Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn? Cần chuẩn bị những gì?

Mở một quán cà phê là ước mơ của nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên, để có thể khởi nghiệp thành công trong lĩnh vực này, vốn đầu tư ban đầu không phải là yếu tố duy nhất.

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Mở quán cafe cần những gì?

Theo kinh nghiệm của nhiều chủ quán, mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn tùy thuộc vào quy mô, vị trí và mô hình kinh doanh. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về kế hoạch, nguồn nhân lực, và ứng dụng Giải pháp quản lý quán cafe hiệu quả. Đầu tư một hệ thống phần mềm để quản lý bán hàng, kho, nhân sự... sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hoạt động kinh doanh. Hãy hoàn thiện bản thân bằng những kinh nghiệm dưới đây – những kinh nghiệm dành riêng cho bạn – giúp bạn có cái nhìn bao quát về các vấn đề gặp phải khi mở một quán cà phê của riêng mình.

1/ Những điều cần biết trước khi chuẩn bị vốn kinh doanh quán cafe?

Để kinh doanh quán cafe thành công và có thương hiệu riêng, bạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh, quy mô kinh doanh cũng như đối tượng khách hàng, phong cách quán cafe bạn đang nhắm tới... Xác định đúng những điều này sẽ góp phần giúp quán cafe của bạn xây dựng thương hiệu riêng và có chỗ đứng nhất định trong thị trường kinh doanh cafe đầy cạnh tranh.

a. Mô hình kinh doanh

Mô hình kinh doanh quán cafe có thể hiểu là hình thức kinh doanh, cách vận hành quán cafe theo 1 cách thống nhất. Có nhiều mô hình kinh doanh cafe đang thu hút sự quan tâm và đầu tư của các chủ kinh doanh như mô hình quán cafe nhỏ, cafe công sở, quán nước giải khát, cafe take away (cafe mang đi), mô hình cafe sân vườn, mô hình cafe cóc (cafe bình dân), mô hình cafe sách, mô hình cafe văn phòng, mô hình cafe chủ đề, mô hình chuỗi cafe thương hiệu...

Tùy vào sở thích , nhu cầu và xu hướng của thị trường mà bạn có thể chọn mô hình kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển kinh doanh.

b. Quy mô kinh doanh

Quy mô kinh doanh càng lớn thì số vốn mở quán cà phê bạn cần đầu tư càng nhiều, tùy vào khả năng tài chính và định hướng phát triển kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn cho mình quy mô kinh doanh phù hợp.  Nếu lựa chọn quy mô kinh doanh vượt quá khả năng tài chính và quản lý, bạn chắc chắn sẽ đối mặt với rủi ro thua lỗ khá cao.

c. Đối tượng khách hàng

Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng đúng sẽ giúp quán cafe của bạn đi đúng quỹ đạo của nó. Sau khi xác định được nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng, bạn cần khảo sát nhu cầu, xu hướng của đối tượng khách hàng này nhằm xây dựng phong các và thực đơn, thức uống phù hợp nhất.

d. Phong cách định hình quán cafe

Ngày nay, việc thưởng thức cafe không còn dừng lại ở thức uống ngon mà khách hàng còn muốn tận hưởng không gian của quán cafe. Phong cách thiết kế và phục vụ phụ thuộc vào việc bạn lựa chọn mô hình kinh doanh, đối tượng khách hàng tiềm năng của bạn cũng  như xu hướng dẫn đầu thị trường.

Có rất nhiều phong cách độc đáo và thú vị, bạn có thể cân nhắc để áp dụng cho quán cafe của mình như cafe Vintage, quán cafe phong cách Scandinavian, quán cafe theo phong cách Industrial....Dù chọn phong cách hiện đại, cổ điển, bohemian hay industrial, bạn cũng nên có sự đầu tư nhất định. Phí thuê thiết kế quán cà phê dao động từ 2 triệu đồng trở đi.

Xem thêm: Các phong cách trang trí quán cafe - nhà hàng đẹp
10 ý tưởng mở quán cafe độc đáo cực chất

2/ Vốn kinh doanh

Dựa vào khả năng tài chính của bạn cũng như mục đích của bạn thân, bạn có thể mở một quán cà phê nhỏ hoặc một quán cà phê lớn với đầy đủ tiện nghi cũng như không gian sang trọng. Đối với một mô hình kinh doanh nhỏ, bạn cần số vốn đủ để mua sắm vật dụng cũng như tiền thư mặt bằng, nhân viên ít nhất là trong một tháng.

Có rất nhiều cách để bạn tiết kiệm chi phí, từ việc mua sắm thiết bị pha chế đến trang trí quán cà phê. Bạn hoàn toàn có thể hỏi mua các thiết bị cũ được sang lại từ các quán cà phê ngừng hoạt động trên các trang mạng đặt biệt là các hội nhóm facebook, trang web rao vặt,.. Với kinh phí chỉ hơn một nửa quả là một món hời đúng không.

