Các bước setup quán cafe chuẩn cho người mới bắt đầu

Công việc setup quán cafe không hề đơn giản đối với tất cả những người bắt tay vào kinh doanh. Nó đòi hỏi người mở quán cần có nhiều kiến thức cũng như kế hoạch rõ ràng từ ban đầu. Những câu hỏi mà chủ cafe tương lai hay thắc mắc là:

- Chi phí setup quán cafe là bao nhiêu?

- Các bước để setup như thế nào?

Hiểu rõ những băn khoăn đó, PosApp chia sẻ thông tin và giải đáp các câu hỏi trên qua bài viết dưới đây. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích để setup quán cafe đẹp và tiết kiệm chi phí nhất.

Setup quán cafe có những chi phí nào?

Có thể nói chi phí setup quán cafe khá tốn kém đặc biệt là giai đoạn thiết kế kiến trúc và mua sắm nội thất. Có 2 loại chi phí khi setup quán cafe là chi phí cố định và chi phí duy trì. 

- Chi phí cố định: là tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc, vật dụng pha chế, chi phí nhân công,...

- Chi phí duy trì là chi phí mặt bằng hàng tháng, điện nước, internet, nguyên liệu pha chế, chi phí marketing, lương nhân viên,...

A. Chi phí cố định

1/ Chi phí mặt bằng

Tùy thuộc diện tích mặt bằng, địa điểm mặt bằng và bạn thuê hay mua mà chi phí mặt bằng sẽ khác nhau. Mặc dù bạn có thuê hay mua mặt bằng thì cũng cần chi phí tu sửa, trang trí và xây dựng để bắt đầu kinh doanh. Nếu địa điểm đó vẫn chưa có đường dẫn điện nước thì bạn cũng cần lắp đặt lại. Thậm chí, có rất nhiều chủ quán cafe phải đập bỏ công trình hiện tại để xây dựng và thiết kế lại đúng với định hướng phong cách ban đầu. Có thể là phong cách hiện đại, cổ xưa hoài niệm hoặc dễ thương đáng yêu, phong cách độc lạ,...

Chi phí mặt bằng bao gồm:

- Tiền thuê mặt bằng tối thiểu 1 năm

- Tiền tu sửa, cải tạo, xây dựng lại mặt bằng

- Chi phí lắp đặt điện, nước (nếu cần)

2/ Chi phí đầu tư trang thiết bị

Tiếp theo việc chuẩn bị mặt bằng đẹp, thoáng mát tại địa điểm dễ tìm là việc chuẩn bị trang thiết bị. Đó là những máy móc, thiết bị dùng thế pha chế cafe và nước uống như máy xay cafe, máy pha cafe, máy xay sinh tố,... Bên cạnh đó là những vật dụng pha chế như ly, cốc, muỗng, ấm nước,... Trong việc chuẩn bị trang thiết bị này bạn cần tỉ mỉ và chăm chút, cẩn thận liệt kê các danh sách vật dụng cần mua sắm. Bên cạnh đó là dự trù trước chi phí để chủ động hơn trong việc lựa chọn những loại máy móc phù hợp.

chi phí trang thiết bị

PosApp gợi ý đến bạn danh sách những thiết bị cần thiết cho quán bạn như:

- Tủ lạnh

- Máy pha cafe

- Máy đánh kem

- Máy xay sinh tố

- Ly, tách, cốc, dĩa, muỗng,...

- Máy POS bán hàng

- Bàn ghế

- Hệ thống chiếu sáng

- Vật dụng vệ sinh

2/ Chi phí nguyên liệu pha chế

Để tay vào kinh doanh bạn cần mua sắm nguyên vật liệu pha chế cho quán. Để chất lượng đồ uống ngon bạn nên lựa chọn những nguyên liệu có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Thông thường chi phí nguyên liệu này không vượt quá 20-25% doanh thu để có lợi nhuận.

chi phí nguyên liệu

Những nguyên liệu mà các quán cafe đều có như cafe (có thể dạng hạt hoặc đã xay sẵn), trà, sữa, trái cây tươi, siro,... Nếu bạn có dự định kinh doanh kèm các món ăn vặt hoặc bánh ngọt thì bạn cần chuẩn bị thêm các nguyên liệu chế biến.

Xem thêm: Điểm danh 11 loại cafe phổ biến được ưa chuộng tại Việt Nam

3/ Các loại chi phí khác

Ngoài những chi phí kể trên thì còn có những chi phí cần thiết khác như chi phí thuê nhân sự và chi phí dành cho vật dụng trang trí.

Đối với chi phí nhân sự thì tùy theo quy mô kinh doanh của bạn mà có số lượng nhân viên phù hợp. Thông thường mức lương dành cho nhân viên tại quán cafe khoảng từ 4.000.000 - 5.000.000 đồng/ca tùy vị trí của nhân viên. 

Những vật dụng trang trí quán như chậu cây, hoa trang trí, tranh ảnh,... cũng chiếm nhiều chi phí ban đầu của bạn.

setup quán cà phê

 B. Chi phí duy trì

Đây là những chi phí nhằm duy trì hoạt động của quán, đảm bảo quán cà phê của bạn hoạt động hiệu quả. Trong đó phải kể đến là chi phí Marketing cho quán cafe. Hoạt động quảng cáo sẽ giúp quán cafe bạn thu hút thêm nhiều khách hàng đến quán. Nhất là khi quán của bạn vừa mới mở cửa, vẫn chưa có nhiều người biết đến. Chi phí marketing thường được tính dựa trên số phần trăm doanh thu. Tùy vào giai đoạn và mục tiêu của bạn mà mức chi phí này có thể thay đổi.

