm bảo một cách trọn vẹn. Một nhân viên phục vụ có thái độ thờ ơ, thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu, bực bội và có thể dẫn đến những đánh giá tiêu cực về nhà hàng. Do đó, việc xây dựng và duy trì thái độ nhân viên phục vụ tích cực là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ nhà hàng nào muốn thành công.

Liên hệ Hotline: 1900 3016 ngay để biết thêm chi tiết

3/ Các bước trong quy trình quản lý nhà hàng

3.1/ Kiểm tra thời gian khởi động thiết bị

Hãy tính toán khoảng thời gian phù hợp nhất để khởi động tất cả các thiết bị điện hay nhiệt cần thiết. Điều này rất quan trọng và phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt để tiết kiệm năng lượng tránh tình trạnh lãng phí. Đây là công việc quan trọng đầu tiên bạn cần phải làm vào mỗi sáng.

3.2/ Lên danh sách các công việc

Tài liệu vận hành nhà hàng là chìa khóa cho quy trình bếp hiệu quả, giúp:

• Chuẩn bị thực phẩm khoa học: Lập danh sách chi tiết các công việc chuẩn bị (lặt rau, rửa ướp thịt,…) với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho từng nhân viên bếp.
• Phân công hợp lý: Cân nhắc số lượng công việc với số lượng nhân viên bếp để đảm bảo hiệu quả và tránh quá tải.
• Tư vấn chuyên nghiệp: Tham khảo ý kiến bếp trưởng để xây dựng quy trình bếp chính xác, tối ưu.
• Phục vụ nhanh chóng: Quy trình khoa học giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị, đảm bảo món ăn được phục vụ nhanh chóng, giữ chân thực khách.

3.3/ Kiểm tra lại kho lạnh

Kiểm tra kho lạnh và tủ mát, lưu ý số lượng thực phẩm còn lại có đủ cho một ngày hoạt động không và ứng biến kịp thời trước những tình huống có thể xảy ra. Tránh những trường hợp thực phẩm được lưu giữ quá lâu hay tình trạng thiếu nguyên liệu chế biến.

Đưa một món mới vào thực đơn ngày hôm đó hay có những món tặng thêm cho những thực khách có hoá đơn trên ... có thể là một cách ứng biến thông mình để tránh lãng phí những thực phẩm dư thừa.

3.4/ Ghi chú

Tổng kết thực đơn những món ăn có thể phục vụ tại cửa hàng ngày hôm đó và thông báo đến toàn bộ nhân viên phục vụ, tiếp đến là thực khách. Điều này giúp quy trình vận hành nhà hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

3.5/ Tập hợp nhân viên là điều quan trọng

Có một buổi họp nhỏ mỗi sáng với toàn thể các nhân viên để cập nhật những thay đổi hay những phát sinh xấu về quy trình phục vụ nhà hàng để kịp thời ứng phó. (bạn chỉ nên dành tối đa khoảng 10 phút cho cuộc họp này).

3.6/ Vệ sinh trước khi đóng cửa

Đảm bảo rằng phía trước nhà hàng mọi thứ đã được dọn dẹp gọn gàng vào tối hôm trước bằng cách đi dạo một vòng cổng trước trước giờ mở cửa. Sau đó chuẩn bị sẵn sàng mọi vật dụng từ bàn ghế, máy lạnh,… cho đến phòng vệ sinh của khách hàng. (bạn nên dùng một danh sách để kiểm tra, tránh sai sót). Quang cảnh mặt tiền của cửa hàng ảnh hưởng rất nhiều đến những duy nghĩ bên trong của khách hàng cũng như quyết định quay lại vào lần tới của họ. Nên tuyệt đối đừng bỏ qua bước này nhé.

3.7/ Kiểm tra lại không bao giờ là thừa

Rà soát một lần nữa tất cả mọi thứ. Nếu bạn cảm thấy có những điểm nào cần phải sửa chữa lại vào ngày hôm sau, hãy ghi chú lại vì có thể nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong quy trình vận hành nhà hàng của mình. Đây cũng là thời điểm thích hợp để bạn hoàn thành việc kiểm tra lại các số liệu tài chính kế toán của ngày hôm trước.

Trên đây là danh sách điển hình quy trình công việc cho một nhà hàng, quán ăn trước giờ mở cửa. Tuỳ vào mặt hàng kinh doanh mà bạn hãy có những điều chỉnh thích hợp. Hãy chủ động vận hành một cách khoa học và hiệu quả nhất.

