Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng, khách sạn, karaoke, spa, salon
1900 3016
Công việc setup quán cafe không hề đơn giản đối với tất cả những người bắt tay vào kinh doanh. Nó đòi hỏi người mở quán cần có nhiều kiến thức cũng như kế hoạch rõ ràng từ ban đầu. Những câu hỏi mà chủ cafe tương lai hay thắc mắc là:
- Chi phí setup quán cafe là bao nhiêu?
- Các bước để setup như thế nào?
Hiểu rõ những băn khoăn đó, PosApp chia sẻ thông tin và giải đáp các câu hỏi trên qua bài viết dưới đây. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích để setup quán cafe đẹp và tiết kiệm chi phí nhất.
Có thể nói chi phí setup quán cafe khá tốn kém đặc biệt là giai đoạn thiết kế kiến trúc và mua sắm nội thất. Có 2 loại chi phí khi setup quán cafe là chi phí cố định và chi phí duy trì.
- Chi phí cố định: là tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc, vật dụng pha chế, chi phí nhân công,...
- Chi phí duy trì là chi phí mặt bằng hàng tháng, điện nước, internet, nguyên liệu pha chế, chi phí marketing, lương nhân viên,...
Tùy thuộc diện tích mặt bằng, địa điểm mặt bằng và bạn thuê hay mua mà chi phí mặt bằng sẽ khác nhau. Mặc dù bạn có thuê hay mua mặt bằng thì cũng cần chi phí tu sửa, trang trí và xây dựng để bắt đầu kinh doanh. Nếu địa điểm đó vẫn chưa có đường dẫn điện nước thì bạn cũng cần lắp đặt lại. Thậm chí, có rất nhiều chủ quán cafe phải đập bỏ công trình hiện tại để xây dựng và thiết kế lại đúng với định hướng phong cách ban đầu. Có thể là phong cách hiện đại, cổ xưa hoài niệm hoặc dễ thương đáng yêu, phong cách độc lạ,...
Chi phí mặt bằng bao gồm:
- Tiền thuê mặt bằng tối thiểu 1 năm
- Tiền tu sửa, cải tạo, xây dựng lại mặt bằng
- Chi phí lắp đặt điện, nước (nếu cần)
Tiếp theo việc chuẩn bị mặt bằng đẹp, thoáng mát tại địa điểm dễ tìm là việc chuẩn bị trang thiết bị. Đó là những máy móc, thiết bị dùng thế pha chế cafe và nước uống như máy xay cafe, máy pha cafe, máy xay sinh tố,... Bên cạnh đó là những vật dụng pha chế như ly, cốc, muỗng, ấm nước,... Trong việc chuẩn bị trang thiết bị này bạn cần tỉ mỉ và chăm chút, cẩn thận liệt kê các danh sách vật dụng cần mua sắm. Bên cạnh đó là dự trù trước chi phí để chủ động hơn trong việc lựa chọn những loại máy móc phù hợp.
Chi phí thường được chia làm 2 loại là:
Chi phí cố định (khoản chi cố định mỗi tháng): tiền thuê mặt bằng, chi phí thiết kế xây dựng quán, tiền sắm sửa nội thất quán, chi phí vật dụng,... Khoảng chi phí dao động từ 100 đến 200 triệu tùy vào quy mô mà mục đích kinh doanh của quán.
Chi phí biến động (số tiền thay đổi theo từng tháng): tiền điện nước, internet, nguyên vật liệu, chi phí marketing, chi phí đào tạo nhân viên,...Bạn cần chuẩn bị và dự trù thêm khoảng tiền là 50-90 triệu để chi trả cho phần chi phí này.
PosApp gửi đến bạn danh sách các dụng cụ, máy móc cần thiết cho quán cafe:
- • Tủ lạnh: nên mua tủ lạnh với dung tích từ 500 - 1000 lít thì mới đủ chứa nguyên vật liệu cho quán. Giá tủ lạnh mới rơi vào khoảng trên 10.000.000đ đến vài chục triệu cũng có.
- • Máy pha cafe: các dòng máy pha cafe rẻ nhất cũng khoảng 30.000.000đ (1 hộc pha), máy 2 hộc pha hoặc nhiều hơn có giá lên đến 70.000.000đ/máy.
