Cách quản lý quán trà sữa trà chanh chặt chẽ không thể bỏ qua

Mô hình quán trà chanh, trà sữa trong thời gian gần đây thật sự quá nổi, rất nhiều cửa hàng kinh doanh trà chanh trà sữa mọc lên như nấm. Nhưng liệu các chủ quán đã nắm rõ bí quyết kinh doanh trà sữa, trà chanh thành công. Trong bài viết dưới đây, PosApp sẽ giới thiệu cho bạn cách quản lý quán trà sữa, trà chanh chặt chẽ, thành công, bạn không nên bỏ qua.

Cách quản lý quán trà sữa trà chanh chặt chẽ không thể bỏ qua

1/ Quản lý chất lượng sản phẩm

Kinh doanh trong ngành F&B cụ thể là kinh doanh đồ uống, việc ưu tiên hàng đầu bạn cần đảm bảo trong quá trình kinh doanh của mình chính là chất lượng sản phẩm. 

Vậy quản lý chất lượng sản phẩm như nào cho tốt? Trong trường hợp này, bạn có thể ủy quyền trách nhiệm cho quản lý giám sát nếu bạn không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. 

trà sữa bá tước

Ngoài ra bạn cũng nên đưa ra những quy định chung để các bạn nhân viên tuân theo nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn được đồng nhất. Một vài quy định bạn có thể đề ra bao gồm: 

  • • Nhân viên pha chế phải làm đúng với công thức pha chế đã quy định
  • • Luôn giữ gìn vệ sinh khu vực bếp
  • • Cất giữ và bảo quản nguyên liệu đúng nơi quy định, nếu xảy ra tình trạng ẩm mốc phải báo cho quản lý biết nhằm có biện pháp xử lý kịp thời
  • • Dụng cụ pha chế sau khi sử dụng phải rửa ngay lập tức, để sử dụng cho sản phẩm tiếp theo
  • • Tất cả ly, cốc nước cho khách phải đảm bảo sạch, khô ráo,...

Đặc biệt nếu bạn là chủ của một chuỗi cửa hàng trà chanh, trà sữa bạn cần đặc biệt lưu ý đến sự đồng bộ chất lượng nước uống tại các chi nhánh của bạn. 

Cùng một thương hiệu, không khách hàng muốn uống vị ở cơ sở này lại khách cơ sở kia hay cơ sở này bán nhiều, cơ sở kia bán ít. Nếu gặp phải trường hợp như vậy, khách hàng chắc chắn sẽ đánh giá không tốt về thương hiệu và không muốn gắn bó với quán bạn, không sớm thì muộn quán bạn cũng sẽ thất bại.

trà chanh

Có một cách khác không chỉ giúp bạn quản lý chất lượng đồ uống tốt hơn mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Đó chính là khảo sát khách hàng. Bạn hãy hỏi xem khách hàng của bạn cảm thấy thức uống tại quán có ổn không, nếu có thể thay đổi công thức, họ muốn nước uống gia giảm liều lượng như nào,...

Việc khảo sát khách hàng không chỉ giúp bạn cải thiện được chất lượng đồ uống mà còn giúp bạn lấy thêm thiện cảm từ khách hàng bởi điều này cho thấy bạn quan tâm khách hàng nên mới hỏi ý kiến của họ.

Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi các báo cáo bán hàng trên phần mềm quản lý để phân tích xem sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào đang “ế” từ đó biết cách điều chỉnh menu quán cho phù hợp.

2/ Quản lý kho nguyên vật liệu

Ngoài quan tâm đến chất lượng sản phẩm thì việc quản lý nguyên vật liệu như thế nào để tránh thiếu hay thừa nguyên liệu cũng là điều gây nhức nhối cho các chủ kinh doanh trà chanh, trà sữa. 