3.8/ Ứng dụng công nghệ và quản lý

Người quản lý dù có nhiều kinh nghiệm và làm việc nghiêm túc thì nhất định sẽ bỏ sót lỗi sai cũng như có những khe hở để nhân viên gian lận. Bạn nên ứng dụng giải pháp quản lý bán hàng vào quản lý nhân viên và quy trình phục vụ của quán ăn, nhà hàng.

PosApp là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng uy tín, chất hượng hàng đầu Việt Nam.

Phần mềm quản lý quán ăn là giải pháp quản lý hàng đầu dành cho quán ăn, nhà hàng hiện nay. Hỗ trợ xây dựng quy trình vận hành nhà hàng, quán ăn diễn ra suôn sẻ và tối ưu quy trình bán hàng. Với đầy đủ các tính năng dành chuyên cho quán ăn, nhà hàng như:

• + Đa dạng hình thức order, bạn hàng như order tại quầy, khách hàng tự order bằng máy tính bảng, kiosk, nhân viên dùng điện thoại, máy tính bảng, máy pos cầm tay order...

• + Tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng và chính xác, tránh tình trạng nhân viên tự kê thêm giá hay phí phục vụ.
• + Quản lý kho, định lượng nguyên vật liệu theo công thức chế biến của đầu bếp, giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị nguồn hàng. Từ đó giúp quy trình vận hành bếp hoạt động nhanh chóng, tránh tình trạng để khách đợi quá lâu.

• + Quản lý quán ăn nhà hàng từ xa nhờ 30 dạng biểu đồ báo cáo chi tiết thu chi, tồn kho, công nợ.

• + Dễ dàng quản lý chuỗi cửa hàng với tính năng đồng bộ các báo cáo tại các cửa hàng theo thời gian thực giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian quản lý và có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển hệ thống kinh doanh của mình.

• + Hỗ trợ công cụ bán hàng online như website bán hàng. PosApp hỗ trợ bạn tạo website bán hàng hoàn toàn miễn phí chỉ với 5 phút lắp đặt. Với website bán hàng PosApp, bạn có thể dễ dàng tiếp cận với lượng khách hàng khổng lồ trên mạng xã hội giúp tăng doanh thu bán hàng cho cửa hàng.

• + Liên kết bán hàng trên GrabFood thông qua PosApp sẽ giúp bạn tiết kiệm một nửa thời gian làm thủ tục so với việc đăng ký trực tiếp Grab.

4/ Mô hình quản lý nhà hàng hiệu quả

Có rất nhiều cách giúp bạn quản lý nhà hàng hiệu quả và cải thiện doanh thu nhanh chóng. Bạn cần ghi nhớ và ứng dụng các bước mà PosApp gợi ý dưới đây:

• + Nhất quán quy trình vận hành và quản lý tất cả bộ phận cũng nhưng tất cả các nhà hàng trong chuỗi nhà hàng.
• + Chủ động giải quyết các vấn đề xảy ra trong nhà hàng.
• + Làm nhiều vị trí của nhân viên hơn để hiểu rõ cách vận hành của từng vị trí từ đó giúp người quản lý đưa qua quy trình vận hành nhà hàng tối ưu hơn.
• + Ưu tiên giữ chân nhân viên tài năng, chăm chỉ và có tâm với nhà hàng.
• + Theo dõi và cải thiện dịch vụ nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• + Đầu tư chi phí quảng cáo, marketing giúp quảng bá thương hiệu rộng rãi hơn.

5/ Các kỹ năng quản lý nhà hàng cần thiết

Quy trình vận hành nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả của nhà hàng. Tuy nhiên, nếu quy trình quản lý không được xây dựng và thực hiện một cách bài bản, khoa học, đây có thể là một trong những lý do dẫn đến thất bại của nhà hàng. Vì thế, PosApp mách bạn một vài tips được nhiều chủ nhà hàng áp dụng thành công:

• +  Luôn thể hiện thái độ tích cực.
• + Làm việc rõ ràng, công tư phân minh.
• + Luôn giữ tinh thần trách nhiệm trong công việc, là tấm gương cho nhân viên noi theo.
• + Làm việc dựa trên kế hoạch rõ ràng, cụ thể, chi tiết.
• + Không ngừng nghiên cứu nhằm tìm ra nhiều biện pháp cải thiện, đổi mới.
• + Học hỏi nhiều mô hình kinh doanh nhà hàng thành công khác.
• + Chịu trách nhiệm với những sai lầm của bản thân.

Trên đây là 8 bước giúp quy trình vận hành nhà hàng, quán ăn của bạn được tối ưu hơn. PosApp.vn chúc cho hoạt động kinh doanh nhà hàng của bạn thật thành công. 

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Bạn có thể liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

• + Hotline: 1900.3016
• + Fanpage: facebook.com/posapp.vn
• + Zalo: zalo.me/4019608353718539751