- • Máy đánh kem: các quán cafe thường dùng máy đánh kem dạng mini với giá khoảng 4-5.000.000đ một máy. Tuy nhiên các loại bình xịt kem tươi thường được ưa chuộng hơn, mức giá cũng phải chăng hơn từ 1.200.000đ/ bình.
- • Máy xay sinh tố: các loại máy xay sinh tố đa năng, công suất xay trung bình có già khoảng 2.500.000đ đến dưới 10.000.000đ. Còn những dòng máy xay sinh tố cao cấp, công năng lớn, xay không tạo tiếng ồn có giá khá mắc lên đến 40.000.000đ/ máy.
- • Ly, tách, cốc, dĩa, muỗng,... thường mua theo concept quán, giá cả cũng vì thế mà khác nhau. Một số cửa hàng sẽ giảm giá khi mua trọn bộ hoặc mua số lượng lớn. Bạn cũng nên chú ý chuẩn bị ly nhựa bán mang đi. Chi phí cho phần này sẽ rơi vào khoảng 50.000.000đ.
- • Máy POS bán hàng: có chi phí khác mềm so với các vật dụng cần thiết khi setup quán cafe. Với chi phí thấp nhưng lợi ích mà một phần mềm bán hàng mang lại không hề thấp chút nào. Để sở hữu phần mềm chuyên nghiệp, quản lý bán hàng hiệu quả, chi phí duy trì phải chăng không hề dễ kiếm. May mắn Phần mềm quản lý bán hàng PosApp có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu trên. Với chi phí vỏn vẹn 150.000đ/ tháng?!?!
- • Bàn ghế: cũng nên mua theo phong cách thiết kế quán. Bạn có thể ưu tiên mua theo bộ, đỡ tốn chi phí vận chuyển nhiều lần và thời gian phối hợp chúng với nhau. Còn nếu bạn đã có sẵn ý tưởng trong đầu, hoặc bạn có khiếu về các trang trí và thiết kế nội thất quán cafe, bạn có thể mua riêng từng loại và kết hợp với nhau theo sở thích. Chi phí khoảng: 50.000.000đ-100.000.000đ.
- • Hệ thống chiếu sáng: nên tận dụng ánh sáng tự nhiên vào ban ngày thay vì bật nhiều đèn. Hiện nay có một số mẫu đèn đẹp giá rẻ dành riêng cho quán cafe bạn có thể tham khảo.
- • Vật dụng vệ sinh: nên mua loại chất lượng để sử dụng được lâu dài, không tốn công mua lại nhiều lần, giá của các loại vật dụng vệ sinh cũng rất phải chăng, toàn bộ chỉ trong khoảng từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ. Nếu bạn có mua thêm máy hút bụi, máy lọc không khí, quạt khuếch tán tinh dầu cho quán cafe thì sẽ tốn thêm chi phí.
Để tay vào kinh doanh bạn cần mua sắm nguyên vật liệu pha chế cho quán. Để chất lượng đồ uống ngon bạn nên lựa chọn những nguyên liệu có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Thông thường chi phí nguyên liệu này không vượt quá 20-25% doanh thu để có lợi nhuận.
Những nguyên liệu mà các quán cafe đều có như cafe (có thể dạng hạt hoặc đã xay sẵn), trà, sữa, trái cây tươi, siro,... Nếu bạn có dự định kinh doanh kèm các món ăn vặt hoặc bánh ngọt thì bạn cần chuẩn bị thêm các nguyên liệu chế biến.
Xem thêm: Điểm danh 11 loại cafe phổ biến được ưa chuộng tại Việt Nam
Ngoài những chi phí kể trên thì còn có những chi phí cần thiết khác như chi phí thuê nhân sự và chi phí dành cho vật dụng trang trí.
Đối với chi phí nhân sự thì tùy theo quy mô kinh doanh của bạn mà có số lượng nhân viên phù hợp. Thông thường mức lương dành cho nhân viên tại quán cafe khoảng từ 4.000.000 - 5.000.000 đồng/ca tùy vị trí của nhân viên.
Những vật dụng trang trí quán như chậu cây, hoa trang trí, tranh ảnh,... cũng chiếm nhiều chi phí ban đầu của bạn.