Hãy cân nhắc mua mua vật dụng theo số lượng khách dự kiến của quán. Nên mua bàn ghế, ly chén theo dựa theo số khách dự kiến của quán. Chắt chiu từ những khoảng nhỏ nhất, gộp lại bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền lớn. Thế nên đừng bỏ qua những cơ hội, tận dụng những mối quan hệ để hạn chế tối thiểu các chi ph. Chi phí bạn bỏ ra càng ít bao nhiêu thì rủi to kinh doanh của bạn càng nhỏ và đặc biệt bạn sẽ càng thoải mái trong hoạt động kinh doanh. Không bị gò bó với doanh thu huề vốn,…

Mở một quán cafe cần bao nhiêu tiền

Dưới đây là bảng chi phí, kinh phí tham khảo dành cho các bạn, các chi phí này được đưa ra từ mức thấp nhất.

a. Vốn mở quán theo mô hình kinh doanh

Bán Online

• + Vốn đầu Tư: từ 500 đến 1 triệu.
• + Mô Hình: không tốn tiền thuê mặt bằng Bán Trên các trang mạng xã hội và giao mang đi.
• + Bán ăn vặt, Trà sữa, Chè, Dimsum, Bánh Tráng trộn, Tré trộn, Bánh ngọt, Cơm văn phòng, bánh mì ngọt, Xôi, Sinh tố, rau má, nước ép…
• + Điểm Mạnh: vốn đầu tư chi phí thấp, làm tại nhà, Linh động thời gian, va chạm bước đầu trong loại hình kinh doanh F&B để có thêm kinh nghiệm trong việc sau này mở quán

Mô hình xe đẩy lề đường

• + Vốn đầu tư: từ 5 triệu đến 15 triệu
• + Mô Hình: chi phí thuê vỉa hè từ 500 ngàn đến 2 triệu Bán xe đẩy vỉa hè tập trung khu dân cư đông
• + Cà phê mang đi, trà sữa mang đi, rau má đậu xanh sữa dừa, nước ép mang đi, sinh tố mang đi, sữa tươi trân châu đường đen, bánh mì và cà phê, xe đẩy bán xôi, xe hủ tiếu, xe cháo lòng, xe phở, xe dimsum, xe bánh mì ngọt, xe bánh tráng trộn, xe trà sữa và trà hoa quả, xe bia lề đường chill, xe mì Hồng Kông, Cacao Milo
• + Điểm Mạnh: chi phí đầu tư thấp, biên độ lợi nhuận cao, không tốn chi phí vận hành, ít rủi ro đầu tư. Việc cần làm của mô hình này là chỉ tập trung bán 1 món ngon nhất để tối ưu quy trình và để quản lý thương hiệu.

Mô hình kiot hoặc quán nhỏ

• + Vốn đầu tư: từ 50 đến 300 triệu
• + Mô Hình: chi phí thuê mặt bằng từ 1 triệu đến 3 triệu
• + Cà Phê quán nhỏ, nước ép, quán cơm, quán bia chill, trà sữa và trà hoa quả, đồ ăn sáng chiều, Bánh mì điểm tâm, quán phở, quán trà sữa nhỏ, rau má đậu xanh sữa dừa, sữa tươi trân châu đường đen, cơm gà xối mỡ...
• + Điểm Mạnh: giá thuê mặt bằng rẻ. chi phí đầu tư vừa, khả năng thu hồi vốn cao, nhận diện thương hiệu tốt nếu tập trung vị trí đông dân cư. menu món phải nhóm ít món hoặc chọn món ngon nhất để bán không dàn trải nhiều để tối ưu chi phí vận hành.

Mô hình quán vừa và nhỏ

• + Vốn đầu tư: từ 300 đến 600 triệu
• + Mô Hình: chi phí thuê mặt bằng từ 10 đến 30 triệu
• + Coffee & tea, Tea, Tea Cake, rau má đậu xanh sữa dừa, quán phở, quán cơm, quán bún bò huế, trà sữa, trà hoa quả, sữa tươi trân châu đường đen, trà hoa
• + Điểm mạnh: chi phí đầu tư vừa. Độ nhận diện thương hiệu cao, ứng dụng được nhiều mô hình, trải nghiệm khách hàng tốt, bán được cả ngày đặc biệt là mùa mưa, doanh thu cao hơn so với những mô hình trê, dễ Marketing và phát triển thương hiệu xa hơn nếu quản lý tốt.

Mô Hình Bia, cà phê & trà quán lớn

• + Vốn đầu tư: 1 tỷ và hơn thế nữa
• + Mô Hình: chi phí thuê mặt bằng từ 15 triệu
• + Cà Phê, trà, nhà hàng
• + Điểm Mạnh: sôi động, nổi tiếng, riêng biệt, tiên phong, độ nhận diện thương hiệu cao, doanh thu cao, phát triển bền vững nếu quản lý tốt các khâu, khách hàng đông đúc nếu sản phẩm chất lượng tốt.

b. Mặt bằng nội thất có giá bao nhiêu tiền ?

Tùy vào quy mô, khả năng tài chính và đặc điểm địa bàn nơi bạn mở quán cafe mà giá mặt bằng sẽ dao động từ 5 triệu đến vài chục triệu 1 tháng. Nên bạn cần cân nhắc kỹ các trước khi quyết định thuê hoặc xây sửa mặt bằng.

Chi phí thuê mặt bằng còn tùy thuộc vào địa điểm và mật độ giao thông qua lại. Nếu chọn địa điểm trong trung tâm giá thuê có thể dao động từ 100 - 150 triệu đồng/tháng. Các vùng lân cận khu trung tâm giá ít hơn khoảng 70 - 80 triệu đồng/tháng. Và vùng ngoại ô giá khoảng 30 - 40 triệu đồng/tháng.

Hợp đồng thuê trả theo năm chi phí ban đầu có thể khá cao, ảnh hưởng đến độ linh hoạt trong quá trình sử dụng vốn đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, bạn có thể yên tâm kinh doanh mà không lo sợ bị gián đoạn khâu mặt bằng. Ngược lại, nếu bạn chi trả hợp đồng thuê theo thời gian ngắn như theo mỗi tháng đến nửa năm. Thì số tiền có thể ít đi tuy nhiên vấn đề bị lấy lại mặt bằng bất kỳ lúc nào là vấn đề khó tránh khỏi.

