Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử – doanh nghiệp cần lưu ý

Đến tháng 7 năm 2022, nhà nước ta sẽ áp dụng những quy định mới về hóa đơn điện tử, đó là nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các cửa hàng và doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về nghị định này nhằm triển khai hóa đơn điện tử đúng với quy định mới. 

Trong bài viết dưới đây, PosApp sẻ thông tin đến bạn chi tiết nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

1/ Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được chính phủ ban hành vào ngày 19 tháng 10 năm 2020.

Nghị định 123 hóa đơn điện tử này quy định về việc:

• + Quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• + Quản lý, sử dụng chứng từ thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí
• + Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.  

2/ Những nội dung chính đáng chú ý về hoá đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành trong bối cảnh nhiều quy định về hóa đơn, chứng từ đang cùng có hiệu lực tại nhiều văn bản pháp luật khác nhau nhưng thiếu sự nhất quán. Ngày 19/10/2020, Chính Phủ đã chính thức ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP với những quy định rõ ràng hơn về hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là hóa đơn điện tử:

– Theo đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; quy định việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí; quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ.

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022. Đồng thời khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng đầy đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/7/2022.

– Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30/6/2022.

– Bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 về áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020 vẫn được Chính Phủ, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương khuyến khích để doanh nghiệp nhận được những lợi ích lâu dài.

– Bãi bỏ Khoản 12, Điều 5, Nghị định 12/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế. Đồng thời sửa đổi và bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.

– Các DN, tổ chức đã thông báo phát hành hoá đơn đặt in, tự in, hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế hay đã mua hoá đơn của cơ quan Thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hoá đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30/6/2022.

– Tiếp tục thực hiện theo quy định tại Nghị định 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý sử dụng tài sản công khi xử lý tài sản công (hóa đơn bằng giấy do Bộ Tài chính đặt in)

–  Tiếp tục thực hiện việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia khi bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) theo quy định tại Thông tư 16/2012/TT-BTC ngày 08/02/2012. Trường hợp có thông báo chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thì các đơn vị thực hiện chuyển đổi theo quy định.

3/ Hiệu lực thi hành nghị định mới về chứng từ điện tử

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2022.

Khuyến khích các cơ quan tổ chức cá nhân đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin về chứng từ điện tử nên áp dụng nghị định này trước ngày 01 tháng 07 năm 2022.

Lộ trình triển khai, áp dụng nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính chia làm hai giai đoạn:

• + Giai đoạn 1 (Từ 01/01/2021 đến 31/03/2022): Áp dụng triển khai hóa đơn điện tử theo nghị định 123 tại 6 Tỉnh, Thành phố gồm Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. 
• + Giai đoạn 2 (Từ 01/04/2022 đến 07/2022): Áp dụng nghị định 123/2020/NĐ-CP về chứng từ điện tử trên cả nước.

Ngoài ra, theo điều 60 của nghị định 123 có nhắc đến, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022. Các hóa đơn giấy này đã được thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020.

Thêm nữa, các doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử không mã thành chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế. 

Các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm in bill tính tiền thì tiếp tục sử dụng như hiện tại và xuất hóa đơn như bình thường.

Đến khi cơ quan thuế có thông báo đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123, thông tư 78 thì các doanh nghiệp, cửa hàng tiến hành gửi thông tin đăng ký đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Phần mềm bán hàng in hóa đơn in được qua máy XPrinter

4/ Đối tượng áp dụng nghị định 123

Bên cạnh các đối tượng sử dụng hóa điện tử đã được quy định ở nghị định cũ như:

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mở rộng thêm các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí
• Tổ chức in hóa đơn, biên lai, cung cấp phần mềm in biên lai

Quy định này nhằm đảm bảo việc 100% đơn vị, tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ thống nhất sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy kể từ 1/7/2022.

4.1/ Hóa đơn, chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng khi:

• + Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng chứng từ điện tử có mã nhưng cần phải có hóa đơn để giao cho khách.
• + Tổ chức không kinh doanh nhưng có giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• + Doanh nghiệp sau khi giải thể, phá sản có phát sinh thanh lý tài sản, cần có hóa đơn để giao cho người mua. 

Chứng từ điện tử có mã được cấp theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng khi:

• + Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc diện nộp thuế, giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế, có thanh lý tài sản, cần hóa đơn.
• + Doanh nghiệp cần hóa đơn để thực hiện các hoạt động đã ký trước đó. 
• + Tổ chức cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản.