Đây là những chi phí nhằm duy trì hoạt động của quán, đảm bảo quán cà phê của bạn hoạt động hiệu quả. Trong đó phải kể đến là chi phí Marketing cho quán cafe. Hoạt động quảng cáo sẽ giúp quán cafe bạn thu hút thêm nhiều khách hàng đến quán. Nhất là khi quán của bạn vừa mới mở cửa, vẫn chưa có nhiều người biết đến. Chi phí marketing thường được tính dựa trên số phần trăm doanh thu. Tùy vào giai đoạn và mục tiêu của bạn mà mức chi phí này có thể thay đổi.
Để duy trì trong vòng 3 tháng ổn định dù không có doanh thu nhưng vẫn hoạt động được thì bạn cần có vốn dự phòng. Vốn này có thể lưu động từ 50.000.000 - 80.000.000 VNĐ đối với quán nhỏ và vài tỷ nếu quán lớn.
Các chi phí mà bạn cần chi trả hàng tháng như:
- Chi phí thanh toán điện, nước, wifi, quà tặng…
- Chi phí phát sinh bất chợt không lường trước như đồng phục nhân viên, xử lý rác thải, cháy nổ, thiết bị hư hỏng,...
Chi phí setup quán cafe không hề nhỏ, chính vì vậy mà bạn cần tìm hiểu kỹ để có những phương án đầu tư hợp lý nhất. Khi đã chuẩn bị đủ nguồn lực để setup quán cafe thì giai đoạn thực hiện cũng quan trọng. Cùng PosApp tìm hiểu quy trình setup quán cafe chuẩn dưới đây.
Xem thêm: 5 kinh nghiệm cần biết trước khi mở quán cafe, nhà hàng vừa và nhỏ
Đối tượng khách hàng của bạn là ai rất quan trọng trong khâu setup. Tất cả từ phong cách trang trí đến menu đều khác biệt. Nếu là những người trẻ năng động thì bạn có thể trang trí quán với những hình vẽ độc đáo và ấn tượng nhiều màu sắc. Nếu là những người hướng nội, thích sự đơn giản thì bạn sẽ lên ý tưởng về sự đơn giản tinh tế. Menu đồ uống cũng cần phù hợp với đối tượng khách hàng. Bạn phải tìm hiểu kỹ những sở thích của họ để đáp ứng nhu cầu khách của bạn càng nhiều càng tốt.
Các bước xây dựng menu quán cà phê như sau:
- Lên menu đồ uống trong quán cafe.
- Lên list trang thiết bị – dụng cụ quầy bar.
- Lên bảng công thức pha chế chuẩn các món.
- Lên danh sách giá bán dự kiến.
- Tính Cost (giá vốn) chi tiết các món uống.
- Tính % lợi nhuận theo giá bán.
- Lên DS nhà cung ứng nguyên vật liệu.
Xem thêm: Menu thức uống gây bão khách cho quán cà phê
Chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên cũng như thái độ phục vụ là điểm để níu chân khách hàng. Khi mới tuyển dụng nhân viên bạn cần đào tạo những quy trình phục vụ khách. Cụ thể như cách chào đón, tạm biệt khách hàng, cách đưa menu, giới thiệu món. Cách phục vụ món nước đến bàn khách, thái đồ khi tiếp xúc với khách… Để đảm bảo khách hàng khi đến và bước ra khỏi quán đều vui vẻ và hài lòng.
Để tận dụng được nhân viên giỏi thì bạn cũng phải có hệ thống quản lý tốt. Khi setup quán cafe, việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý (nhất là phần quản lý nhân viên) là vô cùng quan trọng vì những lý do sau:
Bạn nên trang bị phần mềm quản lý quán cafe để hỗ trợ trong quá trình quản lý. Một trong những phần mềm cafe hàng đầu hiện nay là PosApp. Phần mềm có đầy đủ các tính năng dành cho quán cafe như:
- Order, bán hàng, tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng chính xác
- Quản lý kho, định lượng nguyên vật liệu
- Quản lý nhân viên, ca làm việc
- Xem báo cáo thu-chi, tồn kho, công nợ,...
- Quản lý quán cafe từ xa dễ dàng…
Xem thêm chi tiết các tính năng tại: https://posapp.vn/phan-mem-quan-ly-quan-cafe
Thời đại 4.0 và truyền thông lên ngôi, quán của bạn sẽ không còn cơ hội để chờ đợi “hữu xạ tự nhiên hương” nữa. Mà thay vào đó, bạn nên tìm những công cụ cũng như phương thức marketing hiệu quả, ví dụ như:
- Đầu tư thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Logo, Menu, Cardvisit, đồng phục nhân viên, biển tên,…)
- Đầu tư card, thẻ vip, tích lũy số lần uống, Standee tại quán.