Tùy theo ý tưởng về phong cách quán, bạn có thể tham khảo chi phí trang thiết bị trang trí nội thất tại các cơ sở có uy tín. Cần cân nhắc về số vốn đầu tư sao cho khâu trang trí đạt hiệu quả tốt mà lại tiết kiệm chi phí nhất.

c. Trang thiết bị có giá bao nhiêu tiền ?

Các trang thiết bị như tủ lạnh, tivi, máy xay sinh tố, bàn ghế, ly thìa... cũng tùy vào quy mô kinh doanh và kinh phí mà bạn có thể lựa chọn các mức giá phù hợp. Riêng máy tính tiền POS, hẳn nhiều người vẫn còn nhằm lẫn với máy POS thanh toán thẻ ngân hàng.

Máy POS tính tiền hay máy POS bán hàng là loại máy thay thế các thiết bị bán hàng như máy tính, máy in hóa đơn, máy quét mã... Tùy vào quy mô kinh doanh, có nhiều loại máy POS phù hợp cho bạn lựa chọn.

Với quy mô kinh doanh nhỏ bạn có thể chọn máy POS cầm tay có mức giá từ 6 triệu đồng. Với quy mô kinh doanh vừa và lớn, phục vụ lượng khách hàng đông, bạn nên chọn loại máy POS có cấu hình mạnh và màn hình lớn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng phục vụ và quản lý kinh doanh.

Tham khảo: Tính năng và các dòng máy tính tiền cho quán cafe

>> Xem thêm: 10 thiết bị bán hàng không thể thiếu khi mở quán cafe

d. Chi phí nguyên vật liệu

>> Xem thêm: Những nguồn nguyên liệu pha chế đồ uống

e. Các chi phí khác

3/ Những điều cần chuẩn bị

a. Tìm kiếm mặt bằng

Với cà phê và thức uống giải khát bạn nghĩ quán của mình sẽ thu hút loại khách nào? Già hay trẻ? Sinh viên học sinh hay những người đã đi làm? Bạn nghĩ khách hàng ruột hay khách hàng lai vãng là nguồn thu nhập chính của coffee shop mình đang kinh doanh?

Một số người coi trọng khách ruột hơn khách vãng lai. Đó thực sự là một sai lầm lớn. Những người khách vãng lai là những khách hàng ruột tiềm năng mà bạn đang tìm kiếm. Làm sao để những người khách lai vãng trở thành khách ruột của cửa hàng bạn?

Đầu tiên, quán cà phê của bạn phải ở những vị trí thuận tiện để khách hàng lui tới. Trong đó vị trí gần các cơ quan, trường học là vô cùng quan trọng.

Thứ hai là việc giữ xe. Hãy bố trí quán cà phê của bạn một cách thông minh, có đủ diện tích giữ xe. Điều này góp phần làm khách hàng cảm thấy thoải mái và an toàn khi lui tới cửa hàng.

Những lưu ý khi chọn mặt bằng

Đầu tiên, các bạn nên lựa chọn mặt bằng có vị trí thuận tiện cho khách hẹn bạn bè sau giờ làm việc hoặc giờ ăn trưa. Đặc biệt, địa điểm mở quán nên gần các khu vui chơi, mua sắm để họ có thể đi dạo sau khi ăn.

Thứ hai, lựa chọn mặt bằng thuộc khu chung cư cũng là ý kiến không tồi. Lợi ích lớn nhất là có thể tận dụng bãi gửi xe của chung cư. Nhờ vậy, bạn không cần trông xe cho khách, không lo mất xe hay bị hàng xóm phàn nàn khi quán đông khách.

Thứ ba, việc có "duyên" với mặt bằng cũng rất quan trọng. Điều này có nghĩa là khi nhìn thấy mặt bằng đó, bạn ngay lập tức có cảm giác muốn vị trí đó thuộc về mình.

Thứ tư, khi chọn được một mặt bằng, nếu thấy có bất kỳ vấn đề gì mà bạn không có cách khắc phục thì cần suy xét lại. Theo kinh nghiệm của mình thì nên tìm hiểu lý do vì sao các chủ trước đóng cửa nhà hàng.

Cuối cùng, cần phải xem lại mô hình kinh doanh của bạn là gì và mục tiêu hướng đến như thế nào? Nếu bạn kinh doanh quán ăn bình dân, hãy chọn các khu vực có mật độ dân cư đông đúc hoặc nhiều tòa nhà văn phòng, có thu nhập từ mức trung bình trở lên. Còn nếu kinh doanh quán ăn/nhà hàng có phong cách sang trọng thì nên xem xét các vị trí trung tâm thành phố và nơi tập trung dân cư có thu nhập khá trở lên.

Các bước lựa chọn mặt bằng

Bước 1: Trước khi lựa chọn, bạn cần xác định được đối tượng khách hàng của mình là ai, trả lời được hai câu hỏi là bán cái gì và bán cho ai? Quá trình lựa chọn có thể mất nhiều thời gian, tuy nhiên, để có mặt bằng ưng ý nhất, bạn cần phải kiên nhẫn.

Bước 2: Trước khi đi xem mặt bằng, cần phải tự đặt ra các tiêu chí rõ ràng và cụ thể nhằm tránh mất thời gian tìm kiếm và dễ dàng lựa chọn hơn. Ví dụ, mặt bằng bạn muốn cần có vị trí thuận lợi, gần các văn phòng công ty, nằm ngay ngã tư hoặc có không gian thoáng mát.