Để duy trì trong vòng 3 tháng ổn định dù không có doanh thu nhưng vẫn hoạt động được thì bạn cần có vốn dự phòng. Vốn này có thể lưu động từ 50.000.000 - 80.000.000 VNĐ đối với quán nhỏ và vài tỷ nếu quán lớn.

Các chi phí mà bạn cần chi trả hàng tháng như:

- Chi phí thanh toán điện, nước, wifi, quà tặng…

- Chi phí phát sinh bất chợt không lường trước như đồng phục nhân viên, xử lý rác thải, cháy nổ, thiết bị hư hỏng,...

Chi phí setup quán cafe không hề nhỏ, chính vì vậy mà bạn cần tìm hiểu kỹ để có những phương án đầu tư hợp lý nhất. Khi đã chuẩn bị đủ nguồn lực để setup quán cafe thì giai đoạn thực hiện cũng quan trọng. Cùng PosApp tìm hiểu quy trình setup quán cafe chuẩn dưới đây.

Xem thêm: 5 kinh nghiệm cần biết trước khi mở quán cafe, nhà hàng vừa và nhỏ

C/ Quy trình setup quán cafe:

1. Xác định đối tượng khách hàng mà quán cafe hướng đến

Đối tượng khách hàng của bạn là ai rất quan trọng trong khâu setup. Tất cả từ phong cách trang trí đến menu đều khác biệt. Nếu là những người trẻ năng động thì bạn có thể trang trí quán với những hình vẽ độc đáo và ấn tượng nhiều màu sắc. Nếu là những người hướng nội, thích sự đơn giản thì bạn sẽ lên ý tưởng về sự đơn giản tinh tế. Menu đồ uống cũng cần phù hợp với đối tượng khách hàng. Bạn phải tìm hiểu kỹ những sở thích của họ để đáp ứng nhu cầu khách của bạn càng nhiều càng tốt.

2. Xây dựng Menu quán cafe:

setup menu quán cafe

Các bước xây dựng menu quán cà phê như sau:

- Lên menu đồ uống trong quán cafe.

- Lên list trang thiết bị – dụng cụ quầy bar.

- Lên bảng công thức pha chế chuẩn các món.

- Lên danh sách giá bán dự kiến.

- Tính Cost (giá vốn) chi tiết các món uống.

- Tính % lợi nhuận theo giá bán.

- Lên DS nhà cung ứng nguyên vật liệu.

Xem thêm: Menu thức uống gây bão khách cho quán cà phê

3. Đào tạo nhân viên

đào tạo nhân viên

Chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên cũng như thái độ phục vụ là điểm để níu chân khách hàng. Khi mới tuyển dụng nhân viên bạn cần đào tạo những quy trình phục vụ khách. Cụ thể như cách chào đón, tạm biệt khách hàng, cách đưa menu, giới thiệu món. Cách phục vụ món nước đến bàn khách, thái đồ khi tiếp xúc với khách… Để đảm bảo khách hàng khi đến và bước ra khỏi quán đều vui vẻ và hài lòng.

4. Quản lý và vận hành quán cafe

phần mềm quản lý quán cafe

Bạn nên trang bị phần mềm quản lý quán cafe để hỗ trợ trong quá trình quản lý. Một trong những phần mềm cafe hàng đầu hiện nay là PosApp. Phần mềm có đầy đủ các tính năng dành cho quán cafe như:

- Order, bán hàng, tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng chính xác

- Quản lý kho, định lượng nguyên vật liệu

- Quản lý nhân viên, ca làm việc

- Xem báo cáo thu-chi, tồn kho, công nợ,...

- Quản lý quán cafe từ xa dễ dàng…

Xem thêm chi tiết các tính năng tại: https://posapp.vn/phan-mem-quan-ly-quan-cafe

5. Marketing cho quán cafe

marketing quán cafe

Thời đại 4.0 và truyền thông lên ngôi, quán của bạn sẽ không còn cơ hội để chờ đợi “hữu xạ tự nhiên hương” nữa. Mà thay vào đó, bạn nên tìm những công cụ cũng như phương thức marketing hiệu quả, ví dụ như:

 - Đầu tư thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Logo, Menu, Cardvisit, đồng phục nhân viên, biển tên,…)

- Đầu tư card, thẻ vip, tích lũy số lần uống, Standee tại quán.

- Chụp ảnh đồ uống đặc trưng thật đẹp hoặc quay clip càng tốt nếu ngân sách tốt

- Xây dựng và phát triển Fanpage, chạy event khai trương cùng nhiều chương trình khủng. Đừng tiếc tiền cho việc này.

- Phủ review lên các site review ẩm thực (Như foody, lozi, diadiemanuong,...)

- Booking Review lên các kênh youtube ẩm thực

Xem thêm: 10 sai lầm thường gặp khi kinh doanh quán cafe nhà hàng

DMCA.com Protection Status