- Chụp ảnh đồ uống đặc trưng thật đẹp hoặc quay clip càng tốt nếu ngân sách tốt
- Xây dựng và phát triển Fanpage, chạy event khai trương cùng nhiều chương trình khủng. Đừng tiếc tiền cho việc này.
- Phủ review lên các site review ẩm thực (Như foody, lozi, diadiemanuong,...)
- Booking Review lên các kênh youtube ẩm thực
Xem thêm: 10 sai lầm thường gặp khi kinh doanh quán cafe nhà hàng
Trước tiên, bạn hãy xem xét lại các lĩnh vực chuyên môn cùng kinh nghiệm và vốn kiến thức của mình để có những định hướng chính xác trong việc phát triển quy mô, mở rộng đầu tư kinh doanh của bản thân.
Thứ hai, bạn cần lập kế hoạch, phác thảo chi tiết hoá mục tiêu lợi nhuận để các quy trình trong thời gian đầu được diễn ra trôi chảy và chắc chắn.
Cuối cùng, 2 loại phí mà chủ kinh doanh nên nắm bắt trước khi đầu tư là: Chi phí cố định và chi phí duy trì.
Nên chuẩn bị đầy đủ nếu muốn hành trình phát triển kinh doanh của bạn trở nên vững vàng trên thị trường đông đúc như hiện nay.
Bạn nên nắm rõ vị thế của bản thân. Từ đó, đầu tư cho mình các khóa học lợi ích, chuyên sâu để bổ sung những khiếm khuyết còn thiếu.
Một số khóa học phù hợp với các chủ kinh doanh như: Khoá học để mở rộng tư duy phát triển, nhưng cuộc hội thảo chuyên sâu, đọc sách sẽ giúp bạn tích lũy thêm nhiều kiến thức mới mà google cũng khó lòng tìm kiếm được.
Hãy luôn nhớ mục đích của việc lập ngân sách là đầu tư vào các khoản có lợi, phù hợp để phát triển kinh doanh.
Vì vậy, bạn cần chi đúng và đủ các chi phí theo bản kế hoạch đề ra để không lâm vào các tình trạng phải xoay sở, vay mượn khắp nơi để phát triển.
Bất kỳ thành công nào, cũng có nhiều chông gai và thử thách. Vì vậy, bạn cần sáng suốt để lựa chọn và đưa ra những quyết định đúng đắn.
Hãy luôn giữ đam mê, các mục tiêu và định hướng lúc đầu. Đừng bị chi phối bởi những tác nhân xung quanh như lợi nhuận mà quên đi các giá trị cốt lõi, xứng đáng, quán cafe của bạn sẽ làm được trong thời gian phát triển, setup quán trong thời gian sắp tới.
Xem thêm: 5 bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả dành cho người mới bắt đầu
Trước khi setup quán cafe, bạn cần định hình mô hình - phong cách quán. Quan trọng hơn, bạn cần phải xác định đối tượng khách hàng mà quán sẽ phục vụ là nhóm người như thế nào. Khách hàng chính là những người sẽ trả tiền cho bạn, mạng lại nguồn thu cho toàn bộ quán. Vì thế nên xác định ngay từ đầu những người bạn sẽ phục vụ để có những cách thức chuẩn bị setup quán phù hợp.
Ví dụ như quán cafe văn phòng, phục vụ những đối tượng đến để làm việc, học tập nên không gian quán thường được bày trí nhiều bàn đa năng có sẵn ổ điện. Quán cafe acoustic thường thu hút người thích nghe nhạc nên sẽ được bày trí thêm dàn karaoke, đàn ghi-ta,...
Có 2 mô hình quán cafe nên cân nhắc trước khi quyết định mở quán: cafe sân vườn và cafe theo trend
Bạn nên cân nhắc nghiêm túc về việc kinh doanh 2 mô hình quán cafe này bởi các nhược điểm
• Mô hình quán cafe sân vườn đòi hỏi chi phí đầu tư mặt bằng, thi công khá lớn, nhất là ở các khu vực đô thị. Nếu tiềm lực tài chính không mạnh, quản lý không chắc bạn sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro
• Với cafe theo trend như cafe thú cưng, cafe toilet hay cafe băng. Đây là những mô hình "ăn xổi", sớm nở chóng tàn. Khách ban đầu có thể đông nhưng càng về sau sẽ càng vắng. Bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi đầu tư
Xem thêm: 23 Mô hình quán Cafe độc đáo năm 2020
9 kỹ năng cần có khi kinh doanh quán cafe
• Khả năng về pha chế: bạn cần tham gia một khóa đào tạo hoặc theo học một người có kinh nghiệm kinh doanh cafe để tiếp cận được cách pha chế cafe cơ bản, đúng đắn. Từ nền tảng kiến thức pha chế cafe cơ bản, bạn mới có thể biến tấu menu theo ý mình.