Bước 3: Khi đã lựa chọn được một mặt bằng ưng ý, chúng ta không nên vội vàng thuê ngay mà nên tìm hiểu thêm về nó. Mục đích là để chắc chắn rằng không có bất kỳ vấn đề nào gây trở ngại cho việc kinh doanh.

Bước 4: Biết cách quan sát và ghi nhớ nhiều vị trí mặt bằng đẹp, những địa điểm tiềm năng có thể thuận lợi để kinh doanh nhà hàng/quán ăn. Việc làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Bước 5: Trong các yếu tố như địa điểm kinh doanh thuận lợi, chất lượng món ăn, cách bày trí…yếu tố con người vẫn đóng vai trò then chốt. Chủ quán nên biết cách quản lý, chăm sóc khách hàng và vận hành tốt các hoạt động của quán thì kinh doanh mới thật sự hiệu quả.

Xem thêm: Tư vấn 12 bước chọn mặt bằng để mở quán cafe, trà sữa – nhà hàng, quán ăn

b. Thiết kế không gian

Không cần quan tâm bạn trang trí quán cà phê theo phong cách nào. Nhưng trước hết bạn phải thoả mãn các yêu cầu tối thiểu mà bất cứ một người khách hàng nào cũng có. Đó là không gian thoáng mát và hệ thống wifi tốt. Đa số khách hàng tới quán cà phê để nói chuyện với bạn bè, làm việc và nhu cầu truy cập Internet là rất lớn bất kể giới tuổi nào. Nên hãy đảm bảo hệ thống mạng của quán bạn hoạt động tốt. Với cái nóng hầu như là quanh năm tại nước ta, đặc biệt là thành phố Hồ Chí Minh; thật dễ chịu biết bao khi vừa tránh được cái nóng gay gắt vừa được thưởng thức đồ uống mát lạnh.

Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến yếu tố phong thủy khi quyết định chọn thuê mặt bằng và thiết kế không gian bên trong của quán. Cũng như cách bố trí các khu vực và tận dụng ánh sáng tự nhiên, thiết kế hệ thống đèn ra sao cho hợp lý nhất. Đồng thời cần quan tâm đến khâu trang trí nội thất. Không nên quá sa đà khâu trang trí, cần tạo chỗ ngồi và lối đi thoải mái cho khách hàng.

Xem thêm: các lưu ý về phong thủy cho quán cafe, nhà hàng
5 mẫu thiết kế nhà hàng đẹp và thu hút

c. Nhân sự

Đừng thuê nhân viên một cách bừa bãi. Nhân viên là bộ mặt của quán khi khách vừa bước chân vào cửa cho đến khi tính tiền ra về. Tuyển nhân viên một cách cẩn thận và đào tạo nhân viên một cách bài bản trước khi bắt đầu làm việc là một bước đi khôn ngoan mà bạn không nên bỏ sót. Chưa nói đến đức tính thành thật, đáng tin cậy mà bất cứ nhân viên nào của bạn cũng nên sở hữu.

Đau đầu với công việc kinh doanh, nếu bạn hoàn thành tốt bước này, điều đó không những giúp bạn cảm thấy yên tâm hơn mà còn giảm bớt những lo toan trong những ngày đầu thực hiện công việc kinh doanh của mình.

PosApp đề suất cho bạn một đơn vị tuyển dụng uy tín đó là FJob.

Fjob là một trong những đơn vị đào tạo và cung cấp nhân sự chuyên nghiệp được nhiều chủ quán, chủ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Đây là nền tảng đầu tiên hội tụ nguồn nhân lực trẻ năng động, sáng tạo, chuyên môn đến từ khắm Việt Nam. Hệ thống Fjob giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đặc biệt là tối ưu chi phí.

Có một tin vui cho các đơn vị đối tác của PosApp đó là PosApp đã có một giao dịch SIÊU HỜI với Fjob. 

Chương trình chỉ áp dụng cho tất cả khách hàng đã là hoặc sắp trở thành đối tác của PosApp. Khi bạn có mong muốn tuyển dụng nhân sự, bạn sẽ được nhận ưu đãi siêu khủng từ Fjob. 

Fjob TẶNG 6 tháng sử dụng MIỄN PHÍ dịch vụ tuyển dụng của Fjob.

Liên hệ Hotline: 1900 3016 ngay để biết thêm chi tiết

d. Khai trương coffee shop của bạn

Đừng trông chờ vào ngày khai trương quán bạn mới tiến hành quảng cáo. Hãy quảng cáo quán cafe trước ngày khai trương 1 tuần trên tất cả các phương tiện thông tin khả dụng. Đừng trông chờ từ những người bạn của bạn, tất nhiên họ sẽ đến trong này khai trương nhưng họ không thể đến quán của bạn mãi được. Thực hiện marketing trên fb, google, phát tờ rơi, combo khuyến mãi, khuyến mãi ngày đầu khai trường mua một tặng hai, giảm 50 phần trăm tất cả các hoá đơn trong một thời gian ngắn,… là một số trong vô vàn cách bạn có thể áp dụng để PR tên tuổi quán cà phê của mình. Đừng bỏ phí cơ hội ngàn vàng này. Một khi bạn bỏ qua ngày khai trương và mới bắt đầu quảng cáo sau đó thì các suất thành công thấp hơn hẳn.