4.2/ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tổ chức doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm: 

• + Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị hàng hóa hay từng lần bán cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp sử dụng chứng từ điện tử không mã hoặc có mã theo theo từng lần phát sinh được nêu bên trên.
• + Hộ kinh doanh hay cá nhân có quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ, thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp các định được doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
• + Ngoài ra, nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử cũng quy định doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro về thuế cũng áp dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế.   

4.3/ Hóa đơn, chứng từ điện tử không có mã của cơ quan thuế

Tổ chức doanh nghiệp được sử dụng chứng từ điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm: 

• + Các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, cung cấp nước, tổ chức tài chính, bảo hiểm y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải, logistics. 
• + Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm in bill tính tiền để lập chứng từ điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5/ Phương thức đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo điều 15 thuộc thông tư hướng dẫn nghị định 123/2020: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 điều 16 của nghị định này cần đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.  

Ngoài ra, tổ chức doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế ủy nhiệm cung cấp các trường hợp sử dụng chứng từ điện tử của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử theo nghị định 123, các doanh nghiệp cần cần phải ngưng sử dụng chứng từ điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Trình tự thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo quy định tại điều 27 Nghị định này.

Xem thêm: Máy POS là gì? Cách sử dụng máy POS như thế nào? (2022)

6/ Hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền

Kể từ tháng 07 năm 2022, bất kể các cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh bán lẻ, siêu thị, tạp hóa, nhà hàng, quán cafe, quán trà sữa, spa, thẩm mỹ viện,... cần phải chuyển đổi số và áp dụng suất hóa đơn điện tử từ máy pos bán hàng.

Các hóa đơn, chứng từ điện tử này cần đảm bảo:

• + Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền.
• + Không bắt buộc doanh nghiệp, cửa hàng phải có chữ ký số.
• + Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác minh là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi doanh nghiệp xác định nghĩa vụ nộp thuế.

Do đó nhằm đáp ứng yêu cầu thị trường và tăng sức cạnh tranh với đối thủ, cửa hàng đang áp dụng phương thức quản lý, xuất hóa đơn truyền thống cần ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy Pos bán hàng. 

TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG POSAPP MIỄN PHÍ 14 NGÀY TẠI ĐÂY!

PosApp là một trong những đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả bao gồm phần mềm quản lý bán hàng và máy Pos bán hàng. 

Cho đến thời điểm hiện tại, đã có hơn 30.000 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau như nhà hàng, quán ăn, cafe, trà sữa, siêu thị, cửa hàng tiện lợi. tiệm thuốc, tiệm nail, salon tóc,... tin dùng và tiếp tục sử dụng giải pháp quản lý bán hàng PosApp.

Năm 2021, PosApp được nhận sự đầu tư từ Shark Nguyễn Hòa Bình. Shark Bình nguyên là nhà sáng lập kiêm chức chủ tịch của tập đoàn NextTech. Ông cũng đã từng tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ (Shark Tank Việt Nam mùa 3 năm 2019). 

Từ ngày được Shark Bình đầu tư, hỗ trợ, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

7/ Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử 

Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế cần lưu ý:

• + Quản lý chặt chẽ tên, mật khẩu các tài khoản xuất hóa đơn được cơ quan thuế cấp.
• + Tạo hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và gửi cho người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn.
• + Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử không có mã đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

8/ Cách xử lý các hóa đơn điện tử sai sót

8.1/ Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

8.2/ Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót

Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:

• - Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới.
• Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
• - Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:
• Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.

Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

8.3/ Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót

Dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.

Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

9/ Trường hợp doanh nghiệp phải tạm ngưng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định rõ 07 trường hợp dưới đây sẽ phải ngừng sử dụng HĐĐT:

• - Đơn vị kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• - Đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• - Đơn vị kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
• - Đơn vị kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
• - Đơn vị kinh doanh có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hay hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• - Đơn vị kinh doanh có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• - Đơn vị kinh doanh nhận được yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi phát hiện DN không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Trên đây là những điểm nổi bật đáng lưu ý trong nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh cần biết. PosApp chúc cho hoạt động kinh doanh của các bạn thật thành công. 

Bạn đang tìm kiếm phần mềm in bill tính tiền tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!

Xem thêm:

• Máy POS bán hàng cảm ứng in hóa đơn phổ biến nhất
• Các thiết thị hỗ trợ quy trình bán hàng được tối ưu
• Hệ thống POS online là gì? Lợi ích của POS Online
• Công ty thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu PosApp