• Kỹ năng kế toán: bạn cần biết cách thống kê thu chi, kiểm soát tất cả sản phẩm/ nguyên vật liệu/ nguồn lương,... theo quy chuẩn thống nhất (tài khoản). Không nhất thiết phải chuyên nghiệp như một kế toán, chỉ cần làm vừa đủ để bạn quản lý chúng dễ dàng hơn.
• Quản lý nhân sự: bạn cần biết cách tuyển dụng, năng khiếu hướng dẫn cũng như cách quản lý nhân viên hiệu quả. Như đã nói phía trên, nhân viên chính là người được “chọn mặt gửi vàng” là yếu tố quyết định đến chất lượng phục vụ của quán.
• Quản lý kho hàng: bạn cần kiểm tra lượng tồn kho thường xuyên, đối chiếu với lượng thành phẩm bán ra, để không gặp phải rủi ro thất thoát, tạo kẽ hở cho nhân viên gian lận.
• Kỹ năng quan hệ, giao tiếp với nhà cung cấp: kỹ năng vô cùng cần thiết để bạn đem về cho quán một cơ sở cung cấp nguyên vật liệu tốt với giá phải chăng.
• Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng: bạn nên tham khảo một số cách ứng xử khi gặp phải các tình huống thắc mắc, khiếu nại, phản ánh của khách để giải quyết tốt khi gặp phải.
• Khả năng quản lý tổ chức: bạn nên tích lũy thêm kỹ năng quản lý sự kiện, tổ chức chương trình để khi cần có thể sử dụng. Ví dụ như: tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách, tổ chức liên hoan, du lịch cho quán,...
• Kỹ năng quảng cáo - marketing: để được nhiều người biết đến hơn thì bạn nên tìm hiểu một chút về việc quảng bá và marketing cho quán (nhất là quảng bá online).
• Khả năng bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị pha chế: để giảm thiểu chi phí không cần thiết khi thuê nhân viên bảo trì máy, bạn nên tìm hiểu sâu một chút về các thiết bị máy móc mà quán bạn sử dụng. Khi gặp sự cố hỏng hóc bất chợt khi đang bán, bạn cũng có thể dễ dàng khắc phục, duy trì kinh doanh
Xem thêm: 6 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên cafe, nhà hàng
3 lời khuyên bổ sung kiến thức chuyên sâu phục vụ mở quán cà phê hiệu quả
Nên tích lũy kiến thức theo từng kỹ năng một, kỹ năng quan trọng tìm hiểu trước. Với từng kỹ năng bạn có thể tìm hiểu thông tin trên internet, hoặc tham khảo sách, tài liệu chính quy được xuất bản hẳn hoi. Cách nhanh nhất để hoàn thiện kỹ năng kinh doanh quán cafe chính là trò chuyện cùng những người đi trước, những chủ quán đã có kinh nghiệm hoặc những chuyên gia trong lĩnh vực. Bạn cũng có thể tham gia các khóa học ngắn hạn đối với từng kỹ năng, khóa học ở trung tâm, học online,...
Nếu bạn cảm thấy kiến thức kinh doanh của bản thân còn chưa hoàn thiện bạn có thể dời kế hoạch mở quán sang một khoảng thời gian khác hoặc thay đổi quy mô, mục tiêu quán cho phù hợp với năng lực hiện tại.
Hãy cân nhắc về việc sử dụng nguồn nhân lực hỗ trợ bạn trong những kỹ năng bạn còn yếu. Vừa không phải thay đổi mục tiêu mở quán vừa học hỏi thêm được kinh nghiệm từ họ.
Xem thêm: Tư vấn mở quán cafe quy mô nhỏ với 9 bước cơ bản
Cùng tham khảo thêm một số kinh nghiệm khi setup đối với những quán cafe quy mô nhỏ, quán cafe cóc.