Xem thêm: 13 cách Marketing tuyệt vời cho quán cafe của bạn

e. Chuẩn bị hệ thống phần cứng, phần mềm hỗ trợ bán hàng

Hệ thống phần cứng và phần mềm vô cùng quan trọng trong việc vận hành quán cafe. Với hệ thống phần mềm kết nối trực tiếp với hệ thống phần cứng như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền giúp khách thanh toán, tính tiền nhanh chóng.

Ngoài ra, một số tính năng khác phải kể đến bao gồm định lượng nguyên vật liệu, kiểm kê kho, quản lý nhân viên, quản lý sơ đồ phòng bàn.

Hiện nay, theo mô hình quán kiểu mới có tích điểm thẻ thành viên như The Coffee House, quán cafe có thể trực tiếp quản lý data khách hàng, lôi kéo lượng khách hàng trung thành đến quán, thông báo đến khách hàng các thông tin về chương trình khuyến mãi giúp lôi kéo khách đến quán khi có các chương trình khuyến mãi.

Bạn nên đầu tư thêm các thiết bị máy tính tiền tích hợp phần mềm quản lý quán cafe để việc bán hàng được hiệu quả và nhanh chóng hơn. PosApp là đơn vị đi đầu về giải pháp quản lý quán cafe toàn diện. Được hơn 20.000 cửa hàng trong và ngoài nước tin dùng.

Tham khảo thêm các tính năng phần mềm quản lý quán cafe PosApp tại: ĐÂY

Xem thêm các vật dụng cần chuẩn bị khi mở quán cafe

4/ Bảng chi phí mở quán cafe chi tiết

Có thể nói, việc tính toán chi phí mở quán cafe là một trong những vấn đề tất yếu và hết sức quan trọng mà bất cứ một chủ hộ kinh doanh nào cũng cần phải cân nhắc. Dưới đây chính là thông tin về chi phí mở quán cafe chi tiết giúp bạn có những hình dung ban đầu trong quá trình kinh doanh quán cafe.

a. Chi phí đầu tư ban đầu

Tùy vào khả năng tài chính của bạn, quán cafe có thể được bạn tự setup hoặc sang nhượng lại. Ví dụ: Quán có thiết kế Full 40 ghế, vậy giả thiết đặt ra là:  chi phí đầu tư ban đầu 200 triệu và chủ hộ kinh doanh sẽ khấu hao trong 40 tháng. Mỗi tháng là 5 triệu.

b. Định phí

Sẽ bao gồm toàn bộ các chi phí cơ bản và cố định, cụ thể là:

• Mặt bằng: 15 triệu/tháng
• Điện nước và internet: 5 triệu/tháng
• Chi phí quản lý: bạn thuê người khác quản lý hoặc bạn tự quản lý (nếu bạn đi làm thuê lương 10 triệu/tháng): 10 triệu/tháng.
• Các khoản phí phát sinh: phí tiếp khách, phí mềm, phí địa phương: 6 triệu/tháng. 
• Chi phí nhân viên, sẽ gồm: 

+ 1 nhân viên pha chế: 6 triệu/tháng
+ 3 nhân viên phục vụ: 18 triệu/tháng
+ 1 nhân viên tạp vụ: 4 – 5 triệu/tháng
+ 1 bảo vệ: 4 – 5 triệu/tháng

• Tiền ăn cho cả hệ thống: 9 triệu/tháng
• Tổng quỹ lương tối thiểu: 40-45 triệu/tháng.
• Như vậy, ĐỊNH phí mỗi tháng: 94 triệu/tháng.

c. Chi phí biến đổi

Khác với những chi phí định sẵn ở trên, chi phí biến đổi là những chi phí sẽ có xu hướng thay đổi cùng với quy mô và hoạt động kinh doanh quán cafe của bạn. Cụ thể, chúng tôi đã liệt kê và đưa ra giả thiết về chi phí biến đổi như sau:

• Cà phê 150 ngàn/kg
• 1 kg đường dùng đủ cho 1kg cafe: 20 ngàn
• Nước đá: 10 ngàn.
• Mỗi kg cafe pha được 40 ly cafe các loại và mỗi ly bán được 15 ngàn. Mỗi kg cafe bán được 600 ngàn với biến phí 180 ngàn. Như vậy, chủ quán café sẽ nhận về lợi nhuận là 480 ngàn. lợi nhuận 12 ngàn/ly
• Thực tế thì café lời nhất, các loại thức uống khác chỉ lời 5-7 ngàn/ly
• Điểm Hòa Vốn: 94triệu/30 ngày/12ngàn là lợi nhuận mỗi ly = 260 ly cà phê mỗi ngày.
• Phân bổ doanh thu:

+ Sáng: 100ly cafe
+ Chiều: 60ly cafe
+ Tối: 100ly cafe

Nếu như chỉ tiêu doanh thu một ngày ước tính chạy không đủ thì số lượng cần sẽ được chuyển sang buổi sau. Tuy nhiên, trên thực tế việc đặt ra chỉ tiêu và thực hiện được nó lại là một điều rất khó. Trong quá trình kinh doanh, bạn đã thấy được bao nhiêu quán cafe bán được full 5 lượt khách mỗi sáng, full 3 lượt khách buổi chiều và 5 lượt khách full mỗi tối.

Qua việc tính toán chi phí trên, có thể nhận thấy quá trình khởi nghiệp là một chuyện và để thành công được trong khởi nghiệp mô hình kinh doanh quán café lại là một câu chuyện khác. Điều này sẽ được thể hiện rõ rệt khi bạn bắt đầu bước vào quá trình kinh doanh. Chẳng hạn, nếu như bạn chạy đủ con số minimum 260 ly/ngày. Thì đến 8-9h tối, bạn vẫn đang cày cho các khoản chi phí khác, và không có một xu nào trong số đó là của bạn.

Bản chất của mô hình kinh doanh quán cafe nói riêng và một số ngành nghề kinh doanh khác nói chung chính là “lượm bạc cắc – trả bạc cọc”. Vậy nên, đòi hỏi quá trình quản lý và tiêu thụ dòng tiền cần phải có những cân nhắc kỹ càng. Dù là ở ngành nghề nào thì bài toán quán cafe vẫn là bài toán tiêu biểu để bạn tham khảo.

5/ Kinh nghiệm thực tế của chủ quán cà phê về các chi phí mở quán

Các chủ quán cafe khi mở quán kinh doanh hầu như không phải là dân tài chính, quản trị chính tông. Đa phần là những người yêu thích kinh doanh cafe, tự lập nghiệp sau khi có kinh nghiệm làm việc ở vị trí phục vụ, thu ngân, pha chế cho quán cafe lớn. Chính vì thế mà các chi phí cũng như hoạch định nguồn vốn khi mở quán còn nhiều bỡ ngỡ. Để giúp các chủ quán coffee tương lai không bị đâm đầu vào đá với khoản vốn quá nhỏ, và chết vì vận hành khi quán hoạt động, thì những chi phí thực tế phát sinh sau đây sẽ giúp các chủ quán hình dung rõ nét hơn để chuẩn bị tài chính vững chắc.

1. Chi phí mặt bằng

Thứ 1: Một điều ít ai chú ý, là ngành FnB, bạn sẽ cần tái tu bổ thường xuyên, nên phải có 1 khoản dự phòng cho việc này, chưa kể nhiều khi làm vài tháng, phát hiện concepts không hợp lý và phải tái sửa chữa lại quán, nếu lúc đó hết tiền thì...

Thứ 2: Để thu về đủ vốn đã đầu tư ban đầu, bạn phải giữ được mặt bằng ít nhất 3 năm trở lên. Tức khi thuê mặt bằng phải chú ý ký hợp đồng dài hạn. điều này cũng đồng nghĩa thực tế tiền cọc và tiền ứng trước khoản thuê sẽ lớn. Khác hẵn với việc thuê nhà hay văn phòng để làm việc chỉ cần 1 tháng hay 2 tháng tiền cọc. Như thế thì khi chủ nhà họ lấy lại nhà, cùng lắm bồi thường gấp đôi tiền cọc là hết (nếu đàng hoàng), tức 1 tháng bạn thuê 20 triệu, thì chỉ được bồi hoàn 80 triệu. Trong khi decor quán cafe cũng toàn trăm triệu trở lên, chưa kể chi phí marketing kéo khách đến quán, tức 100% bạn lỗ nặng rồi đấy.

Vì khoản phí này nặng nếu bạn cần đủ vốn an toàn, nên người kinh doanh lâu năm, ai cũng nói ngành FnB cần nhiều vốn là vậy, khoản khởi nghiệp vài trăm triệu ngành này thực sự quá mong manh, khởi nghiệp sẽ rất vô cùng hên xui, kiểu đánh bài.

Xem thêm: Tư vấn 14 bước chọn mặt bằng để mở quán cafe, trà sữa

2. Chi phí sửa chữa lại mặt bằng

Khi tìm được mặt bằng với diện tích và vị trí ưng ý thì việc tiếp theo là sửa chữa cải tạo lại mặt bằng theo ý tưởng và phong cách của quán. Những chi phí bạn cần dự tính trước như:

- Công xây dựng thợ thầy
- Lắp kính
- Bàn ghế nội thất
- Ốp bảng hiệu Alu trước quán
- Làm trần thạch cao
- Đi hệ thống điện
- Máy lạnh trong nhà
- Làm đường ống nước
- Sơn nhà
- Phí đầu tư làm toalet (mua bồn cầu, lavabo, lót gạch...)
- Làm cửa cuốn
- Gắn hệ thống phun sương (nếu sân vườn)
- Thi công tiểu cảnh (phun nước,...)
- Phí gắn dàn đèn
- Phí hệ thống loa.

Xem thêm: Những lưu ý về sửa chữa, cải tạo và hoàn trả mặt bằng

3. Chi phí decor, trang trí mặt bằng

- Dán tường
- Đồ decor (bể cá, chậu cảnh, cây cối, tranh ảnh,...)
- Tủ kệ treo tường
- Tivi (nếu cần)
- Hộp đèn (nếu cần nổi bật buổi tối)
- Quạt hút
- Vẽ tường trang trí
- Đèn trang trí

Nếu bạn thuê một đơn vị trang trí thiết kế trọn gói thì chỉ chi trả 1 khoảng tiền cho họ. Lời khuyên chần thành là bạn nên suy nghĩ trước ý tưởng trang trí của mình sau đó có bảng vẽ trang trí rồi mới tìm và thuê mặt bằng. Như vậy bạn sẽ chủ động hơn về chuẩn bị tiền, vốn khi tìm mặt bằng.

Lưu ý: Nếu quán trang trí theo phong cách sáng trọng, độc đáo thì chi phí sẽ cao hơn.

Xem thêm: 8 Việc cần làm trước khi thuê mặt bằng mở quán

4. Chi phí lắp đặt quầy thu ngân, quầy bar, setup bếp

Bạn sẽ cần phải bỏ ra một số tiền cần thiết để chi vào việc mua các trang thiết bị như: quạt thông gió, quầy pha chế, hệ thống điện nước, cốc, chén,...

Quầy Bar thường gồm (gợi ý)
- Máy pha cafe
- Máy xay cafe
- Máy xay sinh tố
- Máy ép hoa quả
- Thùng đá
- Dụng cụ pha chế, ly tách
- Kệ ly, bồn rửa ly
- Kệ để cafe
- Bảng đèn menu
- Tủ đựng bánh (nếu cần)

Quầy thu ngân thường gồm (gợi ý)
- Máy tính tiền
- Máy in bill
- Két tiền
- Thẻ báo rung tự phục vụ
- Máy vi tính
- Loa, Amply
- Máy in văn bản (laser A4)

Nếu có điều kiện, bạn cũng nên đầu tư thêm 1 máy chiếu, tiện cho thuê ai đó cần làm tiệc, event,...

5. Chi phí đăng ký kinh doanh quán

- Nếu đăng ký hộ cá thể, bạn đóng khoán phí hàng tháng

- Nếu đăng ký doanh nghiệp (phải nhắm liệu có thể mua nguyên vật liệu có hóa đơn đầu vào không, vì chỉ mua nhiều mới có) thì đăng ký dạng doanh nghiệp, đóng thuế môn bài và hàng năm đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu là doanh nghiệp, thì bạn nên dự trù khoản phí cho việc báo cáo thuế hàng tháng, phí thành lập công ty,... tầm 10 triệu lo hoàn tất cho việc này.

- Phí đăng ký bảo hộ Logo và tên thương hiệu quán (thường 2 - 3 triệu đồng cho việc đăng ký bảo hộ)

- Phí bảo kệ/tháng (nên đi dò la trước)

- Phí an ninh đô thị/tháng (không mốt để xe nó hốt ráng chịu)

Xem thêm: Thủ tục pháp lý khi đăng ký kinh doanh quán cafe, trà sữa

6. Chi phí mua nguyên vật liệu ban đầu cho quán cafe

Khi đã đi vào hoạt động thì chi phí lớn nhất sẽ là nguyên vật liệu pha cafe. Hãy tính toán kỹ khoản này nhé, bạn nên dự trù dư ra, để đảm bảo kể cả khi quán ế khách, nguyên liệu đổ bỏ, bạn vẫn còn đủ tiền để tiếp tục nhập nguyên liệu về phục vụ khách, nhất là những món tươi sống như trái cây, rau củ làm nước ép,...

7. Chi phí khai trương quán

Khai trương quán cafe cũng ngốn chi phí không hề nhỏ. Nhiều quán còn thuê hẳn một đơn đơn vị tổ chức sự kiện, thuê nghệ sĩ,... Nếu bạn không chú trọng về mặt hình thức tổ chức thì cũng cần chuẩn bị một khoản vốn cho các chương trình khuyến mãi dịp khai trương để thu hút khách hàng. Như miễn phí 100 ly cafe cho 100 khách đầu tiên hay giảm nửa giá toàn menu,...

8. Quỹ lương nhân viên hàng tháng

Nhân viên quán cafe thường gồm các vị trí cơ bản như sau:

• Quản lý
• Pha chế
• Phục vụ
• Thu ngân
• Bảo vệ

Bạn nên ước lượng 1 khoản tiền đủ khả năng thanh toán lương tối thiểu 3 tháng cho tất cả nhân viên, để yên tâm là quán vận hành ổn dù ế khách ban đầu, không lo thiếu tiền trả lương người ta.

Xem thêm: 6 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên cafe, nhà hàng

9. Chi phí vận hành khi quán hoạt động

Thường gồm các khoản cơ bản:
- Phí internet
- Phí điện, nước, rác
- Phí truyền hình cáp, K+ (nếu có chiếu đá banh)
- Phí in ấn (voucher, tờ rơi, menu...)
- Phí mua sắm vật dụng quán (bao nylon đựng rác, nước lau sàn, khăn lau bàn...) vì những đồ này rất hay hết, hay hư trong tháng
- Chí phí sữa chữa (đèn, máy lạnh,...) vì nó mở quá nhiều giờ/ngày nên việc hết ga máy lạnh, đèn hư bóng rất thường xuyên, nên dự trù 1 khoản phí dự phòng việc này.

10. Chi phí quan hệ ngoại giao

Bạn nên chuẩn bị trước tâm lý sẽ chi tiêu một khoản chi phí cho các quan hệ xung quanh quán như:

- Cảnh sát trật tự bắt xe của khách, lấy biển hiệu, phạt các loại vi phạm hành chính...
- Phòng thuế
- Cục vệ sinh an toàn thực phẩm

Các chi phí trên PosApp không ghi rõ số tiền là bao nhiêu vì với từng quy mô cũng như phong cách của quán mà thay đổi khác nhau. Có những chủ quán cần chi trả những chi phí này không trả những chi phí kia. Vì vậy không thể đưa ra những con số cụ thể trong từng loại chi phí mà chỉ nêu tên và gợi ý để các chủ quán chuẩn bị ngân sách đầu tư hợp lý.

6/ "Tâm thư" dành cho các bạn sắp mở quán cafe

(Nguồn: Sưu tầm)

Kính Gửi :

" CÁC TAY MƠ " ….đang có dự định mở quán

Vâng , nói như này có vẻ hơi láo nhưng nhìn cảnh quán mở rồi lại đóng , bản thân mình là người trong nghề cảm thấy xót xa vô cùng

Không hiểu mọi người nghĩ thế nào, dựa vào đâu mà lại nảy sinh ý định mở quán được…Dù biết ờ thì kinh doanh là phải liều , đôi lúc cũng phải cương quyết và rắn!