Thông thường cứ hết trà, sữa hay topping thì nhân viên sẽ lấy trong kho ra để tiếp tục pha chế cho khách, nhân viên thường không có ý thức tiết kiệm nguyên liệu. Có một vài trường hợp dù đã gần đến giờ đóng cửa nhưng nếu hết trà, nhân viên vẫn sẽ ủ cho đầy bình dẫn đến ngày nào quá cũng thừa trà dẫn đến rất lãng phí nguyên liệu.

cung cấp nguyên liệu đà nẵng

Đây cũng chính là lý do chủ quán nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý tiên tiến nhằm định lượng và quản lý nguyên liệu trong kho tốt hơn. Ví dụ bạn quy định công thức làm một ly trà chanh gồm bao nhiêu trà, bao nhiêu đá, bao nhiêu đường, một bình trà nguyên sẽ pha được bao nhiêu cốc trà cho khách,....

Khi đó nhân viên bán đến đâu thì phần mềm quản lý sẽ tự động trừ kho đến đó, cuối ngày bạn xem báo cáo tồn kho có thể nắm được một ngày mình đã sử dụng bao nhiêu nguyên liệu, nguyên liệu thừa bao nhiêu. Từ báo cáo trên phần mềm, bạn có thể định lượng lại nguyên liệu sử dụng hằng ngày từ đó tiết kiệm chi phí mua nguyên liệu, tránh lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm bán ra hằng ngày.

Thiếu chuyên nghiệp khi quản lý bằng sổ sách

Có rất nhiều chủ quán quản lý kho theo cách thủ công, khi trà hết topping hết, nguyên liệu trong kho không còn, mới liên hệ nhà cung cấp. Do vậy mà không ít trường hợp nguyên liệu chưa giao kịp và quán phải tạm ngưng hoạt động. Điều này rất ảnh hưởng đến doanh thu của quán. 

Vậy nên khi ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng vào hoạt động kinh doanh sẽ giúp bạn sẽ biết được nguyên liệu nào, khi nào hết để kịp thời nhập hàng về kho, đảm bảo cho việc kinh doanh luôn được trơn tru, thông suốt.  

3/ Quản lý nhân viên

Quán trà sữa, trà chanh của bạn quy mô dù lớn dù nhỏ chắc chắn đều cần đến một đội ngũ nhân viên hỗ trợ kinh doanh. Các nhân viên này có thể đảm nhận các vị trí như nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân, nhân viên giữ xe, nhân viên tạp vụ,... 

Việc kinh doanh của quán có thuận lợi hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng phục vụ của nhân viên. Do đó bạn cần có phương pháp quản lý và phân công nhiệm vụ cho nhân viên phù hợp, hiệu quả để nhân viên gắn bó với quán và làm việc nhiệt tình hơn.

khai trương B-BOY sữa chua trân châu

Việc bạn cần làm lúc này là soạn một bản nội quy thưởng phạt và bản phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng bộ phận để nhân viên theo đó mà làm. Việc soạn một bản phân công nhiệm vụ chi tiết không chỉ giúp bạn quản lý chặt chẽ công việc nhân viên phải làm hằng ngày mà còn đánh giá hiệu quả năng lực làm việc của từng nhân viên.

Từng quý hay tháng, bạn có thể dựa vào công việc nhân viên đã hoàn thành để có chế độ thưởng phạt công bằng, chính xác, từ đó thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của từng nhân viên. 

4/ Quản lý doanh thu, công nợ

Điều đầu tiên để duy trì cũng như phát triển quán trà sữa, trà chanh đó là cân đối nguồn thu, chi. Đâu là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại quán của bạn. 

Về quản lý doanh thu, tài chính, bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau:

Quản lý thu

chi phí doanh thu tiền

Dù mô hình quán lớn hay nhỏ thì việc quản lý doanh thu thật sự không dễ, có rất nhiều trường hợp dẫn đến thất thoát doanh thu mà bạn khó lòng kiểm soát như:

  • • Nhân viên thu ngân thiếu trung thực
  • • Quán quá đông, nhân viên thối nhầm hay quên trả tiền thừa cho khách
  • • Khách nhân lúc quán đông mà lợi dụng không trả tiền

Để tránh tình trạng này tiếp tục xảy ra, bạn có thể ứng dụng các biện pháp quản lý thu chi như:

  • • Phân công nhân viên tại từng khu vực phân tán luồng khách hàng, tránh tình trạng khách hàng tập trung quá đông vào giờ cao điểm dẫn đến nhân viên rối và xảy ra sai sót
  • • Lắp camera tại một vài khu vực quan trọng để còn căn cứ truy xuất thông tin khi  cần
  • • Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và các thiết bị liên quan như máy Pos thu ngân, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy Pos quẹt thẻ,... nhằm hỗ trợ quản lý bán hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp 

Quản lý chi

chi phí sàn gỗ

Điều quan trọng trong quản lý chi tiêu chủ quán trà sữa, trà chanh cần lưu ý đó chính là việc quản lý và chi tiêu cho thật hợp lý, tính toán sao cho các khoảnh chi phù hợp và ổn định theo từng tháng. 

Cách tốt nhất để tính toán được chi sao cho phù hợp trong từng tháng chính là chủ quán cần phải thường xuyên đối chiếu số tiền thu chi của quán sau mỗi ngày, tháng, quý như vậy sẽ dễ dàng phân tích và đưa ra các quyết định chi tiêu đúng đắn, tránh mua nhiều gây hao hụt ngân sách. 

Để làm được điều này, bạn cần tích hợp phần mềm quản lý quán trà sữa, trà chanh vào mô hình kinh doanh của mình. Thông qua phần mềm quản lý, bạn có thể xem được các báo cáo thu chi trong ngày hay tháng, năm và xuất ra file excel để dễ quản lý và phân tích tình hình chi tiêu của cửa hàng. 

Quản lý công nợ

nhược điểm của thanh toán tiền mặt

Ngoài việc quan tâm quản trị tiền thu, tiền chi, muốn dòng tiền của bạn luôn ổn định, bạn cần quan tâm thêm khoản công nợ của các đối tác. 

Với phương pháp quản lý thủ công trên giấy tờ, nhiều chủ quán khó kiểm soát thời gian hạn nợ, đôi khi quên mất nợ của đối tác dẫn đến hao hụt ngân sách. Một vài đối tác có thể nắm bắt và lợi dụng sơ hở này của bạn mà không trả nợ. Đây có thể xem là vấn đề khá nhức nhối mà nhiều chủ quán gặp phải. Nhằm giải đáp vấn đề này, PosApp sẽ mách bạn các biện pháp quản lý công nợ sau đây:

  • • Tạo một hệ thống theo dõi và quản lý công nợ đối tác, các mục quản lý bao gồm: tên đối tác, ngày giao dịch, nội dung, ghi chú, kỳ trước, kỳ sau,...
  • • Duy trì tốt mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác
  • • Xem lại các khoản phải thu thường xuyên với khách hàng
  • • Gửi hóa đơn chứng từ đến đối tác nhanh chóng
  • • Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ của đối tác

5/ Ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi hiệu quả

Phần mềm quản lý cửa hàng F&B hiện tại là giải pháp quản lý khá phổ biến và được nhiều chủ cửa hàng kinh doanh trà sữa, trà chanh ứng dụng. PosApp là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý trà sữa, trà chanh uy tín được hơn 30.000 khách hàng thuộc nhiều tỉnh thành Việt Nam tin dùng.

Các tính năng cơ bản mà Phần mềm quản lý trà sữa PosApp hỗ trợ bao gồm:

5.1/ Tính năng quản lý nguyên liệu, xuất nhập kho

Định lượng nguyên liệu

Khi nhân viên hoàn thành các thao tác order cho khách, phần mềm quản lý quán trà sữa PosApp sẽ tự động trừ kho. Với tính năng thông minh này, cuối buổi bạn có thể kiểm tra hàng tồn kho thực tế với trên hệ thống từ đó quản lý nguyên liệu hiệu quả hơn.

5.2/ Tính năng phân quyền nhân viên

Phân quyền nhân viên

Phần mềm tính tiền PosApp có tính năng phân quyền các nhân viên theo đúng vai trò như thu ngân, quản lý, kiểm kho,... Truy xuất lịch sử bán hàng theo từng nhân viên thu ngân giúp bạn hạn chế tối đa vấn đề thất thoát hàng hóa hay gian lận doanh thu từ nhân viên.

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

Phần mềm quản lý bán hàng PosApp hiện nay có chức năng order từ nhân viên đến bếp hoặc order trực tiếp từ điện thoại của khách hàng nếu khách có cài đặt phần mềm và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên chỉ việc sử dụng điện thoại in hoá đơn từ xa giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

5.4/ Xem báo cáo theo thời gian thực

Xem báo cáo từ xa

Phần mềm quản lý PosApp hỗ trợ bạn thống kê doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền chi tiết theo ngày/tháng/năm. Với hơn 30 biểu đồ phân tích bạn có thể dễ dàng đọc hiểu tình hình kinh doanh của quán từ đó nhanh chóng phát hiện các yếu tố bất thường trong quá trình quản lý quán. 

Ngoài ra, thông qua phần mềm quản lý PosApp, bạn có thể xem chi tiết báo cáo từ xa chỉ với chiếc điện thoại của mình. Với tính năng này, bạn dễ dàng dành nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình mà không cần phải luôn túc trực 24/7 tại quán.

5.5/ Tạo website bán hàng miễn phí

Việc sở hữu website riêng mang tên thương hiệu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong kinh doanh mà còn giúp bạn dễ dàng quảng bá thương hiệu của mình.

Thông qua web order mà PosApp hỗ trợ, khách của bạn dễ dàng order thức uống mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng. Với thông tin mà khách hàng để lại trên website bán hàng, bạn hoàn toàn có thể thêm vào tệp khách hàng của mình rồi đưa ra các chương trình khuyến mãi, tặng phiếu giảm giá, tri ân khách hàng nhằm giữ chân khách hàng lâu hơn, tốt hơn.

PosApp hoàn toàn cung cấp website bán hàng miễn phí cho các khách hàng mua phần mềm quản lý của PosApp nên chủ quán có thể tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể so với việc thuê bên thứ ba tạo lập website bán hàng. 

5.6/ Liên kết với các đơn bị vận chuyển

bán hàng grab

Nếu bạn có các cửa hàng online trên shopeefood hay Grabfood thì phần mềm PosApp hoàn toàn phù hợp với bạn. Bởi PosApp có thể tổng hợp đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau giúp bạn dễ dàng quản lý các đơn hàng online, không sợ thất thoát đơn hàng của khách hàng.

5.7/ Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán

Đa dạng phương thức thanh toán

PosApp khá nhạy bén với xu hướng thanh toán hiện đại nên đã nhanh chóng tích hợp nhiều phương thức thanh toán không tiền mặt vào phần mềm quản lý PosApp như thanh toán bằng cách quét mã QR các ví điện tử thông dụng như Momo, VNPay, ZaloPay,... hay thanh toán bằng cách quẹt thẻ ngân hàng ATM nội địa, Visa / Mastercard,....

Thông qua các giải pháp thanh toán được tích hợp sắn trên phần mềm PosApp, quán bạn sẽ dễ dàng bắt kịp xu hướng thanh toán hiện nay và nhanh chóng thanh toán hóa đơn cho khách hàng.

6/ Xây dựng hình ảnh thương hiệu đồng nhất

Xây dựng hình ảnh thương hiệu đồng nhất

Đối với các quán trà sữa, trà chanh có nhiều chi nhánh, việc đồng bộ hình ảnh thương hiệu rất quan trọng. Khách hàng sẽ rất dễ bối rối nếu cùng một thương hiệu trà sữa mà nhân viên mỗi cửa hàng lại mặc một đồng phục khách nhau hay thậm chí họ còn không có đồng phục. 

Do vậy tất cả các yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào hỏi khách, đến quy trình order, tính tiền,... đều cần phải được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả chi nhánh. Điều này sẽ giúp khách hàng dễ nhận diện thương hiệu trà sữa, trà chanh của bạn hơn.

7/ Đồng bộ dữ liệu khách hàng

khách hàng mục tiêu của tiệm trà sữa

Để có thể giữ chân khách hàng hiệu quả, hiện nay đa số những thương hiệu trà sữa, trà chanh sẽ tạo ra chương trình Membership tức khách hàng sẽ đăng ký thông tin cá nhân để tạo thẻ thành viên. Thông qua thẻ thành viên, khách hàng sẽ được tích điểm vào những lần mua tiếp theo và được hưởng nhiều ưu đãi hấp dẫn từ quán. 

Việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những khách hàng thân thiết, thường xuyên lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.

8/ Một số kinh nghiệm quản lý quán trà sữa, trà chanh hiệu quả

Những mô hình kinh doanh có vốn đầu tư ban đầu không cao, dễ gia nhập thị trường đồng nghĩa với việc tính cạnh tranh trong ngành ngày rất cao. Vì vậy để duy trì cửa hàng trà chanh, trà sữa lâu bền, chủ quán cần lưu ý các vấn đề sau đây;

  • Cập nhật menu thường xuyên

Các quán trà chanh, trà sữa mở ra ngày một nhiều, nếu muốn tồn tại trong ngành nghề này, bạn phải luôn sáng tạo và đổi mới. Bởi vậy việc thường xuyên cập nhật menu đồ uống mới sẽ giúp bạn thu hút khách hàng dễ dàng.

Mẹo để bạn có thể tiết kiệm chi phí in ấn menu mới chính là ứng dụng E-Menu (thực đơn điện tử) vào mô hình kinh doanh của bạn. Với menu điện tử, bạn dễ dàng cập nhật sản phẩm mới, chỉnh sửa giá mà không cần phải in ấn lại toàn bộ menu. 

  • Decor quán, thức uống bắt mắt

Đối tượng khách hàng của bạn chủ yếu là các bạn trẻ nên việc đổi mới phong cách quán, cập nhật xu hướng mới, tạo nhiều góc sống ảo chill hay decor đồ uống bắt mắt chắc chắn sẽ giúp bạn nhanh chóng thu hút, giữ chân khách hàng, từ đó doanh thu của quán ngày một tăng.

  • Đảm bảo an ninh, an toàn cho khách

Bởi quán trà chanh, trà sữa thường tụ tập đông người, đa dạng nhiều thành phần, mọi người thường ngồi gần nhau, ít có vách ngăn nên dễ xảy ra xung đột. Vậy nên nhân viên của quán cần hết sức lưu ý và kịp thời giải quyết tránh xảy ra tình trạng ẩu đả.

Ngoài ra, tình trạng mất cắp xe máy thường xuyên xảy ra tại các khu phố đông đúc nên việc đảm bảo an toàn cho xe khách cũng rất quan trọng. Quán nên thuê thêm một nhân viên bảo vệ nhằm đảm bảo an toàn cho xe khách và giúp khách hàng an tâm hơn khi thưởng thức nước uống tại quán. 

  • Thực hiện khuyến mãi, tri ân khách hàng

Tri ân khách hàng, khuyến mãi được xem là các hoạt động xúc tiến, giúp quán trà chanh, trà sữa của bạn gia tăng khả năng bán hàng cũng như tạo dựng thương hiệu tốt, hiệu quả. Tri ân khách hàng sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, giữ chân khách hàng ở lại, gắn bó với quán lâu hơn.

Trên đây là một số chia sẻ về cách quản lý quán trà sữa, trà chanh hiệu quả. Hi vọng những thông tin mà PosApp cung cấp sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về cách quản lý quán trà sữa, trà chanh. PosApp chúc cho hoạt động kinh doanh của bạn thật thành công.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán trà sữa, trà chanh tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!



Hoặc liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

Xem demo trực tiếp tại:

  • HCM: Lầu 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình
  • Hà Nội: Tầng 4, 174 đường Láng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa
  • Đà Nẵng: Số 21 Trần Quốc Toản, Hải Châu

TẢI BÁO GIÁ!
Tải báo giá
Chat ngay để nhận tư vấn!