• Lập bảng kế hoạch: Khi lập bảng kế hoạch, bạn cần lập chi tiết một chút. Một bảng kế hoạch chi tiết, khi tiến hành thực hiện sẽ không phát sinh các khoảng “từ trên trời rơi xuống” khiến ngân sách dự tính ban đầu bị hao hụt.
• Khảo sát địa điểm: Ngoài việc nghiên cứu đối tượng khách hàng bạn muốn nhắm đến, bạn cũng nên dành thời gian khảo sát địa điểm và lượng khách xung quanh khu vực kinh doanh. Địa điểm có thuận lợi cho xe cộ ra vào quán hay không? Lượng khách trung bình đi ngang qua hoặc ghé vào các quán cafe xung quanh là bao nhiêu?....Tuy nhiên, chưa hẳn điều này là chắc chắn bởi mỗi người sẽ có một thời vận riêng cũng như phương thức kinh doanh khác nhau, dẫn đến thu hút được lượng khách nhất định đến quán dù điều kiện xung quanh không quá tốt.
• Lựa chọn loại hình - thi công: đối với những quán cafe nhỏ, quán cafe cóc nên chọn những đơn vị thi công tầm trung, để tiết kiệm chi phí.
• Mua sắm thiết bị nội thất: nên quan tâm đến yếu tố chất lượng sản phẩm. Nội thất bền sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá tiền sửa chữa, vệ sinh và tân trang lại thường xuyên.
• Lựa nguyên vật liệu - nguồn cung: uy tín, được nhiều nơi tin dùng. Ngoài ra, bạn nên linh hoạt tìm kiếm nhiều nguồn cung khác nhau để xoay vòng khi bất chợt nhà cung ứng chính của bạn hết hàng.
Xem thêm: 9 bước tư vấn mở quán cafe bình dân, cafe cóc giá rẻ
• Thiết lập menu: sao cho phù hợp với khách hàng và trình độ chế biến của nhân viên. Nên ưu tiên sự hài hòa giữa các món với nhau, không nên nhồi nhét quá nhiều thức uống, đồ ăn vặt, trái cây hay bánh ngọt vào menu.
• Chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh: ngay từ đầu. Kinh doanh lĩnh vực ăn uống cần chú trọng đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Sau khi xin được giấy chứng nhận đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm thì bạn cũng phải giữ quán luôn sạch sẽ, thường xuyên vệ sinh, nhất là khu vực bếp/ pha chế/ kho. Một mặt đảm bảo an toàn cho thực khách khi thưởng thức, mặt khác tránh bị phạt không cần thiết vào những đợt kiểm tra của cục.
Trên đây là những yếu tố quan trọng để setup quán cafe mà bạn cần ghi nhớ để thành công khi kinh doanh!!!
Chắc anh chị em làm nghề đã ít nhất 1 lần nghe qua từ này. SETUP. Vậy chính xác là phải làm gì khi nhận SETUP 1 quán (cafe, nhà hàng, bar. V.v..)
Nhiều bạn nghĩ đơn giản là: làm menu, định lượng, giá vốn, giá bán, training, vận hành... Xong. Nhưng thật ra công việc đòi hỏi nhiều hơn rất rất nhiều các bạn trẻ ạ.
SETUP - còn được hiểu là Operation. Và vị trí của các bạn là Operation Manager - Director (Tùy công ty và quy mô của mô hình)
Mình sẽ lấy cột mốc là "Ngày khai trương" (Grand Opening) để chia các hạn mục công việc trước và sau. Để các bạn dễ hình dung.
Trước khai trương cần làm gì?
Nếu may mắn. Các bạn được gặp chủ đầu tư sớm lúc còn đang hình thành ý tưởng thì quá tốt. Lúc này, các bạn cần lắng nghe về ý tưởng mô hình chủ đầu tư hướng đến. Góp ý về mô hình (đòi hỏi kinh nghiệm tốt).
Tiếp theo. Khảo sát thị trường - Market research.
2 bước này khá quá trọng. Ảnh hưởng tới 80% định hướng phát triển sau này của mô hình.
Khảo sát cần làm gì?
1. Khu vực lân cận trong bán kính 3km có mô hình nào tương tự không?
2. Khu vực thành phố, tỉnh có bao nhiêu mô hình tương tự?
3. Điểm mạnh, điểm yếu của các mô hình đó?