Nhưng kinh doanh mà chẳng biết một tí gì về cái mà mình định làm định đầu tư thì thú thật mình cảm thấy rất lo cho các bạn

Bản thân mình là thằng đi lên từ lúc còn sóc bình , còn cầm chổi còn dắt xe , đẩy thùng mà đi tư vấn còn chưa bao giờ mở mồm gạ người ta mở quán!

Có câu ghét ai thì " hãy xúi họ mở nhà hàng " thì các bạn phải biết cái ngành này nó dở hơi như thế nào nó dở hơi ở chỗ là đến cái thằng kinh nghiệm đầy mình , sẹo vá đầy người , đầu tóc thì toàn sỏi còn thất bại bởi cụm từ " thiên thời - địa lợi - nhân hòa " thì các bạn lấy gì ra đảm bảo mình mở ra kinh doanh sẽ thành công ?

Trong khi ngược lại thi thoảng ở đâu lòi ra 1 thằng chả biết gì về sản phẩm về dịch vụ tự nhiên lại có những 300 cửa hàng nhượng quyền, đấy cái ngành mà các bạn đang có ý định lao vào nó dở hơi thế đấy.

Có thể các bạn vẫn còn tự hào bởi khao khát bởi nhiệt huyết , tâm huyết vân vân mà muốn lao đầu vào , thì em khuyên chân thành các bạn ít nhất phải nắm được 3 thứ khi lao đầu vào mở quán , đó là….?

1/ Phải có người quản lý + kinh nghiệm quản lý :

Bây giờ mở cửa hàng ra thì ai là người chịu trách nhiệm chính ? Ai là người sẽ giám sát xử lí những công việc ở cửa hàng ? Từ đào tạo , giám sát , nhân viên cho đến quản lý chất lượng sản phẩm + quy trình làm việc ?

Kể cả các bạn đứng ở đó cả ngày , mình tin các bác cũng chả biết làm cái gì ngoài việc chơi game ngồi chờ khách. Nên thay vì tìm 1 lớp pha chế tổng hợp , hãy tìm cho mình 1 khóa học quản trị quản lý , hoặc kỹ năng bán hàng.

Đến ngay cả bạn có tiền , bỏ tiền ra mua thương hiệu thì thương hiệu đó cũng phải xem các bạn là ai , làm việc toàn thời gian hay bán thời gian …họ tìm hiểu chán mới đồng ý cho các bạn làm , chưa kể khi đó các bạn còn phải cắp sách đi học về sản phẩm , học về văn hóa thương hiệu... Không thì cả cái thương hiệu của người ta các bạn lấy về phá à ? Đúng không?

2/ Phải có vị trí đẹp :

Ơ ! Thế làm sao để có vị trí đẹp ? Vị trí đẹp có phải là mặt tiền 8m ? 2 tầng to ú ụ ngay giữa ngã tư lớn ? Hay vị trí đẹp là vị trí thuận tiện có nhiều Khách Hàng Mục Tiêu nhất ? Thế làm sao để tìm được khách hàng mục tiêu ? Họ là ai ? Trông như nào ? Thu nhập ra sao ? Menu nên để giá bao nhiêu là hợp lí ?

Vị trí đẹp ở thành phố với ở huyện thì có gì khác nhau ? Nếu ở thành phố thì nên bán đồ hiện đại hay truyền thống ? Ở huyện thì như thế nào ?

Nể nhất các bạn dõng dạc trả lời rằng:

Em chưa nghĩ đến anh ạ ! Hoặc hay kiểu ….Thế thì em mới nhờ anh hoặc….Anh setup cho em nhé !!!!

Chưa kể nhiều người còn đề nghị luôn là setup xong thì ….Anh về làm cho em nhé

Đấy ! Nói ra có khi lại tự ái , nhưng mà đúng thật cái câu chuyện bây giờ nó là như thế

3/ Có người định hướng

Đi nhanh thì đi 1 mình - nhưng nếu đi xa thì phải đi cùng nhau.

Nên tìm sư phụ cho mình để học hỏi và được chỉ dẫn trong từng giai đoạn phát triển .

Bạn không thế nào tự làm 1 mình được đâu, bởi vì đây là 1 ngành rất linh động , thay đổi theo từng ngày. Xu hướng cũng thay đổi liên tục , trước những cơn bão lớn luôn cần có những người đủ kinh nghiệm để làm hoa tiêu cho bạn , nếu muốn đi xa.

Thêm nữa , cần phải học thêm cả cách quản lý dòng tiền , quản lý tài chính. Khuyến khích tự trả lương cho mình , chứ không nên đút túi vì đó là tiền của cửa hàng , là tiền của công ty. Sau này tới lúc nào đó cửa hàng cũng cần phát triển , cũng cần tái đầu tư. Bạn có thể tự trả lương cho mình là 20 chục triệu. Sau này trừ ra mới biết rằng cửa hàng thực sự lời là bao nhiêu

Ngoài ra, đừng nên tiếc gì tham gia các hội nhóm để học thêm về kinh doanh. Bạn có thể tham khảo các Group Facebook sau, mọi người sẽ tận tình chỉ bảo bạn! Nên nhớ là đừng Spam nhé.

+ Hiệp Hội F&B Việt Nam: https://www.facebook.com/groups/hiephoifnbvietnam/
+ Group Kinh Doanh F&B Việt Nam: https://www.facebook.com/groups/433557447218863/