4. Mô hình nào thành công nhất? Vì sao?
5. Điểm mạnh điểm yếu của mô hình mình sắp xây dựng?
Note: Ở đây, các bạn phải cực kỳ khách quan để nhìn nhận vấn đề. Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cũng như của mình để khai thác tối đa điểm mạnh và hạn chế điểm yếu thấp nhất có thể.
Tiếp theo. Khi có thiết kế và layout của concept, các bạn cần xem kỹ nhất là layout bố trí. Phải tính được lượng khách tối đa > sức tải của bar, bếp > trang thiết bị + công dụng cụ tối thiểu và tối đa > nhân sự tối thiểu và tối đa, từ đó chỉnh sửa kích thước quầy bar và bếp. Bên cạnh đó, work flow (dòng công việc) có ổn không? Hạn chế việc vướng work flow khi bố trí bàn ghế để tối ưu thời gian phục vụ và các vị trí đặt service station. Yên tâm đi, thiết kế nó không tính dùm mấy bạn mấy cái này đâu. Mình từng cãi nhau ầm trời với tụi thiết kế vì diện tích bar quá nhỏ không đủ tải.
Sau khi xong các bước này. Lên định biên nhân sự. Quỹ lương. Nội quy, biên chế thưởng phạt, vân vân và mây mây. Tranh thủ làm documentary lúc này đi. Vì thời gian các bạn còn lại ngắn lắm.
Ok bắt đầu vào thời gian cao điểm của các bạn nè. Vì từ lúc chốt bản vẽ xây dựng. Các bạn chỉ có tầm 1 tháng đến 1 tháng rưỡi là tối đa để đi vào vận hành.
Các công việc cần làm là gì?
1. Tuyển dụng nhân sự (tin mình đi, chua lè)
2. Xây dựng menu, định lượng, giá vốn, giá bán
3. Làm việc với supplier, deal về công nợ, hỗ trợ, khuyến mãi, tài trợ v.v...
4. Danh sách công dụng cụ, hàng hóa, đồng phục v.v...
5. Kế hoạch marketing, trước khai trương (truyền thông) và sau khai trương (promtion, event)
6. Training nhân sự
7. Nhập hàng. Kiểm kê. V.v...
Ok. Tiếp theo là chạy thử hoặc Soft Opening (Chạy thử/ tổng duyệt chương trình). Ai muốn gọi sao thì gọi. Khúc này rất dễ có vấn đề với chủ đầu tư nè. Mấy ngày này thì nên hạn chế mời nhiều vì nhân sự chưa quen việc. Bị khách dập là gãy ngay. Mà chủ đầu tư thì... "khoái" mời (bệnh chung, làm nhiều sẽ quen).
Ngày chạy thử nhiều quán. Mình thấy mấy bạn hay lao vô chạy việc phụ nhân viên vì sợ gãy. Theo quan điểm cá nhân của mình. Mình sẽ không lao vô làm mà mình chỉ điều động người để trám những chỗ khuyết và hạn chế vấn đề. Mình chỉ đứng quan sát và ghi lại. Lao vô làm là khâu này coi như bỏ, mà bỏ thì các bạn sẽ không nhìn ra đc các thiếu sót. Nên nhớ, soft opening là để "GÃY"!!!
Qua được khúc này thì tới Grand Opening - Ngày khai trương!
Event cho ngày đó + promotion. Nên nhớ promotion (chiêu thị) phải khéo đc khách quay lại quán và tạo hiệu ứng đám đông... Phải duy trì đc nhiệt sau ngày này.
Bên cạnh đó. Chỉnh sửa vận hành, menu, cost, v.v... Lên kế hoạch marketing cho 3 tháng tiếp theo. Kèm theo đó là cân đối thu chi, chỉnh sửa định lượng và giá vốn để tối đa hóa lợi nhuận (nếu cần thiết). Rồi xong. Bàn giao. Ký kết thúc hợp đồng và nhận tiền!
Trên đây là tát cả các bước để setup quán cafe đúng chuẩn cho người mới bắt đầu. PosApp chúc cho hoạt động kinh doanh của bạn thật thành công.
Xem thêm:
· Cách quản lý chuỗi hệ thống quán cafe hiệu quả
· 16 ý tưởng kinh doanh quán cafe độc đáo.
· Phần mềm quản lý quán cafe đa nền tảng chuyên nghiệp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN